Изучение технологии регистрации, сбора и передачи информации в условиях экономической информационной системы

Организационная структура IT – службы

Информационная служба предприятия состоит из отделов:

· Информационной безопасности;

· Разработки;

· Сопровождения;

· Системного администрирования.

ИТ служба является одним из структурных подразделений предприятия

ИТ служба

Отдел разработки

Отдел сопровождения

Отдел системного администрирования

Отдел информационной безопасности

Функции, роль и места IT – службы в структуре

В ООО «СПЕЦСТРОЙМАШ» используются следующие виды организационных документов: положения о структурных подразделениях предприятия, должностные инструкции, структура и штатная численность, расписание

В ООО «СПЕЦСТРОЙМАШ» есть виды распорядительных документов такие как решения, приказы, распоряжения.

Документы, служащие средством общения между организациями, предприятиями и частными лицами: протокол, докладная, служебная, объяснительная записки, справка, заявление и т.д.

В вышеперечисленных документах содержится информация об экономическом состоянии, текущих проектов, ходе работ состоянии техники.

2.3 Характер и содержание информации, используемой на предприятии;

В ООО «СПЕЦСТРОЙМАШ» используются следующие виды организационных документов:

Изучение технологии регистрации, сбора и передачи информации в условиях экономической информационной системы

Прием, обработка. Регистрация и распределение входящих документов

Входящие документы проходят первичную обработку, предварительное рассмотрение, регистрацию, рассмотрение руководством и передаются исполнителям

Прием и первоначальная обработка поступающей корреспонденции в ОАО осуществляется в централизованном порядке канцелярией. При первичной обработке корреспонденции проверяется правильность доставки, целостность упаковки документов. Ошибочно попавшая корреспонденция возвращается в почтовое отделение.

Документы в канцелярии сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии с «Перечнем документов, не подлежащих регистрации». Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций и с пометкой «лично» непосредственно передаются по назначению.

Регистрируемые документы передаются по назначению после их рассмотрения и регистрации.

Предварительное рассмотрение поступивших документов производится заведующим канцелярией. При этом устанавливается должностное лицо или подразделение, которому следует передать на рассмотрение или исполнение поступивший документ.

Передача документов на рассмотрение или исполнение производится исходя из содержания и важности документа и в соответствии с функциями и компетенцией подразделений или должностных лиц, которым документ направляется.

На рассмотрение руководству передаются документы высших органов государственной власти, вышестоящих организаций, а также содержащие информацию по принципиальным вопросам деятельности ОАО, исполнение которых требует решения руководства.

Остальные документы направляются в структурные подразделения, либо непосредственно исполнителям.

Входящие документы регистрируются в день их поступления. Регистрация документа – запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая факт его получения, отправления или создания.

Регистрационный номер документа – цифровое или буквенное-цифровое обозначение, присваиваемое документу при его регистрации.

Регистрация документов производится с целью обеспечения учета, контроля и поиска документов.

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных формах (РКФ) – журналах или карточках.

Полученная канцелярией корреспонденция регистрируется в журнале регистрации входящих документов.

Приказы, распоряжения и циркулярные письма вышестоящих организаций регистрируются в специальном журнале.

Извещения на ценные бандероли и посылки регистрируются в журнале регистрации извещений, а сами бандероли и посылки – в журнале регистрации бандеролей, посылок.

Поступившие телеграммы регистрируются в журнале регистрации входящих телеграмм.

Поступившие телефонограммы записываются (печатаются) получателем на специальном бланке или в журнале и оперативно передаются руководителю, которому они адресованы.

Зарегистрированные документы передаются из канцелярии руководителям ОАО и его структурных подразделений для рассмотрения по существу содержащихся в документе вопросов.

в день поступления.

Результаты рассмотрения документов отражаются в резолюциях. Резолюции должны содержать ясное и исчерпывающее указание о порядке и характере исполнения документов и исполнителе.

Резолюция подписывается с указанием даты. Исполнитель, указанный в резолюции первым, является ответственным исполнителем с правом созыва соисполнителей.

После регистрации входящие документы, отобранные для доклада генеральному директору ОАО, передаются в день их получения из канцелярии секретарю генерального директора.

Резолюции генерального директора ОАО заносятся секретарем приемной в соответствующие журналы. Рассмотренные документы вместе с журналами передаются в канцелярию.

Законодательные, нормативно-правовые, распорядительные и другие документы высших органов государственной власти РФ и вышестоящих для ОАО организаций после регистрации в канцелярии передаются в центр стратегического планирования и контроля (ЦСП).

После рассмотрения начальником ЦСП необходимые документы направляются в приемную генерального директора ОАО. Секретарь

21:16:01

генерального директора ОАО документы вышестоящих организаций с резолюцией руководителя возвращают начальнику ЦСП для учета и контроля их исполнения.

Подготовка, регистрация, обработка и передача исходящих документов

Проекты исходящих документов подготавливаются структурными подразделениями и исполнителями по поручению руководителей Общества и в инициативном порядке. До передачи документа на подпись исполнитель должен проверить его содержание, правильность оформления, наличие необходимых виз и приложений. Документ представляется на подпись вместе с материалами, на основе которых он готовился.

Регистрация отправляемых документов производится в журнале регистрации исходящих документов.

На отправляемом документе проставляется дата и регистрационный номер, который состоит из индекса подразделения, номера дела и порядкового номера.

Обработка и отправка всей исходящей корреспонденции ОАО (кроме телеграмм, телефонограмм, факсограмм) осуществляется централизованно канцелярией в соответствии с Правилами оказания услуг почтовой связи.

