Место процессов обработки информации в управлении

С точки зрения кибернетики, управление разделяется на обработку информации и принятие управленческих решений. Практика подтверждает такое разделение и доказывает, что принижение каждой из сторон снижает качество управления. Сам процесс управления является специфическим видом человеческой деятельности, в котором информация выступает как предмет труда и вся работа органов управления внешне представляется как обработка информации. Принятие решений является волевым актом, осуществляемым человеком по результатам обработки информации. Существенность данного деления и важность каждой из сторон процесса управления особенно ярко проявились в ходе массового создания автоматизированных систем управления (АСУ) в СССР в период социалистических методов хозяйствования. В то же время, аналогичный опыт накоплен и при автоматизации работы компаний в странах с развитой рыночной экономикой.

Недооценка роли обработки информации ведет к принятию волевых решений, их меньшим обоснованности и взаимной увязке. А это, в свою очередь, ведет к большим потерям и снижению эффективности производства. Как уже отмечалось, в современных условиях повышаются требования к обоснованности и согласованности принятия решений. Поэтому обработка информации требует все больших внимания и затрат. Совершенствование методов обработки является важным фактором улучшения управления. Повышение роли информации, обусловленное научно-техническим прогрессом, характерно для любых управленческих задач, как в управлении предприятиями, так и в государственном и муниципальном управлении. Менеджеры крупных фирм рассматривают автоматизацию обработки информации как ключ к коренным преобразованиям в методах управления фирмой. Информация считается таким же важным ресурсом в фирме, как рабочая сила, производственное оборудование, материалы и денежные средства. Она заслуживает не меньшего внимания и нуждается в не менее обстоятельном планировании, чем остальные ресурсы. Не являясь, собственно, ни одним из этих ресурсов, информация служит инфраструктурой, соединительной тканью, определяющей эффект соединения этих ресурсов.

Однако управление не ограничивается обработкой информации, и усиление роли ее обработки не должно приводить к недооценке второй стороны управления - принятия решения. Так, на первых этапах создания АСУ были попытки формализовать решение управленческих задач и свести его к обработке информации. Практика показала, что такая формализация возможна только для технических систем, а для экономического управления участие человека необходимо. Это можно объяснить сложностью экономических систем, наличием социальных и психологических факторов.

Неотъемлемым атрибутом экономического управления является развитая система целей, которая не может быть формализована. Кроме того, система целей должна поддерживаться соответствующей системой интересов и законодательных мер. В отличие от технических систем, каждый человек и отдельный коллектив, являющиеся объектом управления, имеет свои интересы и цели, не совпадающие с интересами и целями других участников. Согласование этих целей, контроль и стимулирование их выполнения входит в процесс управления и может выполняться только человеком.

Необходимость участия человека отражает принципиальную невозможность полной формализации экономического управления и является признаком, отличающим автоматизированные системы от автоматических. Все технические средства в управлении применяются для обработки информации, а само решение принимает всегда человек. В автоматических системах управления обработка информации может заканчиваться выработкой управляющего сигнала без участия человека (например, в автоматизированных системах управления технологическими процессами - АСУ ТП), но это не является собственно экономическим управлением.

Вместе с тем, разделение обработки информации и принятия решений оказывается условным. Представление управления как составленного из двух этапов, из которых первый - обработка информации предшествует второму - принятию решения, является упрощенным и не раскрывает роли каждого из них. На самом деле эти процессы выполняются параллельно, и управление можно рассматривать как сложный итеративный процесс, в котором этапы обработки информации и принятия решений тесно переплетаются. Так, после некоторой обработки следует анализ того, какая информация должна обрабатываться и как. Такой анализ не является собственно принятием управленческого решения, но он относится к управлению. После него опять обрабатывается информация, затем снова анализ и т. д. Управляющая информация поступает в дальнейшую обработку, и принятие решений в управлении является не конечной точкой, а скорее узловыми моментам процесса управления.

