Запросы с вычислениями

До сих пор мы только отбирали записи по различным условиям. Но Access позволяет не только просматривать данные, записанные в таблицах, но и производить ВЫЧИСЛЕНИЯ: по дате рождения определять возраст; из имени, фамилии и отчества делать фамилию с инициалами; по цене единицы товара и его количества определять общую стоимость покупки; по дате выдачи книги в библиотеке определять величину штрафа при задолженности и многое другое. Для вычислений используются встроенные функции (похожие на те, что есть в Excel).

Простейшая операция – это сложение строк. Напишем в ячейке выражение для вывода такой фразы: владелец из города город.
Для этого запишем в верхней строке нового столбца области условий: [LastName] + “ из города ” + [City].

Имена полей записываются в квадратных скобках, фрагменты строк – в кавычках, между ними стоят знаки сложения.

Выражения для вычислений записываются в самой верхней строке (Поле) области условий. До сих пор мы писали условия в нижних строках (Условия отбора).

Чтобы вам не запутаться: в верхней строке мы пишем, ЧТО выводить на экран, а затем (в нижней) – при КАКОМ УСЛОВИИ.

Задание: Напишите выражение для вывода в одной ячейке фамилии владельца и в скобках города, в котором он живет. Вот так: Иванов (Москва). Город и фамилия должны подставляться из таблицы.

Построитель выражений

Чтобы удобнее было редактировать выражения, существует специальный редактор – «Построитель выражений». Он выглядит так:

И вызывается с помощью контекстного меню: нужно поставить курсор на ту ячейку, куда вы будете записывать выражение:

В построителе выражений вы можете выбирать из библиотеки функции:

и данные из таблиц (можно пользоваться ТОЛЬКО теми таблицами, которые используются в данном запросе и отображены в области данных):

Когда вы двойным щелчком мыши выбираете из списка имя поля или функцию, Access часто вставляет еще слово «выражение», показывая, что НА ЭТО МЕСТО можно вставить другие функции и имена полей. Не забывайте удалять лишние слова «выражение»!

Мы познакомимся с текстовыми и временными функциями, а также с условным оператором Iif(condition; if-true; if-false).

Текстовые функции позволяют преобразовывать строковые переменные:
Left(«Иванов»; 2) = «Ив» оставляет n левых символов
LCase(«Иванов») = иванов делает все буквы строчными
InStr(1; «Иванов»; «но») = 4 находит подстроку (третий аргумент) в строке (второй аргумент), и равняется позиции (от начала) подстроки в строке
Len («Иванов») = 6 выводит количество символов в строке
StrComp(«Иванов»; «Петров») = -1 сравнивает две строки: если они равны, то выдает 0
и другие…

Временные позволяют работать с временными переменными:
Month(#12.04.2007#) = 4
Year(#12.04.2007#) = 2007
Day(#12.04.2007#) = 12.
Now() = 28.04.2008 14:15:42 (текущие дата и время)
Date() = 28.04.2008 (сегодняшняя дата)
DateDiff(«d»; #12.04.2007#; #28.04.2007#) = 16 находит разницу между двумя датами («d» – в днях, “ww”– в неделях, “m” – в месяцах, “yyyy” – в годах и др. )
и другие…

Логические обрабатывают условные выражения:
Iif([Age]<=1; «щенок»; «взрослый») аналог функции ЕСЛИ из Ecxel.
и другие…

Задание: напишите выражение, которое из фамилии, имени и отчества делает фамилию с инициалами. Иванов Иван Иванович -> Иванов И.И.
Задание: напишите выражение, которое вычисляет, сколько собаке лет по дате ее рождения.
Задание: напишите выражение, которое определяет по возрасту, в какой возрастной категории выступает собака: «щенок» – до года; «юниор» – от года до двух лет; «сеньор» – старше двух лет.
Дополнение: Есть два способа вычислить возраст собаки: один более точный, другой менее:
1) из текущего года вычесть год рождения собаки;
2) с помощью функции DateDiff посчитать, сколько дней прошло с рождения до сегодняшнего дня. Примените в одном из заданий один способ, в другом – другой.

Запросы с параметром

Когда вы запускаете запрос с параметром, он, в отличие от обычного запроса на выборку, не выполняется сразу, а сначала в диалоговом окне просит вас уточнить некоторые условия отбора. Например, мы хотим получить полную информацию о собаке с определенным турнирным номером.

Устроен этот запрос так:

На том месте, где обычно стоит условие отбора, теперь записан вопрос (в квадратных скобках), который будет задан пользователю. А ответ пользователя, как вы уже догадались, будет подставлен в эту ячейку в качестве условия отбора.

Задание: создайте запрос, который будет выводить всех собак по фамилии владельца, являющейся свободным параметром.