Основные объекты Баз Данных

Курсовая работа

ПО МДК 02.02.Р1. РЕАЛИЗАЦИЯ БАЗЫ ДАННЫХ В СУБД ACCESS

НА ТЕМУ: «Проектирование базы данных дневное отделение колледжа»

Выполнила: студентка гр. ПО-41____________________А.Р. Каримова

Руководитель: ___И.И. Шалаева

Оценка: __________

г. Стерлитамак, 2015

Содержание

Введение. 3

I. Теоретическая часть. 5

Основные объекты Баз Данных. 5

II. Практическая часть. 10

Постановка задачи. 10

структура базы данных. 11

Формы.. 15

Запросы.. 17

Отчеты.. 22

Заключение. 23

Список литературы.. 25

Введение

Современные информационные технологии - это методы и средства для сбора, хранения, обработки и получения информации на основе современных средств вычислительной техники.

В курсовой работе ставится задача – разработать проект базы данных для накопления необходимой информации в организации, создать (наполнить) базу данных. Разработать приложение, позволяющее вести учет, контроль, а так же получать различные выходные документы. База данных должна быть спроектирована с учетом реализации запросов различного типа по получению информации. При проектировании базы данных следует учесть возможность выдачи бумажного отчета.

Целями проектирования базы данных являются:

1.Эффективная структуризация информации, что позволяет сэкономить время и деньги.

2.Исключение или сведение к минимуму повторяющихся данных путем задания эффективной структуры.

3.Обеспечение всем пользователям быстрого доступа к информации базы данных.

4.Обеспечение расширения базы новыми данными.

5.Обеспечение целостности данных для того, чтобы база содержала только проверенную информацию.

6.Предотвращение несанкционированного доступа к данным.

7.Предоставление доступа только к той информации, которая необходима для работы отдельному пользователя или группе пользователей.

8.Возможность добавления или редактирования информации базы данных только определенным лицам.

9.Облегчение создания приложений, предназначенных для ввода, редактирования, вывода данных, а так же ведения отчетности.

Реализация всех вышеперечисленных задач должно возлагаться на систему управления базами данных.

Задача должна быть решена с учетом требований современных информационных технологий в среде СУБД Access

I. Теоретическая часть

Основные объекты Баз Данных

Базы данных — это инструменты для сбора и структурирования информации. В них может храниться информация о людях, товарах, заказах и о многом другом. Многие базы данных вначале представляют собой небольшой список в текстовом процессоре или электронной таблице. Затем, по мере увеличения объема данных, в списке появляются несоответствия и излишняя информация. Информация, отображенная в виде списка, становится непонятной. Кроме того, ограничены способы, с помощью которых можно искать и отображать поднаборы данных. Как только начинают появляться эти проблемы, мы рекомендуем перенести всю информацию в базу данных, созданную в системе управления базами данных (СУБД), такой как Access 2013.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть более одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле, как и другие объекты, например формы, отчеты, макросы и модули. У баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2013 и Access 2010), расширение файла — .accdb, а у баз данных, созданных в более ранних форматах Access, расширение файла — .mdb. С помощью Access 2013, Access 2010 или Access 2007 можно создавать файлы в более ранних форматах (например, в Access 2000 и Access 2002–2003).

Использование Access позволяет:

· добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;

· изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;

· удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;

· упорядочивать и просматривать данные различными способами;

· обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В базе данных Access основными объектами являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули. В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Ниже приведен список основных объектов базы данных Access.

1. Таблица. Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием "Сотрудники" в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Записи и поля можно описать по-другому. Представьте старый библиотечный карточный каталог. Каждой карточке в шкафу соответствует запись в базе данных. Блоки информации на карточке (автор, название книги и т. д.) соответствуют полям в базе данных.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма . С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть "Форма клиента", в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

4. Отчет. Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например "Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?" или "В каких городах живут наши клиенты?" Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

5. Макрос. Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль. Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения. Концептуальные взаимосвязи объектов Access показаны на рис. 1

Рис. 1. Взаимосвязи основных объектов в Microsoft Access.

В таблицах хранятся данные, которые вы можете извлекать с помощью запросов. Используя формы, вы можете выводить данные на экран или изменять их. Заметим, что формы и отчеты получают данные как непосредственно из таблиц, так и через запросы. Для выполнения нужных вычислений и преобразования данных запросы могут использовать встроенные функции или функции, созданные с помощью Visual Basic для приложений. События, происходящие в формах или отчетах, могут запускать макросы или процедуры VBA. Событие – любое изменение состояния объекта Microsoft Access. Например, событием является открытие формы, закрытие формы, ввод новой строки в форму, изменение содержимого текущей записи или элемента управления (объекта формы или отчета, который может содержать данные). Для обработки события вы можете создать макрос или процедуру Visual Basic для приложений