Информационные технологии как инструмент формирования управленческого решения

Цель и характер деятельности организации определяют ее информационную систему и автоматизацию информационной технологии, а также вид обрабатываемого и производимого информационного продукта, на основе которого принимается оптимальное управленческое решение. [17 , с. 13]

Потребность в информации разных субъектов и звеньев управления неодинакова и определяется теми задачами, которые решает в процессе управления тот или иной работник управленческого аппарата. Эта потребность зависит от масштаба и важности принимаемых решений (чем масштабнее и важнее решение, тем бόльшая по объему и разнообразная по содержанию информация необходима для его подготовки и принятия), от количества и характера управляемых, регулируемых параметров, от количества вариантов возможного состояния и поведения управляемого объекта, от величины и разнообразия возмущающих управляемую систему внутренних и внешних воздействий, от количества и качества показателей, характеризующих результаты функционирования данной системы. [3, с. 24]

Эффективность принятия управленческих решений в условиях функционирования информационных технологий в организациях различного типа обусловлена использованием разнообразных инструментов анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятий. Можно выделить четыре круга задач, решаемые фирмой:

1. Первый круг задач ориентирован на предоставление экономической информации внешним по отношению к фирме пользователям — инвесторам, налоговым службам и т. д. В данном случае для анализа используются показатели, получаемые на основе данных стандартной бухгалтерской и статистической отчетности, а также других источников информации.

2. Второй круг связан с задачами анализа, предназначенными для выработки стратегических управленческих решений развития бизнеса. В этом случае информационная база должна быть шире, но в рамках достаточно высокоагрегированных показателей, характеризующих основные тенденции развития отдельной фирмы или корпорации.

3. Третий круг задач анализа ориентирован на выработку тактических решений. Его информационная база чрезвычайно широка и требует охвата большого количества частных высокодетализированных показателей, характеризующих различные стороны функционирования объекта управления.

4. Четвертый круг задач связан с задачами оперативного управления экономическим объектом в соответствии с функциональными подсистемами экономического объекта. Для решения этих задач используется текущая оперативная информация о состоянии экономического объекта и внешней среды. [16, с. 14]

Каждый из этих кругов задач требует определенной информационной поддержки, которая реализуется на базе информационной технологии и осуществляется на стратегическом, тактическом и оперативном (операционном) уровнях.

Таблица 1.2.3 –Цели на разных уровнях управления

Уровни управления	Основные цели
Стратегический	-определение системы приоритетов развития организации; -оценка перспективных направлений развития организации; -выбор и оценка необходимых ресурсов для достижения поставленных целей.
Тактический	- обеспечение устойчивого функционирования организации - создание потенциала для развития организации; - создание и корректировка базовых планов, работ и графиков реализации заказов на основе накопленного в процессе развития организации потенциала.
Оперативный	-выработку и реализацию решений по устранению или, минимизации нежелательных отклонений; -получение прибыли за счет реализации запланированных заранее мероприятий использование накопленного потенциала; -регистрацию, накопление и анализ отклонении хода производства от запланированного.

Примечание - Источник: собственная разработка на основе данных [8]

1. Стратегический уровень ориентирован на руководителей высшего ранга. За счет организации информационной технологии обеспечивается доступ и сортировка информации по ключевым факторам (преимущественно на использовании внешней для деятельности организаций информации), которые позволяют оценивать степень достижения стратегических целей фирмы и прогнозировать ее деятельность на длительную перспективу.

Модели данного контура функционирования информационной технологии должны учитывать:

- особенности развития рыночных отношений в стране;

- возможные перспективные виды продукции (товары и услуги), относящиеся к профилю деятельности организации или предприятия;

- потенциальные виды производственных ресурсов, возможные для использования при создании новых видов продукции (товаров, услуг);

- перспективные технологические процессы изготовления новых видов продукции (товаров и услуг).

Таким образом, ИТ должна располагать развитой коммуникационной средой (включая Internet) дли получения, накопления и обработки внешней информации.

Отличительной особенностью функционирования ИТ в контуре долгосрочного стратегического планирования следует считать высокий уровень неопределенности и неполноты информации, что повышает значение субъективного фактора как основы принятия решений. При этом автоматизированная информационная технология выступает в роли вспомогательного средства, обеспечивающего главную предпосылку для организации деятельности аппарата управления.

Информационные технологии поддержки стратегического уровня принятия решений помогают высшему звену управления организацией решать неструктурированные задачи, основной из которых является сравнение происходящих во внешней среде изменений с существующим потенциалом фирмы. [16, с. 15-16]

2. Тактический уровень принятия решения средним управленческим звеном используется для мониторинга, контроля, принятия решений и администрирования.

