Материально-техническая подготовка проекта

Основная задача этой фазы проекта обеспечить поступление оборудования, конструкций, материалов и услуг в точном соответствии к плану проекта. Этот процесс принят разделять на приобретение ресурсов и услуг на конкурсной основе, снабжение ресурсов на место выполнения работ и правовое регулирование договорных отношений.

В зарубежной практике различают закупку работ, материалов, оборудование, услуг, а также услуг консультантов проекта [64]. Несмотря на отличии в терминологии отечественная структура закупок близка к зарубежной и отличается от нее только последним элементом, который не получил в Украине широкого применения. По другим элементам закупок наблюдается сближение подходов, за исключением того, что все процедуры закупок за рубежом строго регламентированные (правилами, инструкциями), а в отечественной практике процесс регламентации только разворачивается.

Основной правовой формой организации и регулирование отношений между участниками (субъектами) закупок есть договор соглашение сторон, направленная на установление, изменение или приостановления гражданских прав и обязанностей. Договор не только закрепляет обязательство и права сторон, а и определяет порядок их выполнения, а также предусматривает средства защиты интересов сторон. Существует два основных типа договоров снабжение и подряда [44].

По договору снабжения поставщик обязуется в обусловленные сроки передать покупателю в собственность (полное хозяйственное владение, оперативное управление) товар, предназначенный для предпринимательской деятельности или других целей, не связанных с личным (семейным, домашним) потреблением. Покупатель при этом обязуется принять товар и уплатить за него определенную цену. Договор снабжения предусматривает свободные действия сторон, то есть, как правило, поставщик не обязан заключать такой договор (тем не менее законодательство может вменить в обязанность поставщика заключить договор на требование покупателя, в частности в случае снабжения продукции для государственных потребностей).

Договор подряда регулирует закупки, необходимым объектом которых есть результат определенных действий. В этом случае одна сторона за задачей другой обязуется выполнить для нее за плату определенную работу (заказ), результат которой переходит в собственность заказчика. На основе таких обязательств создается новое имущество (строительство), осуществляется ремонт, улучшаются существующие объекты (реконструкция, капитальный ремонт, техническое обслуживание), реализуются результате творческой деятельности (исследование, нововведение).

Различают такие организационные формы закупок:

· прямые,

· посреднические

· биржевые.

При прямой закупке существует правовая связь между двумя субъектами закупок; между ними укладывается соответствующий договор. При посреднической форме закупки лицо, которое осуществляет проект, вступает в правовые отношения с посредником лицом, которое оказывает содействие обеспечению проекта необходимыми ресурсами. При биржевой закупке члены биржи осуществляют биржевую торговлю непосредственно от своего имени и за собственный счет, от лица клиента за его счет, от своего имени за счет клиента или от лица клиента за собственный счет. Во время осуществления закупок затронутые или спорные права и интересы сторон защищают арбитражные (как правило) и общие суды (в отдельных случаях).

На этапе материально-технической подготовки проекта должны быть выполненные такие действия:

· подготовка спецификаций и технических условий, которые характеризуют количество и качество необходимого оборудования, машин и механизмов, конструкций, материалов, работ, услуг;

· планирование и организация процесса закупок;

· изучение источников закупки, переговоры с возможными поставщиками и предшествующий подбор участников торгов;

· подготовка документов для торгов, проведение торгов и принятия решения про заключение контрактов с заявителями, которые выиграли торги;

· размещение заказа, в частности переговоры о снабжении;

· планирование поставок;

· контроль за поставками (своевременность, комплектность, количество и качество) с употреблением необходимых мероприятий в случае отклонений;

· найм на работу необходимых специалистов, включая консультантов;

· взаиморасчеты и организация бухгалтерского учета;

· доставка, прием и сохранение товара, учет и контроль доставки;

· решение конфликтов.

На отдельных этапах стадии закупок и снабжений к управлению материально-технической подготовкой проекта предъявляют такие требования.

Планирование и организацию осуществляют на основе данных ПКД; графики разробатывают на основе общего плана проекта с учетом продолжительности разработки ПКД, цикла закупок и доставки грузов; план может охватывать проект вообще; место закупок выбирают на основе расчета стоимости вариантов; в плане отмечают лиц, которые отвечают за любую позицию снабжение.

Поставщиков выбирают на основе изучения так называемых квалификационных анкет, где помещается информация про управленческие, технические, производственные и финансовые возможности претендентов; список претендентов разробатывают на основе изучения анкет и согласовывают с заказчиком и руководителем проекта; окончательный выбор поставщиков осуществляют в результате торгов.

Размещение заказов. Разрабатывают мероприятия по стандартизации (сокращение номенклатуры) закупок; общие заказы оформляют только после сокращения номенклатуры закупок; оценка заявок и проведение торгов передуют заключению контрактов; контракты заключают после согласования с победителями торгов требований к перевозке и сохранения грузов и порядка платежей и премирования.

Контроль за поставками осуществляют на основе специальных графиков. Организовывают контроль за любым из перечисленных видов снабжения (оборудование, работы, местные материалы, услуги). Грунтуется контроль на общем плане проекта; все изменения вносят в общий график проекта; применяют стандартные формы отчетности.

Все указанные работы возглавляет служба руководителя проекта, который работает в контакте с всеми предприятиями и организациями, которые обеспечивают проект ресурсами. В больших проектах главный руководитель (проект — менеджер) делегирует соответствующие полномочия специальному менеджеру по поставкам (или даже специальной службе). В любом случае руководитель проекта центральная фигура в цикле материально-технической подготовки проекта.