Рис3. Конструктор таблицы «Покупатели»

Таблица «Покупатели» на рис.4 показывает список покупателей, которые приобретают товар у нашей торговой организации.

Рис4. Таблицы «Покупатели»

Конструктор таблицы «Поставка товара» показан на рис.5.

Рис.5 Конструктор таблицы «Поставка товара»

Таблица «Поставка товара» на рис.6 показывает, когда поставлен товар в организацию, его вес, количество и цену.

Рис.6.Таблица «Поставка товара»

Формы

Если запросы – это специальные средства для отбора и анализа данных, то формы – это средства для ввода данных. Смысл их тот же – предоставить пользователю средства для заполнения только тех полей, которые ему заполнять положено. Одновременно с этим в форме можно разместить специальные элементы управления (счетчики, раскрывающиеся списки, переключатели, флажки и прочее) для автоматизации ввода. Преимущества форм раскрываются особенно наглядно, когда происходит ввод данных с заполненных бланков.

Для реализации интерфейса созданы формы.

Главная кнопочная форма была создана в режиме конструктора. На главной форме мною были созданы 4 кнопки с переходами в таблицу «Поставки», в форму «Покупатели», и 2 отчета «Отчет по датам» и «Отчет по видам».

Форма «Данные о поставке материалов» была создана в режиме конструктора. В данной форме я создал поля в которых отображается дата поставки, количество и цена наименования товара которые заказывал магазин.

Форма «Поставщики» была создана в режиме конструктора. В данной форме я создал поля которые показывают какие магазины приобретают продукцию у нашей организации.

Форма «Материалы» была создана в режиме конструктора. В данной форме показаны поля с имеющимся ассортиментом, страны поставщика и его единицей измерения.

Запросы

Эти объекты служат для извлечения данных из таблиц и предоставления их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции как отбор данных, их сортировку и фильтрацию. С помощью запросов можно выполнять преобразования данных по заданному алгоритму, создавать новые таблицы, выполнять автоматическое наполнения таблиц данными, импортированными из других источников, выполнять простейшие вычисления в таблицах и многое другое.

Для реализации необходимых функции по ведению базы данных были созданы запросы:

· «Покупка покупателями продуктов по видам»

· «Покупка товаров по датам за определенный срок»

Запрос «По видам продукции». Запрос «По видам продукции» построен с использованием трех таблиц. Тип запроса – выборка. На его основе формируется таблица, показанная на рис. 10.

Запрос «По видам продукции».

Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок»

Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок» построен с использованием трех таблиц. Тип запроса – выборка. Запрос предназначен для вывода на экран продукции которая поступила в определенный период времени.

В качестве условия для отбора записей определено выражение: Between [Дата начало периода] And [Дата конец периода] - для текущей записи в форме, предназначенной для поиска продукции. Форма для ввода данных показана на рис.

Запрос «Покупка товаров по датам за определенный срок»

Отчеты

Отчет — это объект базы данных, который используется для отображения и обобщения данных. С помощью отчетов можно распространять и архивировать мгновенные снимки данных в печатном виде, в виде PDF- или XPS-файлов и файлов других форматов.

Отчет «По датам» сформулирован с помощью запроса «Покупка товаров по датам за определенный срок». Предназначен для отображения даты поставки продукции заказчику, в каком количестве и во сколько это обошлось.

Отчет «По видам продукции» сформулирован с помощью запроса «Покупка покупателями продуктов по видам» для отображения всего ассортимента которая наша организация продала заказчику, в каком количестве, в какой единице измерения и за какую сумму.

3. ВАРИАНТ БАЗЫ ДАННЫХ ТОРГОВОЙ ОРГАНИЗАЦИИ, ЗАНИМАЮЩЕЙСЯ РЕАЛИЗАЦИЕЙ ПТИЦЫ-РЫБЫ

Создаем базу данных в MS Access, исходя из варианта, что наша торговая организация занимается реализацией птицы и рыбных продуктов. Количество записей в нашей базе данных согласно заданию сделаем равным пятидесяти.

