Основные элементы текста

При наборе текста в редакторе MS WORD нужно осознавать, как именно программа разбивает текст на составляющие его элементы. Символы набираются нажатием на одну или несколько клавиш. Символы делятся на печатаемые и знаки форматирования. К последним относятся те символы, которые могут отображаться на экране, но не видны в напечатанном документе: пробел (∙), конец абзаца (¶), табуляция (→) и др.

Слова рассматриваются как последовательности символов между двумя пробелами. Следовательно, два слова, разделённые знаком препинания, но не разделённые пробелом, будут рассматриваться редактором как одно слово. Выделение слова можно производить двойным щелчком мыши. Удалить слово слева от курсора можно комбинацией клавиш Ctrl + BackSpace. Выделяя фрагменты при нажатой клавише Ctrl можно пометить несколько не связанных между собой блоков.

Строка — это последовательность символов, ограничивающаяся левой и правой границами текста. Левое поле страницы (полоса выделения) служит для выделения строк: нужно поместить указатель мыши слева от строки и сделать щелчок левой кнопкой. Если надо выделить несколько строк, то мышь с прижатой левой кнопкой перемещают вверх или вниз на нужное расстояние.

Страница

Параметры страницы можно установить из меню Файл\ Параметры страницы. Наиболее часто используются следующие из них:

1. Поля (левая, правая, верхняя и нижняя границы текста).

2. Ориентация (книжная или альбомная).

3. Размер листа (по умолчанию А4).

4. Зеркальные поля для двухсторонней печати.

5. Нумерация страниц (Вставка\ Номера страниц).

Абзац

Абзац — это последовательность символов между маркерами конца абзаца (¶). Основные параметры абзаца:

1. Отступы слева и справа: расстояние от левой и правой границы текста до левой и правой границы абзаца.

2. Интервал до и после: дополнительный интервал перед абзацем или после него.

3. Положение первой строки: красная строка (отступ), висячая строка (выступ).

4. Междустрочный интервал: расстояние между строками абзаца; единица этого расстояния приблизительно равна высоте заглавной буквы используемого шрифта.

5. Выравнивание: положение всех строк абзаца по отношению к границам абзаца; строки могут быть выровнены по левому или правому краю, по центру или по ширине (в последнем случае между словами могут быть добавлены дополнительные пробелы).

Параметры абзаца применяются сразу ко всем его строкам. Существуют и некоторые специальные виды абзацев, такие как маркированные и нумерованные (в том числе многоуровневые) списки. Форматирование абзацев можно осуществить посредством пункта меню Формат\ Абзац или Формат\ Список, а также с помощью панели инструментов и Линейки. Выделить абзац целиком можно двойным щелчком по полосе выделения или тройным щелчком внутри абзаца.

Общие правила набора текста

1) Вначале производят набор текста, а затем его форматирование.

2) Знаки препинания набираются вплотную к предыдущему слову; после знака препинания ставится пробел. Исключения: открывающиеся скобки, кавычки и т. п.

3) В MS WORD никогда не ставится два пробела подряд и пробел внутри слов.

4) В MS WORD клавиша Enter нажимается только в конце абзаца. То есть два символа «конец абзаца» подряд — это ошибка. Вместо этого используют дополнительный интервал до или после абзаца.

5) Принудительный конец строки можно вставить комбинацией Shift+Enter.

6) Использование дефисов и тире:

(a) дефис: внутри слов (например, кое-как);

(b) короткое тире1 (n-тире): для числовых диапазонов (с. 23–56, 1998–2000 гг.) или нескольких фамилий (закон Бойля–Мариотта, но закон Гей-Люссака)

(c) длинное тире1 (m-тире): чаще всего это замена сказуемого (Партия — наш рулевой) или в начале строки при оформлении диалогов.

Длинное тире отбивается пробелами с двух сторон (причём слева — неразрывным пробелом2), короткое и дефис — нет. Заметим, что неразрывный пробел используется и в таких традиционных сокращениях, как: т. е., т. д., г. Оренбург, А. В. Иванов и т. п.

Поиск в тексте

Найти нужную информацию в большом объёме текста можно с помощью пунктов меню «Правка» и далее «Найти» (Ctrl+F), «Заменить» (Ctrl+H) и «Перейти» (F5). Эти, в целом элементарные, операции могут заметно облегчить жизнь, особенно при работе с большими документами. Следует особенно подчеркнуть, что поиск и замену можно проводить не только для обычных, но и для специальных символов (кнопка «Специальный»). Кроме того, можно найти и выделить нужный фрагмент сразу по всему документу с целью, например, изменения формата. Интересные возможности появляются после включения флажка «Подстановочные знаки» в диалоговом окне «Найти и заменить». Правильное и своевременное использование возможностей поиска существенно ускоряют процесс редактирования объёмных текстов. Позже мы используем эти средства при конвертации документов из одного формата в другой.

Таблицы

Подготовить таблицу можно несколькими способами:

1. Из меню «Таблица\ Вставить таблицу» (или кнопка на панели инструментов).

2. Из меню «Таблица\ Нарисовать таблицу» (или кнопка на панели инструментов) и затем инструментом .

3. Преобразовать ранее набранный текст в таблицу.

Поскольку первые два способа достаточно просты, остановимся только на последнем. Этот способ может понадобиться, если данные, которые нужно поместить в таблицу, уже набраны. Такой текст преобразовывают следующим образом:

1. каждая строка таблицы должна быть отдельным абзацем (в конце очередной строки нажимают Enter);

2. между элементами соседних столбцов вставляют одинаковые символы- разделители, отсутствующие в основном тексте (чаще всего это символы табуляции или точка с запятой);

3. выделяют все строки будущей таблицы и вызывают команду «Таблица\ Преобразовать текст в таблицу».

Аналогично, выделив таблицу и указав желаемый разделитель столбцов, можно преобразовать её в текст командой «Таблица\ Преобразовать таблицу в текст». Использование возможностей таблиц в MS WORD выходит далеко за рамки их прямого назначения. Так, таблицы широко используются в тех случаях, когда необходимо разместить на одном горизонтальном уровне несколько отдельных абзацев с разными элементами форматирования. Например, при вставке «шапок» и подписей в бланк, или вставке нумерованных формул и рисунков.

Графика в MS WORD

При работе с рисунками средствами MS WORD следует помнить, что эта графика, в отличие от растровой графики MS Paint, является векторной. Это, в частности, означает, что при создании рисунков MS WORD мы будем работать с объектами, свойствами которых можно управлять как в процессе рисования, так и позже. Рисовать в MS WORD удобнее с использованием панели инструментов «Рисование» (кнопка ). Все графические объекты MS WORD по умолчанию привязываются к невидимой сетке, с тем, чтобы было удобнее их выравнивать. Отобразить сетку можно командой «Действия\ Сетка\ Отображать линии сетки на экране». Если требуется очень точное выравнивание объектов1, то следует отключить привязку к сетке командой «Действия\ Сетка\ Привязать к сетке». Графические объекты, которые уже расположены на рисунке надлежащим образом или объекты, образующие готовый рисунок, можно сгруппировать командой «Действия\ Группировать». Это позволяет сделать множество объектов единым целым и впоследствии работать с ними как с одним объектом. Очень важной особенностью рисунков в MS WORD является возможность выбора взаимного расположения графики и текста: в тексте, вокруг рамки, по контуру, за текстом и др. Эти параметры можно задать в пункте «Действия\ Обтекание текстом».