Вспомогательные материалы к разделу

"Основы классической риторики"

І. Схема «Подготовка выступления»

1. Определение значения темы и постановка цели выступления:

· Каковы интересы и запросы слушателей?

· Для чего им нужно выступление по данной теме?

· Какие знания и какую полезную для них информацию выступление должно дать?

2. Составление плана выступления:

· продумав логику всей темы, записать основные ее компоненты:

· вступление (в чем состоит значение темы для данной аудитории?)

· основные вопросы темы и выводы, которыми должно завершаться их изложение;

· заключение (теоретические и практические вопросы по теме и вытекающие из них задачи слушателей)

3. Отбор (подбор) материала для выступления:

· поиск литературы по основным вопросам темы (теоретических статей, брошюр, книг) и отбор из нее того содержания, которое отвечает цели выступления;

· изучение жизненных явлений (фактов, цифр, ситуаций и т.п.) для теоретического анализа и обобщения в выступлении, чтобы слушатели поняли лежащие в их основе закономерности и тенденции, стали лучше ориентироваться в реальной действительности;

· подбор знакомых слушателям примеров из практики (общественной и индивидуальной) для иллюстрации и доходчивого разъяснения сложных теоретических вопросов;

· подбор наглядных пособий и продумывание цели, времени и способа их использования

4. Написание текста выступления:

· подготовка тезисов выступления (разбивка основных вопросов темы на подвопросы, продумывание и формулировка их названий и наметка выводов по ним);

· выделение (шрифтом, цветом и т.д.) основных идей и выводов, усвоения которых непременно нужно добиваться;

· распределение времени на изложение каждого вопроса и определение темпа изложения.

ІІ. Основные правила аргументации в устном выступлении

1. Тактически выгоднее сначала подавать наиболее сильные аргументы.

2. Яркое доказательство или существенное возражение полезно сделать кратко и произнести сжато.

3. Помнить о том, что сами по себе факты мало влияют на человека, ибо требуют осмысления и последующих выводов. Поэтому целесообразно приводить факты в их взаимосвязи вместе с вытекающими из них выводами.

4. Не упускать случая изложить сильный довод в виде рассуждения: «если…, то…»

5. Использовать аргументы прежде всего для обоснования своей позиции, а не для критики мнений оппонентов.

6. Приводя в качестве аргументов цифровой материал, назвать не приблизительные, а точные цифры (особенно в случаях, когда этого требуют обстоятельства).

7. Стремиться чаще подкреплять одно доказательство другим, но без противоречий.

8. Не убеждать оппонентов в ошибочности их точек зрения, достаточно обосновать преимущества собственного мнения.

9. Использовать активное, а не пассивное построение фразы: (Вместо: «это может осуществиться…» – «мы это осуществим…»; «следует сделать заключение…» – «можно заключить..»)

ІІІ. Приемы привлечения и удержания внимания

В устном выступлении

1. Неожиданность.Использовать в речи неожиданную и неизвестную слушателям информацию, а также яркие формулировки с «оживляющим эффектом»

2. Юмор. Не «засушивать» речь. Включать в устное выступление смешные, парадоксальные примеры, веселые шутки, забавные истории. Помнить при этом об уместности и мере использования юмора.

3. Сопереживание. Увлеченно описывать события, связывающие вас с собеседниками; использовать такие факты, которые заставляли бы аудиторию сопереживать, сочувствовать.

4. «Провокация». На короткое время вызвать у слушателей реакцию несогласия с излагаемой информацией (оценкой информации).

5. Вопросы. Чаще формулировать вопросы, обращенные к собеседникам. Лучше начинать вопросы словами «Почему…?», «Чем объяснить…?», «В чем причина…?», «Согласны ли вы…?»

6. Паузы в речи. Они усиливают напряженность, вовлекают собеседников в обсуждение проблемы (обдумывание идей, предложений). Кроме того, паузы в речи оратора восстанавливают зрительный контакт с аудиторией.

7. Смена темпа и тональности. Наиболее важные мысли и сложные проблемы выделять громкость голоса и более медленным темпом речи.

