Стандартизация процессов договорной работы

Системная алгоритмизация и стандартизация всех процессов договорной работы позволяют многократно усилить их эффект.

Разработка алгоритмов и стандартов (иногда их называют бизнес-процессами договорной работы) - очень сложный и трудоемкий процесс, в котором широко используются специальные организационные инструменты.

Основным организационным инструментом алгоритмизации процессов договорной работы являются сетевые матрицы, которые представляют собой более высокий уровень разработки "сетевых графиков". Сетевые матрицы дают возможность представить все процессы договорной работы в весьма наглядной форме, определить состав и структуру конкретных действий исполнителей, приемлемые средства и методы их выполнения, проанализировать взаимосвязи между исполнителями и за счет этого подготовить оптимальную схему совместных действий в целях рационального использования имеющихся ресурсов и сокращения сроков.

Сетевая матрица договорной работы - это графическое изображение процессов ведения договорной работы, где все действия (управленческие, правовые и др.) показаны в определенной технологической последовательности и необходимой взаимосвязи и зависимости.

Сетевая матрица совмещается с календарно-масштабной сеткой времени, которая имеет горизонтальные и вертикальные "коридоры". Горизонтальные "коридоры" характеризуют структурное подразделение или должностное лицо, выполняющее действие; вертикальные - этап и отдельные операции договорной работы, протекающие во времени.

При построении сетевых матриц договорной работы используются три основных понятия: "работа" (включая ожидание и зависимость), "событие" и "путь".

Под понятием работа понимается трудовой процесс, требующий затрат времени и ресурсов. Он изображается в виде сплошной стрелки (рис. 5).

┌────────┐ ┌────────┐

│ 1 │ 3 │ 2 │

│ ├───────────────────────────────────────────────►│ │

└────────┘ └────────┘

Рис. 5

В понятие "работа" также включается процесс ожидания, т.е. процесс, требующий затрат времени. Обычно он изображается пунктирной стрелкой с обозначением продолжительности ожидания.

Зависимость между двумя или несколькими событиями свидетельствует об отсутствии необходимости в затратах времени и ресурсов, но указывает на наличие связи между работами (начало одной или нескольких работ зависит от выполнения других), изображается пунктирной стрелкой без обозначения времени.

Событие - результат выполнения всех работ, входящих в данное событие, позволяющий начинать все выходящие из него работы. На сетевой матрице событие изображается, как правило, в виде кружка (рис. 6).

┌────────┐

│ 1 │

│ │

└────────┘

Рис. 6

Путь - непрерывная последовательность работ, начиная от исходного события и кончая завершающим. Путь, имеющий наибольшую продолжительность, называется критическим и в матрице, как правило, обозначается утолщенной или сдвоенной стрелкой (рис. 7).

┌────────┐

│ 2 │

│ │

└─────┬──┘

▲ │

│ │

┌────────┐ 2 │ │ 3 ┌────────┐

│ 1 ├────────────────────────┘ └───────────────────────►│ 3 │

│ │ 1 │ │

└────────┴──────────────────────────────────────────────────►└────────┘

Рис. 7

Общие правила сетевого моделирования:

1. Правило обозначения работ. В практике договорной работы зачастую случаются случаи, когда две и более работы выходят из одного и того же события, выполняются параллельно и заканчиваются одним и тем же событием. Например, проект договора согласовывается одновременно в производственном и транспортном отделах (работы "а" и "б"), а результат такого согласования используется в юридическом отделе (работа "в"). При таком изображении получаются две работы с одним и тем же кодом, т.е. 1-2, а это недопустимо, ибо при расчете модели невозможно определить параметры этих работ. В сетевой модели между двумя смежными событиями может проходить только одна стрелка (рис. 8).

┌───────┬──────────────────►┬────────┐ ┌────────┐

│ 1 │ │ 2 │ в │ 3 │

│ │ │ ├──────────────────────►│ │

└───────┴──────────────────►└────────┘ └────────┘

(а)

┌────────┐

│ 2 │

│ │

└────┬───┘

▲

│ │

┌────────┐ а │ ┌────────┐ ┌────────┐

│ 1 ├───────────┘ └ ─ ─ ─ ─ ─►│ 3 │ в │ 4 │

│ │─────────────────────────►│ ├───────────────►│ │

└────────┘ б └────────┘ └────────┘

(б)

Рис. 8

2. Правило запрещения тупиков. В сетевой матрице договорной работы не должно быть "тупиков", т.е. событий, из которых не выходит какая-либо работа, за исключением завершающего события (событий). Например, событие 3 - тупиковое (рис. 9). Наличие такого события означает, что в процесс договорной работы введены лишние действия или имеется ошибка в технологии их выполнения.

