Глава 4. Теоретические основы документоведения

План

1. Основные термины и определения в сфере ДОУ.

2. Понятие о документе, материальные носители документированной информации, способы документирования, свойства документа.

3. Функциональный анализ документа. Классификация документов по признакам.

4. Унификация и стандартизация в сфере ДОУ.

Задачи изучения темы:

1) показать роль документа в современном мире, в различных областях деятельности человека;

2) проанализировать эволюцию понятия «документ» по ГОСТам на терминологию. Дать современные понятия «документ», «документированная информация», закрепленные в Федеральном законе «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»;

3) пояснить информационную природу документа. Дать понятие мегаинформации. Определить виды и свойства информации. Выяснить взаимосвязь понятий «документ» и «информация», роль социальной информации в документообразовании. Определить зависимость вида документа от социальной информации: оперативной, ретроспективной, перспективной;

4) сформировать представление о способах документирования;

5) дать классификацию материальных носителей, средств документирования;

6) составить представление о свойствах и признаках документа;

7) дать классификацию функций документа, рассмотреть различные подходы специалистов к проблеме;

8) сформировать представление о многообразии задач, реализуемых через создание документов;

9) выделить признаки классификации документов, являющиеся основанием для их группировки.

Текст лекции

1. Терминология, используемая при работе с документами, закреплена в законах и других нормативных актах, например, в ГОСТ Р 5114–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», в различных словарях.

Федеральный закон Российской Федерацииот 27.07.2006 № 149-Ф «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» содержит ряд понятий в области создания документов. Под информацией в законе понимаются сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления. Термины «документированная информация» и «документ» в законе и в ГОСТе на терминологию рассматриваются различно. Согласно закону документированная информация – зафиксированная на материальном носителе путем документирования информация с реквизитами, позволяющими определить такую информацию или в установленных законодательством Российской Федерации случаях ее материальный носитель.

Реквизит – обязательный элемент оформления официального документа (дата, подпись, оттиск печати, текст документа и др.).

Документ создается в результате документирования – записи информации на различных носителях по установленным правилам. Носитель документированной информации – это материальный объект, который используется для закрепления и хранения на нем речевой, звуковой или изобразительной информации, в том числе в преобразованном виде.

Управленческая документация подразделяется на отдельные системы. Под системой документации понимается совокупность документов, взаимосвязанных по признакам происхождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к их оформлению.

2. В русский язык слово «документ» пришло во времена Петра I и первоначально имело значение письменного свидетельства. Затем появились термины «деловая бумага», «служебный документ», «акт», усилилось значение документа в управлении. Выделились «счетные документы», «исторические документы». Под документом понимался только письменный источник информации.

Понятие «документ» используется во всех сферах общественной деятельности. Существует множество определений документа. Дискуссия по этому вопросу ведется давно. Почти каждая отрасль знания дает свое толкование этого термина. К сожалению, до настоящего времени среди специалистов в области документоведения, библиотековедения, информатики и других сфер нет единства в понимании понятия «документ», несмотря на наличие ряда законодательных и официальных определений. В зависимости от того, какая отрасль знания дает это определение, преобладает какой-то один аспект (правовой, управленческий, исторический) и само понятие «документ» трактуют различным образом, хотя информационная его сущность очевидна. Эволюция понятия «документ», которое дает документоведение:

· документ – материальный объект;

· документ – носитель информации;

· документ – документированная информация.

Таким образом, в последнее время происходит перенос смысловой нагрузки в определении документа с материальной составляющей на информационную. Официальное толкование данного термина дает ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

Работа с документами осуществляется преимущественно с помощью компьютерной техники. Электронные документы прочно вошли в сферу документационного обеспечения и находятся в прямой зависимости от информационных технологий, которые постоянно изменяются по мере научно-технического прогресса в области техники и программного обеспечения. Специфические особенности электронных документов и массовое применение информационных технологий привели к созданию различных определений понятия «электронный документ». Из всего разнообразия подходов к определению этого термина можно выделить основные:

· электронный документ – машиночитаемый документ, документ на машинном носителе;

· электронный документ – особый тип документа;

· электронный документ – электронная форма документа.

В Федеральном законе Российской Федерации от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронно-цифровой подписи» дано понятие «электронный документ» – документ, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме. Юридическую силу электронному документу придает электронно-цифровая подпись (ЭЦП). Об этом сказано в Федеральном законе Российской Федерации от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Различают следующие способы документирования в зависимости от того, какое средство документирования используется.

