Подстановочные символы
| * | Этот подстановочный символ соответствует любому количеству букв, цифр или других символов. Записывается первым или последним в образце поиска. Кроме этого, результат поиска зависит от установленного типа совпадения. |
| ? | Соответствует одному любому символу в образце для поиска в той позиции, в которой он поставлен. |
| [ ] | Соответствует любому одному символу из заключенных в скобки. |
| ! | Соответствует любому одному символу, кроме тех, что заключены в квадратные скобки (противоположность предыдущему пункту).Например, при установленном режиме совпадения Поля целиком введенный образец поиска Бе[!г]ова найдет фамилии Белова, Берова, но пропустит Бегова. |
| - | Этот знак используется для задания диапазона символов в образце поиска. Диапазон задается по возрастанию (к примеру, от А до Z). Например, НЕП[А-Я]ОШИБАЕМЫЙ показывает, что в искомом слове четвертая буква любая от А до Я. |
| # | Соответствует одной любой цифре. Механизм применения этого подстановочного знака тот же, что и у подстановочного знака "?", но только для цифр. |
Подстановочные знаки имеет смысл использовать с текстовыми типами данных, хотя возможно их использование и с другими типами данных, например, с датами, если не были изменены региональные настройки для этого типа данных.
При использовании подстановочных знаков для поиска символа звездочки (*), вопросительного знака (?), знака номера (#), открывающей квадратной скобки ([) или дефиса (-) необходимо заключать эти символы в квадратные скобки. Например, для поиска вопросительного знака в диалоговом окне Поиск следует задать образец поиска [?]. При поиске дефиса вместе с другими символами следует разместить дефис до или после всех других символов в скобках. (Однако если после открывающей скобки располагается восклицательный знак, дефис следует поместить после восклицательного знака). Если выполняется поиск восклицательного знака (!) или закрывающей скобки (]), то заключать их в квадратные скобки не требуется.
Невозможно выполнить поиск пары квадратных скобок (открывающей и закрывающей ([ ])), поскольку эта комбинация символов интерпретируется в Microsoft Access как пустая строка.
Замена данных
Кроме операции Поиска Microsoft Access может выполнить операцию Замены данных в найденном образце. Для выполнения операций поиска и замены используется команда Заменить... 
в группе Найти на вкладке Главная ленты инструментов. При выполнении этой команды на экране отображается то же самое диалоговое окно Поиск и замена, но открытое на вкладке Замена. Вкладка Замена очень похожа на вкладку Поиск. Разница лишь в том, что на вкладке Замена имеется еще одно поле Заменить на, в которое вводится информация для замены найденного образца (рис. 4.10).
 |
| рис. 4.10. Окно диалога Замена |
Сортировка
В небольших таблицах более эффективным при поиске информации может оказаться не выполнение поиска с помощью команды Найти, а простое упорядочивание данных в таблицах - Сортировка по алфавиту в прямом или обратном порядке (по возрастанию или убыванию данных). Эта операция выполняется быстрее, чем ввод данных для поиска.
Для выполнения сортировки предназначены две кнопки панели инструментов:
- сортировка записей в таблице по возрастанию значений в текущем столбце (для текстовых данных - в алфавитном порядке от А до Z и от А до Я, числа упорядочиваются от меньшего к большему);
- сортировка записей по убыванию (противоположность предыдущему способу сортировки).
Каждая из сортировок отменяет предыдущую. Чтобы отменить сортировку вообще, нужно выполнить команду Очистить все сортировки 
в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная ленты инструментов.
Использование фильтра
Для таблиц большого размера бывает полезно уменьшить количество отображаемых в таблице записей. Для этого MS Access имеет встроенные средства, называемые фильтрами.
Можно рассматривать фильтр как условие или правило, задаваемое для поля. Условие определяет, какие значения поля требуется отобразить. После применения фильтра в представление включаются только те записи, которые содержат указанные значения. Остальные записи будут скрыты до тех пор, пока фильтр не будет удален.
В MS Access используются следующие типы фильтров:
· обычные фильтры;
· фильтр по выделенному;
· расширенные фильтры.
