Состав документов, необходимых для решения вопроса о приеме на работу

Как мы видим, состав процедур приема на работу указанных выше категорий работников достаточно сложен. Помимо документов, указанных при рассмотрении первой технологической цепочки, кандидат на должность представляет в отдел кадров ряд дополнительных персональных и первичных учетных документов, подробно характеризующих его производственную, научную, педагогическую и иную деятельность, человеческие качества, например:

• резюме;

• заявление о приеме на работу или назначении (переводе) на должность;

• личный листок по учету кадров;

• автобиографию;

• характеристику (или рекомендательное письмо);

• копии документов об образовании;

• степенях и званиях;

• представление к назначению на должность;

• контракт;

• список научных трудов и изобретений и другие документы.

Законодательством не предусмотрено обязательное составление гражданами заявления о приеме на работу. Все необходимые сведения об их предстоящей деятельности и оплате труда включаются в трудовой договор. Однако практика написания гражданином заявления о приеме сложилась исторически и имеет достаточно устойчивую форму обращения гражданина.

Представленный комплект документов, из которых в дальнейшем будет сформировано личное дело работника, является предметом тщательного изучения руководителями организации, структурного подразделения, коллегиального органа управления и службы персонала при решении вопроса о назначении данного лица на должность. Документы каждого кандидата на должность или работу должны храниться в индивидуальной папке, на обложке которой указываются фамилия, имя и отчество гражданина, его домашний адрес и телефон, предполагаемая должность (работа) и структурное подразделение, дата обращения к работодателю о приеме на работу, технологические этапы и даты решения вопроса в соответствии с технологической цепочкой документирования приема на работу. Этапы могут заранее указываться на обложке и затем поочередно сниматься с контроля внесением даты выполнения той или иной процедуры. Внутри папки должна находиться и регулярно пополняться опись находящихся в ней документов. В папке хранятся также черновики и варианты документов, составляемых в процессе оформления приема на работу. Папки хранятся в запирающемся и опечатываемом металлическом шкафу или сейфе. Внутри шкафа папки систематизируются по структурным подразделениям организации, затем - должностям (рабочим местам) и фамилиям по алфавиту. Могут систематизироваться по технологическим этапам оформления приема граждан на работу. Не допускается хранить документы граждан без индивидуальных папок, в россыпи, в ящиках рабочего стола сотрудника кадровой службы. Передача папок с документами внутри кадровой службы и допущенным к этим документам должностным лицам, экспертам осуществляется под роспись в передаточном журнале.

Оформление кадровых документов для решения вопроса о приеме на работу

Заявление о приеме на работу, назначении (переводе) на должность, личный листок по учету кадров, автобиография пишутся или заполняются гражданином собственноручно, без использования пишущей машинки или компьютера. Все записи, сделанные в личном листке по учету кадров, и текст автобиографии сравниваются сотрудником отдела кадров с персональными документами. Неподтвержденные записи, на которых настаивает гражданин, дополняются записью сотрудника отдела кадров «со слов гражданина». Исправления в указанных документах не допускаются. Копии с аттестатов, дипломов, свидетельств, грамот и т.п., которые приобщаются к документам для решения вопроса о приеме на работу, снимаются с помощью копировальной техники в отделе кадров и заверяются сотрудником отдела. Копии, принесенные гражданином, внимательно сличаются с подлинником и также заверяются этим сотрудником. Нотариальное заверение копий не требуется. Запрещается заверение копий с копии. Паспорт, военный билет, дипломы, аттестаты и другие подобные персональные документы после работы с ними сотрудника отдела кадров немедленно возвращаются гражданину (кроме трудовой книжки). Работать с указанными документами в отсутствие их владельца запрещается. Рассмотрим основные виды документов, сопровождающих процесс приема на работу руководителей, специалистов, научных и других подобных работников.

Резюме

Резюме является предельно краткой и вместе с тем достаточно полной справкой о том, что представляет собой кандидат на должность в профессиональном отношении и социальном аспекте. Изучение резюме (как в зарубежной практике и медицинской справки) является обязательной процедурой при подборе персонала на любую должность. В России резюме обычно не пересылается нанимателю с прежнего места работы гражданина, а заполняется лично кандидатом на должность.

В российской практике составляется обычно основной (базовый) тип резюме, который содержит следующие данные:

• Ф.И.О.;

• домашний адрес и телефон;

• должность, на которую претендует кандидат;

• образование (указываются наименования всех учебных заведений, даты поступления и окончания);

• список предыдущих мест работы, включая работы временного характера;

• список публикаций (если есть);

• патенты (если есть);

• квалификация по должности, на которую претендует;

• военная служба;

• общественная деятельность;

• личные данные (дата рождения, семейное положение, число детей, состояние здоровья, гражданство, возможность или желание совершать поездки в рамках служебных обязанностей).

В состав данных обязательно включается информация, которая может повлиять на решение о приеме на данную должность. Пункты должны формулироваться в нейтральном стиле. Можно затрагивать данные о складе ума, о ситуациях, с которыми приходилось сталкиваться и т.п. Список рабочих мест и должностей в одной организации приводится в обратном хронологическом порядке, начиная с последнего места работы. По структуре и стилю изложения резюме напоминает автобиографию. В России резюме имеет необязательный информационно-рекламный характер и обычно не является документом, несущим правовую нагрузку. В процессе решения вопроса о приеме помимо резюме заполняется личный листок по учету кадров (анкета) и часто составляется автобиография, содержание которых проверяется сотрудником отдела кадров и которые играют основную достоверную роль в изучении анкетно-биографических данных кандидата на должность.