Культура официально-деловой речи

План

1. Письменная официально-деловая речь.

2. Виды документов, их оформление.

3. Устная официально-деловая речь.

Особенностью официально-делового стиля является унификация документов, то есть установление единообразия состава и форм управленческих документов. Тексты официально-делового стиля призваны урегулировать, узаконить отношения между государственными учреждениями, между различными объединениями людей, между частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности, поэтому деловая речь реализуется в основном в виде письменных документов, построенных по единым для жанровых разновидностей правилам.

Деловые документы появились на Руси после введения в Х в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля.

Современные типы документов различаются спецификой своего содержания (в зависимости от отражаемой в них ситуации) и своей формой (набором и схемой размещения реквизитов - содержательных элементов текста документа); они объединены набором языковых средств, традиционно используемых для передачи деловой информации.

По фактору адресации документы разделяют на внутреннюю и внешнюю деловую переписку. Внутренняя деловая переписка ведется между должностными лицами, подразделениями одной организации, учреждения. При этом адресант и адресат состоят в отношениях должностного соподчинения. Документацию этого типа называют служебной. Служебные документы применяются в общественной практике и в личной. К личным документам относятся заявление, доверенность, автобиография, резюме и др.

Заявление - документ, содержащий просьбу лица и адресованный организации или должностному лицу учреждения. Текст заявления состоит из двух частей: просьбы и мотивировки просьбы. В заявлении используют конструкции: прошу разрешить; в связи с тем, что; на основании того, что...

Доверенность - документ, с помощью которого одно лицо доставляет другому лицу полномочия предпринять за него какое-либо действие. Ключевое слово - доверяю. Схема: кто, кому, что. Обязательным элементом является подпись заверителя.

При поступлении на работу часто используются резюме и автобиография. Автобиографияпишется от 1-го лица и содержит следующие сведения: факты биографии, работы, учебы. Резюме тоже содержит эти сведения. Но его задача - выигрышно подать эти сведения соотносительно вакансии. В резюме указывается дополнительная информация о навыках и возможно­стях, указываются личные и профессиональные качества. Грамотно составленное резюме привлекает внимание и интерес работо­дателя и не вызывает негативного отношения к соискателю. Су­ществуют пять основных требований к стилю написания резюме: краткость, конкретность, честность, избирательность (отбирает­ся только важная информация), активность (не участвовал, а де­лал).

Документация, применяемая в общественной практике, по содержанию и назначению делится на управленческую, распорядительную, информационно-справочную и др.

Управленческие документы обеспечивают управляемость объектов как в рамках всего государства, так и в отдельной организации. Среди них особо распространен­ным является контракт (договор) - соглашение двух сторон, на­правленное на установление, изменение или прекращение гражданс­ких прав и обязанностей.Он заключается между отдельными гражданами, между гражданами и организациями, между орга­низациями. Основные части контракта - предмет контракта (куп­ля-продажа, предоставление работы или услуг), условия и сроки оплаты, порядок расчетов, ответственность сторон, сроки, адре­са сторон. С точки зрения текстовой организации эти пункты представляют собой модули - текстовые фрагменты с типовыми заголовками, представленные набором стандартных фраз.

Распорядительные документы - приказ, распоряжение, по­становление, инструкция. Текст распорядительного документа должен иметь заголовок. Заголовок начинается с предлога о (об) с большой буквы (О назначении...). Текст состоит из двух частей: констатирующей и распорядительной. Констатирующая часть - это введение в существо вопроса. В ней перечисляются факты, события. Она необязательна, если не надо давать разъяснения. Распорядительная часть излагается в повелительной форме. Это решение руководителя. Она начинается со слов «решает, по­становляет, приказываю, предлагаю».

Приказ - правовой акт, издаваемый руководителем предприя­тия. Приказ точен и конкретен, указывает исполнителей, сроки исполнения.

Распоряжение - акт управления государственного органа, имеющий властный характер, изданный в рамках должностной компетенции. Распоряжение издается по оперативным вопросам организационно-хозяйственной деятельности. Его текст содержит конкретное задание, указание на ответственность исполнителя, сроки.

К информационно-справочным документам относятся акты, справки, докладные и объяснительные записки.

Справка - документ, содержащий и подтверждающий информацию.

Акт - документ, составленный несколькими лицами для подтверждения установленного факта, события. Чаще всего акты составляются комиссиями. Акт оформляется на общем бланке. Текст делится на 3 части: введение, констатируемая часть, выводы. В первой части указываются основания для составления акта. В констатирующей части излагаются цели, задачи и существо работы, результаты проделанной работы. В заключительной части делаются выводы или даются рекомендации. Завершают акт подписи. Акт подписывают председатель комиссии и все составители.

Докладная (служебная) записка - документ, адресованный руководителю данного или вышестоящего предприятия с целью информации о сложившейся ситуации, о фактах, мешающих деятельности. Она содержит выводы и предложения. Ей предшествует заголовок.

