Определение необходимости в дальнейшей детализации

В учебно-справочной литературе по управлению проектами для проектов средней сложности рекомендуется использовать до 6 уровней СДР: 3 верхних уровня для предоставления информации уровня заказчика, 3 нижних уровня для детализации информации уровня исполнителя. Глубина детализации СДР зависит от размера и сложности проекта, поскольку должна обеспечивать четкую формализацию целей и результатов работы, которые необходимо выполнить. Каждый пакет работ включает весь объем работ, выполняемый основной организацией, ответственной за данный пакет работ, так же, как и организациями, с которыми заключены подрядные договора.

Дальнейшая детализация необходима, если:

· Необходимо повысить точность оценки стоимости и длительности работ;

· Для пакета работ определен более чем один ответственный;

· Объем работ, выполняемый в рамках данного пакета, описывает больше одного результата проекта;

· Необходимо раздельно определить стоимость процессов или результатов, описанных в данном пакете работ;

· Есть зависимость между работами внутри разных пакетов;

· Есть существенные перерывы в выполнении работ в рамках пакета;

· Меняются требования к ресурсам в течение времени в рамках пакета работ;

· Различаются исходные условия для работ внутри пакета работ;

· Существуют риски, связанные с частью пакета работ;

· Для части пакета работ может отдельно пересчитываться расписание.

Как было определено ранее, уровень детализации СДР зависит от размера и баланса между сложностью, риском, и требованиями руководителя проекта к контролю проекта. Уровень детализации может также изменяться в процессе жизненного цикла проекта. Для краткосрочных проектов на начальной стадии можно разработать всю СДР до достаточного уровня детализации, в то время как долгосрочные проекты и проекты с высоким уровнем сложности могут не декомпозироваться полностью на начальной стадии. Полностью СДР для таких проектов можно описать в процессе их реализации. С другой стороны, это может означать, что для конкретного проекта отдельные пакеты работ могут иметь различные уровни детализации. В частности, это верно при разработке «развертывающихся» проектов, когда план детализируется для работ, которые должны непосредственно начаться, а работы будущих периодов определяются укрупненно, на верхнем уровне, до тех пор, пока на более поздней стадии жизненного цикла проекта можно будет прописать их более детально.

Управление сроками проекта включает в себя процессы, обеспечивающие своевременное завершение проекта. На первом этапе определяется состав операций, которые необходимо выполнить для получения различных результатов проекта. Представим этот этап в виде взаимосвязи исходной информации, методов ее обработки и получаемых результатов

Методы и средства

Иерархическая Декомпозиция структура работ WBS Шаблоны Описание содержания (типовые фраг- проекта менты работ Историческая информация по Ограничения, допущения аналогичным Экспертные оценки проектам)

Список работ Дополнительные документы Уточнение иерархической структуры работ

Входы

Выходы

Рис. 2 Структура процесса «Определение состава операций»

Определение состава работ включает идентификацию и документальное оформление отдельных работ, которые должны быть осуществлены для выполнения целей и подцелей проекта, определенных в иерархической структуре работ (WBS). Обоснование проекта и его целей, включенных в описание содержания проекта, а также прошлый опыт о том, какие операции действительно требовались при исполнении аналогичных проектов, должны быть также учтены при определении состава операций.

Декомпозиция как средство определения состава операций предполагает подразделение пакетов работ на меньшие, более управляемые компоненты. Перечень операций аналогичного проекта может быть использован в рассматриваемом как шаблон. В результате этого процесса получают перечень операций, которые необходимо выполнить в рамках проекта, и уточняют WBS. Далее приступают к определению последовательности и взаимосвязей операций. Структура этого процесса показана на рис. 3

Методы и средства

Входы

Перечень операций Описание продукта Внешние, обязательные, организационные взаимосвязи Контрольные события

Диаграммы Ганта, стрелочные и предшествования Методы условных диаграмм Сетевые шаблоны

Сетевая диаграмма проекта Уточнение списка операций

Выходы

Рис. 3. Структура процесса «Определение последовательности и взаимосвязи операций»

Определение взаимосвязей работ – это процесс идентификации и документирования логических взаимосвязей между операциями. Характеристика продукта часто влияет на последовательность операций. Хотя подобное влияние часто, очевидно и заложено в перечне операций, необходимо повторно проанализировать продукт. Обязательные (технологические) взаимосвязи определяются технологией производства работ, физическими ограничениями и жесткой логикой процессов. Организационные взаимосвязи определяются командой проекта и могут изменяться. Внешние взаимосвязи определяются внешними по отношению к проекту воздействиями. В последовательность операций необходимо включить контрольные точки, чтобы можно было констатировать удовлетворение требований к исполнению контрольных событий.

