Офис как социально техническая система

Само создание документа невозможно без применения технических средств. В этом процессе как минимум учувствуют три оргтехнических изделия: средство письма (чернила, краска и т.п.), носитель письма (бумага) и средство записи (ручка, принтер). Поэтому организационная техника всегда была непременной и важнейшей частью делопроизводства.

Внедрение в практику деятельности офиса различных средств организационной техники, в том числе и информационных технологий, имеют целью, прежде всего, сокращение трудозатрат на обработку информации, создание комфортных условий работы сотрудников. Средства оргтехники должны максимально облегчать, механизировать или автоматизировать (в зависимости от типа технических средств) практически все процедуры технологического процесса обработки документов в офисе.

К средствам организационной техники относиться достаточно большой перечень технических средств, устройств приспособлений, начиная от ластиков и карандашей и заканчивая сложными компьютерными системами и средствами передачи информации.

Средства оргтехники, применяемые на конкретном рабочем месте, принято называть малой оргтехникой. При такой классификации к ним можно отнести персональные компьютеры, сканеры, принтеры, копировальную технику индивидуального использования, телефон, телефакс и т.д.

Применение средств оргтехники в офисе связанно с конкретными операциями по обработке информации или иного конторского труда. Поэтому наиболее удобной является её классификация по функциональному признаку, позволяющие связать технологические процедуры обработки документов с характеристиками и возможностями средств оргтехники.

1. Носители информации:

ü носители информации на бумажной основе (несветочувствительные);

ü носители для репрографический процессов (термобумага, диазобумага, фотопленка, калька);

ü микроносители визуальной и звуковой информации (кино- и фотопленка, микрофиши, магнитные ленты, CD диски);

2. Средства составления и изготовления документов:

ü ручные пишущие средства;

ü пишущие машинки;

ü диктофонная техника;

ü компьютерные печатающие устройства.

3. Средства репрографии и оперативной полиграфии:

ü средства фотокопирования;

ü средства дизокопиравания;

ü средства электрофотографического копирования;

ü средства электрофотографического копирования;

ü машины электронно-искрового копирования;

ü средства микрокрографии;

4. Средства обработки документов:

ü бумагорезательные машины;

ü машины для нанесения защитных покрытий на документы;

ü адресованные, штемпелевые и франкированные машины;

ü машины для уничтожения документов (шредеры);

ü агрегатированные лини для обработки корреспонденции.

5. Средства электросвязи:

ü средства и системы стационарной мобильной телефонной связи;

ü средства и системы телеграфной связи;

ü средства и система максимальной передачи информации.

6. Другие средства оргтехники:

ü сканеры, компьютерные проекторы, демонстрационные экраны;

ü компьютерные аксессуары.

Офисные средства организационной техники

Современные средства связи (телефонное общение)

Сейчас телефонная коммуникация – важнейшая часть человеческого общения вообще. Но особо важное значение она приобретает в деловом мире. Подсчитано, что деловые люди тратят на телефонные переговоры от четырех до двадцати пяти процентов своего рабочего времени. Благодаря телефонным беседам повышается оперативность решения огромного количества вопросов, отпадает необходимость посылать письма, телеграммы или ехать в другие учреждение, на предприятие или фирму. Эта связь обеспечивает непрерывный двухсторонний обмен информацией на любом расстоянии. По телефону проводятся переговоры, отдаются распоряжения, излагаются просьбы, даются консультации, наводятся справки, и часто первым шагом на пути заключения договора является именно телефонный разговор.

При эффективном использовании телефон становиться важнейшим компонентом создания имиджа фирмы. Именно от приема, который будет оказан потенциалу партнеру на другом конце провода, от того, как сложиться предварительный разговор, во многом зависит, не станет ли он последнем. От умения офис-менеджера вести телефонные переговоры в конечном свете зависит репутация фирмы.

Телефон налагает на того, кто им пользуется, определенные требования: ведь при телефонном разговоре ваш собеседник никак не может оценить ни того, во что вы одеты, ни выражения вашего лица при тех или иных словах, ни интерьера офиса, в котором вы сидите, ни других невербальных аспектов, которые очень помогают судить о характере общения. Поэтому от умения говорить по телефону во многом зависит ваш личный имидж. Культура общения по телефону давно стала частью делового этикета. Она характеризует человека не меньше, чем одежда и манеры.