┌────────┐

┌──────►│ 2 ├────────────────────────────────────────────┐

┌───┴────┐ └────────┘ ▼

│ 1 │ ┌────────┐ ┌────────┐

│ │ │ 3 │ │ 5 │

└───┬────┘ │ │◄──────────┤ │

│ └────────┘ └────────┘

│ ▲

│ ┌────────┐ │

│ │ 4 │ │

└───────────────────────────────────►│ ├───────────────┘

└────────┘

Рис. 9

3. Правило запрещения необеспеченных событий. В сетевой матрице процесса договорной работы не должно быть событий, в которые не входит ни одной работы, конечно, если это событие не является начальным. Например, событие 3 - необеспеченное (рис. 10). Работа 3-5 не будет выполнена, так как событию 3 не предшествует ни одной работы (не заданы исходные условия для ее начала).

┌────────┐

┌──────►│ 2 ├─────────────────────────────────────────────┐

│ └────────┘ │

┌───┴────┐ ▼

│ 1 │ ┌────────┐ ┌────────┐

│ │ │ 3 │ │ 5 │

└───┬────┘ │ ├──────────►│ │

│ └────────┘ └────────┘

│ ▲

│ ┌────────┐ │

│ │ 4 │ │

└───────────────────────────────────►│ ├───────────────┘

└────────┘

Рис. 10

4. Правило изображения поставки. Поставка - это результат, который получен за пределами системы, т.е. не является результатом работы персонала фирмы. Поставка изображается кружком, внутри которого поставлен крестик (рис. 11). Из модели видно, что поставка необходима для выполнения работы 2-3.

┌────────┐ ┌─────────┐

│ Х ├───────────────────────►│ 2 │

└────────┘ └─────┬───┘

▲ │

┌────────┐ │ │ ┌────────┐

│ 1 ├────────────────────────────┘ └────────────────────►│ 3 │

│ ├───────────────────────────────────────────────────►│ │

└────────┘ └────────┘

Рис. 11

5. Правило организационно-технологических связей между работами. В сетевой модели учитывается только непосредственная связь через зависимость. На рис. 12 показаны работы "а", "б", "в" и "г". Работе "г" предшествует только работа "в".

┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐

│ 1 │ а │ 2 │ б │ 3 │ в │ 4 │ г │ 5 │

│ ├─────►│ ├─────►│ ├────►│ ├────►│ │

└────────┘ └────────┘ └────────┘ └────────┘ └────────┘

Рис. 12

Но если необходимо, например, показать, что работе "г" предшествует не только работа "в", но и работа "а", то модель должна быть изображена по-другому (рис. 13).

┌─ ── ── ── ── ── ── ── ── ── ┐

▼

┌────────┐ ┌────┴───┐ ┌────────┐ ┌────────┐ ┌────────┐

│ 1 │ а │ 2 │ б │ 3 │ в │ 4 │ г │ 5 │

│ ├─────►│ ├─────►│ ├────►│ ├────►│ │

└────────┘ └────────┘ └────────┘ └────────┘ └────────┘

Рис. 13

6. Технологическое правило построения сетевых моделей. Для построения сетевой матрицы договорной работы необходимо в технологической последовательности установить, какие работы должны быть завершены до начала данной работы, какие начаты после завершения данной работы, какие необходимо выполнить одновременно с выполнением данной работы.

Все события должны иметь самостоятельные номера, кодироваться числами натурального ряда (без пропусков), номер последующего события присваивается после присвоения номеров предшествующим ему событиям; стрелка (работа) должна быть всегда направлена от события с меньшим номером к событию с большим номером.

Принадлежность конкретной работы к тому или иному горизонтальному "коридору" должна определяться ее горизонтальным положением, а к вертикальному "коридору" - вертикальными линиями, определяющими масштаб времени матрицы.