1) Текстовое документирование.

С помощью текстового способа документирования создаются многие документы.

Текстовой документ – документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную любым типом письма или любой системой звукозаписи. Текстовое документирование получило самое широкое распространение. С его помощью организуется деятельность государственных учреждений, предприятий и отдельных лиц.

2) Техническое документирование.

Техническое документирование является способом запечатления технической мысли. Технические документы – обобщающее название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовлению изделий промышленного производства. Технические документальные материалы содержат записи процессов труда, средств производства (чертежи, рисунки, расчеты, графики, технические описания и др.). Это также документация, связанная с геодезией, картографией, гидрометеослужбой.

3) Фото-кино-видеодокументирование.

Фотодокумент – изобразительный документ, созданный фотографическим способом. Особенность фотодокументов – возникают в момент событий, поэтому они благодаря точности, наглядности имеют большую ценность и находят широкое применение в различных областях деятельности человека: в медицине, науке, искусстве, журналистике, в судебной практике. С помощью микрофотокопирования получаются копии документов.

Кинодокумент – изобразительный и аудиовизуальный документ, созданный кинематографическим способом. Кинодокумент отражает события в динамике, движении. Сейчас большое распространение получили видеодокументы, снятые на магнитную пленку.

Фонодокумент – документ, содержащий звуковую информацию, зафиксированную любой системой звукозаписи. Аудиовизуальные документы широко применяются в управленческой сфере, например для стенографирования.

4) Документы на машинных носителях. Электронное документирование.

С помощью специальных материальных носителей, на которых данные фиксируются специальными условными обозначениями, создаются документы с информацией в форме, понятной только машине. Чтобы человек мог прочесть информацию, обработанную машиной, ее нужно преобразовать в вид, пригодный для визуального восприятия.

Документ на машинном носителе – документ, созданный с использованием носителей и способов записи, обеспечивающих обработку его информации электронно-вычислительной машиной. Появление машинного документирования не отменяет предшествующих способов записи информации. Наряду с традиционными видами документов появляются все более сложные нетрадиционные виды документов на новейших носителях.

Для создания документов используются различные материальные объекты (бумага, магнитные и оптические диски, кинопленка и др.), служащие для закрепления и хранения на них речевой, звуковой или изобразительной информации. Одна из возможных классификаций носителей информации может быть представлена следующим образом:

- бумажные носители (носители информации на бумаге несветочувствительные, носители для репрографических процессов – термобумага, диазобумага, фотопленка, калька и т. д.);

- микроносители визуальной информации;

- звуконосители;

- видеоносители;

- магнитные носители;

- перфоносители магнитные для записикодированной информации.

Информатизация общества, бурное развитие микрографии, компьютерной техники и проникновение ее во все сферы человеческой деятельности определили появление документов на новейших, нетрадиционных, т. е. небумажных носителях информации.

Понятия «новейший» и «нетрадиционный» документ во многом условны и служат для названия группы документов, которые в отличие от традиционных, т. е. бумажных, как правило, требуют для воспроизведения информации использование технических средств. К этой группе принадлежат документы в виде микрофильмов, микрофиш, звуковых магнитных записей, а также в виде дискетных носителей для компьютерного чтения (дисков, дискет) и т. п.

Документы на новейших носителях информации относятся к классу технически-кодированных, содержащих запись, доступную для воспроизведения только с помощью технических средств, в том числе звуковоспроизводящей, проекционной аппаратуры или компьютера.

Документы на новейших носителях информации делят на группы:

1. Документы на перфорированных носителях информации (перфоленты, перфокарты и др.).

2. Документы на магнитных носителях (магнитные карты, ленты, дискеты и жесткие диски, видеодиски).

3. Документы на оптических носителях информации (оптические документы) – микрографические документы (микрофильмы, микродиски, микрокарты) и оптические диски, информация с которых считывается с помощью лазерного луча различного размера (CD-ROM, DVD-ROM, Flash-память, аудиокомпакт-диски, видеодиски, магнитооптические диски).

4. Документы на голографических носителях информации (голограммы).

Как и всякий объект, документ обладает множеством свойств (отличительных качеств). Принято выделять несколько основных свойств документа, которые характеризуются соответствующими признаками: юридическая сила, оригинальность, подлинность, копийность.