Обычные фильтры
За исключением полей объектов OLE и полей, в которых содержатся вложения, для всех типов полей предлагаются обычные фильтры. Список доступных фильтров зависит от типа данных и значений выбранного поля.
Для установки и изменения обычного фильтра в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная ленты инструментов расположена кнопка Фильтр 
.
Для использования обычного фильтра необходимо:
1. Установить текстовый курсор в столбце таблицы, по которому предполагается фильтровать данные.
2. Щелкнуть по кнопке Фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная ленты инструментов или щелкнуть по значку распахивающегося списка в заголовке столбца, по которому предполагается фильтровать данные.
3. Откроется окно, представленное на рис. 4.11.
 |
| рис. 4.11. Окно фильтра |
4. В этом окне, чтобы применить фильтр по определенным значениям (1), необходимо снять флажок (Выделить все) и установить флажок (флажки) напротив тех данных, которые должны быть отображены в таблице.
Например, в таблице «Сведения о заказе на приобретение» из БД «Борей» необходимо получить информацию о заказах Цейлонского чая, используя фильтр. Открываем окно фильтра в поле Товар и ставим флажок напротив товара Цейлонский чай. После щелчка по кнопке ОК получаем результат, представленный на рис. 4.12. После применения фильтра представление обновляется, чтобы отобразить только те записи, которые соответствуют заданному условию. Все остальные записи будут скрыты.
рис. 4.12. Результирующая таблица после применения фильтра
В нижней части окна таблицы в строке переходов по записям появляется кнопка С фильтром. До этого, если отображаются все записи таблицы, строка переходов по записям имеет кнопку Без фильтра.
Если щелкнуть по кнопке С фильтром фильтр будет отменен. Если щелкнуть по кнопке Без фильтра, то к таблице будет применен последний использующийся фильтр или, если фильтр не применялся, будет отображена пустая таблица. Вернуться в предыдущее состояние можно повторным щелчком по кнопке С фильтром (Без фильтра).
Кроме изменений в строке переходов по записям после применения фильтра изменится значок 
в заголовке столбца, по которому проводится фильтрация.
Окно фильтра, представленное на рис. 4.11, также содержит команды сортировки, аналогичные рассмотренным выше. Если фильтрация данных происходит по нескольким значениям, то в этом окне к результирующим данным сразу можно применить нужный фильтр.
Из этого же окна фильтра можно отменить фильтр с помощью команды Снять фильтр или установив флажок напротив поля (Выделить все).
5. Чтобы применить фильтр по диапазону значений (2), в окне фильтра, представленном на рис. 4.11, необходимо использовать команды (2), расположенные справа. Набор этих команд различен в зависимости от типа данных, к которым применяется фильтр.
Вернемся к нашему примеру с таблицей «Сведения о заказе на приобретение» из БД «Борей». Например, в этой таблице необходимо получить информацию о товарах, название которых начинается с буквы К. Для этого в окне фильтра на рис. 4.11 необходимо выбрать команду Текстовые фильтры и из появившегося меню выбрать команду Начинается с…. Появится диалоговое окно Настраиваемый фильтр (рис. 4.13).
рис. 4.13. Окно диалога Настраиваемый фильтр
В этом окне необходимо ввести букву К и щелкнуть по кнопке ОК. Результат представлен на рис. 4.14:
рис. 4.14. Результат применения фильтра
Применение фильтра по диапазону значений можно осуществить, используя кнопку Выделение 
в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная ленты инструментов. Поле со списком этой кнопки содержит разные команды в зависимости от типа данных в поле, к которому применяется фильтрация.
Фильтр по выделенному
Если в данный момент выделено значение, которое предполагается использовать в качестве основы для фильтрации, можно быстро отфильтровать представление, выбрав одну из команд поля со списком Выделение (рис. 4.15). Доступные команды будут отличаться в зависимости от типа данных выделенного значения. Эти команды доступны также в контекстном меню поля по щелчку поля правой кнопкой мыши.
рис. 4.15. Применение фильтра по выделенному
Выделенное значение автоматически включается в список команд, поэтому вводить его вручную не требуется.
