Детализированный перечень задач кадрового контроллинга

ЛЕКЦИЯ 11

КАДРОВОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ

1. Кадровое планирование в системе управления персоналом организации
2. Цели и задачи кадрового планирования
3. Виды кадрового планирования
4. Кадровый контроллинг

1. Кадровое планирование в системе управления персоналом организации

Полная занятость в экономике бывшего СССР, создание новых рабочих мест за счет дополнительных капи­таловложений, сокращения продолжительности рабочего дня и увеличения отпусков привели к росту дефицита на рынке труда. Научно-технический прогресс и организационные нововведения, улучшая условия труда, предъявили новые требования к уровню знаний и психофизиологическим возможностям человека.

Это, в свою очередь, увеличило дефицит высококвалифицированных кад­ров и кадров, отвечающих психофизиологическим требованиям производства.

Командно-административные методы руководства, не обладая гибкими средствами управления, не смогли эффектив­но устранить или уменьшить социальную напряженность, вызван­ную потребностью в повышении качества жизни и прежде всего качества трудовой жизни, которое находит свое выражение в дос­тойных человека условиях труда и возможности участия каждого работника в управлении делами организации. Повышения чувства удовлетворенности трудом при одновременном улучшении исполь­зования персонала стало невозможным достичь, стремясь к праг­матической цели - выполнению плана производства продукции любыми средствами. Административные методы, направленные на руководство людьми, не принимали в расчет человека, не счита­лись с его потребностями.

Концепцию долгосрочной, ориентированной на будущее кадро­вой политики нашей страны, учитывающей все эти аспекты, мож­но реализовать с помощью кадрового планирования. Этот метод управления персоналом способен согласовать и уравновесить ин­тересы работодателей и работополучателей.

Кадровое планирование - целенаправленная, научно обоснован­ная деятельность организации, имеющая целью предоставление ра­бочих мест в нужный момент времени и в необходимом количестве в соответствии со способностями, склонностями работников и предъяв­ляемыми требованиями.

Рабочие места с точки зрения производительности и мотивации должны позволить работникам оптимальным образом развивать свои способности, повышать эффективность труда, отвечать тре­бованиям создания достойных человека условий труда и обеспе­чения занятости. На рис. 11.1 показано место кадрового планиро­вания в системе управления персоналом.

Кадровое планирование осуществляется как в интересах орга­низации, так и в интересах ее работников. Для организации важ­но располагать в нужное время, в нужном месте, в нужном коли­честве и с соответствующей квалификацией таким персоналом, который необходим для решения производственных задач, дости­жения ее целей. Кадровое планирование должно создавать усло­вия для мотивации более высокой производительности труда и удовлетворенности работой. Людей привлекают в первую очередь те рабочие места, где созданы условия для развития их способно­стей и гарантирован высокий и постоянный заработок. Одной из задач кадрового планирования является учет интересов всех работников организации. Следует помнить, что кадровое планирование тогда эффективно, когда оно интегрировано в общий процесс планирования деятельности организации.

Рис. 11.1 Место кадрового планирования в системе управления персоналом в организации

Кадровое планирование должно дать ответ на следующие вопросы:

Сколько работников, какой квалификации, когда и где они будут необходимы?

Каким образом можно привлечь нужный и сократить излиш­ний персонал без нанесения социального ущерба?

Как лучше использовать каждого работника в соответствии с его способностями?

Каким образом обеспечить развитие потенциала сотрудников для выполнения новых квалифицированных работ и поддержа­ния их знании в соответствии с запросами производства?

Каких затрат потребуют запланированные кадровые меропри­ятия?

2. Цели и задачи кадрового планирования

Цели и задачи кадрового планирования укрупненно можно пред­ставить в виде схемы, представленной на рис. 11.2.

Рис. 11.2 Цели и задачи кадрового планирования организации

В литературе и на практике понятия «кадровое планирование» и «кадровая политика» часто недостаточно четко разграничивают друг от друга. Кадровая политика как принятие фундаменталь­ных кадровых решений становится планированием целей. В этом смысле кадровая политика или планирование целей часто при­равниваются к долгосрочному стратегическому планированию кадров. Поэтому кадровые решения принципиального, перспек­тивного значения должны всегда основываться на долгосрочном планировании. Кадровое планирование начинается, таким обра­зом, не после утверждения кадровой политики, а одновременно с ней.

В связи с тем, что управление персоналом выполняет обширную комплексную группу функций, процесс кадрового планиро­вания можно разделить на ряд частных аспектов.