8. Речевые приказы. Периодически использовать в речи выражения типа: «Обратите внимание на..», «Представьте себе, что..», «Имейте в виду…»

9. Экспрессия. Выбрать такие формулировки, которые заметно отличаются от привычного стиля (яркие сравнения, меткие словосочетания).

10. Апелляция. При необходимости использовать ссылки на авторитет собеседников и известных для аудитории специалистов (теоретиков и практиков).

ОФИЦИАЛЬНО-ДЕЛОВАЯ ПИСЬМЕННАЯ РЕЧЬ

Интернациональные свойства официально-деловой

Письменной речи

Интернациональные свойства делового письма – следствие универсальности задач, которые оно призвано решать, а именно – служить инструментом делового общения, языковым средством фиксации (документирования) управленческой, деловой, служебной информации. К служебной информации предъявляются общие требования: достоверность (объективность), актуальность (необходимость, новизна, своевременность), убедительность (аргументированность), полнота (достаточность информации).

Документирование – регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом общении документирование имеет особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила документирования устанавливаются правовыми актами каждого государства или вырабатываются традицией. Итог документирования – создание документа.

Общие функции документа:

– информационная: любой документ создается для сохранения информации;

– социальная: документ является социально значимым объектом, поскольку порожден той или иной социальной потребностью;

– коммуникативная: документ выступает в качестве средства связи между отдельными элементами общественной структуры, в частности между учреждениями;

– культурная: документ – средство закрепления и передачи культурных традиций, этапов развития цивилизации.

Специальные функции документа:

– управленческая: документ является инструментом управления; этой функцией наделены так называемые управленческие документы (плановые, отчетные, организационно-распорядительные и др.), специально создаваемые для целей управления;

– правовая: документ является средством закрепления и изменения правовых норм и правоотношений в обществе;

– функция исторического источника: документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества.

Указанные функции имеют интернациональный характер и определяют общие для разных языковых культур требования к документу. Так, юридическая сила документа обеспечивается комплексом реквизитов– обязательных элементов оформления документа. К ним относятся: наименование автора документа, адресата, подпись, дата, номер документа, гриф учреждения, печать и др. Совокупность реквизитов и схема их расположения на документе составляют формуляр документа. Однако формуляр регламентирован стандартами, принятыми в той или иной стране.

При всех особенностях и специфике национальных школ делового письма неизменными остаются основные требования к структурному построению, смысловому наполнению и языковому оформлению деловых бумаг. Эти требования складывались исторически и обусловлены особенностями делового общения.

Официальность и регламентированность деловых отношений,т.е. их подчинение установленным правилам и ограничениям, предполагают соблюдение норм делового этикета. Так, составителям деловых писем не рекомендуется:

– побуждать адресат к спешке при вынесении решения словами «Срочно», «Незамедлительно», «В возможно более короткие сроки». Более приемлемыми являются формулы «Прошу Вас ответить до такого-то числа», «Убедительно прошу Вас сразу же сообщить о своем решении»;

– навязывать адресату ожидаемый исход освещаемого в письме вопроса, например: «Прошу изучить и решить вопрос положительно» или «Прошу утвердить эту кандидатуру»;

– намекать получателю письма на его мнимую невнимательность, вводя в заключительный текст письма следующую формулировку: «Предлагаю внимательно изучить…»;

– начинать послание с констатации отказа в тех случаях, когда выполнение просьбы или поручения не представляется возможным.

Для получателя официальной корреспонденции обязательным требованием является оперативный и четкий ответ организации-отправителю в виде ответного письма или послания, переданного с помощью других средств связи. Задержка или отсутствие ответа может рассматриваться как нежелание сотрудничать и привести к разрыву деловых отношений.

Одна из особенностей деловой речи – широкое употребление языковых формул – устойчивых (шаблонных, стандартных) языковых оборотов, используемых в неизменном виде. Наличие их в деловой речи – следствие регламентированности служебных отношений, повторяемости управленческих ситуаций и тематической ограниченности деловой речи. Задача составителя текста упрощается благодаря возможности выбора готовой формулы «Сообщаем, что...», «Считаем целесообразным...», «Просим Вас рассмотреть вопрос о …» в соответствии с речевым замыслом: сообщить, высказать просьбу, свою точку зрения.

