Информация и информационные процессы в организационно-экономической сфере
Научно-техническая революция XX в. вызвала появление нового объекта исследований в области управления, получившего название "большие системы". При этом хотя точного общепринятого определения понятия "большие системы" не существует, принадлежность к большим системам того или иного объекта связывают главным образом со степенью его сложности, а не с реальными физическими размерами. Из множества определений понятия "система" наиболее удачным, по нашему мнению, является следующее: система - это организованное множество, образующее целостное единство, направленное на достижение определенной цели.
Сложность изучения больших систем обусловлена необходимостью анализа огромного количества разнообразных взаимосвязей, элементов и явлений, присущих этим системам, необходимостью учитывать различный характер взаимодействия частей и целого, неопределенностью поведения системы, а также ее связей и взаимодействия с окружающей (внешней) средой. Проблема создания больших систем и управления ими стала центральной проблемой в обеспечении развития общества на современном этапе. Возникло целое направление в науке, занимающееся изучением особенностей создания и функционирования больших систем.
Один из наиболее значительных классов больших систем объединяет системы административного, или организационного, управления, т.е. системы, в основе функционирования которых лежат задачи управления отношениями, возникающими между людьми в процессе их производственно-хозяйственной деятельности. Главным при создании подобных систем является определение Целей (цели) функционирования организации, что предполагает анализ ее деятельности и выбор решений, направленных на достижение поставленных целей. В зависимости от объекта (предметной области) организационного управления эти системы могут преследовать различные цели, а значит, решать разные по характеру задачи. Так, если целью системы организационного (административного) управления является обеспечение максимальной экономической эффективности ее функционирования в рамках конкретной сферы деятельности, т.е. достижение максимума в разнице между доходами и затратами (расходами), то такие системы называются системами организационно-экономического управления (в отличие, например, от систем организационного управления в армии, в здравоохранении, в народном образовании и т.п., где главными считаются другие цели: обеспечение необходимой обороноспособности, обеспечение высокой продолжительности жизни и здоровья населения, качественного уровня образования и т.д.). Всем без исключения системам организационного управления в той или иной степени присущи элементы систем организационно-экономического управления (т.е. в них наряду с основными задачами управления решаются задачи достижения локального экономического эффекта, например, минимизации затрат на производство какой-либо продукции: мебели, одежды, медикаментов, медицинского оборудования и т.п.). Кроме того, часто основные задачи, решаемые в таких системах, по своей математической постановке представляются однотипными или даже идентичными с задачами организационно-экономического управления (например, задача эффективного распределения целей противника в ракетных войсках представляет собой классическую "транспортную задачу" оптимального распределения поставщиков между потребителями).
Конечная цель функционирования системы организационно-экономического управления в ряде случаев может не совпадать, а иногда и противоречить локальным целям функционирования отдельных подразделений организации. Например, производственный отдел предприятия заинтересован в возможно более длительном и непрерывном (серийном, а лучше массовом) выпуске продукции, так как в этом случае сокращаются затраты на наладку и переналадку технологического оборудования, а значит, появляются объективные возможности роста производительности труда, что влечет за собой снижение себестоимости продукции и повышение прибыли. Отдел сбыта заинтересован как в достаточно общем количестве продукции, так и в ее ассортиментном разнообразии, причем для него предпочтительнее, чтобы производственный отдел обеспечивал более гибкое реагирование на изменение потребностей рынка. Финансовый отдел заинтересован к сведению до минимума запасов сырья, полуфабрикатов и незавершенного производства, а также запасов готовой продукции на складах, т.е. в снижении процента капиталовложений, не дающих прибыли в общей структуре затрат на производство. Одна из его целей - ускорение оборачиваемости капитала. С точки зрения производственного отдела и отдела сбыта эти запасы должны обеспечивать соответственно, с одной стороны, непрерывность производственного процесса, а с другой - потребности рынка.
Такое расхождение локальных целей отдельных подразделений организации не является нетерпимым недостатком - это вполне естественное явление. Если большая группа людей пытается реализовать определенную цель, то они все, как правило, не могут действовать так, как на их месте поступил бы один человек. Единственным способом решения сложной проблемы в системе организационно-экономического управления служит перенесение глобальной цели на отдельные локальные функции с последующей их детализацией до конкретных задач, решаемых отдельными исполнителями.
Таким образом, задачи организационного управления возникают как результат необходимости разукрупнения функций управления внутри организации. Функции управления в системах организационно-экономического управления могут выделяться:
• по стадиям (этапам) управления. Например, долгосрочное планирование, или прогнозирование; перспективное, или среднесрочное, планирование; текущее, или краткосрочное, планирование; оперативно-календарное планирование; оперативное управление; анализ производственно-хозяйственной деятельности; бухгалтерский учет и аудит;
• по видам производственно-хозяйственной деятельности. Обычно этот способ выделения соответствует функциональному построению аппарата управления, отражая, например, основное производство, вспомогательное производство, капитальное строительство, материально-техническое снабжение, транспорт, финансирование, учет, социальное развитие и т.п.;
• по иерархии (уровням) управления: например, министерство объединение (фирма) - предприятие (организация) - цех (отдел) ] т.д. вплоть до отдельного рабочего места исполнителя.