Создание систематического и по возможности охватывающего все кадровые функции кадрового планирования имеет большое значение для работодателей и работополучателей, а также для го­сударственных и региональных органов труда и занятости, для потенциальных наемных работников организации. В принципе, при систематическом планировании должно сокращаться число ошибочных решений в будущем, ибо благодаря высокой интенсивности планирования значительно увеличивается качество решений по сравнению с теми, которые принимаются импровизированно, исходя из сложившейся ситуации.

При этом возможность ошибок в кадровой сфере очень велика и их влияние на экономические и социальные цели может быть весьма весомым. С этой точки зре­ния на кадровое планирование возлагается основополагающая за­дача создания предпосылок для осуществления целей работодате­ля и работников организации.

3. Виды кадрового планирования

Кадровое планирование имеет много измерений. Помимо вре­менного подразделения на долгосрочное, среднесрочное и кратко­срочное, важным является подразделение кадрового планирования на стратегическое, тактическое и оперативное. Каждый из этих видов планирования имеет свои цели, мероприятия и потенциалы по группам функций каждой подсистемы системы управления персоналом. Указанные виды кадрового планирования образуют иерархическую многомерную структуру, схема которой представ­лена на рис. 11.3.

Рис. 11.3 Схема кадрового планирования в трехмерном изображении

Цели кадрового планирования должны формулироваться систе­матически. Сюда относятся цели организации и цели ее персонала. При планировании целей необходимо учитывать правовые нормы, а также исходные принципы политики организации. Формирова­ние целей в кадровой области происходит перманентно путем пе­реговоров по широкому кругу вопросов, в которых участвуют все заинтересованные стороны с различными потенциалами власти. Плановым процесс целеполагания становится только тогда, когда он проводится с систематической последовательностью. Этапами процесса планирования целей являются: поиск целей, анализ це­лей и их ранжирование, оценка возможностей реализации, выбор и реализация целей, контроль и их ревизия.

На ступени стратегического планирования речь идет о генераль­ных целях, которые затем конкретизируются в тактическом и оперативном планировании.

Планирование мероприятий охватывает инструментарий разра­ботки программ, который должен быть применен для реализации кадровых функций.

Инструментарий и программы используются ответственными за принятие решений по реализации кадровых целей и функций. Для планирования комплексных кадровых мероприятий по функциональным подсистемам при помощи инструментария проводится Предварительный анализ системы производственных целей в об­ласти управления персоналом. Известны различные подходы к систематизации инструментария.

Планирование потенциала означает ориентацию кадрового пла­нирования на выявление потенциалов персонала для получения преимуществ в соревновании с конкурентами. Для определения потенциалов проводится анализ, который определяет степень использования кадровых потенциалов в будущем.

Планирование потенциала имеет целью сохранение и развитие (в особенности стратегических) потенциалов. Планирование потенциала охваты­вает стратегическое развитие кадров и системы стимулирования, усиление участия сотрудников в управлении, структурирование труда сотрудников в управлении, структурирование труда в целях мотивационного повышения групповой и индивидуальной ответ­ственности и целенаправленный отбор кадров как концептуальный фундамент создания кадрового потенциала, достаточного для обес­печения деятельности организации. Планирование потенциала охватывает знания, способности и поведенческие установки, необ­ходимые для выполнения будущих задач, и в настоящее время при­обретает все большее значение.

Дадим характеристику уровням кадрового планирования.

При стратегическом планировании речь идет о проблемно ориен­тированном, долгосрочном планировании (на период от 3 до 10 лет).

Стратегическое планирование ориентировано в первую очередь на определенные проблемы. Оно в большей мере зависит от эко­номического, технологического, социального развития. Своевре­менное распознание главных тенденций развития, их качествен­ная оценка являются существенными задачами стратегического планирования. Но при этом в стратегическое планирование долж­на включаться и информация о политике организации и долгосрочной производственной программе.

Стратегическое кадровое планирование - составная часть стра­тегического планирования организации, причем оно может быть более детализированным, чем остальные частные планы органи­зации, которые влияют на кадровое планирование. Стратегичес­кие плановые решения являются, как правило, основополагаю­щими и вследствие этого руководящими решениями, поэтому они являются носителями политической системы организации. Стра­тегическое планирование служит основой для тактического пла­нирования.

Под тактическим планированием можно понимать среднеориентированный перенос кадровых стратегий на конкретные проблемы управления персоналом (сроком от 1 года до 3 лет). Оно должно строго ориентироваться на цели, поставленные стратегическим кад­ровым планированием. Кадровые программы часто составляются и в соответствии с политикой организации реализуются средним ру­ководящим звеном организации, например руководителем отдела кадров. В тактическом плане, по сравнению со стратегическим кад­ровым планированием, значительно детальнее и дифференцирован­нее фиксируются подробности кадровых мероприятий. Тактическое кадровое планирование может рассматриваться как своеобразный мостик между глобальным, долгосрочным, стратегическим кадровым планированием и оперативным планированием.

