Создание межтабличных связей

Целостность данных - это набор правил, гарантирующих, что Access будет работать только с непротиворечивыми данными и разрешёнными операциями.

Активизировать команду Сервис \ Схема данныхВ диалоговом окне Схема данных:

1. Щёлкнуть по кнопке Добавить таблицу.

2. В диалоговом окне из списков выбрать Таблицы, между которыми создаются связи. Закрыть окно Добавление таблицы. Искомые таблицы появятся в окне Схема данных..

3. Выделить в 1-й таблице ключевое поле и с помощью мыши перетащить его на одноименное поле 2-й таблицы.

При отпускании кнопки мыши откроется диалоговое окно Связи

4. Установить флаг Обеспечение целостности данных.

5. Щёлкнуть по кнопке Создать. Появится связь 1:1.

Предположим, что требуется установить связь между таблицами "Кафедра" и "Преподаватель" через поле ККАФ (код кафедры). В таблице "Кафедра" это поле является уникальным ключом, а в таблице "Преподаватель" — внешним ключом. Если схема данных создается заново, то при нажатии на кнопку "Схема данных" поверх окна схемы данных появится окно "Добавление таблицы". В этом окне следует выделить требуемые таблицы и нажать "Добавить".

В результате в окно схемы данных будут добавлены графические образы двух таблиц:

Необходимо перетащить мышью поле ККАФ таблица "Кафедра" на поле ККАФ таблицы "Преподаватель". В открывшемся окне "Изменение связей" следует установить флажок "Обеспечение целостности данных". В этом случае Access будет выдавать предупреждающие сообщения о неправильном вводе данных, если, например, в поле ККАФ подчиненной таблицы "Преподаватель" будет введено значение, отсутствующее в поле ККАФ базовой таблицы "Кафедра".

Обратите внимание, что Access автоматически определил тип связи как "один-ко-многим".

Можно также установить флажки "каскадное обновление связей" и "каскадное удаление связей". В этом случае Access автоматически скорректирует (удалит) записи в подчиненных таблицах, если будут изменены записи в базовой таблице.

После нажатия на кнопку "Создать", образы таблиц будут соединены связями как показано на рисунке. Ключевые в базовых таблицах выделяются жирным шрифтом.

Для установления связей по составному ключу необходимо в окне "Изменение связей" в полях "Таблица/Запрос" и "Связанная таблица/запрос" вручную выбрать из списков пары связываемых полей. На рисунке показан пример связи по составному ключу.

Если перетащить поле, не являющееся ключевым и не имеющее уникального индекса, на другое поле, которое также не является ключевым и не имеет уникального индекса, создается неопределенное отношение. В запросах, содержащих таблицы с неопределенным отношением, Microsoft Access по умолчанию отображает линию объединения между таблицами, но условия целостности данных при этом не накладываются и нет гарантии уникальности записей в любой из таблиц.

Образовавшиеся межтабличные данные отображаются в окне Схема данных в виде линий, соединяющие 2 поля разных таблиц. Одна из таблиц считается главной,а другая – связанной. Главная –это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем.

Связь между таблицами позволяет:

· Исключить возможность удаления или изменения данных в ключевом поле главной таблицы, если с этим полем связаны поля других таблиц;

Установить флаг Обеспечение целостности данных.

· При удалении данных в ключевом поле главной таблицы автоматически удалить соответствующие данные в полях связанных таблиц.

Установить дополнительно флаги Каскадное обновление связанных полей и Каскадное удаление связанных записей.

Работа с запросами

Запрос – это отбор записей в разнообразных формах, в соответствии с выбранными условиями.

Запросы служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде.

Виды запросов:

· На выборку;

· Запрос с параметром (критерий задаёт сам пользователь)

· Итоговые запросы (производят вычисления по заданному полю и выдают результат);

· Запросы на изменение (позволяют автоматизировать - заполнение полей таблиц);

· Перекрёстные запросы (позволяют создавать результирующие таблицы на основе результатов расчётов, полученных при анализе группы таблиц)

Специфические запросы – запросы к серверу БД, написанные на языке запросов SQL

Для подготовки используем закладку Создание и выбираем способ создания запроса.