Практически каждый проект достаточно сложен, и его разбивка на этапы и внутренние связи должна быть зафиксирована в виде какой-либо модели. Исторически первыми такими моделями являлись линейные диаграммы Гантта (Gantt Bar Craft), на которых операции проекта представлялись протяженными во времени отрезками, характеризующимися датами начала и окончания работ.

При небольшом количестве операций, детерминированных оценках продолжительности и взаимосвязи между работами линейные диаграммы вполне отвечают своему назначению и применяются до настоящего времени. По мере усложнения проектов, развития методов программирования и исследования операций появились сетевые диаграммы с возможностью отражать взаимосвязи между операциями, применять не только детерминированные, но и вероятностные оценки длительности, формализовать процесс расчета сети и использовать ЭВМ.

Диаграммы предшествования (Precedence Diagramming Method, PDM) – это метод построения сетевой диаграммы, использующий прямоугольники (узлы) для представления операций, а зависимости между ними отображаются стрелками, показывающими взаимосвязи операций рис. 4.

2 06lbir8MF4gagjjyMPJAzYfB2a/pPc7IK0xGcTJRQ78Ozl2lFOPQmzdMOlvzCG2GXoX9vm9cPKiq wqygV2Uxy7dXHmfojVCarBi2cOhltDv98Nn8OPROMvQqTPVWh55dUKm+v96/qHznPVL3D4+3V9P1 1P67ql+5mGWLh8XT3Wz5p/8vAAAAAP//AwBQSwMEFAAGAAgAAAAhAPFtfnrcAAAABQEAAA8AAABk cnMvZG93bnJldi54bWxMj0FLw0AQhe+C/2EZwZvdJNJiYzalFPVUBFtBepsm0yQ0Oxuy2yT9945e 9PLg8Yb3vslWk23VQL1vHBuIZxEo4sKVDVcGPvevD0+gfEAusXVMBq7kYZXf3mSYlm7kDxp2oVJS wj5FA3UIXaq1L2qy6GeuI5bs5HqLQWxf6bLHUcptq5MoWmiLDctCjR1tairOu4s18DbiuH6MX4bt +bS5Hvbz969tTMbc303rZ1CBpvB3DD/4gg65MB3dhUuvWgPySPhVyZZRIvZoIJkvYtB5pv/T598A AAD//wMAUEsBAi0AFAAGAAgAAAAhALaDOJL+AAAA4QEAABMAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAAFtDb250 ZW50X1R5cGVzXS54bWxQSwECLQAUAAYACAAAACEAOP0h/9YAAACUAQAACwAAAAAAAAAAAAAAAAAv AQAAX3JlbHMvLnJlbHNQSwECLQAUAAYACAAAACEAwFJUyfQsAACA6gEADgAAAAAAAAAAAAAAAAAu AgAAZHJzL2Uyb0RvYy54bWxQSwECLQAUAAYACAAAACEA8W1+etwAAAAFAQAADwAAAAAAAAAAAAAA AABOLwAAZHJzL2Rvd25yZXYueG1sUEsFBgAAAAAEAAQA8wAAAFcwAAAAAA== ">

Старт

Финиш

Рис. 4. Сетевая диаграмма, составленная методом предшествования

Диаграммы предшествования используют пять типов взаимосвязей:

1. Финиш – Старт. Работа В не может начаться до завершения работы А.

2. Финиш – Финиш. Работа В должна окончиться не ранее окончания работы А.

3. Старт – Старт. Работа В начинается не раньше работы А.

4. Старт – Финиш. Работа В не может окончиться (должна продолжаться), пока не начнется работа А.

5. Гамак. Работа В должна начаться с окончанием работы А и продолжаться до старта работы С.

Дополнительные виды взаимосвязей: как можно раньше; как можно позже; работа должна начаться (закончиться) точно в указанный срок; крайний срок.

Стрелочные диаграммы (Arrow Diagramming Method, ADM). Этот метод построения сетевой диаграммы использует стрелки для представления операций и связывает их друг с другом в узлах, показывающих их логические взаимосвязи. Стрелочная диаграмма использует следующие основные элементы: событие, работа, зависимость, ожидание рис 4.

