Сортировка данных в режиме таблицы. Отбор данных с помощью фильтра

Используется для удобства нахождения нужной информации.

Нужно: установить курсор на любую строку соответствующего столбца и нажать одну из кнопок на панели инструментов: Сортировка по убыванию или Сортировка по возрастанию.

Правила: при сортировке в возрастающем порядке записи, содержащие пустые поля, указываются в списке первыми; числа, находящиеся в текстовых полях, сортируются как строки символов, а не как числовые значения. Если нужно отсортировать их в числовом порядке, все текстовые строки должны содержать одинаковое количество символов. Если строка содержит меньшее количество символов, то вначале нужно вставить незначащие нули; при сохранении таблицы сохраняется и ее порядок сортировки.
Если вы хотите отменить сортировку, нажмите на панели инструментов Удалить Фильтр.
Четыре способа отбора записей с помощью фильтров:

1) фильтр по выделенному фрагменту (для легкого поиска значения в таблице, содержат отбираемые записи),

2) обычный фильтр (для отбора записей по значениям нескольких полей),

3) поле Фильтр для (если фокус ввода находится в поле таблицы и нужно ввести конкретное искомое значение, результат которого будет использоваться в качестве условия отбора)

4) расширенный фильтр (для сложных фильтров).

Для фильтрации данных по полям <<должность>> и <<Дисциплина>>: щелкните по записи Доцент поля <<Должность>>; нажмите кнопку или выполните команду Записи, Фильтр, Фильтр по выделенному. В таблице останутся только записи о преподавателях – доцентах.
Для отмены фильтра нажмите клавишу на панели инструментов или выполните команду Записи, Удалить фильтр. В таблице появятся все данные.
Фильтр для: выбрать поле, ввести значение условия отбора в поле Фильтр для, нажать Enter.

Понятие формы. Создание новой формы с помощью Мастера. Виды однотабличных пользовательских форм.

Формы – это настраиваемые диалоговые окна, сохраняемые в БД в виде объектов специального типа. Формы Access – объекты БД, также, как и таблицы и запросы. Формы обеспечивают наиболее гибкий способ ввода, редактирования, просмотра и удаления данных и фактически являются шаблонами, управляющими отображением информации. Форма позволяет отображать одновременно все поля одной или нескольких записей. Оптимально построенная форма может вмещать несколько десятков полей на одном экране, а если полей намного больше, то можно создать многостраничную форму для каждой записи. Можно также создать форму-меню для вызова других форм, таблиц, запросов или отчетов. В форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет или заливку и добавить элементы управления текстом для эффективного ввода данных.

Формы предоставляют большую гибкость при вводе данных. Вы можете не только помещать вычисляемые поля в форму, но и добавлять расширенные правила проверки корректности ввода и элементы управления (например, переключатели, флажки, раскрывающиеся списки). Линии, рамки, цвета и фоновые изображения улучшают внешний вид данных, облегчают восприятие формы и повышают продуктивность работы. В дополнение к этому OLE-объекты (такие, как рисунки и графики) можно увидеть только в форме или отчете. Используются в приложении для ввода и отображения данных. Содержат элементы управления, с помощью которых осуществляется доступ к данным в таблицах. Элементами управления являются текстовые поля для ввода и правки данных, кнопки, флажки, переключатели, списки, надписи, рамки для отображения объектов OLE. Формы позволяют выполнить проверку корректности данных при вводе, проводить вычисления, обеспечивать доступ к данным связанных таблицах с помощью подчиненных форм.
Формы --- создать форму с помощью мастера --- новая форма --- мастер форм --- в нижней части окна выберите нужную таблицу
нажмите ОК --- из поля Доступные поля выберите те поля, которые вам нужны для новой формы переместите их в список Выбранные
поля --- нажмите Далее--- выберите Вид Формы (в один столбец, табличный, ленточный)--- нажмите Далее --- выберите стиль оформления формы --- нажмите Далее --- укажите название формы--- Готово.
В результате Мастером будет создана форма в соответствии с выбранными параметрами и сохранена с указанием имени, затем эта форма будет открыта в заданном режиме.

* в один столбец;

* ленточная;

* табличная;

* выровненная.
Access располагает мастером по разработке форм пяти видов:
1)В один столбец — поля выводятся на экран в виде последовательности строк.
2)Табличная форма — поля выводятся в виде строк и столбцов.
3)Диаграмма — для ее создания выбирается таблица, содержащая числовые значения, которые можно представить в графическом виде.
4)Составная форма — объединяет в себе данные более одной таблицы БД. Позволяет просмотреть и изменить данные в нескольких таблицах одновременно.
5)Простая форма — единственная форма, которую Access создает автоматически, включает каждое поле таблицы и использует стандартный шаблон.