Какова взаимосвязь законов организации?
Лекция 6: СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ЗАКОНЫ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
План:
1. Особенности функционирования социальной организации
2. Суть и содержание законов организации компаний
3. Суть и содержание законов организации людей
4. Какова взаимосвязь законов организации?
ОСОБЕННОСТИ ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ СОЦИАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ
Специфические законы базируются на эффективном использовании составляющих их законов в области функционирования компаний и людей. В рамках компании имеются две группы законов организации: для руководителя и индивидуума (рис. 1). Законы социальной организации являются составной частью организации как системы.
Отношения между компанией, подчиненными и руководителями в большей части стандартизированы в виде кодексов, правил и норм. Однако многие нюансы организационных отношений не отражены в нормативных документах либо в силу их новизны, либо в силу трудности. Соотношение формализованных коммуникаций и неформальных отношений руководителя с другими людьми (рис. 2) в организациях должно заранее определяться. Характер служебных отношений в компаниях определяется инструкциями, уставами, положениями о внутреннем распорядке, установившимися порядками, подписанными контрактами и т.п. Характер неформальных отношений определяется чувствами людей друг к другу - симпатиями и антипатиями, общими интересами и потребностями, договоренностями и традициями.
Руководители большинства компаний в основном заботятся о формализованной стороне отношений, считая что этого достаточно для достижения организационного порядка. Однако неформальные отношения работников вносят некоторые изменения в спроектированный организационный порядок, ослабляя или усиливая его. Поэтому неформальные отношения также должны быть объектом управления через профсоюзные, женские и молодежные организации. Гармония формальных и неформальных отношений дает возможность наилучшим образом реализовать потребности и интересы людей, что очень выгодно для компании.
СУТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ КОМПАНИЙ
Формулировка закона своеобразия: «Для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления».
Любая компания имеет некоторые особенности использования технологического оборудования, профессионализма и личностных качеств персонала, порядков и традиций отношений между работниками по вертикали и горизонтали. Эти особенности в совокупности определяют компанию как маленькое общество со своим населением и территорией, экономикой и целями, материальными ценностями и финансами, коммуникациями и иерархией. Каждая компания имеет свою историю, культуру, технологическую философию и персоналию. Для осуществления их гармонического взаимодействия и служит единственная, наиболее подходящая к ним организационная структура управления производства и управления (ОСУ). Оригинальность конкретной ОСУ достигается на базе использования существующих типовых ОСУ (линейных, функциональных, штабных и др.) путем включения в них или исключения из них каких-либо подразделений или связей.
Например,ООО «Техком» в течение 8 лет занимается ремонтом автомобилей на автотрассах по вызову. В течение 30 минут бригада мастеров прибывает на место поломки автомобиля и производит необходимый ремонт. В компании 6 разъездных ремонтных бригад по 3 человека и 2 бригады по 8 человек работают в стационаре. Кроме того, имеются отдел кадров, бухгалтерия и другие обслуживающие подразделения. В компании явно выраженная линейно-функциональная структура управления и производства. Однако в компании сложились приоритетные отношения к работникам ремонтных бригад. Их мнение и пожелания учитывались и исполнялись быстрее и качественнее, чем распоряжения руководителя компании. Все об этом знали и полагали, что это нормально. Таким образом, линейно-функциональная структура дополнилась матричной составляющей - это и есть элементы оригинальности положительно влияющие на деятельность компании. Управленческие воздействия шли не только сверху вниз, но и снизу вверх (рис. 3).
Формулировка закона социальной гармонии: «Для каждой компании развитие социальной сферы увеличивает производительность труда работников, как за счет повышения эмоционального уровня работника (улучшается качество продукции), так и за счет активизации его трудовой деятельности (повышается производительность труда)».
В социальную сферу деятельности компании входит выполнение функции социального развития коллектива. Она включает: достижение социальной справедливости, создание приемлемого социально-психологического климата в каждой группе работников, улучшение условий труда и отдыха работников и членов их семей, заботу о здоровье и достойное пенсионное обеспечение.
В отличие от технологических, функция социального развития коллектива играет большую объединяющую роль. Обычно управленческие и технологические функции компании ограничиваются рамками отдела, цеха и других формальных структур (рис. 4),
а функция социального развития охватывает весь коллектив (рис. 5). Это позволяет улучшить общение работников разных подразделений, что часто приводит к появлению новых технологических идей, полезных для компании.