Рис. 4. Стрелочная диаграмма

Работа – производственный процесс, требующий затрат времени и ресурсов и приводящий к определенному результату.

Событие – факт окончания одной или нескольких работ, необходимый и достаточный для начала следующих работ.

Ожидание – процесс, требующий только затрат времени (т. е. технологический или организационный перерыв).

Зависимость (фиктивная работа) вводится для отражения технологи- ческой и (или) организационной взаимосвязи работ и не требует затрат ни времени, ни ресурсов.

Рассмотрим далее основные правила построения стрелочных диаграмм. Направление стрелок в сетевом графике следует принимать слева направо. Форма графика должна быть простой, без лишних пересечений.

Любая работа на сетевом графике может соответствовать одному из следующих условий: у нее могут быть последующие (ая) работы, но отсутствовать предшествующие (ая); могут быть предшествующие работы, но не быть последующих; могут быть как предшествующие, так и последующие работы.

Первое условие соответствует началу проекта, второе – его окончанию.

Последнее условие – для работ между начальным и завершающим событиями.

Если работы выполняются последовательно (Б после А, В после Б), то форма такого графика следующая:

Если результат работы А необходим для выполнения работ Б и В, то эта часть сетевого графика изображается так:

Если результат работ А и Б необходим для выполнения работы В, –

При построении параллельных работ, т. е. когда одно событие служит началом двух или более работ, заканчивающихся другим событием, вводится дополнительное событие и зависимость –

А Б В

Если после окончания работ А и Б можно начать работу В, а начало работы Г зависит только от окончания А, а начало работы Д только от окончания Б, то форма сетевого графика будет следующей:

Если те или иные работы начинаются после частичного выполнения предшествующей, то эту работу следует разбить на части. При этом каждая часть считается самостоятельной работой.

Земляные работы

1-я захватка 2-я захватка

3-я захватка

1-я захватка

2-я захватка

3-я захватка

5 6 7

Устройство фундаментов

В сетевом графике не должно быть тупиков, т. е. событий, которым предшествуют работы, но нет последующих (исключением является конечное событие) хвостов, т.е. событий, у которых есть последующие работы, но нет предшествующих (исключением является начальное событие) и замкнутых циклов.

Другой инструмент – контрольные точки. Контрольные точки используются для оценки хода выполнения проекта. Чтобы задать контрольные точки, следует определить моменты, наиболее значимые для заказчика. Контрольная точка всегда должна быть завершением определенного этапа в ходе выполнения проекта. Их не должно быть слишком много. Можно ориентироваться на следующие цифры: для проекта сроком 1 месяц контрольные точки могут быть еженедельными, для срока 2-3 месяца – один раз в две-три недели, для срока в несколько месяцев – примерно раз в месяц или реже.

Поскольку не все наши предположения могут быть абсолютно верными, следует оценить риски по срокам и заложить резерв, который будет являться еще одним средством управления временем. При оценке рисков в небольших проектах менеджер опирается главным образом на опыт и интуицию. Например, практически любой, кто сталкивался с ремонтными работами, убедился, что они никогда не укладываются в намеченные сроки, значит, риск задержки достаточно велик и следует прибавить к запланированному времени ремонта резервное время – около 20%. В небольшом проекте имеет смысл оценивать риски по каждой подзадаче и потом суммировать их. В крупном проекте оценивается, какие риски характерны для проекта в целом и добавляется время по всему проекту пропорционально риску.

Таким образом, основными инструментами управления временем являются тщательно продуманный календарный план, резервы времени, контрольные точки. Календарный план может корректироваться по мере уточнения бюджета проекта, поскольку снижение или увеличение объема затрат может повлиять на сроки проекта. С календарным планом знакомится заказчик, желательно, чтоб он его завизировал, если все предложенные сроки решения задач его устраивают. Следует, однако, понимать, что календарный план – это ваш рабочий инструмент, по мере выполнения проекта будут возникать какие-то проблемы, смещения задач, перестановки в зависимости от складывающейся ситуации, поэтому не надо воспринимать его как некое «прокрустово ложе».

Вопросы и задания для самоконтроля:

1. Какие инструменты управления временем вы знаете?

2. Что такое план проекта? Что он должен включать?

3. Что такое декомпозиция задач?

4. Что такое трудоемкость, каковы единицы ее измерения?

5. Чем трудоемкость отличается от времени выполнения задачи?

6. Что такое контрольные точки?

7. Что такое резерв времени, от чего он зависит?

Литература:
[1], стр. 232-254.