Расширенные фильтры
Иногда может потребоваться применить фильтр по нескольким полям таблицы. Такой фильтр называется расширенным. Для его применения необходимо использовать команду Расширенный фильтр из поля со списком Дополнительно в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная ленты инструментов. Откроется окно (рис. 4.16) для ввода полей и условий. После ввода необходимой информации необходимо щелкнуть по кнопке Применить фильтр. В результате в таблице отобразятся записи, удовлетворяющие условиям фильтра.
Например, если в таблице «Сведения о заказе на приобретение» из БД «Борей» необходимо отобрать записи, соответствующие заказу на приобретение кофе в количестве 100 банок 22.01.06, заполним условия расширенного фильтра (рис. 4.17) и получим результирующую таблицу (рис. 4.18).
рис. 4.16. Окно для ввода условий расширенного фильтра
рис. 4.17. Условия расширенного фильтра
рис. 4.18. Результат применения расширенного фильтра
При использовании нового фильтра для уже отфильтрованного столбца сначала удаляется старый фильтр.
С отфильтрованными результатами можно работать так же, как и с первоначальным представлением, например, изменять данные или переходить к другим записям.
Чтобы вернуться к отображению без фильтров, необходимо удалить фильтры. При этом фильтр удаляется временно, чтобы можно было вернуться к представлению с фильтром. Для переключения отображений с фильтрами и без фильтров на ленте инструментов на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр имеется кнопка Применить фильтр.
Чтобы окончательно удалить фильтр из представления, необходимо очистить его. Чтобы очистить один фильтр из отдельного поля, необходимо щелкнуть правой кнопкой мыши столбец с фильтром и затем выбрать команду Снять фильтр с имя_поля. Очистка всех фильтров производится с помощью команды Очистить все фильтры, расположенной на ленте инструментов на вкладке Главная в группе Сортировка и фильтр в поле со списком Дополнительно.
Параметры фильтра действуют до закрытия объекта, даже если переключить режим. Другими словами, при применении фильтра к форме в режиме таблицы параметры фильтра будут действовать при переключении в режим формы или макета, пока форма не будет закрыта. При сохранении объекта примененный к нему фильтр будет доступен при следующем открытии объекта.
Задания
1. Для заполнения таблицы «Товар» данными необходимо сначала заполнить таблицы "ТипТовар" и "МаркаТовар". Для ввода неповторяющихся значений в поля НазваниеТипа и НазваниеМарки соответствующих таблиц определите эти поля как индексированные со значением Да (совпадения не допускаются).
2. Заполните таблицы следующими данными (поля КодТипа и КодМарки имеют тип данных Счетчик и заполняются автоматически):
«ТипТовар»
| КодТипа | НазваниеТипа | КодТипа | НазваниеТипа |
| 1. | телевизор | 13. | мясорубка |
| 2. | видеомагнитофон | 14. | часы наручные |
| 3. | радиотелефон | 15. | радиоприемник |
| 4. | видеокамера | 16. | пылесос |
| 5. | плеер | 17. | бритва |
| 6. | наушники | 18. | кухонный комбайн |
| 7. | микрофон | 19. | микроволновая печь |
| 8. | фотоаппарат | 20. | кофеварка |
| 9. | автомагнитола | 21. | зубная щетка |
| 10. | чайник | 22. | весы напольные |
| 11. | утюг | 23. | сотовый телефон |
| 12. | фен |
«МаркаТовар»
| КодМарки | НазваниеМарки | КодМарки | НазваниеМарки |
| 1. | SAMSUNG | 24. | POLARIS |
| 2. | PHILIPS | 25. | MOULINEX |
| 3. | AKAI | 26. | ROWENTA |
| 4. | PROLOGY | 27. | TEFAL |
| 5. | JVC | 28. | CASIO |
| 6. | PANASONIC | 29. | TISSOF |
| 7. | BBK | 30. | BEURER |
| 8. | LG | 31. | HYUNDAI |
| 9. | SIEMENS | 32. | VITEK |
| 10. | VOXTEL | 33. | TEAC |
| 11. | GENIUS | 34. | THOMAS |
| 12. | SONY | 35. | KARCHER |
| 13. | CANON | 36. | ARISTON |
| 14. | COSONIC | 37. | ELECTROLUX |
| 15. | DEFENDER | 38. | NEFF |
| 16. | ORIENT | 39. | WHIRLPOOL |
| 17. | OLYMPUS | 40. | AEG |
| 18. | PIONEER | 41. | DELONGHI |
| 19. | CHALLENGER | 42. | TERRAILLON |
| 20. | KENWOOD | 43. | BORK |
| 21. | BOSCH | 44. | NOKIA |
| 22. | BINATONE | 45. | SONY ERICSSON |
| 23. | BRAUN |
3. Для заполнения таблицы «Товар» можно воспользоваться одним из ниже предложенных способов:
3.1. Заполнить таблицу вручную.
