Язык и стиль информационно-справочной документации

Информационно-справочные документы. Справки и докладные записки. Протоколы.

Справки – документы, содержащие подтверждение тех или иных фактов и событий. Справки, выдаваемые заинтересованным гражданам и учреждениям, удостоверяют какой-либо юридический факт.

Образец:

Московский государственный

историко-архивный институт

СПРАВКА

12.09.12 № 234

Дана Кузьковой Анне Ивановне в том, что она является студенткой третьего курса дневного отделения факультета государственного делопроизводства Иркутского института управления и права.

Справка выдана для предоставления в поликлинику.

Справка действительна в течение 10 дней со дня выдачи.

Декан факультета государственного

делопроизводства Подпись Н.К. Петров

Докладная записка– жанр внутренней документации организации, адресованный руководителю данного или вышестоящего учреждения и информирующий его о сложившейся ситуации, имевшем место явлении или факте, содержащий выводы и предложения составителя. Текст докладной записки делится на две части–констатирующую,где излагаются факты или описывается ситуация, и часть, которая содержитпредложениеилипросьбу.

Клишированные конструкции: в соответствии с…; в связи с…; возникла необходимость; для качественного выполнения; согласовать вопрос.

Образец:

Контрольно-ревизионный отдел

25.12.11 Генеральному директору

объединения Иванову В.К.

Докладная записка

О назначении документальной ревизии в магазине № 131

При проведении 23.12.11 инвентаризации торговых фондов магазина №131 обнаружена недостача различных товаров на сумму 119 863 (сто девятнадцать тысяч восемьсот шестьдесят три) рубля.

Прошу Вас назначить документальную ревизию товарных операций магазина № 131 за период с 01.09.11 по 23.12.11 г.

Зам. начальника отдела Подпись П.С. Симонов

Тексту докладной записки обязательно предшествует заголовок. Он начинается с предлога О и формируется с помощью отглагольного существительного:

О назначении…; О проверке… и т. п.

Протокол – документ, отражающий основные положения, высказанные участниками заседания. Он не является стенограммой, фиксирующей каждое выступление целиком. Решения выносятся по каждому вопросу отдельно.

Обязательные части протокола:

1. Наименование.

2. Дата.

3. Перечень присутствующих.

4. Повестка дня.

5. Слушали.

6. Постановили.

7. Подпись.

Образец:

ПРОТОКОЛ № 3

заседания кафедры современного русского языка от 25.02.12 г.

Присутствовали: асс. П.К. Сидорова, асс. Н.К. Хайруллина, доц. И.П. Ливанова…

Повестка дня

1. Доклад Р.А. Каримовой «О концептуальных основаниях модели преподавания риторики в вузе».

2. Обсуждение открытой лекции А.М. Хамидуллиной на II курсе.

3. Рекомендация к. филол. н. Е.В. Евдокимовой на должность доцента.

4. Разное.

По третьему вопросу

СЛУШАЛИ: Отчёт Е.В. Евдокимовой о научной и учебно-методической работе в связи с представлением на должность доцента (отчёт прилагается).

Вопросы:

1. Какую общественную работу на факультете Вы ведёте?

(преподаватель К.З. Закирьянов).

2. …

3. …

Ответы:

1.…

2. …

3. …

ПОСТАНОВИЛИ: Рекомендовать к.филол.н. Е.В. Евдокимову на должность доцента кафедры современного русского языка.

Зав. кафедрой Подпись О.Т. Сомова

Секретарь Подпись М.Н. Исаева

Реклама в деловой речи

В конце XX начале XXI вв. широкое распространение среди деловой корреспонденции получили документы информационно-рекламного характера: товарное предложение; сообщение о видах производимых товаров и услуг; резюме.

Основное требование к тексту рекламного послания – информативность и убедительность. Информативность рекламного письма должна отличаться нацеленностью на интересы, практические потребности потенциального потребителя, партнёра.

Рекламное деловое письмо должно содержать конкретное коммерческое предложение, излагаемое, как правило, в заключительной части послания.

Образец:

При положительном отклике на наши предложения объём реализации Вашей продукции может быть доведён до 15 000 – 17 000 единиц в год, что делало бы целесообразным установление дилерских отношений.

С уважением Подпись

При составлении рекламного делового письма необходимо выделить и определить как можно более чётко все ключевые аспекты сообщения и тщательно проверить текст с точки зрения ясности, простоты и тона изложения.

Резюме (приём саморекламы) – краткое письменное изложение биографических данных, характеризующих образовательную подготовку, профессиональную деятельность и личные качества человека, претендующего на ту или иную работу, должность. Не существует единого стандарта или жёстких форм для его написания.

Типовое резюме включает:

- наименование документа;

- персональные данные соискателя (фамилия, имя, отчество, дата и место рождения, семейное положение);

- адреса и телефоны соискателя с указанием времени для контактов;

- наименование вакансии, на которую претендует автор резюме;

- основной текст, включающий в себя перечень мест работы и (или) учёбы в хронологическом порядке, с указанием полных официальных наименований организаций, времени пребывания в них, наименование занимаемой должности (наименование учебной специальности);

- дополнительные сведения (опыт внештатной работы, общественная деятельность, профессиональная подготовка);

- прочие сведения (сопутствующие знания и навыки: иностранные языки, заграничные поездки, владение компьютером, вождение автомобиля);

- интересы, склонности, имеющие отношения к предполагаемой профессиональной деятельности соискателя;

- рекомендации (сведения о рекомендациях);

- дата написания резюме;

- подпись соискателя.

Резюме

Николаев Пётр Иванович

Адрес: 125125 г.Москва, ул. Свободы, д.1, кв.1

Телефон: 121-21-21

Возраст: 1980

Гражданство: РФ