Отправляемая корреспонденция фиксируется канцелярией в почтовых реестрах, составляемых в трех экземплярах отдельно на простые и заказные отправления. Реестры подписываются работником канцелярии, датируются и первые экземпляры передаются предприятию связи. Копии реестров хранятся в делах канцелярии.

Порядок прохождения и регистрации внутренних документов

Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения – входящих документов.

Внутренние документы (приказы, распоряжения, протоколы, акты, докладные, служебные записки, справки и др.) создаются в структурных подразделениях по следующей схеме: составляется проект текста документа, производится его визирование заинтересованными должностными лицами и доработка по замечаниям; распечатывается окончательный вариант документа и подписывается руководителем. Распорядительные документы, письма, подписываемые генеральным директором и его заместителями, изготавливаются только на печатающих устройствах вычислительной техники.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

Подписанные руководством ОАО документы регистрируются: приказы, распоряжения, протоколы – в канцелярии, остальные документы – в структурных подразделениях.

Внутренние документы регистрируются в день их подписания или утверждения.

Регистрация внутренних документов производится в пределах групп по видам документов, каждая из которых регистрируется отдельно, например: приказы, распоряжения, протоколы совещаний, заседаний, акты, докладные записки и т.д.

Внутренним документам, выпускаемым отдельным подразделением, присваивается номер, включающий: первые три цифры – код структурного подразделения (в соответствии с действующим «Справочником структурных подразделений»), а затем порядковый номер этого документа, присвоенный по журналу регистрации соответствующего вида документов.

После регистрации распорядительные документы размножаются канцелярией в нужном количестве экземпляров согласно расчету рассылки. Копии документов заверяются и передаются на исполнение в структурные подразделения (ответственным исполнителям). Оригинал документа подшивается в соответствующее дело канцелярии.

Документы передаются исполнителям под расписку. Передача внутренних документов между структурными подразделениями осуществляется только через канцелярию ОАО с соответствующей отметкой в журналах и документах.

Контроль исполнения документов ОАО включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, снятие с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

Контролю и проверке исполнения подлежат:

- федеральные законы,

указы Президента, постановления и распоряжения Правительства РФ, нормативно-правовые акты министерств и ведомств РФ, региональной законодательной и исполнительной власти, касающиеся деятельности ОАО «Роствертол», распорядительные и другие документы вышестоящих организаций – центром стратегического планирования и контроля.

- приказы, распоряжения руководства ОАО – отделом автоматизированных систем управления (ОАСУП)

- поручения генерального директора ОАО на служебных совещаниях – помощником генерального директора

- поручения, решения протоколов совещаний заместителей генерального директора – помощниками (секретарями) заместителей

- письма и обращения граждан – центром стратегического планирования и контроля

- распорядительные документы, служебные письма, докладные записки по вопросам делопроизводства – службой управляющего делами.

При постановке документа на контроль на левом поле документа у реквизита «Заголовок к тексту» делается отметка о контроле, которую обозначают буквой «К» или словом (штампом) «Контроль».

Контроль за полным и своевременным исполнением документов осуществляют генеральный директор ОАО и по его поручению отдельные структурные подразделения, а также заместители генерального директора, главные специалисты и руководители структурных подразделений.

Кроме того, установлен следующий порядок контроля исполнения распорядительных документов с помощью автоматизированной системы СКИРД:

- приказы. Протоколы, подписанные генеральным директором, секретарь генерального директора передает в канцелярию и после их регистрации заведующий канцелярией направляет начальнику ЦСП для указания признака контроля «К» и постановки на машинный контроль в ОАСУП

- документы сторонних организаций с резолюцией генерального директора заведующий канцелярией передает в ЦСП для постановки на контроль

- распоряжения, графики, мероприятия, программы, подписанные или утвержденные руководителями по направлениям, с признаком контроля «К», проставляемого ими, передается в ОАСУП

- начальник ОАСУП полученные документы ставит на контроль, обеспечивает передачу ИРД исполнителям и еженедельно совместно с начальником УСП формирует для генерального директора справку о выполнении распорядительных документов.

Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического исполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам.

Контроль исполнения документов в структурных подразделениях

Руководители структурных подразделений осуществляют контроль исполнения документов по существу вопроса. Оперативный контроль за сроками исполнения возлагается на уполномоченные ими лица. Распорядительные документы, служебные письма, докладные записки и другие документы берутся на контроль на основании резолюций руководства ОАО.

После получения документа с резолюцией руководства в структурном подразделении, заполняется регистрационно-контрольная карточка, в которой наряду с регистрационными данными записываются резолюции руководителей ОАО и структурного подразделений.

Контроль исполнения документов строится в структурном подразделении на базе регистрационных данных, содержащихся в РКК или журналах.

Контрольные карточки систематизируются по срокам исполнения документов, в контрольно-сроковую картотеку. При контроле исполнения по журналу необходимо иметь календарь исполнителя, а номера контрольных документов выделять цветом.

Контрольные картотеки и календарь просматриваются ежедневно, выявляются документы с приближающимися сроками исполнения и доводится это до сведения конкретных исполнителей.

Снятие документов с контроля осуществляет руководитель структурного подразделения или лицо, от которого исходило указание о постановке на контроль.

Снятие документа с контроля оформляется отметкой об исполнении документа и направлении его в дело: краткие сведения об исполнении или ссылка на документ (дата и номер), свидетельствующий об исполнении; отметка «в дело».

Номер дела, в котором хранится документ, дата и подпись исполнителя или руководителя структурного подразделения, в котором исполнен документ.

На основании сведений об исполнении, записанных на документе, делается соответствующая отметка в регистрационно-контрольной карточке или журнале и документ снимается с контроля.

Ответственный за делопроизводство (лицо, уполномоченное осуществлять контроль исполнения документов) один раз в месяц готовит справку о состоянии исполнения документов в структурном подразделении.