Задачи, которые можно решить при помощи досье

Чтобы решить есть потребность у вас в составлении досье на сотрудников, партнеров, других лиц (и даже организаций) рассмотрим в решении каких задач досье способно оказать помощь.

Предсказание поведения.

Поведение человека подчиняется неким закономерностям, даже если мы их не знаем. На уровне бытовой психологии каждый знает, что если человек раньше злился, когда заходит разговор про итоги приватизации, то очень велики шансы, что новый разговор на ту же тему вызовет прежнюю реакцию.

Какое поведение следует предсказывать? Очевидно, то, которое может привести к проблемам для компании или самого человека. Зная, что сотрудник каждый раз попадает в беду, когда едет в командировку не надейтесь, что следующая пройдет гладко.

Если вы выявили закономерности, а это можно сделать на основе сопоставления информации, то можете предсказывать поведение, строить планы, подстраховываться в нужный момент.

Досье, в области предсказания поведения, отвечает на вопрос: «Что будет если … ?»

Объяснение поведения.

Мы не можем предсказать все поступки человека. Да что там! Мы не всегда можем прогнозировать свое собственное поведение. Сотрудники весьма часто ставят такие загадки перед своими боссами, что последние много бы отдали, чтобы узнать причину поступков.

Причина почти всегда находится в прошлом человека. Если мы достаточно подробно изучим историю (биографию) человека, то его будущее будет не таким уж туманным. Тот, кто каждый год ходит в поход по озерам Карелии, вероятно, отправится туда и на будущий год.

Когда мы узнаем причину, которая привела к тому или иному результату, мы можем предупредить негативное развитие событий.

Причинно-следственные связи важны потому, что они могут быть обобщены и применены к схожим ситуациям. Не надо набивать шишки на каждой кочке. Достаточно увидеть связь, между наездом на нее передним колесом велосипеда, потерей равновесия, падением и новой шишкой. Теперь при приближении к любому препятствию вы можете проявить большую внимательность и осмотрительность.

Досье, в области объяснения поведения, отвечает на вопрос: «Почему это произошло»?

Принятие решений.

Большая часть времени руководителя проходит в принятии решений. Часть из них связаны с персоналом:

- Кого премировать в этом месяце?

- Уволить или оставить?

- Дать ли еще один шанс?

- Справится ли этот сотрудник с новым заданием?

- Кто сделает это лучше всего?

- Почему эти двое не могут работать вместе?

- Кого назначить на должность начальника отдела?

- Кто мог допустить утечку информации?

- Почему он предал компанию?

- Будет ли после увольнения этот сотрудник доставлять беспокойство?

- Кто причастен к этой краже?

Как много хлопот у любого руководителя… Человеческая память устроена очень хитро: она ассоциативна и избирательна. Если мы слышим, что наш знакомый оступился и совершил некий проступок, наша память услужливо демонстрирует другие случаи его прегрешений, а также намекнет, кто еще мог бы совершить такое. Однако память не слишком надежное хранилище информации, это верно для большинства людей. Поэтому они используют ежедневники, записные книжки и т.п.

Досье, в области принятий решений, отвечает на вопрос: «Как (что) лучше (вернее) …»?

Профилактика нарушений.

Как часто мы сожалели о том, что не придали значения настораживающей информации, очевидным признаком, сигналам тревоги. Если бы досье помогало бы только в профилактике нарушений, то его следовало бы использовать. В некотором смысле (в более узком смысле), «профилактика нарушений» близка одному из предыдущих пунктов «предсказанию поведения». Если, опираясь на имеющуюся в досье информацию можно предсказать негативное поведение, способное навредить компании или самому человеку, то мы можем (должны) предпринять упреждающие, предостерегающие, предотвращающие меры.

Профилактика нарушений весьма сложная задача. Когда есть факт события и его не оспоришь, можно искать виновного, высказывать ему упреки, разряжаться праведным гневом и как-то иначе демонстрировать свое несогласие со случившимся. Но что будет, если вы подойдете к человеку на улице и скажите ему, что «судя по нашим данным, вы способны нарушить правила дорожного движения. Это может создать аварийную ситуацию. Позвольте вам напомнить, что переходить дорогу можно только в определенных местах, специальным образом оборудованных…».

Реакцию человека можно представить со всеми характерными деталями.

Досье, в области профилактики нарушений, отвечает на вопрос: «Что надо предпринять, чтобы не случилось беды с …»?

Таковы основные задачи, решаемые при помощи правильно организованных досье. Без сомнения есть и другие, которые в большинстве своем являются производными от названных выше. Например, вам потребовалось составить подробную характеристику на сотрудника – досье в этом может оказать поистине неоценимую помощь.

Процесс организации ведения досье.

Хранение

Необходимо обеспечить максимальную сохранность досье. Рукописи, конечно, не горят, с классиками нынче спорить не модно. Однако утрата досье может привести к очень и очень большим проблемам и если они просто сгорят, то вы будете считать, что легко отделались.

К счастью во времена высоких технологий нет неразрешимых проблем. Местом хранения может быть даже интернет. Не смущайтесь, что информация в Сети доступна для других лиц (например: системного администратора хостинг-провайдера). Правильная организация хранения не позволит ему прочитать даже слово, а вы сможете получить доступ к досье из любого интернет-кафе в мире. Интернет впрочем, как его не рекламируют, все еще экзотика для многих предпринимателей и предприятий. Людей, способных организовать сохранения важной информации также не много, поэтому есть смысл рассмотреть и другие способы.

Специальные компьютерные программы, в частности, Dossier v. 1.0. Она отличается тем, что информация верно структурирована, имеет интуитивно понятный интерфейс, позволяет определить различные права доступа, позволяет быстро получить доступ к конкретной записи, организован поиск по ключевым словам и т.д.

Также для хранения информации можно использовать самые обычные и распространенные программы, такие как MS Word, MS Access и др.

Наконец, досье, по старинке можно хранить в сейфе, в папке с надписью «Дело».

Ответственность за сохранность досье должна быть персонифицирована. Если вы не способны обеспечить максимальную сохранность досье, то не спешите с их заведением. Вы понимаете, что под сохранностью мы также понимаем недоступность досье для чужих глаз и рук.