Система управления знаниями на базе электронного документооборота

Самой большой ценностью любой компании является прежде всего ее «интеллект» – практические знания и опыт всех сотрудников, полученные в процессе выполнения различного рода задач. К сожалению, при неизбежной смене кадрового состава в компании ценный опыт часто утрачивается – в «интеллекте» появляются провалы, приводящие к существенному повышению затрат на решение уже когда-то снятых с повестки дня проблем. Казалось бы, этого так легко избежать, ведь процесс документирования опыта в наше время налажен практически везде: от предприятий малого бизнеса до крупных корпораций. Создаются отчеты, аналитические записки, инструкции, регламенты и прочие документы, способные сохранить и передать необходимые умения. Однако весь этот ценный массив данных зачастую остается чем-то вроде огромного склада пыльных стеллажей с кучей бумаг. Все знают, что он есть, очень немногие помнят, что там можно найти, и никто не понимает, как этим эффективно пользоваться.

Получается, что собственные ресурсы и знания компании используются крайне неэффективно. Чтобы изменить ситуацию, необходимо прежде всего преобразовать этот склад в систему управления контентом, в электронную базу знаний.

Enterprise Content Management (ECM) – это управление корпоративной, слабо структурированной информацией. На самом деле ECM не несет конкретной функциональности, а лишь определяет компонентный состав, корпоративную стратегию организации жизненного цикла электронного контента. Другими словами, это экспертное видение или свод рекомендаций относительно того, как развивать ИТ-ландшафт. Мировое сообщество профессионалов AIIM (Association for Information and Image Management) так определяет ECM: это стратегии, технологии и методы, используемые для захвата (capture), управления (manage), хранения (store), доставки и сохранения (preserve) информации, связанной с внутрикорпоративным процессом.

Итак, ECM представляет собой стратегию (см. рис. 1), но в то же время этот термин обозначает совершенно конкретные программные платформы. Одним из самых перспективных решений эксперты рынка признают IBM FileNet Content Manager (CM), которое реализует максимально гибкую архитектуру построения электронных архивов.

Зачем нужен электронный архив?

Когда же организация испытывает необходимость в создании единой платформы управления контентом? В 99% случаев это происходит не сразу. Предваряющая фаза – это лоскутная автоматизация. На этой стадии автоматизируется деятельность отдельных функциональных подразделений по принципу ad-hoc: «появится проблема – будем решать». И так в компании возникают CRM, ERP, АБС, бухгалтерская система, модули «Кадры», «Канцелярия» и т.д. В определенный момент этого стремительного развития собственники понимают, что повысить эффективность бизнеса можно за счет сквозной автоматизации бизнес-процессов, связанных с документальным обеспечением, и формирования единой среды хранения и управления контентом. И вот тогда-то в компании формируется ECM-стратегия, первым этапом которой является создание единой базы корпоративного контента или по-простому электронного архива. Основные задачи, решаемые электронным архивом:

управление электронными документами (Document Management) – их регистрация, контроль версий, обеспечение безопасности и т.д.;

управление потоками заданий (Workflow);

ввод документов (Data Capture) с автоматизированной категоризацией, индексацией;

коллективная работа с документами (Document Centric Colla- boration).

Таким образом, ЭА как корпоративная платформа документационного обеспечения по праву претендует на звание центральной системы предприятия. Она, с одной стороны, интегрируется с внутренними системами документооборота (донорами) и автоматизирует ключевые документационные процессы, а с другой – сама интегрирована во внутренние корпоративные системы и является важным поставщиком информации.

Рис. 1. ECM-стратегия в действии

Архив электронных документов в основном решает задачи централизации корпоративного контента и реализации жизненного цикла документов в разрезе внутренних корпоративных стандартов. Также архив применяется для организации федеративного хранилища данных в случае территориально распределенных БД.

Поисковая система

Функционал поисковых машин достаточно разнообразен. Это:

полнотекстовый поиск по содержимому документа;

морфология локального языка, многоязыковая поддержка поисковой машины;

возможности нечеткого поиска: учет опечаток, ошибок в написании, использование синонимов, словоформ;

поддержка индексируемых текстовых форматов (MS Office, PDF, RTF, HTML, PlainText и т.д.).

По оценкам IDC, сотрудники компаний суммарно тратят в месяц 4–5 полных рабочих дней на поиск информации. Невозможность найти и использовать нужные данные приводит к тому, что специалисты создают их сами, при этом повторно тратят свое рабочее время.

Еще один востребованный функционал – это поиск документов, похожих по содержанию на текст запроса.

Электронный архив как корпоративная платформа документационного обеспечения по праву претендует на звание центральной системы предприятия

В состав FileNet CM входит поисковая подсистема Content Search Services, которая является одним из лидеров в своем классе.