Требования к тексту управленческого документа
Каждый из реквизитов играет определенную роль при создании и использовании документа. Однако наибольшую функциональную и управленческую значимость имеет реквизит 20 — «Текст документа».У различных управленческих документов есть определенные особенности оформления текста. В этом параграфе будут рассмотрены общие требования к оформлению и составлению текста организационно-распорядительных документов.
Тексты документов могут оформляться в виде связанного текста, таблицы, анкеты или в виде соединения этих структур. Рекомендуется использовать шрифт размером 12 (для оформления табличных Материалов) и 13, 14 (для связанного текста).
Текст всех видов документов УСОРД выражает содержание управленческого действия, грамматически и логически согласованную информацию о нем.
Текст большинства организационно-распорядительных документов состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа. Во второй (заключительной) — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей, письма, заявления — просьбу без пояснения).
В тексте документа, подготовленного на основании других документов, указывают реквизиты последних: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, регистрационный номер Документа, заголовок к тексту, например, постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 № 30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти».
Для облегчения восприятия текст делят на абзацы, включающие несколько предложений, посвященных одной мысли (аргументу), и являющиеся простейшим Компонентом текста. Каждый абзац отделяют в документе абзацным отступом.
Текст управленческого документа фиксирует управленческую информацию, которая должна быть достоверной, достаточной и своевременной (см. п. 1.5). Для того чтобы побудить адресата совершить (или не совершить) определенные действия, эта информация должна быть изложена последовательно, связано, непротиворечиво и убедительно, т.е. изложение информации в управленческом документе должно вестись аргументировано и логично.
Для создания текстов управленческих документов используют предназначенную для общения в сфере управления функциональную разновидность языка — официально-деловой стиль.
За последние 100—150 лет в языке делового документа выработались такие способы выражения содержания документа, которые обеспечивают наиболее эффективным образом фиксацию управленческой информации.
Основные черты официально-делового стиля:
• нейтральный тон изложения;
• краткость (лаконичность) текста;
• точность изложения, ясность выражения мысли. Нейтральный тон изложения — это норма официального делового языка, которая свидетельствует о неличном характере взаимоотношений между автором и адресатом документа и определенной дистанции между ними. Ранее отмечалось одно из свойств управленческой информации — ее официальный характер.
Автором и адресатом делового документа почти всегда является организация в целом — «коллективный субъект», несмотря на то, что в большинстве случаев документ подписывается одним должностным лицом и адресуется конкретному должностному лицу.
Так как участники делового общения действуют от имени юридических, а не физических лиц, субъективный момент в текстах документов должен быть сведен к минимуму. Это выражается в том, что из языка документов исключают слова, обладающие эмоционально-экспрессивной окраской (слова с уменьшительными и ласкательными суффиксами, с суффиксами преувеличения и преуменьшения, междометия и др.).
Но нет правил без исключений. Бывают ситуации, когда ставится задача не только изложить информацию или убедить, но и необходимо обратить особое внимание, вдохновить, «позвать за собой» и т.п. Например, не так давно появился новый вид документа, который можно отнести к группе организационных документов — кодекс корпоративной этики. В нем формулируют основные ценности и цели компании, принципы, на основе которых строятся ее отношения с партнерами, клиентами и государством, этические нормы и правила поведения ее сотрудников. Основное назначение этого документа — повышение статуса компании в обществе, формирование доверия к представителям этой профессии.
По стилистике кодекс корпоративной этики можно сравнить с программной речью. Используемые в нем речевые средства характеризуются художественной выразительностью, а текст звучит патетически приподнято и публицистично. Высокое качество документа определяет его краткость, которая не должна достигаться в ущерб полноты изложения. Достоинство краткости — возможность для читателя охватить мысленно весь документ в целом.
Краткость текста выражается в немногословности, умении изложить мысль сжато, лаконично. Это достигается, в том числе, и с помощью:
• исключения речевой избыточности (повторов, лишних слов, не несущих информации);
• употребления сокращений.
В текстах документов не следует использовать так называемые плеоназмы— смысловые повторы, возникающие при употреблении слов, частично или полностью совпадающего значения, например, «своя автобиография» (разве автобиография может быть чужой), «сервисное обслуживание» (сервис — это уже обслуживание), в «июле месяце» и т.д.
Одна из наиболее типичных разновидностей плеоназма — тавтология. Это сочетание или повторение одних и тех же по смыслу и звуковому составу слов, например, «искоренить с корнем», «проявление явления» и т.д. [90].