Юридическая сила документа. Какое свойство документа можно назвать юридической силой? Это свойство быть подлинным доказательством тех фактов, событий и действий, которые отражены в документе.

Что влияет на приобретение документом юридической силы?

1. Соблюдение организацией, ее должностными лицами, готовящими документ, положений действующего законодательства.

2. Документирование предполагает соблюдение установленных правил записи информации. Эти правила специфичны для каждого типа документов и регламентируются ГОСТами и другими нормативно-методическими материалами.

3. Наличие компетенции у должностного лица, издававшего документ.

Юридическая сила документа – свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком его оформления. Юридическая сила документа может быть обеспечена установленным для каждой разновидности документов комплексом реквизитов, т. е. обязательных элементов оформления документов: наименование организации – автора документа, подпись, дата, регистрационный номер документа, гриф утверждения, оттиск печати и др.

Оригинальность документа. Слово «оригинал» происходит от латинского слова «originalis», что означает –первоначальный, самобытный. Признаком оригинала является его уникальность.

Нередки «умноженные оригиналы», т. е. оригиналы, составляемые в нескольких экземплярах. Например, договор между государствами с древнейших времен составляется в количестве экземпляров, соответствующих числу договаривающихся сторон, при этом каждый экземпляр является оригиналом.

Оригиналы документов по своему внешнему виду могут быть беловиками и черновиками.

Черновик – это документ в предварительной редакции. Черновой документ: рукописный или машинописный документ, отражающий работу автора или редактора над его текстом.

Беловик – это последняя, переписанная или перепечатанная набело редакция документа. Беловой документ: рукописный или машинописный документ, текст которого переписан с чернового документа или написан без помарок и исправлений.

Для служебных документов оригиналом является беловик, подписанный должностными лицами, с приложением, в ряде случаев, печати. Оригиналы служебных документов могут печататься на бланках.

Различают автографы – документы, переписанные или правленные (после перепечатки или переписки) рукою автора.

Подлинность документа. Как синоним слова «оригинал» употребляется слово «подлинник», которое в переводе с латинского означает достоверный. Подлинный документ: документ, сведения об авторе, времени и месте создания которого, содержащиеся в самом документе или выявленные иным путем, подтверждают достоверность его происхождения. Таким образом, документ в окончательной редакции, соответствующим образом оформленный и подписанный, называется подлинником официального документа. Это может быть первый или единичный экземпляр оригинального документа.

Дубликат документа: повторный экземпляр подлинника документа, имеющий юридическую силу.

Копийность документов. Копия документа – это документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы.

Повторное точное воспроизведение подлинника (в целях размножения) является копией. Само понятие «копия» (лат. copia – множество) связано с размножением оригинала любого вида.

Среди копий различаются:

1) выписка – копия части документа. Выписка должна содержать воспроизведение полного текста решения по определенному вопросу. Юридическую силу выписка приобретает после ее заверения должностным лицом организации или нотариусом.

2) особый вид – фото и светокопии, отличительной чертой которых является точное воспроизведение оригинала.

3) кроме копий, снятых непосредственно с оригинала или полученных автоматически, т.е. одновременно с оригиналом, могут быть кратные копии: копии с копий.

Юридическая сила копий:

1) копия должна содержать точный текст подлинника (включая и бланк, на котором подготовлен документ), расшифровку печатей, подписей должностных лиц;

2) свидетельство юридической силы копии документа – отметка о ее заверении, для исходящих документов дополнительно проставляется оттиск печати.

Заверение копий должно производиться самой организацией или, по необходимости, нотариусом. Нотариального заверения обычно требуют для копий учредительных документов организации, которые представляются в различные государственные структуры (судебные, налоговые и лицензионные органы, комитеты по управлению имуществом и т. д.). Но в принципе любая копия документа, не противоречащего закону и имеющего юридическое значение, может быть заверена нотариально. Нотариус сличает подлинник с копией и заверяет ее. Запрещается нотариальное свидетельствование копий паспортов, военных билетов, служебных удостоверений.

Сами организации имеют право заверения документов, создающихся в процессе их деятельности. Также организации могут заверять документы граждан при приеме на работу (диплом, аттестат).

Копии заверяются руководителем организации или уполномоченным должностным лицом (например, начальником отдела кадров или зав. канцелярией). Заверенные копии, направляемые в организации, удостоверяются печатью.