СУТЬ И СОДЕРЖАНИЕ ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ ЛЮДЕЙ
Формулировка закона оптимальной загрузки: «Для каждого человека существует оптимальный объем загрузки работой, при котором в полной мере раскрываются его способности и возможности».
В компаниях трудятся люди с разным образованием, опытом, здоровьем и темпераментом. Кто-то работает достаточно быстро, кто-то — более медленно. Время и качество выполняемых работ зависит как от их объема и сложности, так и от личностных особенностей человека. Очень большой объем работы может сразу напугать работника и вместо мобилизующего фактора выступит тормозящий, сковывающий дальнейшую деятельность человека. Малый объем работы расхолаживает человека и заставляет его искать другие виды деятельности, что не всегда идет на пользу компании и самому человеку (рис. 6).
Для каждого работника можно найти область эффективной деятельности:
• по упреждению — с помощью различных методов тестирования;
• по результатам (опытным путем) — за счет использования методики «мелких шагов». Эта методика заключается в том, что для каждого работника руководитель выбирает ориентировочный объем работы, который тот может выполнить в течение недели. Если работник уверенно справился с заданием, то руководитель увеличивает объем задания на 10%, если не справился, то задание уменьшается на 10% и т.д. Такой прием повторяется многократно до достижения наилучших результатов.
Формулировка закона эффективного восприятия и запоминания информации: «Процессы восприятия и запоминания информации человеком реализуются наиболее эффективно, если они приближены к процессу его мышления».
Особенности мышления человека проявляются в двух типах: образности или алгоритмичности. Образное мышление — это представление каких-либо событий в виде изобразительных, ярких, а возможно и одушевленных эквивалентов. Алгоритмическое мышление основано на логике представления и развития реальных событий.
Каждый человек обладает преимущественно тем или другим типом мышления. Для одного человека изображение какого-либо процесса или явления даст больше информации, чем несколько листов пунктуальных расчетов, для другого — именно цифры, математические или логические соотношения дают основание для принятия того или иного решения. Например, цена изделия в 2000 рублей может ассоциироваться с нагруженной лодкой, 2111-с парусником (рис. 7), 90 60 90 - с фотомоделью, 60 90 60 -с беременной женщиной и т.д.
Во всех случаях используется система индивидуальной «прочной памяти». Так, многие люди, увидев знакомого человека сразу вспоминают, как его зовут, какие события их связывают. В теории управленческих решений существуют даже две группы методов разработки управленческих решений — образные и логические. К образным относятся эвристический, сценариев и дерева решений, а к логическим - аналитический, статистический, экспертный и теоретико-игровой. Таким образом, руководитель должен индивидуально подходить к каждому работнику и советовать ему использовать соответствующую методику для запоминания информации и разработки решений.
Далее мы приведем формулировки еще четырех законов с очень краткими комментариями в надежде на то, что заинтересованный читатель сам составит систему объяснений к ним.
Формулировка закона эффективного осмысления: «Эффективное осмысление нового возможно при наличии у человека большого объема знаний или информации по данной тематике».
Мудрый афоризм «Чтобы сделать шаг вперед, необходимо одной ногой стоять на уже известном, прошедшем, может быть забытом» образно интерпретирует данный закон. Руководитель, желающий развития своей компании, не должен жалеть средств на повышение квалификации своих наиболее перспективных сотрудников, так как знания и информация всегда дают наибольшую отдачу.
Формулировка закона установки: «Любой человек воспринимает наиболее полно ту информацию, на которую он настроился и к которой он приготовился».
Избирательность в информационном поле характерна для человека. Поэтому руководителю необходимо заранее настраивать работников на соответствующую информацию, оповещать их о тематике собрания, возможных предложениях и решениях. Всякая дополнительная информация, не относящаяся к объявленной области, не воспринимается.
Формулировка закона устойчивости информации: «Первая информация о каком-либо событии, поступившая человеку, является более устойчивой, чем повторная о том же событии».
Первая информация о событии обычно не встречает в сознании человека сопротивления и спокойно запоминается, следующая о том же событии уже сопоставляется с первой и здесь возможны конфликты. Поэтому руководитель должен вовремя доводить до подчиненных достоверную информацию о каком-либо процессе или явлении, чтобы опередить ложную или непроверенную.