Оперативное кадровое планирование может быть охарактеризо­вано как краткосрочное (сроком до 1 года), ориентированное на достижение отдельных оперативных целей. Оперативный план содержит точно обозначенные цели и конкретные мероприятия, направленные на достижение этих целей, а также информацию о выделяемых материальных средствах (их вид, количество и время предоставления).

Оперативные планы отличаются сильной дифференциацией и детальной проработкой подробностей во многих частных планах, которые ввиду их операционализированности лучше поддаются контролю, чем глобальные стратегические планы. Их составление возможно только на базе точной информации, в большинстве слу­чаев слабо поддающейся обобщению;

Остановимся на характеристике требований к кадровому плани­рованию.

Проблемно ориентированное стратегическое планирование, про­водимое в самых общих чертах, нуждается в конкретизации в крат­косрочно действующих детализированных оперативных планах, причем установочные параметры для кратко-, средне- и долгосроч­ных частных планов должны каждый раз корректироваться с уче­том новой информации. Эта способность приспособления к аль­тернативным ситуациям именуется гибкостью или эластичностью планирования. Это - важный критерий качества планирования. Часто наиболее рационально с самого начала работать по альтер­нативным планам.

Общей проблемой любого планирования, в особенности дол­госрочного, является наличие пробелов в информации и неопре­деленность исходной ситуации. Планирование связано с прогно­зированием, которое более или менее надежно подсказывает, что в будущем при определенных условиях наступят определенные события, в то время как планирование устанавливает, как надо действовать, чтобы в будущем получить определенные желаемые результаты. Прогнозы часто становятся основой для планирова­ния.

Особая трудность в кадровом планировании порождается тем, что многие плановые показатели лишь с трудом поддаются (либо вообще не поддаются) количественной оценке, и поэтому послед­ствия изменения важнейших факторов не могут быть точно учте­ны в частных планах.

С комплексностью многих видов планирования тесно связана еще одна проблема - необходимость координации отдельных пла­нов. Даже если бы были учтены все важные факторы влияния и было бы точно известно, что в будущем они обязательно проявят­ся, идеальное сведение целей производства к оптимуму все равно - ввиду взаимозависимости отдельных производственных планов - можно было бы осуществить только в полностью согласованном общем планировании, в котором все важные плановые показатели будут установлены одновременно.

На практике согласование отдельных планов происходит пос­ледовательно в рамках общего производственного планирования, причем эта процедура часто определяется так называемым законом равновеликости планирования, который гласит, что краткосрочно все частные планы должны согласовываться с наиболее слабым зве­ном производства (доминанта слабого звена), исходя из которого все области планирования одна за другой приводятся в соответ­ствие с возможностями узкого места. В то же время при долгосроч­ном планировании необходимо стремиться преодолеть это узкое место. При балансировании отдельных планов па практике едва ли возможна полная интеграция плановых областей. Скорее преобла­дает частичная интеграция, при которой, например, кадровое пла­нирование согласуется с планированием производства и сбыта. Кадровое планирование на практике часто осуществляется не по всем, а лишь по отдельным кадровым функциям (подсистемам).

При проведении кадрового планирования необходимо собрать массу данных, осуществить передачу их, ввести в компьютер, об­работать и провести оценку, Эту задачу часто можно решить только с помощью кадровой информационной системы. Использование данных, связанных с персоналом, ставит вопрос об их охране и защите. При этом речь идет об охране от злоупотреблений при использовании сведений о личном составе. В понятие «охрана дан­ных» входит информация о том, какие сведения о персонале дол­жны охраняться и от кого. При организации защиты сведений на повестке дня стоит вопрос: как, каким образом должны эти дан­ные охраняться.

Кадровое планирование не только опирается на информацию о рабочих местах и персонале, но в такой же степени использует общеэкономическую информацию.

Кадровый контроллинг

Без контроля кадровое планирование не может быть успешным. При этом контроль нельзя путать с надзором над людьми в орга­низации. Этот контроль нельзя также рассматривать как выра­жение недоверия по отношению к сотрудникам. Контроль как функция руководства всегда направлен на конкретные задачи и яв­ляется составной частью целенаправленного процесса принятия кадровых решений.

Первейшей задачей контроля показателей является фиксация результатов кадрового планирования. За сопоставлением заплани­рованного и полученного результатов обычно следуют анализ от­клонений и разработка мероприятий по корректировке планов.