Русский язык богат синонимами — словами, разными по звучанию, но близкими по содержанию. Но в служебном документе при выборе синонимов следует учитывать их смысловые оттенки, а также сочетаемость с другими словами и соответствие стилю документа. Например, широко употребляемое слово «надо» — относится к разговорной лексике. В деловой переписке лучше использовать его синоним — «необходимо».
Для уменьшения объема текста в официальных документах широко используют сокращения слов и словосочетаний.
Существуют общепринятые (понятные всем читающим) сокращения, например, МГУ, МПС, РАО ЕЭС и т.д. Некоторые сокращения понятны лишь узкому кругу специалистов той области, где эти сокращения приняты, например, ДОУ, ОКУД — для работников службы делопроизводства. Такие сокращения без дополнительного разъяснения можно применять в тексте документа, если есть полная уверенность в том, что они известны адресату. При неоднократном использовании какого-либо наименования (документа, организации, структурного подразделения и т.д.) в текст может быть введено его индивидуальное сокращение. При этом после первого упоминания его полного названия в скобках указывают его сокращенное название и в дальнейшем используют только это индивидуальное сокращение.
Точность изложения предполагает однозначность понимания содержания документа и автором текста, и его адресатом. Адекватность восприятия текста сторонами делового общения чрезвычайно важна и достигается:
• употреблением специальной терминологии;
• использованием устойчивых языковых формул;
• использованием уточнений, дополнений, вводных слов,
причастных и деепричастных оборотов.
Терминология, которую используют в управленческой документации — это прежде всего отраслевая терминология, отражающая содержание той области деятельности, которой касается документ. Если в деловой переписке профессиональный термин может оказаться непонятным адресату, следует в скобках дать ему пояснение.
Владение деловым стилем — это во многом знание и умение употреблять языковые формулы, модели и речевые обороты (см. п. 5.3).
Ясность текста определяется прежде всего правильностью его композиционной структуры, отсутствием логических ошибок, продуманностью и четкостью формулировок.
Знание правил составления документов и умение составлять документы обязательны для любого специалиста в области управления. Помочь в развитии чувства слова и стиля может вдумчивое отношение к текстам служебных документов, повышение общего уровня образованности, чтение специальной и художественной литературы.
Одно из основных требований к тексту документа — безупречная грамотность. К сожалению, в последние годы понизился не только уровень общей грамотности населения, но и общественный уровень нетерпимости к проявлениям неграмотности.
Следует уделять внимание внешнему виду документа: выбору шрифта, его цвету и т.д. Но самое главное украшение документа — правильный и выразительный русский язык.
Такие свойства управленческой информации, как ее повторяемость и тематическая ограниченность, позволяют для значительной части управленческих документов предприятия унифицировать не только состав реквизитов, но и структуру текста документа.
Это позволяет сократить время, требующееся для создания документов, текст которых будет понят однозначно и прочтен легко, и избежать ошибок, которые могут быть сделаны не очень грамотными сотрудниками.
Контент-анализ, как методологию изучения текстов, разделяют на семантический, лингвистический и документалистический.
Семантический контент-анализ изучает смысл текста. Лингвистический контент-анализ исследует грамматические особенности текста (длину абзацев и фраз, порядок слов в предложении и т.д.). На основании этого могут быть сделаны выводы: кто написал данный текст, к какому жанру он относится, насколько логичен.
Документалистический контент-анализ использует информационные параметры языка и документа, к которым, в частности, относят:
• физический объем (габариты), измеряемый в издательской практике числом стандартных печатных листов (1 печатный лист равен 16 машинописным листам), а в случае аудио-, видео- и кинозаписи — временем демонстрации (1 единица — 10 мин);
• информационный объем (длина записи), измеряемый длиной или площадью непрерывного текста, исключая необязательные пробелы, поля, паузы (может выражаться в учетно-издательских листах, в стандартных страницах и знаках);
• информационная емкость (количество переданной информации);
• информативность (количество полученной информации). При изучении информативной емкости языков проводили статистическую обработку большого количества текстов, а также сопоставление длин переводов одного и того же текста на разные языки. Выяснилось, что при равномерной нагрузке речевых единиц информацией тексты могли бы укоротиться в 4—5 раз [36; с. 64]. Так был установлен факт избыточности естественных языков, что еще раз показывает, что краткость управленческого документа может быть достигнута в результате работы над его текстом.
ЛЕКЦИЯ 3