Формулировка закона доходчивости информации: «Доходчивость сообщения для человека будет выше при одновременном использовании нескольких форм подачи одной и той же информации (мультимедиа)».
Одновременное использование образных и алгоритмических способов подачи информации позволяет человеку выбрать ту форму подачи, которая соответствует его типу мышления (см. закон эффективного восприятия и запоминания информации). Поэтому руководитель должен использовать различные сочетания форм подачи материала для подчиненных: слова, расчеты, плакаты, образцы и т.д.
КАКОВА ВЗАИМОСВЯЗЬ ЗАКОНОВ ОРГАНИЗАЦИИ?
Как известно, законы организации условно разделены на две группы — универсальные (основополагающие и фоновые) и специфические. Они имеют некоторые особенности реализации и зависимости от этапа жизненного цикла, в котором находится компания (ЖЦК). Напомним, что ЖЦК включает восемь (в форме шляпы) взаимосвязанных этапов: нечувствительность (Э1), внедрение (Э2), рост (ЭЗ), зрелость (Э4), насыщение (Э5), спад (Э6), крах (Э7) и ликвидация или утилизация (Э8) (рис. 84.1).
Законы оказывают друг на друга как положительное так и отрицательное влияние. Мы оценим влияние законов друг на друга отдельно в каждой группе и в целом.
Рассмотрим основополагающие законы. Основным здесь является закон самосохранения (ЗСС), который гласит, что каждая материальная система (организация, коллектив, семья) стремится сохранить себя (выжить) и использует для достижения этого весь свой потенциал (ресурс). Закон синергии (ЗС) и закон развития (ЗР) способствуют или тормозят развитие ресурсов компании (рис. 8 и рис. 9).
Эффективность деятельности компании
Наиболее характерное влияние универсальных законов организации на развитие компании приведено в табл. 1.
Таблица 1
Влияние законов организации на различных этапах жизненного цикла
| Наименование закона организации | Обозначение этапов | |
| максимальное влияние | минимальное влияние | |
| Закон синергии (ЗС) | Э1 | |
| Закон композиции-пропорциональности (ЗКП) | Э1, 32 | 37, 38 |
| Закон развития (ЗР) | Э5 | |
| Закон информированности-упорядоченности (ЗИУ) | Э1 - 38 | |
| Закон самосохранения (ЗСС) | ||
| Закон единства анализа и синтеза (ЗЕАС) | 31, 38 |
Так, отрицательная синергия и нахождение компании на этапах спада, краха и утилизации двигают ее в сторону банкротства или ликвидации. А положительная синергия и нахождение компании на этапах роста, зрелости, насыщения двигают компанию в сторону долговременной деятельности или в сторону криминала (7 уровень). Таким образом, даже хорошие факторы иногда могут сыграть плохую службу.
К фоновым законам относятся закон информированности-упорядоченности (ЗИУ), закон единства анализа и синтеза (ЗЕАС) и закон композиции-пропорциональности (ЗКП). Основным из них является закон композиции-пропорциональности, устанавливающий, что каждая материальная система стремится приобрести, создать или сохранить в своей структуре все необходимые ресурсы (композицию), находящиеся в заданной соотносительности или заданном подчинении (пропорции).
Законы информированности-упорядоченности, единства анализа и синтеза служат процессорной или технологической составляющей закона композиции-пропорциональности. При этом реализация указанных законов может привести как к гармонизации ресурсов технической, биологической или социальной систем, так и к дисгармонизации их совместной деятельности либо в результате неполного набора, либо в результате несоблюдения пропорциональности (рис. 10).
Среди специфических законов основным является закон своеобразия, который гласит: «Для каждой компании существует наилучшая и только ей присущая организационная структура производства и управления». Все другие специфические законы при профессиональном использовании могут помочь сформировать наилучшую структуру компании, а при их незнании - могут ухудшить ее (рис. 11).
Таким образом, ЗИУ, ЗСС, ЗР и специфические законы - это функциональные законы, связанные с организацией как процессом. ЗС, ЗЕАС и ЗКП - это структурные законы, связанные с организацией как явлением. Эти законы управляют деятельностью человека во всех случаях, но они могут быть также частично использованы самим человеком при профессиональном подходе с его стороны.
