Организация документооборота

Документооборот служит общим целям делопроизводства, обеспечивая рациональную организацию работы с документацией. В структуре аппарата управления документооборот выступает в качестве информационного обмена, являясь при этом элементом коммуникационной деятельности канцелярий и секретариатов.

Документооборот – это движение документов в организации с момента их создания или получения до отправки или уничтожения. Организация документооборота заключается в соблюдении правил, в соответствии с которыми происходит движение документов в организации, учреждении. Общее количество документов, поступающих в организацию или созданных в ней за определенный период, определяет объем документооборота.

В системе органов внутренних дел организация документооборота основывается на требованиях нормативных актов Министерства внутренних дел России. В каждом органе внутренних дел разрабатываются: инструкция по делопроизводству, табель документов, альбом форм документов и номенклатура дел.

Инструкция по делопроизводству устанавливает систему делопроизводства в органе внутренних дел, порядок работы с документами, основные правила их подготовки и оформления, порядок рассмотрения обращений граждан.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в органе внутренних дел, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке. Она утверждается начальником органа внутренних дел и вводится в действие с 1 января. Номенклатура дел является разновидностью управленческого решения, посредством которого обеспечивается система формирования дел и хранения документов. В ней указывается наименование раздела для каждого дела, соответствующее структурному подразделению либо одному из направлений деятельности органа внутренних дел, а также заголовок для каждого дела, в котором указываются признаки документов, хранящихся внутри соответствующего дела.

Номенклатура дел основывается на изучении состава, содержания и количества документов, образующихся в деятельности органа внутренних дел. В нее не включаются дела оперативного учета и дела наблюдательного характера. Для таких, а также других документов с ограничением доступа (секретных, совершенно секретных и особой важности) составляется Единая номенклатура особой важности.

Табель документов, альбом форм и номенклатура дел относятся к числу тех нормативно-методических актов, которые предназначены для организации документооборота. В настоящее время происходит рост объема различных документов, что приводит к усложнению системы организации документооборота. В этой связи возникает важная задача по сокращению объема документооборота и его организации на научной основе.

В делопроизводстве выработан научный подход к организации исокращению документооборота. Его основными правиламиявляются:

Прямоточность движения документов, предполагающая исключение потерь времени на возвратные движения. Данное правило заключается в разработке схем прохождения основных управленческих документов в структуре органа внутренних дел.

Ритмичность движения документов, подразумевающая сокращение любых «простоев». Ритмичность обеспечивается обязательным контролем этапов движения документа.

Единый порядок движения однотипных документов, обеспечивающийся применением табеля форм документов.

Выполнение стандартных документационных операций над всеми документопотоками, заключающееся в максимальном сокращении инстанций на маршруте движения документов. Оно обеспечивается организацией делопроизводства в соответствии с ведомственной инструкцией по делопроизводству.

Ежеквартально по объему документооборота в органах внутренних дел составляются отчеты. Общий объем входящих, исходящих и внутренних документов подсчитывается на основе их учета (регистрации) по всем подразделениям Министерства внутренних дел России. При этом учитывают только оригиналы управленческих документов. Письма граждан, копии и дубликаты документов не учитываются. Отчеты по объему документооборота являются предметом анализа в органах внутренних дел (и аппарате министерства) и содержат информацию, которая позволяет совершенствовать управление, а именно:

· выявлять закономерности в колебаниях объема основных документопотоков в структуре органов внутренних дел;

· выявлять организационные просчеты в работе с отдельными группами документов;

· оптимизировать маршруты движения документов;

· совершенствовать делопроизводство и его отдельные технологические участки (структуру секретариатов и функции его персонала);

· рассчитывать штаты отдельных организационных структур, непосредственно обслуживающих документопотоки.

Для организации документооборота особую роль играет регистрация документов в секретариатах, которая решает в делопроизводстве следующие задачи:

· учет документов (присвоение регистрационного номера);

· контроль над всеми документопотоками (отслеживание всех этапов движения документа);

· установление срока исполнения документа;

· справочная работа по регистрационной базе данных и предоставление информации о зарегистрированных документах.

Организацией контроля над этапами движения документов в структуре органа внутренних дел занимаются секретариаты. В основе такого контроля лежат срокиисполнениядокументов, которые могут определяться законодательством (например, для заявлений о преступлениях). Эти сведения могут содержаться в самом документе (например, в распорядительных) либо его назначает руководитель органа внутренних дел в своей резолюции. Отдельные резолюции указывают конкретный срок исполнения. При этом могут указываться резолюции: «Срочно» – документ должен быть исполнен в срок не более 3-х суток; «В кратчайшие сроки» либо «Оперативно» – означает срок исполнения в течение 10 дней. В целях организации контроля исполнения документов работник секретариата фиксирует в регистрационной форме соответствующую дату контроля. Практика деятельности служб ДОУ свидетельствует, что наиболее четкий и объективный контроль осуществляется при использовании автоматизированной базы данных.

