Рациональные условия труда

Производительный труд в сфере управления может быть обеспечен за счет соблюдения простых правил организации рабочего места, планировки офисных помещений, создания комфортных условий труда и хорошего психологического климата.

1. «Современная мебель — дороже денег». Современная эстетически красивая и экологически чистая мебель создаст комфортные условия труда и представление о благополучии фирмы. Лучше всего оборудовать офис недорогой мебелью из ДСП, покрытой специальным защитным пластиком. Не жалейте денег и оборудуйте все помещения офисной мебелью, в крайнем случае те подразделения, где сотрудники работают с клиентами предприятия. Гнетущее впечатление оставляет посещение кабинетов директоров с исцарапанными старыми столами, протертыми до дыр креслами, дешевыми занавесками и пепельницами, наполненными окурками сигарет.

2. «Стол и стул комфорт создают». Максимального комфорта и минимального утомления можно достичь в том случае, когда правильно подобраны по размеру стол и стул для сотрудника. Нормальная высота рабочей поверхности стола при работе служащего в зависимости от его роста составляет 70-75 см, соответственно высота стула находится в диапазоне от 40 до 45 см. Учитывая разный рост сотрудников, лучше всего использовать офисные кресла с поднимающимися сиденьями.

3. «Чистый стол». На рабочем столе должны находиться только те предметы и средства, которые часто и постоянно используются для решения задач управления. В конце рабочего дня стол должен быть абсолютно чистым в интересах соблюдения служебной тайны. Стол руководителя или специалиста, заваленный документами, книгами и газетами, говорит о неряшливом и неделовом человеке.

4. «Каждой вещи — свое место». Все документы (папки, бумаги) надо располагать таким образом, чтобы они имели постоянное место и их можно было легко найти. Папки с постоянными документами должны быть внесены в номенклатуру делопроизводства предприятия (подразделения), храниться в определенном шкафу со свободным доступом сотрудников. Папки, которыми часто пользуются в течение рабочего дня, располагаются в пределах рабочей зоны сотрудника (Один-два шага). В конце рабочего дня документы нужно положить в соответствующие папки. «Что в порядке лежит — само в руки бежит», — гласит пословица.

5. «Используйте органайзер». Все технические средства для ручных и механизированных работ (ручки, скрепки, карандаши, ластики, скоросшиватели, линейки, ножницы и др.) лучше всего хранить в специально приспособленном месте на столе или в компьютере — органайзере. Это экономит много времени по сравнению с традиционным хранением средств труда в ящике.

6. «Чисто там, где не сорят». Офис должен содержаться в идеальной чистоте и убираться 2 раза в день, если в отделе много клиентов, или один раз в конце рабочего дня. Для поддержания порядка администрация должна запретить в Правилах внутреннего трудового распорядка курение в офисе, потребление пищи, распитие спиртных напитков на рабочем месте и хранение продуктов питания. В противном случае вас ждут мыши, тараканы, мухи, грязь и снижение производительности труда сотрудников на 15-20%.

7. «Да будет свет!». Правильная освещенность помещений — фактор создания комфортных условий, благоприятного климата и здоровья сотрудников. Прямой свет без абажуров вызывает раздражение глаз, слабая освещенность ведет к их быстрому утомлению, отраженный свет от полированных поверхностей стола и шкафов действует раздражающе. Лучше всего располагать столы так, чтобы нормальный дневной свет падал слева от рабочего стола или прямо на него. В темное время суток помогают правильно подобранные светильники или настольные лампы.

8. «Чистый воздух — здоровый дух». Вентиляция имеет важное значение для сохранения у сотрудников хорошего физического состояния и уменьшает опасность распространения инфекционных заболеваний. Оптимальным вариантом является оборудование каждого помещения кондиционером или принудительной вентиляцией. При их отсутствии необходимо проветривать помещение каждые 2 ч.

9. «Громкость музыки обратно пропорциональна интеллекту». Часть сотрудников, особенно тех, труд которых монотонен, предпочитает работать под музыку, другая часть ее не любит. Как быть? Эти вопросы должны быть согласованы внутри коллектива и регламентированы. В любом случае громко говорящий радиоприемник или другой источник музыки в течение всего рабочего времени негативно действует на психику всех работников.

10. «Пар кости ломит». Очень плохо работать в жарком помещении и летом, и зимой, так как повышается утомляемость, снижается производительность труда, увеличивается вероятность простудных заболеваний. Кроме того, происходит перегрев организма, что ведет к увеличению заболеваемости сотрудников. Оптимальная температура помещения от 18 до 22°С. В зависимости от привычек сотрудников и времени года она может подбираться в указанном выше диапазоне. Отопительная система должна распространять тепло равномерно по помещению офиса, а в холодное время года дополнительное тепло может быть получено за счет кондиционера или электрокамина.

Заключение.

Проанализировав работу «Современный офис и его техническое оснащение» можно сделать вывод, что бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. Современный офис немыслим без современного оснащения. Интегрированные инженерные системы становятся неотъемлемой частью практически любого - крупного или небольшого, но главное – эргономичного офиса. Главная цель работы офиса, с точки зрения коммуникативной модели, - это контроль за процессами, которые обеспечивают существование и функции организаций как системы, а эффективность коммуникаций определяет жизнеспособность организации в целом.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедрять и функционировать только на базе рациональной организации всей офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Список используемой литературы

1. Степанов Е.Е., Хмелева Н. В. Информационное обеспечение управленческой деятельности: Учеб. пособие. – М.: М ФОРУМ: ИНФА-М, 2004. – 154 с. (Серия «профессиональное образование»)

2. Делопроизводство: Документационное обеспечение работы офиса6 Учеб. пособие для студентов учреждений среднего профессионального образования. – М.: Министерство, 2002. – 176 с.

3. http://www.businessdelo.ru/arenda6.html

4. http://www.jaam-style.ru/Tehnicheskoe_osnaschenie_ofisa/

5. Энциклопедия офиса: Практическое руководство для секретаря / Сост. И.В. Самыкина. - М.: БИНОМ, 1995. - 400 с.

6. Офис-менеджемент / Серия "Учебники, учебные пособия", - Ростов н/Д: Феникс, 2003. - 224 с.

7. Секретарское дело: азбука мастерства / Под ред. Г.Ю. Касьяновой. - М.: Абак, 2006. - 252 с.

8. Андреев С.В. Кадровое делопроизводство. Практическое пособие.- М.: Альфа-Пресс, 2004.- 267 с

9. Андреева В.И. Делопроизводство.- М.: Интел-Синтез, 2007.- 187 с.

10. Андреева В.И. Делопроизводство в кадровой службе: Практическое пособие с образцами документов.- М.: Интел-Синтез, 2005.- 224 с.

11. Баскаков М.И. Делопроизводство и корреспонденция в вопросах и ответах.- Ростов-н-Д: Феникс, 2007.- 320 с.

12. Березина Н.М., Лысенко Л.М., Воронцова Е.П. Современное делопроизводство.- СПб.: Питер, 2007.- 224 с.

13. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство: Учебное пособие. - М.: ИНФРА-М, 2008.- 288 с.

14. Кудряев В.А., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н. Организация работы с документами: Учебник.- М.: ИНФРА-М, 2008.- 572 с.

15. Кузнецов И.Н. Делопроизводство: Учебно-справочное пособие- М.: Дашков и К, 2006.- 520 с.

16. Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов.- М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2005.- 359 с.

17. Пшенко А.В. Делопроизводство и основные нормативные требования к документам: Учеб. пособие.- М.: Изд-во «Юридический колледж МГУ» 2004.- 185 с.