Виды комерческой тайны

Научно-техническая информация

К сведениям, составляющим научно-техническую информацию, можно отнести следующие:
1. Сведения о новых технических решениях, созданных в организации или по ее заданию сторонними организациями, которые могут быть признаны изобретениями, полезными моделями или промышленными образцами, на которые могут быть получены патенты на имя организации и (или) других лиц.

2. Сведения о новых технических решениях, созданных в организации или по ее заданию сторонними организациями, которые могут быть отнесены к категории «ноу-хау».

3. Сведения о заимствованных у третьих лиц (по взаимной договоренности) оригинальных технических решениях, при использовании которых могут быть нарушены исключительные права этих лиц (их права собственности и т.п.).

4. Сведения об организациях, как исполнителях НИОКР по заданию организации, и о выполняемых ими работах.

5. Сведения по научно-техническим вопросам, касающиеся деятельности любых фирм, которыми конфиденциально располагает организация.

6. Информация о потенциальных заказчиках НИОКР.

7. Сведения о целях, задачах, программах перспективных научных исследований.

8. Основные идеи научно-исследовательских и опытно-конструкторских разработок (НИОКР).

9. Характеристики разрабатываемых изделий.

10. Сведения об используемых и разрабатываемых ("ноу-хау") технологических процессах.

Приведенный перечень, естественно, не является исчерпывающим. В зависимости от интересов и сферы деятельности компании он может быть изменен в ту или иную сторону.

2. Производственная информация

Производственная информация тесно связана с научно-технической, но все же выделяется законодателем отдельной строкой. Компания же по собственному усмотрению может как выделить такие сведения в отдельный перечень так и прописать их в массиве научно-технической информации. Вот несколько примеров производственной информации:

1. Сведения о сути модернизации ранее известных технологий, процессов и оборудования, позволяющих повысить их конкурентоспособность.

2. Сведения о состоянии программного и компьютерного обеспечения организации (в том числе названия программ, их описание и назначение, тексты программ, их фирмы-поставщики, реализующие новые и оригинальные научно-технические решения).

3. Сведения о новых материалах, применяемых в организации, и технология их применения.

4. Сведения о специальных комплектующих изделиях, придающих изготавливаемой продукции новые потребительские качества.

Финансово-экономическая информация

Роль финансово-экономической информации трудно переоценить по степени своей важности для компании. Каждая компания включит в этот перечень сведения, наиболее важные для нее. Но среди них будут основные нижеприведенные:

1. Плановые экономические показатели, в том числе планируемая прибыль.

2. Сведения о выгодных перспективных поставщиках материалов и комплектующих изделий и состоянии деловых отношений с ними.

3. Сведения о предприятиях - торговых партнерах организации.

4. Плановые объемы финансирования капитальных вложений, НИОКР и затрат на внедрение новой техники по организации.

5. Сведения, раскрывающие директивы по проведению переговоров, сами переговоры, в том числе границы полномочий должностных лиц по ценам, скидкам и другим условиям.

6. Сведения, раскрывающие генеральную линию и тактику в валютных и кредитных вопросах.

7. Сведения по технико-экономическим показателям по объектам, строящимся при техническом содействии иностранных фирм.

8. Данные, раскрывающие уровни и лимиты цен на товар, реализуемую продукцию.

9. Расчеты экспортной и импортной стоимости оборудования и услуг.

10. Сведения о плановых показателях финансово-хозяйственной деятельности собственных и смешанных обществ с участием капитала организации, а также сведения о капиталах и доходах по этим обществам.

11. Сведения по механизму образования цены на изделие (формирование цены, накладные расходы в составе договорной цены, составляющие накладных расходов).

12. Сведения по предполагаемым договорным ценам на разработку или поставку изделий или научно-технической продукции.

Иная информация

В данный перечень включается информация, по своему содержанию не входящая ни в один из вышерассмотренных перечней. Так, сюда могут быть отнесены следующее сведения:

1. Позиция представителей организации при проведении торговых переговоров, разглашение которой может нанести ущерб Компании.

2. Сведения о сроках, установленных для проработки и заключения сделок.

3. Сведения о получаемых и прорабатываемых заказах и предложениях.

4. Сведения об объемах взаимных поставок по долгосрочным соглашениям с одной или несколькими фирмами.

5. Сведения, характеризующие иностранцев, иностранные фирмы или организации, технологию производства или конструкторские решения, применяемые ими, составленные на основании конфиденциально полученных данных.

6. Сведения, раскрывающие факт конфиденциальной договоренности сторон или ее содержание.

7. Сведения, на конфиденциальности которых настаивает партнер.

8. Сведения, раскрывающие существо позиции организации при ведении судебных и арбитражных дел, разглашение которых может нанести ущерб организации.

9. Сведения о предполагаемых закупках отдельных патентов, лицензий и образцов техники.

10. Сведения о предполагаемых закупках (продажах), раскрывающие степень заинтересованности Компании в приобретении и реализации отдельных видов товаров.

11. Содержание торговых соглашений, договоров или контрактов, которые по договоренности сторон следует считать конфиденциальными.

12. Сведения о порядке и состоянии организации защиты коммерческой тайны в Компании.

13. Сведения о порядке и состоянии организации охраны, пропускном режиме, системе сигнализации, связи и др. одпись М.П.

4. Особенности делопроизводства

Делопроизводство в случае работы с документами, содержащими коммерческую тайну, имеет свои особенности.Так, приказом руководителя назначается должностное лицо (лица), которое отвечает за учет, хранение и использование документов, имеющих гриф ограничения доступа. Ею может быть и секретарь, для которого работа с документами относится к основным служебных обязанностей, или ответственный работник, для которого выполнение этих функций составит дополнительную нагрузку.