В соответствии с этой интерпретацией кадровый контроль яв­ляется регулярной значительной фазой процесса принятия кадро­вых решений.

Наряду с задачей информационной поддержки кадрового пла­нирования кадровый контроль в рамках общего организационно­го контроля направлен на оптимизацию использования персонала в организации. Контроль дает информацию для отчетности и по­зволяет документировать соблюдение трудовых и социально-пра­вовых норм.

Необходимо дифференцировать различные аспекты контроля в кадровом деле. Контроль может касаться, с одной стороны, самих кадровых процессов, а с другой - их результатов. Здесь нужно принимать во внимание не только глобальный, выходящий за рам­ки отдельных функций процесс принятия кадровых решений, но и аналогичные процессы в пределах отдельных кадровых подсис­тем (функций), а также их результаты.

Расширение традиционного понимания кадрового контроля коррек­тирующего типа порождает кадровый контроллинг. Функция контрол­линга состоит, по существу, в координации целеполагания, планиро­вания, контроля и информации. Координационная задача становит­ся вес более значимой, так как кадровая работа с ее функциями становится комплексной, а многогранные взаимозависимости целей и средств требуют более целенаправленного согласования.

Кадровый контроллинг уходит от предписательного характера традиционного контроля и сам активно участвует в кадровом плани­ровании.

В качестве целей кадрового контроллинга рассматривают:

• поддержку кадрового планирования;

• обеспечение гарантии надежности и повышения качества ин­формации о персонале;

• обеспечение координации в рамках функциональных подсис­тем системы управления персоналом, а также по отношению к другим функциональным подсистемам организации (напри­мер, по отношению к управлению производством и т.п.);

• повышение гибкости в управлении персоналом посредством своевременного выявления недостатков и рисков в кадровой работе и т.д.

К задачам кадрового контроллинга относят создание кадровой информационной системы, а также анализ имеющейся информа­ции с точки зрения ее значимости для кадровой службы.

Задачи могут состоять, например, в проверке эффективности отдельных кадровых подсистем (функций), причем особенно при контроле и анализе кадровых издержек.

Кроме того, кадровому контроллингу часто передается коорди­национная функция как между различными кадровыми подсисте­мами, так и по согласованию их с другими подсистемами организации. На практике для наглядности кадрового контроллинга ис­пользуются детализованные перечни задач. Одним из примеров могут служить материалы табл. 11.4.

Кадровое планирование реализуется посредством целого комп­лекса взаимосвязанных мероприятий, объединенных в оператив­ном плане работы с персоналом.

Таблица 11.4

Детализированный перечень задач кадрового контроллинга

№ п/п	Наименование задач
	Создание системы кадрового планирования и контроля: выбор метода и процедур; определение порядка проведения планирования; определение основных требований по составлению плана и контроль за ним; определение внешних и внутренних предпосылок плана
	Создание кадровой информационной системы: определение потребности в информации; участие в создании системы информации о рабочих местах; создание информационной системы для учета внешних и внутренних изменений, имеющих значение для планирования; иерархический анализ потребности в информации; определение получателей информации; оформление содержание кадровой отчетности
	Координация кадрового планирования: подготовка заседаний по планированию; проведение обсуждений плана с руководителями экономических служб; проверка соблюдения заданий, установленных кадровым планированием по всей организации; обобщение отдельных планов в отраслевые планы; согласование кадрового планирования с другими частными планами организации; проведение контроля за выполнением планов; предложение мер по устранению отклонений от планов
	Проведение исследований эффективности планов
	Выполнение функции кадрового аудита: проверка применяемых в кадровом деле методов, моделей и процессов с точки зрения их экономической и социальной эффективности; проверка способности ответственных сотрудников правильно; использовать инструментарий кадрового управления; проведение внутренних и внешних сравнительных оценок эффективности работы с кадрами в организации
	Ведение системы кадровой информации
	Составление отчетов по кадрам

Контрольные вопросы

1. Что такое кадровое планирование?

2. Какое место занимает кадровое планирование в системе управле­ния персоналом?

3. Назовите цели и задачи кадрового планирования организации.

4. Опишите трехмерную схему кадрового планирования.

5. Дайте характеристику уровням кадрового планирования: стратеги­ческому, тактическому и оперативному.

6. В чем заключаются требования к кадровому планированию?

7. Что такое кадровый контроллинг?

8. Каковы цели и задачи кадрового контроллинга?

9. Чем отличается контроль в кадровой работе от кадрового контрол­линга?

10. Приведите детализированный перечень задач кадрового контрол­линга.