Существуют управленческие задачи, где все процедуры обработки информации известны заранее, анализ по выбору соответствующих процедур может быть формализован. Как правило, это задачи, решаемые постоянно (с некоторым периодом). Их решение автоматизируется, в первую очередь, при создании АСУ. Но и в этих случаях человек не исключается из управления, за ним остаются функции контроля, окончательного принятия решений по всем узловым вопросам, возможность изменения постановки задачи. Те задачи, где потребности в информации заранее не известны, являются наиболее сложными. Разделение всех задач по принципу определенности их информационного обеспечения представляется весьма важным с точки зрения организации обработки информации и особенно ее автоматизации.

Понимание управления как сложного итеративного процесса показывает, что обработка информации не может быть изолирована от принятия решений. С другой стороны, современные тенденции управления, возросшие требования к обработке информации требуют ее дальнейшей специализации, создания специальных подразделений по обработке данных.

Возможность такой специализации, выделения процессов обработки информации из управления обусловлена наличием у информации ее собственных, присущих ей свойств: форм фиксации и представления, смысловых взаимосвязей. Методы ее обработки также имеют относительную независимость от процесса управления. Они в большей степени зависят от указанных свойств информации. По мере усложнения методы обработки все дальше отделяются от управления, требуют своего аппарата, методологии, их могут выполнять люди, не участвующие непосредственно в принятии решений. При этом информация обрабатывается в виде отдельных процедур, среди которых есть процедуры содержательной обработки, а есть обеспечивающие, например, создание и ведение массивов. В условиях выделения обработки информации из управления вследствие специализации, с одной стороны, и при наличии необходимости соединения процессов обработки и принятия решений в единый процесс управления, с другой стороны, возникает задача органичного включения новых методов обработки информации в систему управления.

При создании автоматизированных систем эта задача всегда находится в центре внимания, поскольку информационное обеспечение проектируется вместе с функциональными подсистемами. Но при создании информационных систем это звание иногда недооценивается, особенно техническими специалистами, которые основное внимание обращают на сложные методы обработки и организацию информационных массивов, а связь с органами управления стремятся формализовать, жестко фиксируя поступление входных данных в систему и выдачу результатов обработки. Это ведет к резкому сужению области использования и снижения эффективности создаваемой информационной системы. Обособление и выделение технических средств и формальных методов обработки не должно вести к содержательному отделению информационной системы от управления. Система должна иметь множество точек соприкосновения с использующими ее подразделениями органов управления.

Задача органичного включения машинных методов обработки информации должна решаться совместными усилиями работников органов управления и подразделений, отвечающих за программное и компьютерное обеспечение (вычислительных центров, отделов АСУ, управлений автоматизации и т. п.). Органами управления должны быть выделены процедуры обработки с четким заданием входной и выходной информации, особенно структуры и формы представления выходной информации. Специалисты вычислительных центров, в свою очередь, разрабатывают системы с гибкой структурой, способные выдавать информацию с учетом изменяющихся требований работников управления. Для этого основное внимание обращают на организацию системы хранения, передачи и поиска данных, способную выдавать информацию по произвольному набору признаков в режиме ответов на запросы. Разработчики информационных систем определяют формы запросов и обращения к данным, когда нужно, организуют передачу данных по сетям, формулируют требования к входной информации. Тем не менее, проблема согласования методов обработки с работой органов управления остается острой. На наш взгляд, многие трудности внедрения автоматизированных управляющих и информационных систем связаны с неудачным решением этой проблемы.

Совершенствование процессов обработки информации играет одну из ключевых ролей в комплексе мер по совершенствованию управления (хотя, конечно, далеко не исчерпывает их). В данном комплексе можно выделить три основных направления:

1. Совершенствование экономического строя государства в целом. К данному направлению относится определение глобальных задач, методов регулирования экономического развития со стороны государства как центрального звена управления, а также оценки и стимулирование деятельности экономических объектов. Решение этих содержательных вопросов требует глубокого качественного анализа, а полученные результаты фиксируются в законодательных актах, правительственных программах и постановлениях.