Выяснение свойств и признаков документа необходимо для того чтобы классифицировать его, определить назначение, юридическую силу. Каждое свойство характеризуется совокупностью признаков. Наиболее существенные из них:

· содержание;

· форма;

· авторство;

· наименование вида документа;

· датирование;

· удостоверение (подпись, гриф утверждения, оттиск печати).

Содержание документа зависит от того, какая цель преследуется при его создании и от того, к какой системе документации он будет отнесен. Содержание документа может определять не только вид документа, но и его разновидность.

Форма документа зависит:

· от совокупности реквизитов конкретного документа;

· от их расположения;

· от унификации текста.

Форма есть внутренняя организация содержания. Документирование в широком смысле предполагает запись содержания и формы в единстве на материальном носителе.

Авторами могут быть учреждения или отдельные лица. Авторами официальных документов являются организации, учреждения, их структурные подразделения и должностные лица.

Вид документа – это классификационное понятие, употребляемое для обозначения группы документов одного наименования, имеющих общее назначение и единый формуляр. Указание вида документа дает общее представление о документе, его целевом назначении, формуляре, юридическом значении и характере изложения информации.

Проставление даты на документе – необходимый признак для придания ему юридической силы. Выделяются даты:

· авторские;

· визирования;

· утверждения;

· ознакомления;

· отправления в дело;

· заверения копии;

· содержания;

· регистрации;

· получения;

· вступления в силу;

· опубликования.

Удостоверение предполагает подписание, для некоторых документов – утверждение и проставление оттиска печати.

3. Функции в документе можно выделить только на теоретическом уровне. Для понимания эволюции документа важно проводить его функциональный анализ. Функция документа есть его целевое назначение, присущее ему независимо от того осознана эта функция автором или нет. Любой документ обладает определенными функциями, выяснение которых важно для:

· определения цели создания документа;

· его классификации и изучения роли в данной социальной структуре и экономической системе.

Автор документа, фиксируя информацию, не всегда программирует какую-либо функцию. Документ полифункционален (многофункционален), т. е. содержит в себе различные функции, которые с течением времени меняют свое доминирующее значение. Существуют два подхода к определению функций документа. Первый подход: основной функцией является информационная, остальные – подфункции. Второй подход: выделяются функции общие и специальные.

Общие – это информационная, социальная, коммуникативная, культурная; специальные – управленческая, правовая, функция исторического источника, функция учета:

Информационная функция определяется потребностью в запечатлении информации с целью сохранения и передачи и присуща всем без исключения документам. Причина появления любого документа – необходимость фиксировать информацию о фактах, событиях, явлениях, практической и мыслительной деятельности человека.

Информацию, содержащуюся в документах можно подразделить на:

· ретроспективную (относящуюся к прошлому);

· оперативную (текущую);

· перспективную (относящуюся к будущему).

Существуют и другие классификации информации. Например, разделение на первичную и вторичную, по жанрам, видам, носителям и проч.

Каждый документ имеет информационную емкость (или информационный потенциал), т. е. количество и качество информации. Информационная емкость характеризуется показателями: полнота, объективность, достоверность, оптимальность, актуальность информации, ее полезность и новизна. Чем выше эти показатели, тем ценнее документ.

Социальная функция тоже присуща многим документам, т.к. создаются они для удовлетворения различных потребностей как общества в целом, так и отдельных его членов. Документ сам способен влиять на социальные отношения в зависимости от назначения, роли в данном обществе. Причем он может не только стимулировать развитие социальных процессов, но и тормозить их.

Коммуникативная функция выполняет задачу передачи информации во времени и пространстве, информационной связи между членами общества. Без обмена сведениями, мнениями, идеями социальные связи не могут поддерживаться. Можно выделить две категории документов, в которых выражена коммуникативная функция:

· документы, ориентированные в одном направлении (законы, указы, распоряжения, приказы, инструкции, жалобы, докладные записки и др.);

· документы двустороннего действия (деловая и личная переписка, договорные документы и т. д.).

Культурная функция – способность документа сохранять и передавать культурные традиции, эстетические нормы, ритуалы, принятые в обществе (кинофильм, фотография, научно-технический документ и др.).

Управленческая функция выполняется официальными документами, которые специально созданы для целей и в процессе управления (законы, положения, уставы, протоколы, решения, сводки, отчеты и др.). Эти документы играют большую роль в информационном обеспечении управления, они многообразны, отражают различные уровни принятия решений.

