Структура корпоративных информационных ресурсов

В отличие от определения общегосударственных информационных ресурсов, приведенного выше, под информационным ресурсом корпорации (предприятия, организации) будем понимать совокупность собственных, приобретаемых и поставляемых извне данных, зафиксированных как на бумажных, так и электронных носителях.

Структура информационных корпоративных ресурсов приведена на рис. 2.10. Рассмотрим их содержание.

Формы существования корпоративных ресурсов могут быть следующими: бумажные документы, электронные документы, базы данных, базы знаний, web-сайты, файлы различной природы (аудио, видео) и т.д. В сущности, информационные ресурсы – это общий объем данных и знаний, циркулирующих на предприятии, входящих и исходящих из него, материализованных в каком-либо носителе.

Рис. 2.10. Структура корпоративных информационных ресурсов предприятия

Согласно рис. 2.10 корпоративные информационные ресурсы делятся на три группы: собственные, приобретаемые и получаемые от сторонних организаций. Собственные– это те, что генерируются внутри предприятия, остальные поступают извне.

Собственные информационные ресурсы, в зависимости от материального носителя делятся на внемашинные и внутримашинные. Внемашинные – это, как правило, бумажные документы управленческого и организационно-распорядительного характера, а внутримашинные – это внемашинные информационные ресурсы, введенные в память компьютера. Управленческие документы отражают производственные, хозяйственные, финансовые и прочие операции, выполняемые в процессе функционирования предприятия. К таким документам относятся плановые, бухгалтерские, аналитические, статистические, маркетинговые, логистические, проектно-конструкторские и технологические (трудовые, материальные и технологические нормы) и прочее.

Документы организационно-распорядительного характера делятся на следующие группы:

- организационные (задачи и цели предприятия, структура предприятия, штатное расписание, устав предприятия и т.д.);

- распорядительные (приказы, указания, предписания, инструкции и прочее);

- справочные (письма входящие и исходящие, акты, справки, обзоры, рефераты, библиотечные подборки и т.д.);

- прочие (патентная, юридическая и прочая документация).

Поступившие извне информационные ресурсы могут быть как платными (приобретаемыми), так и предоставляемыми сторонними организациями в соответствии с договоренностями или обязательствами (получаемые ресурсы). Как те, так и другие могут иметь как бумажную форму представления, так и передаваться по информационным сетям.

Внешние (поступившие извне) информационные ресурсывозникают во внешней среде и отражают экономические, социальные, рыночные, технологические, банковские, налоговые, страховые и другие отношения, в которых находится предприятия с иными хозяйствующими субъектами. Форма существования таких информационных ресурсов – это web-сайты, электронные документы, документальные хранилища данных.

Приобретаемые информационные ресурсы включают периодически выполняемые платные услуги аналитического характера. Например, в различных консалтинговых фирмах можно заказать анализ динамики курса валют, кросс-курсы валют, динамики ценных бумаг, ставок привлекаемых рублевых и других депозитов, информацию о конкурентах, тенденциях в изменениях в деловой среде и состоянии международных рынков и т.д.

В отличие от приобретаемых, получаемые информационные ресурсы отражают деловые отношения с партнерами, а также отношения с выше или ниже стоящими организациями. Содержательно информационные ресурсы данного класса фиксируют информацию, получаемую из банков, страховых, налоговых и прочих организаций. Особое место в данном классе занимают Интернет-ресурсы отдельных министерств и ведомств.

Собственные информационные ресурсы могут быть либо структурированными, и тогда они подлежат арифметической, логической и другой обработке программными средствами, либо нет, что не позволяет осуществлять с ними подобных операций. Структурируемые информационные ресурсы – это базы данных, хранилища данных, базы знаний (см. 4.8).

Управленческие, а также организационно-распорядительные документы занимают одно из центральных мест, так как в них фиксируются все производственно-хозяйственные, финансовые и другие операции. В соответствии с Федеральным законом «Об информации, информатизации и защите информации» документ – это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Документ обладает двумя свойствами: многофункциональностью (регистрация информации, передача, обработка и хранение) и наличием юридической силы.

Форма и содержание управленческих документов, циркулирующих на предприятии, регламентируется нормативно-методической базой, создаваемой государственными органами. Под нормативно-методической базой управленческих документов понимается свод законов, нормативно-правовых и методических документов, регулирующих процессы их создания, обработки и хранения. Данная база содержит:

1. Законодательные акты РФ в сфере информации и документации.

2. Государственные стандарты на управленческую документацию.

Стандарты регламентируют форму и содержание большинства документов, циркулирующих на предприятии. Документы, разработанные в соответствии с этими стандартами, называются унифицированными.

Унификация систем документации может осуществляться на различных уровнях: межотраслевом (государственном), отраслевом и на уровне предприятий.

На межотраслевом уровне создается унифицированная система документации (УСД), в которую входят:

- единая система конструкторской документации (ЕСКД);

- единая система технологической документации (ЕСТД);

- унифицированная система форм статистической информации;

- унифицированная система документации бухгалтерского учета и отчетности и др.

В соответствии со стандартами в РФ создано восемь унифицированных систем документации:

1. Унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций.

2. Унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий.

3. Унифицированные системы организационно-распорядительной документации.

4. Унифицированные системы отчетно-статистической документации.

5. Унифицированные системы банковской документации.

6. Унифицированные системы документации Пенсионного фонда РФ.

7. Унифицированные системы документации по труду.

8. Унифицированные системы внешнеторговой документации.