2. Совершенствование организации процесса управления. Это направление предполагает уже заданные цели и задачи развития. Оно в наибольшей степени затрагивает структуру органов управления и характер их взаимосвязей, изменяет процессы принятия решений. К нему относится стыковка функциональных подразделений и решаемых ими задач, определение содержания и схем передачи документов в органы управления. Одной из форм такого совершенствования является создание автоматизированных управляющих систем.

3. Совершенствование информационного обеспечения. Данное направление нацелено на улучшение качественных характеристик той информации, которой "снабжаются" управляющие органы. Основной формой его реализации является создание информационных и экспертных систем. Если в АСУ внимание уделяется всему процессу управления, то в информационных системах - обработке информации.

Можно провести аналогию между этими направлениями и уровнями сложности контуров управления, рассматриваемых в общей теорией систем. На рис. 1.13 дана схема управления бизнес-процессом в рамках некоторого абстрактного (обобщенного) экономического объекта.

Рис. 1.13. Обобщенная схема управления бизнес-процессом

Цифрами обозначены виды информационных связей:

1. Информационные потоки, поступающие от внешних (управляющих, регулирующих и т. п.) органов.

2. Информация об условиях хозяйственной деятельности (наличных ресурсах, сроках поставок и др.).

3. Собственно управляющие воздействия - доведение принятых решений до 1 объекта управления.

4. Информация о реализации управляющих воздействий.

5. Информация о результатах производства (например, выпущенная продукция, объем продаж и т. п.).

На этой схеме можно выделить три контура управления. Низший контур регулирования отражает классическую простейшую схему управления с обратной связью. Он включает получение обратной связи и обработку данных в регуляторе. На схеме регулятором является система управления, обратная связь представлена четвертым и пятым видами информационных связей. Она дополняется зрительной информацией второго вида об имеющихся и возможных факторах (ресурсах). Получение такой информации и ее обработка составляют информационное обеспечение управления. Мероприятия по совершенствованию управления, проводимые в рамках данного контура, могут быть отнесены к третьему из перечисленных выше направлений.

Способность систем к изменению регулятора характеризует второй, более сложный контур самоорганизующихся систем. Применительно к экономике это означает:

· организационное изменение системы управления;

· изменение связанных с управляющей системой процессов принятия решений (методов решения управленческих задач);

· доведение принятых решений до объекта управления (3-й вид информационной связи на рис. 1.13).

Контур самоорганизации (он соответствует второму направлению совершенствования управления) предполагает неизменными цели, критерии их достижения и методы оценки.

Еще более сложные системы, способные изменять критерии и методы оценки, называют самонастраивающимися. На схеме этот контур управления представлен первым видом информационных связей. Данному, третьему, уровню сложности контура управления соответствует первое из названных направлений.

Приведенные направления обладают относительной независимостью, которая выражается в различии подходов, постановки проблем и методов их решения. Эта независимость означает возможность организационного совершенствования управления в условиях законодательно определенной хозяйственно-экономической системы, а также отдельное совершенствование информационного обеспечения при заданной организационной структуре управления.

Изменения в более высоких контурах управления практически всегда ведут к изменению низших контуров. Поэтому указанные направления не могут рассматриваться изолированно, их независимость является относительной и в большей мере проявляется в низших контурах управления по отношению к высшим.

Особенно тесно связаны обработка информации с организацией управления. Изменение организационной структуры и состава решаемых задач почти автоматически вызывает необходимость изменений в информационном обеспечении. Одновременно совершенствование методов обработки информации оказывает обратное воздействие, становится эффективным только при определенных условиях, предъявляет требования к организации управления. Иногда высказывается мнение о невозможности создания информационных систем без изменений в структуре управления. Однако практика показывает не только возможность, но и оправданность выделения специальных систем по обработке информации, поскольку они позволяют лучше выявить потребности органов управления, сконцентрировать усилия на методах обработки. Кроме того, по сравнению с "полномасштабными" автоматизированными управляющими системами, разработка информационных систем обычно требует меньших затрат как на предпроектный анализ, так и на само их создание.