Функции управления при этом формируются с учетом трех основных признаков функциональной спецификации. Для производственной сферы деятельности выделение функций управления обычно соответствует элементам производственного процесса:
• управлению материальными ресурсами;
• управлению трудовыми ресурсами;
• управлению финансовыми ресурсами и т.д.
Реализация функций управления предполагает решение ряда задач, под которыми обычно понимают получение (формирование) документов, содержащих сведения, необходимые специалисту управления для принятия обоснованных управленческих решений.
Как правило, для формулирования задач заимствуются характеристики соответствующих функций управления, к которым добавляются три признака, характеризующие непосредственно данную задачу:
• принадлежность к конкретному объекту управления;
• технологический способ (тип или вид) решения задачи;
• результат управленческой деятельности.
Например, функции материально-технического снабжения реализуются в результате решения следующих задач:
• планирования потребности материальных ресурсов;
• заключения договоров с поставщиками;
• оперативного контроля за выполнением договоров поставки;
• учета поставок и расчетов с поставщиками и т.д.
Важным в определении "система организационно-экономического управления" является понятие "управление". Исходя из вышеизложенного можно сделать вывод, что управление - это целенаправленное воздействие органов управления на управляемый объект. В теории управления принято более строгое определение этого понятия: управление - функция системы, ориентированная либо на сохранение ее основного качества (т.е. совокупности свойств, утеря которых влечет разрушение системы) в условиях изменения среды, либо на выполнение некоторой целевой программы, призванной обеспечить устойчивость ее функционирования (свойство "гомеостаза ") при достижении определенной заданной цели.
Управление - функция организованных систем (биологических, технических, социальных), обеспечивающая сохранение их структуры, поддержание режима деятельности, реализацию ее программы, цели.
Как уже отмечалось выше, современные объекты управления (предприятия, организации) представляют собой сложные большие системы, что требует адекватных по сложности систем управления этими объектами. Вместе с тем любая система управления, может быть представлена в виде двух компонентов: управляющей и управляемой подсистем1 (иногда говорят об управляющей и управляемой системах). Взаимосвязь и взаимодействие этих компонентов системы управления представлена в виде схемы (рис. 1.2).
Управляющая подсистема осуществляет функции управления, управляемая подсистема является объектом управления. При этом поп. управляющей подсистемой понимается комплекс средств и методов, обеспечивающих процессы сбора, обработки, хранения и передачи информации, формирования управленческих воздействий.
Любая система, в которой реализуются функции управления, обычно называется системой управления.
Система управления функционирует благодаря взаимодействию управляющей и управляемой подсистем между собой и с внешней средой через каналы связи (прямой и обратный). По каналам связи управляющая подсистема получает информацию и после ее обработки, исходя из целей управления и правил принятия (выработки) управленческих решений, формирует и передает в виде результатной информации управляющее воздействие.
В итоге этого воздействия объект управления изменяет (или сохраняет) свое состояние, что фиксируется управляющей подсистемой, которая анализирует это изменение и либо вырабатывает новое управленческое решение, либо сохраняет "пассивное" состояние. Такое функционирование управляющей подсистемы является наиболее рациональным, так как реализует принцип '''управление по отклонениям", не перегружая излишней информацией систему управления.
Рис. 1.2. Принципиальная схема построения системы экономического управления
Следует иметь в виду, что управление динамическими системами (к которым относится как экономика в целом, гак и ее отдельные компоненты) подвергается воздействиям изменчивой внешней среды, что сопряжено с привлечением и обработкой огромных объемов информации. Ее обработка в одном центре становится практически нереализуемой задачей. Управление из одного центра всеми элементами объекта управления, даже если оно в принципе реализуемо, не может быть эффективным. Поэтому на практике структура управляющей подсистемы, как правило, строится по иерархическому многоступенчатому принципу. В правильно организованной управляющей подсистеме низший уровень управления предстает перед высшим как "черный ящик", информирующий вышестоящий уровень лишь о результатах своей деятельности, но не о внутренних процессах, связанных с ее реализацией.
Н. Винер в своей книге "Кибернетика, или управление и связь в животном и машине" подчеркнул, что связь (или передача информации) и управление являются основными процессами, характеризующими любую организацию.
Таким образом, управление - это прежде всего информационный процесс, предполагающий выполнение функций по сбору, передаче, хранению, обработке и анализу информации, необходимых для выработки соответствующих управленческих решений.
Подчеркивая важность информационной составляющей процессов управления, специалисты в области информатики, говоря об управляющей системе, чаще всего употребляют понятия «информационная управляющая система», «информационная система управления», «информационная система».
В современных условиях принятие эффективных решений в области управления требует переработки больших объемов информации. Качественная неоднородность такой информации и сложность ее обработки в условиях оперативности получения требуют разделения функций по получению, передаче, хранению и обработке информации между человеком и техническими средствами, среди которых центральное место отводится вычислительным машинам.