I этап II этап

▲ ▲

┌───────────────────┴─────────────────────┬──────────────┴──────────────┐

├────────────┬───────┬───────┬───────┬────┴───┬───────┬───────┬─────────┤

│ 0 │ │ │ │ ┌───┐ │ │ │ │

│ Директор┌─┼───────┼───────┼───────┼►│ 2 ├──┼───────┼───────┼────┐ │

│ │ │ │ │ │ └───┘ │ │ │ │ │

├──────────┼─┼─ ─────┼───────┼───────┼────────┼───────┼───────┼────▼────┤

│ ┌───┤ │ │ │ │ ┌───┐ │ │ │ ┌───┐ │

│ │ 1 ├─┼───────┼───────┼───────┼►│ 3 ├──┼───────┼───────┼─►│ 4 │ │

│ └───┤ │ │ │ │ └───┘ │ │ │ └───┘ │

│ Юрист │ │ │ │ │ │ │ │ ▲ │

├──────────┼─┼───────┼───────┼───────┼────────┼───────┼───────┼────┼────┤

│ Главный │ │ │ │ │ │ │ │ │ │

│ экономист└─┼───────┼───────┼───────┼────────┼───────┼───────┼────┘ │

└────────────┴───────┴───────┴───────┴────────┴───────┴───────┴─────────┘

Рис. 14. Фрагмент сетевой матрицы стадии договорной работы

На рис. 14 приведен пример фрагмента сетевой матрицы договорной работы. Видно, что работы 1-2 и 2-4 будут выполняться директором фирмы, работы 1-3 и 3-4 - юристом, работа 1-4 - главным экономистом.

Работы 1-2 и 1-3 будут выполняться на этапе 1; работы 2-4 и 3-4 - на этапе 2, а работа 1-4 - в течение этапов 1 и 2.

Продолжительность каждой работы на сетевой матрице будет определяться расстоянием между центрами двух событий, заключающих эту работу (стрелку) в проекцию на горизонтальную ось времени.

Работы 1-2 и 1-3 имеют продолжительность, равную четырем единицам времени. Местонахождение каждого события на сетевой матрице будет определяться окончанием наиболее удаленной вправо (на сетке времени) входящей в него стрелки. Все остальные стрелки, менее удаленные вправо от оси координат, входящие в это же событие, будут соединяться с ним прерывистой линией со стрелкой на конце.

Зависимость, идущая на матрице с наклоном вправо от оси ординат, будет изображаться в виде разорванной прерывистой линии со стрелкой на конце. Зависимость, идущая по вертикали (ее проекция на горизонтальную ось времени - точка, а следовательно, продолжительность равна 0), будет изображаться, как обычно, пунктирной стрелкой. Отклонение стрелок влево от оси ординат на сетевой матрице не допускается. Длина волнистой линии показывает величину частного резерва времени.

Для каждой стадии договорной работы необходимо разработать свои сетевые матрицы. Для разработки соответствующих матриц следует:

1) определить исчерпывающий перечень действий (работ), входящих в содержание этой стадии договорной работы применительно к реальным условиям хозяйственной деятельности организации;

2) определить (рассчитать) время, объективно необходимое для выполнения каждого действия (работы). Такой расчет должен основываться на анализе правовых норм, регулирующих выполняемые мероприятия договорной работы.

Продолжительность выполнения конкретных работ рекомендуется определять методом экспертных оценок.

Полученные данные о наборе действий (работ) и их продолжительности на соответствующей стадии договорной работы целесообразно отражать в таблице по следующей форме (см. рис. 15).

Перечень
работ при... (например, корректировке договоров)...

┌──────────────────────┬─────────────────────┬────────────────────┬────────────────┬──────────────┐

│ Номер предшествующей │ Номер данной работы │ Содержание данной │Ориентировочные │ Исполнитель │

│ работы │ │ работы │ сроки и │ │

│ │ │ │ продолжитель- │ │

│ │ │ │ность выполнения│ │

│ │ │ │ (дни) │ │

├──────────────────────┼─────────────────────┼────────────────────┼────────────────┼──────────────┤

│ - │ 1 │ Инициирование │ │ Начальник │

│ │ │ корректировки │ │производствен-│

│ │ │ договора │ │ ного отдела │

│ 1 │ 2 │Оценка экономической│ 2 │ Начальник │

│ │ │ целесообразности │ │финансово-эко-│

│ │ │ корректировки │ │ номического │

│ │ │ договора │ │ отдела │

│ │ │ Оценка правовых │ │ │

│ 1 │ 3 │ последствий │ 2 │ Начальник │

│ │ │ корректировки │ │ юридического │

│ │ │ договора │ │ отдела │

│ . │ . │ . │ . │ . │

│ 22 │ 23 │ Принятие решения о │ 1 │ Директор │

│ │ │ корректировке │ │ │

│ │ │ договора │ │ │

└──────────────────────┴─────────────────────┴────────────────────┴────────────────┴──────────────┘

Рис. 15

Это позволяет оптимизировать работу по составлению сетевых матриц, так как обозначенные в Перечне работы будут поочередно наноситься на соответствующую матрицу. Горизонтальные участки работ будут располагаться в соответствующих "коридорах", у которых будут указаны их исполнители.

Для качественной алгоритмизации и стандартизации процессов договорной работы необходимо разработать следующие сетевые матрицы:

1) матрица разделения административных задач управления договорной работой (матрица РАЗУ);

2) информационно-технологическая модель ведения договорной работы (ИТМ);

3) классификатор работ по исполнителям;

4) алгоритм практических действий исполнителей.