Гриф конфиденциальности, в отличие от грифа секретности, означает, что право собственности на информацию, которая содержится в документе, принадлежит предприятию.

Если информация, составляющая коммерческую тайну, содержащуюся в документах, принадлежащих предприятиям-партнерам, то о неразглашении ее должно быть указано в тексте, договоре между этими предприятиями.

Если на документе не проставлен гриф ограничения доступа и в тексте нет указаний на конфиденциальность, то это означает, что автор и лица, подписавшие или утвердили документ, предусмотрели все возможные последствия свободной (без ограничения доступа) работы с документом.

На документе с грифом "КТ" ("Конфиденциально") указывается количество экземпляров документа и местонахождение каждого из них.

Например:

Составлен в двух экземплярах:

Прим. Л "° 1 - в адрес экз. Ks 2 - к делу 01.08.

На обороте или в резолюции документа с грифом "КТ" руководитель пишет фамилию тех должностных лиц, которым разрешено пользоваться этим документом.

Например:

Разрешаю:

1.Краюшкин В.А.

2Ананьеву Д.Н.

Подпись руководителя ________________________дата

Печать документов с грифом "КТ" осуществляется централизованно, в специально отведенном для этого помещении или на рабочем месте, куда запрещен вход посторонним. Отпечатанные и подписанные документы передаются для регистрации должностному лицу, отвечающему за их учет. Черновики и варианты документа уничтожаются этим лицом с подтверждением факта уничтожения записью на копии входящего документа.

Например:

черновик (варианты) уничтожены.
Подпис________________________________

Дата

Все документы с конфиденциальной информацией должны регистрироваться отдельно от остальных документов в Журнале регистрации документов с грифом КТ.

Журнал регистрации документов с грифом КТ

№ индекс до.

Дата регистрации
до.
Дата индекс, (для входн
куда
К-во экз.
Откуда поступил или отправлен
Краткий 3 заголовками

К-во л
Исполнители
Примечания

Все документы, поступающие с грифом "коммерческая тайна", получает ответственное лицо или секретарь-референт, которые обязательно проверяют корреспонденцию на целостность. Если каких-то документов не хватает, то составляют акт (в двух экземплярах, один из которых направляют получателям).

5. Хранение документов, содержащих коммерческую тайну

Документы с грифом ограничения доступа формируют в отдельное дело, на обложке которой в правом верхнем углу делается отметка "коммерческая тайна". На обороте обложки помещают список работников, имеющих право пользоваться документами внесенными к данному делу.
Сохраняются такие дела в сейфе опечатывается должностным лицом, ответственным за их хранение. Доступ к этому сейфу другим работникам должен быть запрещен.

Оборот (выдача и возврат) документов с грифом "КТ" отражается в Журнале учета выдачи документов с грифом "КТ".

Журнал учета выдачи документов с грифом "КТ"
Индекс до.
Дата выдачи
Краткое содержание (заголовок)
К-во экз.
К-во л.
Выдан

Подпись за полученный до.

-
Отметка о возвращении (подпись и дата)
Примечание
Документы, имеющие гриф ограничения доступа, выдающие и принимающие под расписку, при этом запрещается:

- Изъять из дела или переносить в другой дела документы, имеющие гриф ограничения доступа, без разрешения руководителя и отметок в «Журнале регистрации документов с грифом ограничения доступа";

- Выносить из помещения документы без специального разрешения руководителя;

- Размножать документы без разрешения руководителя (если есть разрешение, то размножение осуществляют в присутствии ответственного лица, а бракованные экземпляры сразу уничтожают).

Все дела, доступ к которым ограничен, обязательно вносят в номенклатуру дел предприятия.

По окончании календарного года приказом руководителя назначается специальная комиссия, которая обязательно должна:

-Проверить наличие всех документов;
- Отобрать документы для хранения в архиве;
- Определить документы для уничтожения.

Проверка документов с грифом "КТ" по решению руководства предприятия может осуществляться с другой периодичностью, например по окончании квартала. При потере конфиденциальной документа об этом немедленно информируют руководителя предприятия. Принимаются все меры, чтобы разыскать документ. Для расследования факта потери руководитель предприятия создает специальную комиссию. В случае, когда розыск не дал положительных результатов, составляется акт, а в журнал регистрации вносится об этом соответствующая запись.

При увольнении с работы сотрудника, ответственного за документы с грифом "КТ", осуществляется проверка имеющихся документов, передаваемых заново назначенному лицу. Об этом составляется акт приема-передачи, который утверждается руководителем предприятия или его заместителем.
На лицо, на предприятии была допущена к "КТ" и уволилась с работы, обязательства о неразглашении конфиденциальной информации распространяется еще в течение двух лет после увольнения, если иной срок не был оговорен трудовому соглашению. При передаче дел в архив на документы с грифом"КТ" составляется отдельная опись. Архивное хранение таких документов осуществляется в опечатанных коробках в помещении, куда запрещается несанкционированный доступ.На документы с грифом "КТ", отобранных для уничтожения, составляется акт. Процесс уничтожения происходит в присутствии комиссии. При этом делается все необходимое, чтобы исключить возможность возобновления существующей в этих документах информации.

Передавая дела в архив, составляют отдельное описание документов, имеющих гриф ограничения доступа. В помещении архива такие документы хранят в опечатанных ящиках. Несанкционированный доступ к ним строго запрещено