Концепции офисных технологий

В настоящее время информация рассматривается как ресурс, который, как и традиционные ресурсы: труд, энергия, полезные ископаемые, - можно добывать, перерабатывать, использовать и распространять.

Информационные ресурсы можно определить как сведения, получаемые в процессе практической деятельности людей, используемые в общественном производстве и управлении. Процесс воспроизводства информационных ресурсов складывается из фраз производства, распространения, хранения и использования. Оперативное использование необходимых информационных ресурсов в системе управления способствуют увеличению объема производства и повышению его эффективности.

Опыт показывает, что новые компьютерные (информационные) технологии часто ведут к преобразованию офисной деятельности на новой технологической и концептуальной основе, но могут успешно внедрять и функционировать только на базе рациональной организации все офисной деятельности по обработке документной информации на любых носителях в сочетании всех удобных офисных технологий.

Современный офис – это сложная комплексная система, синтезирующая в себе несколько компонентов:

Рабочие помещения

Оргтехнические средства;

Документационное и информационное обеспечение;

Кадры служащих.

ü В традиционном офисе всегда имеется тенденция сжатия рабочего места

ü Ограниченность площадей часто разбрасывает связанные отделы по этажам и зданиям в условиях традиционного офиса

ü Люди, сидящие, в одной комнате часто находятся в чрезмерном контакте, не всегда нужном для работы, что сказывается на производительности

ü Иногда, когда необходим рабочий контакт, на пути стоит разделительная стена, что влияет на коммуникацию

ü Отдельные кабинеты в традиционном офисе делались исходя из расположения стен, и часто ранг должности не соответствовал размеру кабинета. В дело вступали политические факторы, что не шло на пользу корпоративной морали

ü Традиционный офис отражает организационную структуру компании, которая в пирамиде иерархии предполагает в основном контакты по вертикали и расширение контактов по горизонтали на уровне менеджеров отделов. Планировщики офисов в этой связи стремятся объединить руководителей в одном блоке, часто отрывая их от подчиненного персонала. Однако реальная эффективная работа не всегда укладывается в рамки корпоративной иерархической структуры. Работники различных отделов должны контактировать по горизонтали с целью обслуживания клиентов. Традиционный офис блокирует данную реальность, стимулируя неразумную бюрократию.

ü Традиционные офисы не стимулируют быстрые изменения в организации. Динамика сегодняшнего бизнеса достаточно высока, организационные изменения постоянно имеют место. Данные изменения выражаются в сокращениях и найме новых людей. В результате заполнение офисных помещений носит хаотичный характер, когда человека, ввиду дефицита площадей в данном секторе, сажают на свободное место в другом секторе.

ü Необходимость дополнительных площадей для хранения бумаг в традиционном офисе. Каждый отдел имеет свою информационную базу, т.к. находится в отдельной комнате.

ü Все вышеизложенное вело к одному результату: переполненные офисные помещения с плохим освещением, высоким уровнем шума и претензией на необходимость конфиденциальности, которую даже в этих условиях трудно соблюсти.

ü В основу принципа открытого офиса были положены следующие исходные правила.

1. Планирование открытого офиса не является эстетическим упражнением. Данный подход – есть средство достижения практических целей повышения эффективности работы

2. Открытый офис является центром коммуникации и обработки информации. Рабочие отношения не следует понимать в терминах административной структуры, ранга или статуса, а только в части технологий коммуникаций и течения рабочих процессов.

3. Реальные модели рабочих взаимосвязей должны являться основой непосредственного планирования помещения. Те, кто нуждается в более частых контактах, должны быть размещены близко к другу. Рабочие группы и команды должны визуально выделяться.

4. Рассмотрение моделей коммуникации для планирования офиса требует вовлечения персонала для сбора требований к офису и анализа информации по коммуникациям.

5. Результаты анализа коммуникаций должны быть представлены в графической форме, а затем наложены на имеющиеся площади. Это фактически исходная планировка офиса.

6. Открытый офис наиболее эффективен, когда речь идет о размещении не менее 100 человек.

7. Рабочие места должны быть укомплектованы мебелью, необходимой только для фактической работы. Разделители не должны использоваться вообще. Менеджеры имеют право на большие территории, с более дорогой мебелью, но не более того. Их рабочие места должны быть частью всего открытого офиса.

8. Должна быть создана система централизации хранения бумаг, чтобы на рабочих местах находился минимум документов.

9. Оборудование, являющееся источником шума, следует перемещать в специальные секции, изолированные от основного помещения.

10. Рабочие места следует располагать так, чтобы избегать прямого визуального контакта лицом к лицу. Целесообразно применение зеленых насаждений.

11. Обязательно использование мягких ковровых покрытий для гашения шума.

12. Акустические условия должны быть выдержаны на уровне не превышения нормы уровня отвлекающего шума на расстоянии 5, 5 м от его источника.

13. Следует избегать при планировании прямых геометрических подходов, отдавая предпочтение круглым формам

14. Должны быть выделены территории отдыха для использования всеми без исключения членами коллектива.