Основные термины делопроизводства

Тема №1: Основные понятия делопроизводства

Введение

Делопроизводство (Документационное обеспечение управления - Office Work) - это специфическое направление деятельности, которое заключается:

1. в составлении и оформлении документов (документирование)

2. в организации работы с документами (получение, передача, обработка, учет, регистрация, контроль, хранение, систематизация, подготовка к сдаче в архив, уничтожение).

Своевременность и правильность принятия управленческого решения зависит от того, насколько правильно составлен и оформлен документ, и организована работа с ним.

В документах отражается и учитывается деятельность организации, фирмы, предприятия.

Управление организацией требует создания многих видов документов, например:

1. коллегиальная деятельность учредителей фиксируется в протоколах и решениях;

2. распорядительная деятельность руководителя фиксируется в приказах и распоряжениях;

3. работа ревизионных комиссий фиксируется в актах, справках и протоколах;

4. текущая служебная деятельность должностных лиц и работников фиксируется в докладных, служебных и объяснительныхзаписках;

5. производственно-хозяйственная деятельность подразделений - в договорах, актах, справках, коммерческой переписке;

6. управление персоналом и трудовые отношения - в приказах по личному составу, заявлениях, докладных и объяснительных записках.

7. учет и отчетность фиксируется в бухгалтерских документах (журналы-ордера, оборотные ведомости, бухгалтерский баланс и др.)

Основные положения

Документ - это материальный объект с информацией, закрепленной, созданным человеком способом для ее передачи во времени и пространстве

Функции всех видов, применяемых на практике документов, являются общими для всех организаций и учреждений РФ,

Функция фиксирования информации обеспечивает ее сохранение, накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, возвращение к информации во времени.

Регистрация явлений, делает документ основанием для учета, доказательства или исторического источника.

Документы обслуживают различные функции управленческой деятельности организации, такие как:

1. организационно-распорядительную

2. планирование

3. прогнозирование

4. учет и отчетность

5. финансирование

6. правовую и юридическую стороны деятельности

7. снабжение и реализацию

8. техническую

При этом они выступают как самостоятельные системы документации.

Система документации - это совокупность взаимоувязанных документов, применяемых в определенной сфере деятельности. Например:

1. Организационно-распорядительная

2. Техническая

3. Кадровая

4. Юридическая

5. Бухгалтерская

6. Технологическая и другие

В управленческой и юридической деятельности документ выступает как предмет труда и результат труда работника.

Предметом делопроизводства является система информации:

· одокументировании деятельности современной организации;

· о работе с документами в соответствии с требованиями действующего законодательства и нормативных актов.

При оформлении документации должны учитываться требования:

· к подготовке документов;

· к их систематизации и хранению.

Выполнение этих требований, со стороны государства, контролируется:

1. Государственной налоговой службой, при проведении инспекторских проверок;

2. Федеральной архивной службой, при обработке архива организации;

3. Аудиторскими организациями, при проведении независимых ревизий и проверок;

4. Арбитражными судами, по хозяйственным спорам;

5. Судами, при рассмотрении исков по трудовым спорам.

Выполнение Единых правил оформления документов обеспечивают:

1. Юридическую силу документа;

2. Оперативное и качественное составление и исполнение документа;

3. Организацию быстрого поиска документа;

4. Эффективное использование средств вычислительной техники и связи.

Руководители организаций несут персональную ответственность за документальный фонд, образующийся в организации.

Работники организации, связанные с оформлением и хранением документов несут материальную ответственность за их сохранность.

Основные термины делопроизводства

1. Юридическая сила документа -это свойство официального документа, сообщаемое ему:

· действующим законодательством;

· компетенцией должностных лиц или издавшего его органа;

· установленным порядком оформления.

2. Официальный документ -это документ, созданный юридическим или физическим лицом, оформленный и удостоверенный в установленном порядке.

3. Подлинник официального документа - это первый (или единичный) экземпляр документа, обладающий юридической силой.

4. Документирование -это процесссоздания и оформлениядокумента. Госстандарт определяет документирование как "запись информации на различных носителях по установленным правилам".

5. Правила документирования - это требования и нормы, устанавливающие порядок создания документов.

6. Оформление документа -это проставление необходимых реквизитов, установленных правилами документирования.

7. Реквизит - это отдельный элемент документа, имеющий определенный состав, месторасположение и форматирование.

8. Вид документа - это принадлежность письменного документа к системе документации по признакам содержания и целевого назначения.

9. Автор документа - это физическое или юридическое лицо, создавшее документ.

10. Должностное лицо - это работник учреждения или организации, наделенный правом принимать управленческие решения.

11. Администрация - это органы или должностные лица, осуществляющие исполнительно-распорядительную деятельность.

12. Аппарат управления - это совокупность работников учреждения, выполняющих управленческие функции.

13. Организация работы с документами - это обеспечение движения документов в аппарате управления, их использование в справочных целях и хранение.

14. Документооборот - это движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправления.

15. Текстовый документ - это документ, содержащий речевую информацию, зафиксированную каким-либо способом письма или звукозаписи.

16. Унифицированная форма документа - это совокупность реквизитов установленных, в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

17. Унифицированная система документации (УСД) - это система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности.

18. Информационная культура - это совокупность методов, приемов и навыков по сбору, хранению, обработке и созданию информации.

19. Уровень информационной культуры - это степень упорядоченности, системности, эффективности, а также относительный объем использования новых информационных технологий.