Запросы и фильтры

Запрос на выборку содержит условия отбора данных и возвращает выборку, соответствующую указанным условиям, без изменения возвращаемых данных. В Microsoft Access существует также понятие фильтра, который в свою очередь является набором условий, позволяющих отбирать подмножество записей или сортировать их. Сходство между запросами на выборку и фильтрами заключается в том, что и в тех и в других производится извлечение подмножества записей из базовой таблицы или запроса. Однако между ними существуют различия, которые нужно понимать, чтобы правильно сделать выбор, в каком случае использовать запрос, а в каком — фильтр.

Основные отличия запросов и фильтров заключаются в следующем.

· Фильтры не позволяют в одной строке отображать данные из нескольких таблиц, т. е. объединять таблицы.

· Фильтры не дают возможности указывать поля, которые должны отображаться в результирующем наборе записей, они всегда отображают все поля базовой таблицы.

· Фильтры не могут быть сохранены как отдельный объект в окне базы данных (они сохраняются только в виде запроса).

· Фильтры не позволяют вычислять суммы, средние значения, подсчитывать количество записей и находить другие итоговые значения.

Запросы могут использоваться только с закрытой таблицей или запросом. Фильтры обычно применяются при работе в режиме Формы или в режиме Таблицы для просмотра или изменения подмножества записей. Запрос можно использовать:

· для просмотра подмножества записей таблицы без предварительного открытия этой таблицы или формы;

• для того чтобы объединить в виде одной таблицы на экране данные из нескольких таблиц;
• для просмотра отдельных полей таблицы;

· для выполнения вычислений над значениями полей.

Работа с формами

Формы позволяют:

· Вводить данные в таблицы БД без непосредственного доступа к самим таблицам;

· Выводить результаты работы запросов в виде красиво оформленных форм.

Существует два вида формирования структуры форм:

· На основе таблицы;

· На основе запроса.

· Возможен и комбинированный (творческий) подход.

Работа с отчётами

Отчёты служат для форматированного вывода данных на печатающее устройство.

Здесь существуют средства ручного, автоматического и автоматизированного проектирования.

Структура готового отчёта отличается от структуры формы только увеличенным количеством разделов. Кроме разделов заголовка, примечания и данных, отчёт может содержать разделы верхнего и нижнего колонтитулов. Если отчёт занимает более одной страницы, эти разделы необходимы для печати служебной информации, например номеров страниц.

Мастер отчётов работает в шесть этапов.

I. выбор таблицы или запросов, на которых отчёт базируется; выбор полей, отражаемых в отчёте;

II. выбор полей группировки (уровней и интервалов группировки);

III. выбор полей и методов сортировки;

IV. выбор структуры отчёта печатного макета (блочный, ступенчатый, выровненный по левому краю и т.п.)

V. выбор стиля оформления (из предложенного списка);

VI. на последнем этапе выполняется сохранение отчёта под заданным именем.

Более подробно работу с СУБД Microsoft Access можно изучить по специальной литературе, а практические навыки приобрести, выполнив лабораторные работы по созданию баз данных.

Лабораторные работы

Лабораторная работа 1.
Сортировка и обработка списков связанных данных в электронной таблице

Цель работы

Знакомство с методами обработки данных, организованных в списки, сортировкой, редактированием, просмотром, поиском и извлечением данных по различным критериям.

Подготовка к работе

По указанной литературе изучить приёмы работы со списками, сортировка списка по строкам, столбцам, обработка списка с помощью формы, изменение структуры таблицы.

Контрольные вопросы

1. Дать понятие списков связанных данных (ССД).

2. Дать понятие записи.

3. Дать понятия поля.

4. Добавление данных к существующему списку.

5. Сортировка списка по строкам.

6. Сортировка списка по столбцам.

7. Сортировка данных по заданному условию.

8. Обработка списков с помощью формы.