Итак, особые условия делового общения, такие как официальный характер, адресность, повторяемость управленческих ситуаций, тематическая ограниченность, определяют общие требования, предъявляемые к официально-деловому письму. Указанные требования лежат в основе такого понятия, как культура официальной переписки.

Понятие культура официальной переписки определяется тремя основными принципами:

1. Лаконизм делового письма;

2. Достаточность информационного сообщения, отвечающая целям письма и характеру отношений;

3. Ясность и недвусмысленность языка сообщения.

Лаконизм (письмо не должно превышать объема одной-двух страниц) сочетается в деловых письмах с требованием полной информации, точнее, с принципом ее достаточности. Глубина изложения вопроса зависит от целей документа: в информационном письме достаточно назвать факты и события, в письме-просьбе предмет письма должен быть точно обозначен и исчерпывающе обоснован. Недостаточность информации может вызвать необходимость запрашивать дополнительные сведения, порождая неоправданную переписку. Избыточность же информации приводит к тому, что письмо плохо воспринимается, суть его затуманивается.

Требование достоверности (объективности) информации означает, что деловое сообщение должно отражать фактическое состояние дел, давать непредвзятую, бесстрастную оценку событий. Убедительность (аргументированность) информации связана с задачей побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, и от того, насколько достаточна обоснованность документа, письма, зависит его исполнение.

Предметом официальной переписки при всем ее многообразии обычно является сообщение о некоторой ситуации и логическая оценочная модель этой ситуации. Ситуативно-оценочная модель называется аспектом письма, а последовательное размещение этих моделей – его композицией. По композиционным особенностям деловые бумаги делят на одноаспектные и многоаспектные. В одноаспектных письмах рассматривается один вопрос, составляющий содержание всего письма, в многоаспектных письмах рассматривается сразу несколько вопросов.

Композиция (структура) текста официального письма – это последовательность расположения его составных частей – аспектов. Причем в качестве самостоятельных аспектов рассматриваются речевые фрагменты с однотипными речевыми действиями – просьбами, сообщениями, предложениями. Выделение каждого речевого действия в самостоятельный аспект необходимо потому, что по каждой просьбе, по каждому предложению принимается самостоятельное решение.

Структура аспекта отличается жесткостью и однозначностью и состоит из двух частей: первая часть содержит информацию об имевших место фактах, событиях (ссылка, мотивация, история вопроса); вторая часть называет желаемые, предполагаемые события, выраженные при помощи речевых действий (просьбы, предложения, требования). Красной строкой выделяется новая мысль, тема или новый поворот темы письма.

Стандартизация и унификация – одно из обязательных свойств официально-деловой письменной речи, в той или иной степени характеризует все типы деловых бумаг, обусловливает строгую композиционную соотносимость и закрепленность частей делового письма.

Ясность и недвусмысленность языка сообщения достигается предметной и коммуникативной точностью. Предметная точность – это точность факта, соответствие обозначаемому. Предметная точность достигается точностью употребления слов, т.е. использованием слов в соответствии с их лексическим значением.

Коммуникативная точность – это точность реализации замысла пишущего. Она достигается соотношением смысла слов, контекста, грамматической конструкции и соотношения частей текста. Нарушение коммуникативной точности высказывания ведет к непониманию, осложняет восприятие содержания сообщения. Например: «Следует познакомиться с выводами комиссии, проведенной год назад». Эта фраза трудно воспринимается, так как не отвечает требованию точности: содержит грамматические, стилистические и текстовые ошибки. Правильнее было бы сказать: «Следует ознакомиться с выводами комиссии, работавшей год назад».

Как видно, лексические и грамматические нарушения и неточности лишают речь такого важного для языка деловых бумаг качества, как точность. Точность же неразрывно связана с грамотностью в широком смысле слова, с умением подобрать необходимые слова и выстроить их в правильном порядке.

Итак, говоря об общих, наиболее типичных, свойствах официально-деловой письменной речи, исследователи отмечают:

– функциональность и рациональность языка и стиля делового письма;

– лаконичность и достаточность информативного содержания;

– логичность и структурированность изложения;

– стандартизацию и унификацию языковых и текстовых средств.