Первым делом создаем схему данных, согласно которой заносятся данные в базу данных. Файл нашей базы данных называется ocean-farm.mdb. База данных будет содержать по нашей схеме три таблицы: «номенклатура птицы-рыбы на складе», «покупатели» и «поставка товара».

Таблица «номенклатура птицы-рыбы на складе» содержит поле «код товара», связанный с таким же полем в таблице «поставка товара», и поле «наименование товара». Таблица «Покупатели» содержит поле «код покупателя», связанный с таким же полем в таблице «поставка автозапчастей», и поле «наименование покупателя». Таблица «поставка товара» содержит поля «код товара», «код покупателя», «дата поставки», «единица измерения», «количество» и «цена».

В MS Access создаем необходимые таблицы.

В таблицу «номенклатура птицы-рыбы на складе» заносим наименования продуктов, которые мы будем продавать. В таблицу «покупатели» заносим наименования покупателей нашей самой вкусной продукции.

В таблицу «поставка товара» заносим сроки поставки птицы-рыбы определенным покупателям и т.д.

Связываем поля «код товара» и «код покупателя» с аналогичными полями в таблице «поставка товара» через схему данных.

Теперь сформируем пару запросов, например, «Покупка покупателями продукции по видам» и «Покупка товаров по датам за определенный период».

В меню «формы» мы можем корректировать старые или добавлять новые данные (новые товары, новых покупателей, сроки поставки и т.д.) в режиме форм.

Далее создадим в режиме конструктора необходимые нам отчетные формы «Покупка продуктов покупателями по видам» и «Покупка продуктов покупателями по датам за определенный период».

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Использование баз данных и информационных систем становится неотъемлемой составляющей деловой деятельности современного человека и функционирования преуспевающих организаций. В связи с этим большую актуальность приобретает освоение принципа построения и эффективного применения соответствующих технологий и программных продуктов.

Современные информационные системы (ИС), реализующие интеграцию данных, характеризуются огромными объемами хранимых данных, сложной организацией, необходимостью удовлетворять разнообразные требования многочисленных пользователей.

Цель информационной системы - обработка данных об объектах реального мира. В широком смысле база данных - это совокупность сведений о конкретных объектах реального мира в какой-либо предметной области. Под предметной областьюпринято понимать часть реального мира, подлежащего изучению. Создавая базу данных, пользователь стремится упорядочить информацию по различным признакам и быстро извлекать выборку с произвольным сочетанием признаков. Это возможно сделать, если данные структурированы.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бекаревич Ю. Б., Пушкина Н. В., Смирнова Е. Ю. Управление базами данных. СПб.: Изд. СПбГУ, 1999.

2. Гончаров А. Access 97 в примерах.-С.-Петербург: Питер, 1998.

3. Горев А., Ахаян Р., Макашарипов С. Эффективная работа с СУБД. СПб.: Питер, 1997.

4. Информатика. Базовый курс /Симонович С.В. и др. - СПб: Издательство «Питер», 2000. – 640с.

5. Информатика. Учебное пособие /Ломтадзе В.В., Шишкина Л.П. – Иркутск: ИрГТУ, 1999. – 116с.

6. Информатика. Учебное пособие /Под ред. В.Г. Кирия. – Иркутск: ИрГТУ,1998 часть 2. – 382с.

7. Корнелюк В. К., Веккер 3. Е., Зиновьев Н. Б. Access 97. М.: СОЛОН, 1998.

8. Макарова Н.В. Информатика.- Москва: Финансы и статистика, 1997.

9. Мари Свонсон. Microsoft Access 97: наглядно и конкретно.-Москва: Microsoft Press, Русская редакция, 1997.

10. Пасько В. Access97 для пользователя.-Киев: BHV, 1997.

11. Скотт Баркер. Использование Microsoft Access 97.-Киев-Москва: Диалектика, 1997.