Все процессы управления, протекающие в системе управления, отражаются в виде информационных процессов. Но что такое информация? В обыденной жизни информацию отождествляют с понятиями "сообщение", "сведения", "данные", "знания". Такое соотношение допустимо лишь до некоторой степени, так как у всех этих понятий есть одно общее важное свойство - они обозначают нечто, являющееся отображением реальных объектов и процессов. Однако, как только ставится вопрос о совершенствовании! информационных процессов, подобное понимание термина "информация" обнаруживает ряд недостатков. Так, практически очевидным является то, что целью функционирования информационных систем не может быть выдача возможно большего количества информации (показателей, документов). Один лаконичный, грамотно составленный документ чаще всего полезнее, "информативнее", чем несколько документов. Взяв ряд исходных показателей, можно получить множество различных производных, но увеличение числа последних необязательно будет отражать прирост полезных сведений (знаний).
Следовательно, данные или сообщения содержат нечто такое, от чего зависит их сравнительная ценность, ради чего они собираются, передаются и обрабатываются. Именно поэтому под термином "информация" чаще всего понимают содержательный аспект данных, проводя таким образом различие между информацией и данными'.
В строго научном плане понятие "информация" связывается с вероятностью осуществления того или иного события. Чем выше вероятность конкретного исхода (результата) этого события, тем меньшее количество информации возникает после его осуществления и наоборот. Следовательно, информация - это мера устранения неопределенности в отношении исхода интересующего нас события. Причем характерным является то обстоятельство, что информативность сообщения (количество информации в нем) не всегда пропорциональна объему (длине) этого сообщения. Так, если вероятность свершения или несвершения какого-либо события одинакова (равновероятна), т.е. равна 0,5, то для передачи информации о нем достаточно одного двоичного разряда, или 1 бита (от английских слов binary digit), принятого за минимальную информационную единицу.
Информация не существует сама по себе, она подразумевает наличие объекта (источника), отражающего (воспроизводящего) информацию, и субъекта (приемника, потребителя), воспринимающего ее.
Напомним, что термин "данные" происходит от латинского слова "data" - факт, а термин "информация" - от латинского слова "informatio", что означает разъяснение, изложение.
Поскольку информацию можно хранить, передавать и преобразовывать, то в качестве материальной составляющей этого процесса должны выступать носители информации, передатчики, каналы связи и приемники.
Сказанное выше позволяет провести более четкое различие между терминами "информация" и "данные".
Данные - это материальные объекты произвольной формы, выступающие в качестве средства предоставления информации. Преобразование и обработка данных позволяют извлечь информацию, т.е. знание о том или ином предмете, процессе или явлении. Другими словами, данные служат исходным "сырьем" для получения информации. Отсюда следует важное положение, что одни и те же данные могут нести различную информацию для разных потребителей. Так, данные об анатомическом строении человека несут различную информацию для портного (количество необходимого материала для одежды, особенности его раскроя), для врача (отклонения от норм в пропорциях фигуры и возможные причины этого), для спортивного тренера (пригодность или непригодность для профессионального занятия тем или иным видом спорта) и т.д.
Фиксация информации в виде данных осуществляется с помощью конкретных средств общения (языковых, изобразительных и т.п.) на конкретном физическом носителе.
В связи с вышеизложенным (одни и те же данные могут нести различную информацию, и данные фиксируются на материальных носителях) следует важное положение о том, что данные могут обрабатываться с помощью различных технических средств, причем эта обработка не зависит от конкретного смыслового содержания данных (т.е. может осуществляться формализованными методами). Обработка данных не всегда является обработкой содержания, а трансформация данных в информацию предполагает наличие соответствующего механизма интерпретации.
Из всех технических средств обработки данных решающую роль играют электронные вычислительные машины, однако следует иметь в виду, что современные ЭВМ не обладают способностью выполнять интеллектуальные действия (хотя и могут "играть" в шахматы). Данные в ЭВМ обрабатываются формально, без учета их смыслового содержания, а лишь с использованием математических операций и операций булевой алгебры (формальной алгебры логики). Оценивать смысловое содержание данных в настоящее время может только человек, находящийся за пределами системы обработки информации (или, более корректно, системы обработки данных). Человек извлекает информацию из данных и оценивает ее, принимая то или иное управленческое решение.
Таким образом, данные в информатике представляют собой факты или идеи, выраженные средствами формальной знаковой системы, обеспечивающей возможность их хранения, передачи и обработки. Такую формальную знаковую систему называют языком представления данных. Синтаксис этого языка характеризует способ представления информации, а его семантика - саму информацию.
В зависимости от того, кто взаимодействует с данными, способ их представления может быть ориентирован как на человека (например, бумажный или экранный документ), так и на техническое оборудование (электрические сигналы, запись на магнитном носителе и т.п.). По отношению к физическому устройству данные обладают внутренним представлением (это форма данных, с которой устройство фактически оперирует) и внешним представлением (форма данных, используемая для взаимодействия данного устройства с человеком и другими устройствами).