Объяснительная записка - это документ, поясняющий содержа­ние отдельных положений основного документа (плана, отчета, дип­ломного проекта) или объясняющий причины какого-либо события, по­ступка. Основным ее отличием от докладной записки является отсутствие логической части, где делаются выводы и предложения. Объяснительная за­писка составляется в произвольной форме. Этот документ содержит указание адресата, текст, дату и подпись составителя (см. приложение).

Внешняя деловая переписка ведется между разными организациями, учреждениями, должностными и частными лицами, не состоящими в прямом подчинении по отношению друг к другу. Документы, которыми обмениваются организации, называют официальными письмами. Посредством их организации устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, ведут переговоры. Деловое письмо является особым типом документов, менее жестко регламентированным, чем контракт или постановление, но имеющим юридическую значимость. Деловая переписка регистрируется и хранится в обеих организациях как исходящая и входящая документация. Деловые письма классифицируются по различным признакам.

1. По функциональному признаку деловые письма делятся на требующие обязательного письма-ответа и не требующие такового.

2. По виду деловые письма могут строиться как инициативные коммерческие письма (письмо-запрос, письмо-предложение, письмо-рекламация); письмо-просьба; письмо-приглашение; письмо-подтверждение; письмо-распоряжение; письмо-отказ; сопроводительное письмо; гарантийное письмо; информационное письмо и др.

3. По признаку адресата деловые письма делятся на обычные (то есть письма, которые направляются в один адрес); циркулярные (письма, которые направляются из одного источника в несколько адресов, как правило, подчиненных организаций).

4. По форме отправления можно выделить, наряду с традиционным почтовым отправлением, электронную почту, телетайпную и телеграфную связь.

5. По структурным признакам деловые письма делятся на регламентированные и нерегламентированные. Регламентированное письмо решает типичные вопросы регулярных экономико-правовых ситуаций и реализуется в виде стандартных текстов или текстов, составленных из стандартных синтаксических конструкций. Регламентированные письма составляются по определенному образцу (это касается не только стандартных аспектов содержания, но и формата бумаги, состава реквизитов и т.д.). Нерегламентированные письма представляют собой авторский текст, реализующийся в виде формально-логического или этикетного текста. Он, как правило, включает элементы повествования (историю вопроса), этикетную рамку и обязательный элемент делового письма - речевое действие.

Устная деловая речь всегда возникает в определенном контексте и оказывается зависимой от него. Конкретная ситуация, в том числе и количество участников, характер поставленных целей, уровни взаимодействия с реципиентами наделяют устную деловую речь характерными особенностями, позволяющими выделить несколько форм ее проявления. Устные виды делового общения подразделяются на диалогические (деловая беседа, совещание, переговоры) и монологические (доклад, выступление, презентация).

Наиболее распространенной и чаще всего применяемой формой деловой коммуникации является деловая беседа. Обычно под деловой беседой понимают межличностное речевое общение нескольких собеседников с целью разрешения определенных деловых проблем или установления деловых отношений. Коммуниканты находятся в непосредственном речевом и физическом (визуальном) контакте, что обеспечивает мгновенную обратную связь, причем как собственно речевую, так и невербальную. Степень подготовленности играет здесь меньшую роль, чем способность адекватно реагировать на все сигналы, посылаемые говорящим. Как правило, деловые беседы планируются заранее. В процессе подготовки определяется предмет беседы, круг вопросов, который целесообразно обсудить, основные намерения, которые необходимо осуществить, готовятся документы, схемы, доводы, обсуждается предполагаемый результат. По характеру обсуждаемых вопросов деловые беседы делятся: на кадровые (прием на работу, увольнение, перемещения); дисциплинарные (связанные с обязанностями, дисциплиной); организационные (связанные с выполнением поручений и заданий); творческие (посвященные разработке новых концепций, идей). Деловая беседа состоит из таких композиционных частей, какэти­кетная рамка (приветствие, прощание и слова, предшествующие прощанию); ввод в курс дела или изложение позиций; обмен мне­ниями и решение проблемы.

Деловое совещание - форма организованного, целенаправленного взаимодействия руководителя с коллективом посредством обмена мнениями. Совещание отличается от беседы важнейшим фактором взаимодействия партнеров, а именно фактором группы. Для нормального функционирования группы имеет значение оптимальное согласование личных и групповых устремлений, стратегия и тактика совместных действий.Успех совещания зависит от тщательного планирования целей, состава участников, повестки дня и места проведения. На всех этапах совещания необходимо воздействовать на участников таким образом, чтобы они были включены в обсуждение поставленных вопросов и стремились к их решению.