Правовая функция присуща документам, в которых закрепляются изменения правовых норм и правонарушений. Можно выделить две категории документов, наделенных правовой функцией:

· изначально обладающие ею;

· приобретающие ее на время.

В первую группу входят все документы, устанавливающие, закрепляющие, изменяющие правовые нормы и правоотношения или прекращающие их действие, а также другие документы, влекущие за собой юридические последствия. Сюда относятся:

· все правовые акты органов государственной власти (законы, указы, постановления и др.);

· судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты, все договорные документы;

· удостоверительные документы (паспорт, удостоверение и др.);

· оправдательно-финансовые документы (накладные, приходные ордера, счетно-платежные требования и т. п.).

Ко второй категории относятся документы, которые на время приобретают эту функцию, являясь доказательством каких-либо фактов в суде, органах следствия и прокуратуре, нотариате, арбитраже. В принципе любой документ может быть доказательством и тем самым временно будет наделен правовой функцией.

Функция исторического источника изучается исторической наукой. Существуют две точки зрения:

· первая – документ становится историческим источником с момента передачи его на архивное хранение;

· вторая – документ наделяется этой функцией с момента его возникновения, но осознается эта функция человеком лишь тогда, когда документ поступает в архив.

Таким образом, эта функция начинает доминировать в документе, если он выступает как источник информации для историка, исследующего ту или иную проблему.

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических документах, плановой, отчетной документации.

Автор документа, как правило, наделяет его какой-то одной функцией, объективно же этот документ несет и иные функции. С течением времени удельный вес той или иной функции изменяется.

Перечисленные функции можно подразделить на:

· функции оперативного характера, время действия которых ограничено:

- управленческая;

- правовая;

- учета;

· функции постоянно действующие:

- информационная;

- социальная;

- исторического источника.

Например, аттестат зрелости содержит информационную, культурную, социальную, правовую и функцию исторического источника.

Представленная классификация была обоснована в статьях М. П. Илюшенко. В последнее время появились попытки дать иные классификации. Например, Н. С. Ларьков (Документоведение: учебное пособие – М.: АСТ: Восток-Запад, 2006) называет дополнительно следующие функции, которые можно считать подфункциями, устанавливающую предшествующую классификацию:

· познавательная, которая присуща прежде всего научной документации;

· образовательная, отражающая распространение знаний;

· политическая, находящая свое выражение прежде всего в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Кроме того, эту функцию выполняют документы политических партий;

· идеологическая, фиксирующаяся в документах, отражающих религиозные, философские и другие идеи, взгляды;

· другие функции (художественно-эстетическая, досуговая, товарная).

Н. С. Ларьков считает, что вряд ли оправдано выделять информационную функцию. Он называет функцию закрепления, запечатления информации, функцию защиты информации. Названные функции, скорее всего, являются подфункциями, перечисленных в первой классификации функций.

Весьма спорной можно считать классификацию функций, представленную Н. Н. Кушнаренко (Документоведение. – Учебник – К.: Т-во «Знания» КОО, 2007 ). В учебнике, например, называются функции:

· мемориальная, отражающая способность документов служить памятью человека и общества, сохранять, передавать информацию от поколения к поколению (летописи);

· гедоническая – возможность документа служить средством отдыха, развлечения, рационального использования.

Таким образом, вопрос о функциях документа можно считать дискуссионным и нуждающимся в дальнейшем исследовании.

Разнообразие документов по форме и содержанию, специфика их применения не дает возможность при классификации исходить только из одного какого-либо их признака. В основу классификации могут быть положены признаки:

· целевое назначение;

· форма;

· характер правоотношений;

· субъективность;

· содержание;

· стадии изготовления;

· сроки действия;

· доказательственное значение.

Основным признаком классификации является цель создания документа и его внешняя форма представления.

В общем виде по целевому значению документы можно разделить на:

· юридические;

· технические;

· финансовые и др. (по направлениям деятельности человека).

У документа есть внешняя форма и внутреннее содержание. Внешняя форма зависит от материального носителя информации, способа фиксации записи, технологии и процедуры документирования. Внутренняя форма документа выражается в организации структуры представленной информации и реквизитов документов.

Документ, который создан в обществе, входит в соответствующую систему документации в качестве ее элемента. Отдельные виды и разновидности документов составляют систему документации.