3.2. Воспользоваться готовой таблицей «Товар», расположенной на сервере в БД «УчетТоварооборота(Вспом)».
Для заполнения таблицы вручную необходимо выполнить следующие действия:
1. Для заполнения полей Тип, Марка, Поставщик, Доставка организуйте выбор значений из списка (Для этого в режиме Конструктора таблиц измените тип элемента управления данного атрибута на поле со списком, выбрав в качестве источника строк для поля Тип таблицу «ТипТовар», для поля Марка таблицу «МаркаТовар», для поля Поставщик таблицу «Поставщик», для поля Доставка таблицу «Доставка». Для всех полученных полей со списком измените значение 1 в свойстве Число столбцов на 2, заполните свойство Ширина столбцов значениями 0см; 2см).
2. Для заполнения поля ДатаПоступления можно воспользоваться элементом выбора даты, установленным по умолчанию в Свойстве поля Отображать элемент выбора даты с типом данных Дата/время, или выбрать в Свойстве поля Формат поля - Краткий формат даты, в Свойстве поля Маска ввода задать маску для краткого формата даты. Используйте один из описанных выше способов.
3. Для заполнения поля ЕдиницаИзмерения установите в Свойствах поля Значение по умолчанию - «шт.».
4. Заполните таблицу «Товар» данными. (Поле КодТовара является полем с типом данных Счетчик и поэтому заполняется автоматически при переходе от записи к записи. Данные для таблицы «Товар» размещены в пункте «Краткое описание предметной области» раздела «Постановка задачи» настоящего методического пособия. Поле Доставка заполните из списка любым значением.)
Для того чтобы воспользоваться готовой таблицей, необходимо выполнить следующие действия:
1. Удалите из своей БД таблицу «Товар». При этом порвутся связи, исходящие от таблицы «Товар».
2. Импортируйте заполненную данными таблицу «Товар» с сервера из папки с заданиями из БД «УчетТоварооборота(Вспом)».
3. Восстановите ее связи с другими таблицами в соответствии с информационно-логической моделью, представленной на рис. 2 в пункте «Проектирование базы данных «Учет товарооборота»» раздела «Этапы проектирования реляционной базы данных» настоящего методического пособия (как уже делали в Лабораторной работе № 3).
Для того чтобы связи восстановить правильно, необходимо проверить значения в полях первичного ключа таблиц «Товар», «ТипТовар», «МаркаТовар», «Поставщик» и «Доставка»: во всех таблицах нумерация строк в полях первичного ключа должна начинаться с 1. Если в какой-либо таблице это условие не выполняется, необходимо выполнить следующие действия:
· открыть соответствующую таблицу в режиме Конструктора таблиц;
· удалить поле первичного ключа;
· сохранить изменения в таблице;
· снова добавить поле первичного ключа с типом данных Счетчик.
После проверки всех таблиц, перечисленных выше, восстановить связи в окне Схема данных.
4. Для того чтобы в таблице «Товар» отображались названия типов товаров, марок, поставщиков и доставки, преобразуйте в режиме Конструктора таблиц соответствующие поля в поля со списком. (Выберите в качестве источника данных для поля Тип таблицу «ТипТовар», для поля Марка таблицу «МаркаТовар», для поля Поставщик таблицу «Поставщик», для поля Доставка таблицу «Доставка». Для всех полученных полей со списком измените значение 1 в свойстве Число столбцов на 2, заполните свойство Ширина столбцов значениями 0см; 2см).
