Внешний вид программы Microsoft Access

Программа работы

1. Изучение основных понятий и принципов работы с СУБД Access.

2. Создание базы данных (БД) на основе шаблона.

3. Операции с объектами БД (копирование, переименование, удаление).

4. Сжатие БД.

5. Закрытие БД.

6. Создание пустой БД.

Краткие сведения

Основные понятия

Система управления базами данных (СУБД) – программа для работы с базой данных. СУБД обеспечивает хранение данных, ввод, изменение и удаление записей, сортировку, поиск и фильтрацию данных, расчеты в записи и распечатку данных.

База данных (БД) – это определенным образом организованный набор данных и средств доступа к ним. По способу организации данных БД подразделяют на БД иерархического, сетевого и реляционного типа. БД реляционного типа, к которым принадлежат создаваемые СУБД Access базы, хранят данные в виде одной или нескольких двумерных таблиц, связанных между собой, что позволяет объединять их данные. Графическая оболочка позволяет посредством мыши сделать процесс связывания таблиц простым и наглядным.

Программа Access поддерживает встраивание OLE-объектов (Object Linking and Embedding) в среде Windows. OLE-объект представляет собой ссылку на определенную информацию, которая остаётся сохранённой в своей первоначальной форме. OLE-объектом может быть, в частности, таблица Excel, графические иллюстрации или звуковой сигнал. Благодаря механизму актуализации OLE-ссылок в отчете всегда будет представлена самая свежая версия объекта. Активизация такого объекта открывает родительскую (серверную) прикладную программу, в которой пользователь имеет возможность изменить объект. Альтернативным способом вставки является статическая вставка копии объекта через буфер обмена Clipboard (буфер промежуточного обмена). В этом случае возможность последующей актуализации отсутствует.

Объекты базы данных

База данных Access включает объекты следующих видов: таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. Объектов каждого вида в конкретном файле может быть несколько, а может и вообще не быть.

Таблица – основной структурный элемент реляционной базы данных. Именно в них хранятся данные. Таблиц может быть несколько, они могут содержать достаточно произвольные данные. Строку в таких таблицах называют записью, а столбец (или ячейку – если речь идет об одной записи) – полем. Отличие таблиц в СУБД в том, что каждая таблица очень четко описана и в ней записано, какие именно данные (каких типов) она хранит. Ячейки таблиц в Access не могут хранить никаких формул, как в Excel, в Access они просто предназначены для хранения данных. Это позволяет разделить данные и средства их анализа

Запрос описывает, какие именно данные нужны в данный момент. Результатом выполнения запроса является динамическая таблица, создающаяся при открытии запроса и уничтожающаяся при выходе из него. Позволяют обрабатывать таблицы, они могут, например, выбрать информацию из таблицы по какому-либо критерию, например «10 лучших товаров по количеству продаж», «деньги, потраченные на йогурты за последний месяц» или «кому сколько должен». Запросы также используются для внесения изменений в таблицы, когда требуется модифицировать много данных определенным образом. Запросы отвечают за анализ данных, а также используются в качестве источника данных для форм и отчетов.

Форма – описание того, в каком виде нужно показать данные таблиц и/или запросов на экране. Форма применяется для просмотра, ввода или изменения данных в таблицах. Внешне она представляет собой бланк, подлежащий заполнению. Бланк позволяет упростить процесс заполнения базы данных, благодаря чему появляется возможность поручить ввод информации персоналу невысокой квалификации. При этом форма позволяет при отборе данных из одной или нескольких таблиц ограничить объём информации, доступной пользователю, обращающемуся к базе, путём блокирования служебных или засекреченных полей, и вывести их на экран, используя стандартный или созданный пользователем макет.

Отчет – средство представления данных. Отчеты могут быть оформлены надлежащим образом и распечатаны, а также экспортированы и использованы в других программах. Отчеты могут быть довольно сложными, они могут выводить данные из таблиц, обработав их определенным образом.

Макрос – набор из одной или более макрокоманд, выполняющих определённые операции, такие как открытие форм или печать отчётов. Макросы могут быть полезны для автоматизации часто выполняемых задач. Например, при нажатии пользователем кнопки можно запустить макрос, который распечатает отчёт.

Модуль - это программа, написанная на языке программирования Visual Basic for Application (VBA). С помощью модулей с базами данных можно делать практически все что угодно, однако для этого требуется умение программировать, которое выходит за пределы нашего курса информатики.

Общая схема создания базы данных такова: мы подготавливаем пустые таблицы, создаем удобные формы для ввода данных (просто вводить строку за строкой в таблицу не так-то просто, когда этих строк несколько тысяч, поэтому использование форм может существенно упростить работу оператора), создаем требуемые запросы (исходя из того, зачем нам, собственно, эта база и что мы собираемся с ней делать) и отчеты (для получения окончательных результатов).

Чтобы пользоваться базами данных, необходимо понимать работу первых четырех из шести перечисленных выше компонентов.

Внешний вид программы Microsoft Access

Общий вид главного окна Access показан на рис. 1.1. Оно содержит следующие компоненты:

- кнопка системного меню (в левой части строки заголовка), содержащая основные команды управления окном программы;

- кнопки управления окном ( ), расположенные в правой части строки заголовка;

- панель быстрого доступа (рядом с кнопкой системного меню), содержащая наиболее часто используемые операции;

- кнопка Файлв левом верхнем углу окна, открывающая меню Office;

- лента со вкладками – Главная,Создание,Внешние данные,Работа с базами данныхи другими – то, что заменяет этой программе меню и панели инструментов;

- область переходов (вертикальная строка в левой части окна), позволяющая переходить между различными объектами базы данных;

- область данных: таблицы, отчеты, формы;

- рабочая область, в которой открываются документы;

- строка состояния.

В зависимости от текущих операций могут отображаться и другие вкладки, например Режим таблицы.

Рис. 1.1 Главное окно программы

Термины интерфейса

Для начала давайте определимся с терминами – названиями элементов интерфейса, – а затем научимся им пользоваться.