При организации делопроизводства выделяется информация, касающаяся признака документа. Данная информация позволяет хранить документы упорядоченно (систематизированно).

Одним из таких признаков является документопоток, который образуется в процессе движения документа между двумя структурами управления. Это простейший признак систематизации документов. В одном документопотоке объединяются документы разных видов. Общим для них является направление движения документов. Исходя из системы отношений, как правило, выделяют три основных документопотока.

Исходящие документы – создаются в органе внутренних дел и предназначены для отправки в адрес других органов, организаций, учреждений.

Входящие документы – приходят на почтовый адрес (по факсу, нарочным и т.п.) органа внутренних дел.

Внутренние документы – не предназначены для отправки в другие организации и или учреждения. Они служат для решения внутриорганизационных вопросов.

Входящие и исходящие имеют, как правило, стабильные маршруты движения. Сложнее регламентировать схемы движения внутренних документов, которые составляют значительный объем документооборота и обычно не имеют постоянных маршрутов своего движения. Именно внутренние документы более всего нуждаются в значительном сокращении.

На основе документопотоков сотрудники секретариатов (канцелярий) производят регистрацию документов по трем основным формам учета:

Журнальная форма является наиболее простой. По этой форме регистрация ведется в хронологическом порядке поступающих документов. Ее недостатком является трудоемкость, а также сложность поиска документа в случае, если не известна дата регистрации.

Картотечная форма основана на ведении специальных контрольных карточек для формирования нескольких картотек: сроковая картотека (по дате регистрации); номинальная картотека (по наименованию документов); справочная картотека (из карточек исполненных документов). Достоинство такой формы – легкость поиска документов по картотекам. Недостаток – сравнительно высокая трудоемкость заполнения карточек.

Автоматизированная форма ведется с помощью средств вычислительной техники, которые позволяют связывать в системе управления базами данных регистрационные электронные карточки и соответствующие им полнотекстовые файлы (документы в их электронном виде).

При организации делопроизводства следует учитывать и дополнительные признаки документов. Выделение дополнительных признаков документов должно производиться в секретариатах оперативно, по реквизитам документа. В противном случае пришлось бы тщательно изучать содержание всех документов, проходящих регистрацию, что крайне снизило бы оперативность делопроизводства. Такой подход позволяет:

· идентифицировать каждый документ, то есть относить его к определенному подразделению либо участку работы;

· группировать однотипные документы в дело для хранения;

· проводить быстрый поиск любого документа, который зарегистрирован в органе внутренних дел.

Теорией и практикой делопроизводства и архивного дела выделены и признаки группировки документов в дела. К этим признакам относят:

Номинальный,предполагающий группировку в одно дело документов одного наименования; например: приказы, протоколы, акты и т. д.

Хронологический, объединяющий документы одного временного периода; например: планы работы за 1-е полугодие.

Предметно-вопросный,предполагающий объединение в одно дело документов по одному вопросу (предмету); например: документы по строительству, документы по служебной подготовке и др.

Авторский, принимающийсяза основу, когда в дело объединяются документы одного автора; например: работа постоянно действующей комиссии, документы вышестоящего органа, должностного лица и т. д.

Корреспондентский,основанный на выделении документов по переписке с определенным корреспондентом; например: переписка с органом материально-технического снабжения.

Географический,указывающий на общность документов, соответствующих одному административно-территориальному образованию; например: переписка с районными подразделениями.

Экспертный,указывающий на общий срок хранения документов в одном деле, так как документы с постоянным сроком хранения (свыше 10 лет) и временным (до 10 лет) не могут группироваться в одно дело.

Для систематизации документов по делам на практике используется несколько признаков. Признаки группировки документов отражаются в заголовке каждого дела. Например, дело «Приказы начальника ОВД за
2009 г.» содержит номинальный, авторский и хронологический признаки. На каждом из таких дел должен быть указан срок хранения – экспертный признак.

Соответствие между составом документов, образующихся в процессе управления, и номенклатурой дел ежегодно проверяется экспертно-проверочной комиссией органа внутренних дел. Состав этой комиссии утверждается начальником органа внутренних дел. Если комиссия устанавливает, что состав документов соответствует действующей номенклатуре, то она на очередной год не изменяется. Номенклатура дел утверждается ежегодно, согласно п.147 инструкции, утвержденной приказом МВД России №987 от 04.12.2006 и п.328. Инструкции, утвержденной приказом МВД Росси №015 от 15.03.05.

После окончания исполнения документов дела формируются по установленным в секретариатах правилам и по их наименованиям. Основанием для списания документа в дело является резолюция начальника органа внутренних дел. Сроки хранения дел устанавливаются ведомственным Типовым перечнем документов. Они исчисляются с 1 января каждого года. Временный срок хранения дел устанавливается до 10 лет. Постоянный срок хранения, как правило, не имеет ограничений.

