Использование электронных таблиц в PowerPoint

Для использования в нашей презентации электронной таблицы нам понадобится помощь широко известных программ Excel и Word, так как таблицу мы можем создать в другом приложении и вставить ее в свою презентацию.

Использование Word-таблицы в PowerPoint.

Мы можем создавать таблицы в PowerPoint. Но если мы уже создали таблицу в Word, можно, и даже нужно, использовать ее в презентации.

Мы можем связать Word-таблицу со слайдом, используя возможности магистрали с двусторонним движением, называемой OLE.

OLE является сокращением выражения object linking and embedding (связывание и внедрение объектов). Этот инструмент программы Windows позволяет нам взять файл из одной программы и аккуратно поместить взятую информацию в другой программе. Если мы внедряем подобную информацию, она передается вместе с документом, в котором хранится. Если же она связывается, мы можем хранить ее где угодно и работать с ней в родительской программе; при каждом последующем открытии нами документа, содержащего подобную связь, этот документ будет автоматически обновляться.

Создать PowerPoint-таблицу несложно: достаточно обратиться к кнопке Создать слайд и выбрать слайд с таблицей. Добавить Word-таблицу к слайду чуть сложнее. Прежде чем поместить таблицу в слайд, необходимо скопировать ее в Буфер обмена программы Windows, используемой в качестве временной памяти всеми программами. Более подробно эта процедура выглядит так:

1. Выделить таблицу в Word, установив курсор на ней в любом месте, и выбрать Таблица, Выделить таблицу.

2. Нажать <Ctrl+C> или выбрать Правка, Копировать. В результате выделенная таблица будет скопирована в Буфер обмена.

3. Запустить программу PowerPoint или переключиться в нее, если она уже выполняется. Для этого нужно щелкнуть на инструментальной панели Office на кнопке PowerPoint.

4. Переключиться в режим просмотра слайдов и найти слайд, в который мы хотим вставить таблицу, или создать новый слайд с использованием кнопки Создать слайд.

5. Выбрать Правка, Специальная вставка.

6. Щелкнуть на Объект Документ Microsoft Word, затем нажать селекторную кнопку Связать. Выбрав Вставить, мы внедрим таблицу и оборвём все ее связи с исходным документом.

7. Щёлкнуть на кнопке OK.

Связывание хорошо использовать в тех случаях, когда нам приходится много раз возвращаться назад и редактировать данные во вставленной таблице. Но чтобы просто скопировать Word-таблицу в презентацию нам необходимо выполнить следующее:

1. Выделить таблицу в Word.

2. Нажать <Ctrl+С> или выбрать Правка, Копировать.

3. Переключиться в PowerPoint.

4. Перейти к нужному нам слайду.

5. Переключиться в режим просмотра слайдов.

6. Нажать <Ctrl+V> или выбрать Правка, Вставить, чтобы вставить таблицу из буфера.

Как связать электронную таблицу Excel со слайдом.

В очередной раз прибегнем к помощи Буфера обмена, чтобы передать данные между программами. Нужно открыть необходимую электронную таблицу Excel и выполнить следующие шаги:

1. Выделить ячейки, которые хотим скопировать, и нажать <Ctrl+С>, чтобы выполнить копирование в Буфер обмена.

2. Переключиться в PowerPoint.

3. В режиме сортировки слайдов перейти к слайду, в который хотим поместить электронную таблицу, или создать новый слайд.

4. Выбрать Правка, Специальная вставка.

5. Щёлкнуть на Объект Лист Microsoft Excel и нажать селекторную кнопку Связать.

6. Щёлкнуть на кнопке ОК.

Если связь не требуется, то нет проблем. Нужно повторить шаги, описанные выше, но на шаге 5 нажать кнопку Вставить, а не кнопку Связать. Ещё лучше заменить шаги 4,5 и 6 нажатием <Ctrl+V>, обеспечивающим быструю вставку данных из Буфера обмена.

Задача

Рассчитать динамику розничного товарооборота в действующих и сопоставимых ценах по магазину «товары повседневного спроса» за второй квартал отчётного года, используя данные таблицы.

Таблица 24

Оценка динамики товарооборота по магазину «товары повседневного спроса (сумма в млн.руб).

Товарные группы	Факт т/о за 1 кв.	Факт т/о за 2 кв.	Индекс цен, %	т/о в сопоставимых ценах	Динамика, %
в действующих ценах	в сопоставимых ценах
Продовольственные товары	405,3	405,0
Непродовольственные товары	171,7	175,0
Всего:	577,0	580,0	-

Решение:

1. Запустим табличный процессор MS Excel.

2. Введём необходимые данные по товарообороту согласно условия.

3. Отформатируем заголовок таблицы (жирным и по центру ячеек).

4. Отформатируем содержимое таблицы. Установим нужный формат данных: денежный, процентный и т. д.

5. Выделим мышью полученную таблицу и установим границы ячеек с помощью кнопки -- Все границы на вкладке Главная.

6. Распечатаем таблицу на принтере.

7. Запишем в таблицу расчётные формулы начиная со знака = , выбирая с помощью мыши нужные ячейки. Цифры и знаки арифметических операций будем вводить с помощью клавиатуры. Ввод формул завершаем нажатием клавиши Enter.

8. Распечатаем таблицу с результатами вычислений.

9. На вкладке Разметка страницы – в группе Параметры листа – в области Заголовки установим флажок Печать, чтобы печатались номера строк и заголовки столбцов.

10.

На вкладке Формулы – выберем команду Показать формулы, чтобы в таблице вместо значений распечатались формулы. Откорректируем ширину столбцов и распечатаем таблицу.

11. Для построения диаграммы выделим столбцы с нужными данными. С помощью вкладки Вставка построим диаграмму на этом же листе. Установим заголовок диаграммы. Распечатаем диаграмму.

26 октября 2014 г.Сергиенко М.А

Дата Подпись