Первый этап формирования базы данных электронной картотеки

Количество Книг памяти в муниципальных районах ограничено. В связи с этим, для обеспечения каждого члена рабочей группы материалом из КП, можно сделать ксерокопии страниц, на которых опубликованы списки увековеченных. После этого необходимо распределить объём работ между членами рабочей группы. Сделать это необходимо для осуществления контроля за ходом выполнения работы каждым членом рабочей группы. Распределение объёма данных, планируемых для переноса в ЭК из КП между участниками программы «Это нужно живым», лучше осуществлять исходя из алфавитного списка Книг памяти. В качестве примера возьмём работу по городу Костроме (не включая Костромской район). Рассмотрим перенос данных о погибших в годы ВОВ по городу Костроме в ЭК из Книги памяти Костромской области, том 1. Для этого необходимо изучить содержание данной книги. В Книге памяти Костромской области, том 1 имеется три раздела с алфавитными списками увековеченных в ней людей по городу Костроме:

1. «Списки погибших, пропавших без вести и умерших от ран в годы ВОВ по г. Костроме» (с.45 – с.342), общий объём этого раздела: 342стр. – 345стр. = 297страниц;

2. «Дополнительные списки погибших, пропавших без вести и умерших от ран в годы ВОВ по г. Костроме» (с.344 – с.368); общий объём этого раздела: 368стр. – 344стр. = 24страницы;

3. «Списки умерших от ран и болезней в госпиталях г. Костромы и захороненных на воинском мемориальном кладбище» (с.370 – с.382); общий объём этого раздела: 382стр. – 370стр. = 12 страниц.

Таким образом, вся информация об увековеченных по г. Костроме занимает объём равный 297стр. + 24стр. + 12стр. = 333 страницы.

Количество лиц, которые будут осуществлять перенос информации из КП в ЭК, для простоты расчётов, примем как 10 человек. Таким образом, каждому человеку достанется 333 / 10 = 33 страницы, назовём это количество «средняя норма». Общее количество страниц во всех трёх разделах КП с фамилиями на букву «А» равно примерно 12 стр., на букву Б-23стр., В-16, Г-16, Д-8, Е-6, Ж-4, З-11, И-9, К-49, Л-12, М-22, Н-9, О-7, П-20, Р-11, С-43, Т-12, У-4, Ф-5, Х-4, Ц-2, Ч-5, Ш-10, Щ-2, Ю-1, Я-3. Для удобства перенесём эти данные в таблицу:

Первая буква фамилии

А

Б

В

Г

Д

Е

Ж

З

И

К

Л

М

Н

О

Количество страниц с информацией о фамилиях, начинающихся на эту букву

Первая буква фамилии

П

Р

С

Т

У

Ф

Х

Ц

Ч

Ш

Щ

Ю

Я

Количество страниц с информацией о фамилиях, начинающихся на эту букву

Персоналии с фамилиями, начинающимися на буквы «А» и «Б» в алфавитном списке занимают 12стр. + 23стр. = 35стр., что соответствует «средней норме». Следовательно, первому члену рабочей группы необходимо выдать ксерокопии алфавитного списка КП с фамилиями на буквы «А», «Б» и «закрепить» за ним выполнение объёма работ по фамилиями на буквы «А» и «Б». Персоналии с фамилиями, начинающимися на буквы «В», «Г» и «Ю» занимают: 16 + 16 + 1 = 33стр., их так же следует «закрепить» за конкретным человеком. Фамилии на букву «Д», «Е», «З», «У» занимают: 8 + 6 + 4 + 11 + 4 = 33 стр.; и так далее. Таким образом, каждый участник программы «Это нужно живым» будет работать с конкретными списком, и знать фамилии, «закреплённые» за ним.

Информацию, взятую из Книг памяти, необходимо переносить в таблицу. Данную таблицу необходимо создавать в документе формата «Microsoft Office Excel» для удобства работы и переноса её на Интернет-ресурс. В заголовке столбцов таблицы должны находиться следующие разделы информации:

1. Фамилия

2. Имя

3. Отчество

4. Год рождения и национальность

5. Место рождения

6. Когда и каким РВК призван

7. Воинское звание, должность и партийная принадлежность

8. Родственники, указанные в документах и адрес их проживания

9. Дата и место гибели, причина выбытия

10. Последнее место службы

11. Место захоронения (перезахоронения)

12. Источник информации (полностью если Книга Памяти то том, страница, если ОБД «Мемориал» то номер записи и электронная ссылка)

13. Дополнительная информация

14. Примечания

В качестве примера возьмём работу по созданию ЭК по г. Костроме. Для этого откроем Книгу Памяти» Костромской области, том 1. Открыв её на странице №45 мы видим начало алфавитного списка погибших, пропавших без вести и умерших от ран в годы Великой Отечественной войны по г. Костроме. Первый человек в этом списке - Абатуров Николай Иванович:

Всю информацию о первом увековеченном человеке переносим в соответствующие разделы электронной таблицы «Microsoft Office Excel». Образец данной таблицы будет выдан в каждый штаб акции «Это нужно живым». ВНЕСЕНИЕ КАКИХ-ЛИБО ИЗМЕНЕНИЙ В ЗАГОЛОВКЕ ТАБЛИЦЫ КАТЕГОРИЧЕСКИ ЗАПРЕЩЕНО. В пустых разделах таблицы пишем «не известно» (при отсутствии информации). В Разделы «Примечание» и «Дополнительная информация» при отсутствии дополнительной информации не заполняем. В столбце «Источник информации»указываем наименование Книги памяти, номер тома и страницу:

*Примечание: в данной таблице все поля уже заполнены, т.к на данном скриншоте в таблицу внесена вся информация из имеющихся источников (в т.ч данные из ОБД «Мемориал»).

Аналогичным образом из КП переносим в таблицу информацию об остальных увековеченных.

Конечным результатом первого этапа формирования ЭК станет создание электронной таблицы с внесёнными в неё данными из КП о каждом увековеченном человеке.

К сожалению, информация, опубликованная в КП требует дополнения, так как в ней имеют место устаревшая информация или искажение данных. На втором этапе формирования АБД будет осуществляться дополнение и редактирование данных, внесённых в ЭК муниципальных районов.