До настоящего времени в документоведении не существует непротиворечивой научной классификации видов и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для классификации документов является его содержание. Служебные документы могут подразделяться:

· по административным вопросам;

· материально-техническому снабжению;

· планированию;

· оперативной деятельности;

· бухгалтерскому учету;

· подготовке и расстановке кадров;

· финансово-кредитным и внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся в организации, учреждении, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Приведем лишь некоторые: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные требования и поручения, доверенности и т. д.

По способу фиксации информации документы бывают:

· письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах);

· графические;

· фото-фоно-кинодокументы.

По степени сложности документы классифицируют на:

· простые;

· сложные.

Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько вопросов.

По степени гласности различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, особой важности, документы для служебного пользования (ДСП), с грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения срока действия или отмены его другим документом.

По срокам исполнения документы классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками исполнения, установленными законом и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы с грифом «срочно».

По происхождению документы классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

По срокам хранения документы делятся на документы временного, постоянного срока хранения, долговременного. Документы временного хранения в свою очередь подразделяются на документы со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают:

· информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций;

· директивные – обязательные для исполнения, рекомендательные, носящие характер юридической или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и унифицированные в виде анкеты и таблицы.

· Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования.

· Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

· Трафаретные документы имеют заранее напечатанный текст с пробелами, которые заполняются при окончательном оформлении документа. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

· Примерные документы носят ориентировочный характер и используются для составления и оформления документов по аналогии.

· Анкета – способ представления унифицированного текста, при котором постоянная информация располагается в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его составления в правую часть листа.

· Таблица – документ, в котором постоянная информация размещается в заголовках граф и боковика (заголовки строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк. Текст, представленный в виде таблицы, обладает большой информационной емкостью, позволяет строго классифицировать и кодировать информацию и легко суммировать аналогичные данные. В табличной форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и др.

Выводы по теме:

1. В различных источниках даются понятия «документ» и «информация». Толкование терминов зависит от того, для какой деятельности они применяются. Официально в документоведении эти понятия даны в Федеральном законе Российской Федерации «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» и в ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения».

2. В разные периоды времени подчеркивались отдельные аспекты в понятии «документ». Сейчас акцент делается на информационную сущность документа.

3. Различают способы документирования: текстовое, техническое, фотодокументирование, кино-видеодокументирование, аудио-документирование, электронное документирование. Способ документирования зависит от носителя и средства, выбранного для фиксации информации.

4. В документе выделяют свойства и признаки. Свойства документа – это юридическая сила документа, подлинность, оригинальность, копийность. Документ характеризуется по следующим признакам: содержание, форма, авторство, наименование вида документа, датирование, удостоверение (подпись, оттиск печати).

5. Выделить функции документа можно только на теоретическом уровне.

6. Определение функций в документе необходимо для решения практических задач: для классификации, систематизации документов.

7. Документ содержит в себе несколько функций, он полифункционален. Автор, как правило, закладывает одну функцию.

8. Традиционно выделяют две большие группы функций: общие и специальные.

9. Функции могут быть постоянно действующими и оперативного характера.

10. Функции связаны, переплетены в документе, их трудно выделить, разграничить, они меняют свое доминирующее значение.

11. Классификация документов зависит от признака, который берется за основу: по виду, по содержанию, по срокам хранения документа и т. д.

Вопросы для самостоятельного повторения

1. Какую роль играют документы в жизни человека и общества?

2. В чем состоит жизненный цикл документа?

3. Дайте основные понятия по теме.

4. Что является объектом, предметом документоведения?

5. Совместно с какими гуманитарными науками решает свои задачи документоведение?

6. Какие названия могут быть у службы ДОУ?

7. Какая структура службы ДОУ возможна?

8. Какие нормативные акты регламентируют организацию и функции службы ДОУ?

9. В каком нормативном акте содержится Типовое положение о службе ДОУ?

10. Что понимается под документационным (информационным) менеджментом?

11. Какие проблемы организации службы документационного обеспечения существуют на современном этапе?

12. Каким документом регламентируется деятельность службы ДОУ?

13. Какие особенности структуры службы ДОУ в системе государственной службы можно отметить?

14. Каков должностной и численный состав службы делопроизводства?

15. Какова структура законодательной и нормативно-методической базы делопроизводства?

16. В каких направлениях развивается правовая регламентация делопроизводительных процессов в Российской Федерации?

17. Какой статус носят национальные стандарты?

18. Формуляр каких документов определен Гражданским кодексом Российской Федерации?

19. Какие требования к использованию гербовой символики на