Хранение документов и дел в текущем делопроизводстве допускается для дел, с плановыми и отчетными документами, а также дел с трехлетним сроком хранения документов. Хранение заключается в обеспечении сохранности дел и документов, а для этого дела хранятся в металлических шкафах, и доступ к ним имеют только ответственные за хранение сотрудники секретариата. Информационно-справочная работа дает возможность сотрудникам использовать необходимую для них информацию.

Правила хранения документов, дел, а также бланков документов, печатей и штампов устанавливаются Инструкцией по делопроизводству в органах внутренних дел. Например, бланки с воспроизведением Государственного герба называются гербовыми бланками, изготовляются типографией МВД России и являются бланками строго учета. Они имеют учетные номера и должны храниться в металлических шкафах. Их применение учитывается в специальной учетно-регистрационной форме (журнале). Испорченные гербовые бланки сдаются лицу, ответственному за их учет.

Текущее хранение дел предусматривает возможность пользования документами как информационно-справочными материалами. До завершения дела (в период его формирования) имеющиеся в нем документы могут изыматься для пользования ответственным за хранение работником. На место изъятого документа закладывается лист-заместитель. После завершения дела (подшивки документов) необходимый документ выдается вместе с делом, на место дела ставится карта-заместитель. Лист-заместитель и карта-заместитель содержат запись о дате и сотруднике, который взял во временное пользование документ или дело.

По окончании текущего года сформированные и оформленные в установленном порядке дела подлежат сдаче в архив. Этап подготовки дел к сдаче в архив является заключительным в цикле движения документов. При информационных центрах МВД, ГУВД, УВД действуют отделы (отделения) специальных фондов, которые осуществляют прием и хранение дел управленческого делопроизводства, а также дела специального делопроизводства.

В подготовке дел к передаче в спецфонд участвуют как сотрудники секретариатов, так и экспертно-проверочной комиссии. Основными задачами таких комиссий являются:

1. Проведение экспертизы научной и практической ценности документов, передаваемых в спецфонд (ценность документа отражается в сроке его хранения).

2. Проверка полноты и правильности систематизации документов в каждом деле (томе).

3. Оформление дел в соответствии с требованиями спецфонда.

На оформленные к сдаче в ведомственный спецфонд дела составляются описи, которые служат основным учетным и справочным средством в архивном делопроизводстве, на этом этапе выделяются дела для уничтожения, срок хранения которых истек по состоянию на 1 января очередного года.

Деятельность специальных фондов Министерства внутренних дел РФ регулируется системой законодательных и нормативно-методических документов. Базовым законодательным актом являются Основы законодательства Российской Федерации об архивном фонде Российской Федерации и архивах; а также ведомственный нормативно-методический акт – Инструкция по архивной работе в органах внутренних дел, утверждаемая МВД России.

Для документационного обеспечения управления в органах внутренних дел особую роль имеет системность нормативно-правового регулирования. Задачи, которые решает делопроизводство в системе МВД России, должны соответствовать, с одной стороны, специфике оперативно-служебной деятельности, а с другой – общим принципам демократизации и защиты прав человека в современном обществе. Проведение такой политики в системе органов внутренних дел обеспечивает неукоснительное соблюдение принципов гласности и законности, установленных в Законе «О милиции». Открытость и доступность информации, содержащейся в ведомственных документах, является одной из конституционных норм и принципиальным положением Федерального закона «Об информации, информатизации и защите информации». Наряду с этим необходимо исходить из того, что в деятельности органов внутренних дел недопустимо нарушение положений Закона Российской Федерации «О государственной тайне».

Соблюдение данных требований в практической деятельности органов внутренних дел воплощается в задачах, которые призваны решать секретариаты. Эти сложные и ответственные задачи требуют постоянного контроля со стороны руководящего состава органов внутренних дел, в том числе тщательной нормативной регламентации отдельных аспектов работы секретариатов и канцелярий, а также должностных обязанностей работников этих структурных подразделений органов внутренних дел. Четкое выполнение обязанностей, профессионализм работников секретариатов создают условия для эффективной управленческой деятельности.

Работа с документами всегда требовала больших трудозатрат, а совершенствованию документационных операций препятствовала низкая производительность ручного труда, преобладавшего до недавнего времени в делопроизводстве. Применение современных компьютерных средств способствует развитию документационного обеспечения управления. Кроме того это способствует переходу информационного обеспечения в системе органов внутренних дел на качественно новый уровень.

В целом совершенствование делопроизводства является одним из важных направлений развития МВД России. Одним из путей такого совершенствования является переход на технологии делопроизводства посредством автоматизации процессов управления.

Лекция 7. Выработка и реализация управленческих решений
в органах внутренних дел