В отличие от деловых бесед и совещаний, проводившихся в рамках какой-либо организации (учреждений, фирм и т.п.) между его сотрудниками, переговоры - процесс, участники которого являются представителями хотя бы двух сторон (учреждений, фирм и т.д.), уполномоченными осуществлять соответствующие деловые контакты и заключать договоры. Переговоры составляют значительную часть профессиональной деятельности деловых людей, предпринимателей, менеджеров, специалистов разного уровня, работников социальной сферы, политических лидеров. Основная структура переговоров: приветствие участников, представление сторон друг другу, изложение целей и проблем, диалог участников, включающий уточнение позиций, обсуждение, согласование взаимных интересов, подведение итогов и принятие решений, завершение переговоров, анализ и контроль принятых решений.

Основные цели публичного монолога - сообщение и воздействие. Оратор может поставить задачу информировать слушателей, дать определенные сведения. Или он рассчитывает взволновать аудиторию, сформировать у людей убеждения, представления, которые станут мотивами их поведения, то есть призывает к каким - либо действиям. Часто эти цели перекрещиваются, совмещаются в одном выступлении. Важно оценить состав будущей аудитории, заранее настроиться на своих слушателей, учитывая такие факторы, как образовательный уровень, направление образования (гуманитарное, техническое ...), познавательные интересы, пол, возраст, отношение к теме и к оратору. Монологическая деловая речь может быть представлена жанрами доклада и сообщения на совещании (собрании), выступления перед акционерами, соучредителями и др.

Доклад - это устный рассказ на заданную или самостоятельно сформулированную тему; выступление с развернутым, аргументированным, подробным рассмотрением какой-либо проблемы.

Презентация в настоящее время - один из самых модных и часто встречающихся видов коммуникации, с помощью которой происходит представление общественности информации в форме убеждения с определенными целями (например, презентация общественной организации, фирмы; презентация товара; презентация проекта). Презентации делятся на внешние и внутренние, бывают продвигающими и информационными. Для них характерны строгая регламентированность, четкая организация, тщательная подготовленность, жесткое структурирование речей.

Упражнения

Задание1. Приведите речевые конструкции выражения несогласия, желания уйти от отказа, несогласия.

Задание2. Образуйте словосочетания с данными ниже словами. Составьте предложения.

Образец:акт — составить, предъявить. Члены комиссии составили акт о списании оборудования.

Претензия, виза, выговор, договор, заявка, приказ, повестка, постановление, предупреждение, учет, протокол, распоряжение, резолюция, счет, оклад, благодарность, характеристика.

Задание 3.Образуйте сочетание данных глаголов с существительными. Составьте с ними предложения.

Образец:разрешить спор. Экономические споры часто разрешаются в суде.

Высказать, заслушать, затребовать, объявить, предоставить, продлить, предпринять, представить, рассмотреть, удовлетворить.

Задание 4.Раскройте скобки и выберите правильное слово.

1. Вы уже знакомы с качеством услуг, которые мы (предоставляем - представляем). 2. Прошу (оплатить - заплатить) мне расходы по командировке. 3. Фирма строит печи с (гарантийной - гарантированной) теплоотдачей. 4. (Командированные - командировочные) должны зарегистрировать свои документы. 5. Необходимо вести хозяйствование (экономными - экономичными - экономическими) методами.

Задание 5.Приведите примеры терминов официально–делового стиля по образцу:

1. Название лиц по их функции в официально–деловых отношениях: истец, ответчик, налогоплательщик,…, …

2. Название документов: распоряжение, приказ, протокол,…, …

3. Обозначение частей документа: повестка дня, в приказ, приложение,…,…

4. Специальное употребление общелитературных слов и выражений: лицо, сторона, реализация,…,…

5. Примеры штампов: за отчетный период, принимая во внимание, в конструктивной обстановке,…,…

Задание 6.Выберите из каждого ряда слова, уместные в деловой речи.
1.Надо, необходимо, желательно, полезно, нелишне, невредно, хорошо бы,
неплохо бы, целесообразно, нужно.

2.Часто, нередко, сплошь и рядом, то и дело.

3.Очень, совсем, совершенно, весьма, крайне.

4.Абсолютно, чрезвычайно, сугубо.

5.Коротенько, сжато, кратко, лаконично.

6.Раньше, ранее, прежде.

7. Даром, безвозмездно.

Задание 7.Закончите фразы деловых писем.

1. В ответ на Вашу просьбу...

2. Считаем необходимым еще раз напомнить Вам...

3. Ставим Вас в известность о...

4. Мы можем предложить Вам...

5. Мы будем весьма признательны Вам за участие в...

6. Убедительно просим Вас...

Задание 8. Составьте план проведения переговоров на тему, предложенную преподавателем.

Задание 9. Напишите заявление с просьбой отсрочить вам на две недели сдачу экзамена или курсовой работы; доверенность на получение стипендии. Используйте конструкции офи­циально-деловой речи.

Задание 10. Смоделируйте официально-деловую ситуацию и представьте рекламацию (претензию), направленную фирмой-партнером фирме-поставщику (например, рекламацию на поставку некачественной продукции). Проанализируйте языковые средства официально-делового стиля.