5. Для заполнения поля ДатаПоступления можно воспользоваться элементом выбора даты, установленным по умолчанию в Свойстве поля Отображать элемент выбора даты с типом данных Дата/время, или выбрать в Свойстве поля Формат поля - Краткий формат даты, в Свойстве поля Маска ввода задать маску для краткого формата даты. Используйте один из описанных выше способов.
6. Для заполнения поля ЕдиницаИзмерения установите в Свойствах поля Значение по умолчанию - «шт.».
Следующие задания выполняются для таблицы «Товар» в режиме Таблицы:
4. Закрепите столбцы Тип, Марка, Артикул (Для этого их нужно разместить в левой части таблицы друг за другом.)
5. Скройте столбцы, в которых нет данных.
6. Удалите запись № 10.
7. Добавьте в таблицу «Товар» новую запись, копируя поля Тип, Марка и Поставщик из 52-ой записи одновременно. В поле Артикул новой записи введите CV-8040D2, в поле ЦенаОптовая - 1100, в поле ЦенаРозничная - 1170, в поле Количество - 15, в поле ДатаПоступления - 01.03.2009.
8. Замените запись № 30 на запись № 1 с помощью буфера обмена. Измените в полученной записи поля: Артикул - на AV-21A4EE, ЦенаОптовая - на 65500, ЦенаРозничная - на 65700, Количество - на 25.
9. Заполните еще одну запись данными: Тип - весы напольные, Марка - BOSCH, Артикул - PRW 2201, Поставщик - МОНОМАХ, ЦенаОптовая - 2850, ЦенаРозничная - 3000, Количество - 35, ДатаПоступления- 01.02.2008.
10. Используя команду сортировки по возрастанию, отсортируйте записи таблицы «Товар» по полю Марка.
11. Используя команду Найти, просмотрите все записи таблицы «Товар» для типа товара «телевизор».
12. Используя подстановочные символы команды Найти, просмотрите:
12.1. типы товаров, начинающиеся на «видео»;
12.2. товары, имеющие розничную цену в диапазоне от 2000 до 2999.
13. Используя команду Заменить, измените в таблице «Товар» в поле Количество значение 24 на значение 10.
14. С помощью фильтра найдите записи таблицы «Товар», в которых содержится информация о товарах, поставляемых фирмами АЛАН и АНТЕН.
15. Используя команду Фильтр, найдите записи таблицы «Товар», в которых содержится информация о товарах марки «SONY».
16. Выполните задание 12.2 с помощью фильтра.
17. Используя Расширенный фильтр, найдите записи таблицы «Товар», в которых содержится информация о товарах марки «PHILIPS» с количеством, меньше 15 штук.
Контрольные вопросы
1. Как вводятся данные в поле с типом данных счетчик?
2. Какую информацию можно получить в поле выбора записи?
3. Как изменить порядок следования столбцов в режиме таблицы?
4. Как выполнить фиксацию столбца? Как снять фиксацию столбца?
5. Как скрыть лишние в данный момент столбцы? Как отобразить скрытые столбцы?
6. Как установить автоматический ввод значения в поле?
7. Назовите средства поиска информации в таблицах БД.
8. Каково назначение полей диалогового окна Поиск?
9. Перечислите основные подстановочные символы, используемые при поиске информации, и объясните их назначение.
10. Как осуществить замену данных?
11. Какие инструменты служат для сортировки данных? Как отменить сортировку?
12. Каково основное предназначение фильтра?
13. Какие типы фильтров используются в MS Access?
14. Как отфильтровать данные по заданному значению?
15. Как отфильтровать данные по диапазону значений?
16. Для чего нужен фильтр по выделенному? Как он используется?
17. Что такое расширенный фильтр? Как им воспользоваться?
18. Как отменить фильтр? Как его возобновить? Как окончательно удалить фильтр?