Основными функциями, которые выполняются на базе автоматизированной информационной технологии, являются: сравнение текущих показателей с прошлыми, составление периодических отчетов за определенный период, обеспечение доступа к архивной информации, принятие тактических управленческих решений и т. д.

Функционирование информационной технологии при среднесрочном планировании базируется на использовании моделей, отражающих реальные факторы и условия возможного развития деятельности организаций. Внешняя информация точно соответствует возможным и практически осуществляемым направлениям развития организаций и предприятий, что повышает уровень определенности данных и модели системы управления.

Одним из инструментальных средств для принятия тактического решения в настоящее время являются системы поддержки принятия решений, которые обслуживают частично структурированные задачи, результаты которых трудно спрогнозировать заранее. [16, с. 17-18]

3. Оперативный (операционный) уровень принятия решений является основой всех автоматизированных информационных технологий. На этом уровне выполняются текущие рутинные операции по решению различных функциональных задач экономического объекта. Выполняется программная обработка информации по заранее разработанным алгоритмам.

Оперативное управление ориентировано на достижение целей, сформулированных на стратегическом уровне, за счет использования определенного на тактическом уровне потенциала.

На уровне операционной деятельности решаются следующие задачи:

− обработка данных об операциях, производимых фирмой;

− создание периодических контрольных отчетов о состоянии дел в фирме;

− получение ответов на всевозможные текущие запросы и оформление их в виде бумажных документов или отчетов.

Функционирование информационной технологии в контуре текущего планирования и оперативного регулирования происходит в условиях определенности, полноты информации. Инструментальные средства на оперативном уровне управления имеют, небольшие аналитические возможности. Основное их назначение состоит в отслеживании ежедневных операций в организации и периодическом формировании строго структурированных сводных типовых отчетов.

Информационные технологии обеспечивают специалистов на оперативном уровне информационными продуктами, необходимыми для принятия ежедневных оперативных управленческих решения.

Назначение инструментальных средств информационной технологии на этом уровне — отвечать на запросы о текущем состоянии фирмы и контролировать информационные потоки организации.

Информационная технология, поддерживающая управление на оперативном уровне, является связующим звеном между организацией и внешней средой. Через оперативный уровень также поставляются данные для остальных уровней управления.

Основные информационные потребности на оперативном уровне могут быть удовлетворены с помощью типовых функциональных и проблемно-ориентированных аппаратно-программных инструментальных средств для текстовой, табличной, графической и статистической обработки данных, электронных коммуникаций и т. д. [16, с. 19-20]

Показатель, определяющийся совокупностью эффективностей технического, экономического и социального характера при использовании информационных технологий - эффективность ИТ . Для оценки того, насколько успешно могут применяться ИТ, важны нижеследующие понятия.

- Стратегическое соответствие. Стратегическое влияние информационных технологий весьма неодинаково в разных отраслях и фирмах, и даже внутри отдельно взятого предприятия.

- Корпоративная культура воплощается в ценностях организации и отражается в ее стратегических процессах.

- Технологические переходы. Быстрая эволюция ИТ повышает требования к управлению их внедрением. Поскольку внедрение новых информационных технологий часто прямо влияет на эффективность деятельности предприятий, успех приходит только там, где люди способны обучаться и соответственно изменять свое поведение. Поэтому ИТ рассматривают и как инструмент расширения интеллектуальных возможностей людей в рамках предприятия. [16, с. 58]

Обоснованием для осуществления инвестиций в ИТ являются:

- повышение производительности, которая оценивается в виде условного прироста объема реализации или объема прибыли, полученного за счет использования сэкономленного рабочего времени;

- повышение качества труда, которое выражается в сокращении расходов на переработку продукции или обслуживание и тем самым оказывает влияние на производительность труда;

- получение потребителем выгоды как условие сохранения и увеличения контингента клиентов предприятия;

- совершенствование профессиональных качеств персонала как фактор обеспечения конкурентоспособности предприятия. При оценке окупаемости ИТ важно правильно выбрать период анализа окупаемости, учитывая эффект запаздывания в получении прибыли за счет проблем освоения новой технологии; обучения персонала и получения им профессиональных навыков; определенной инерции рынка, проявляющейся в запаздывании реакции на происходящие изменения. [3, с. 44-45]

Таким образом, для обслуживания информационных потребностей предприятия создают информационные системы разных уровней управления, в соответствии с которыми осуществляется принятие решений в функционировании информационной технологии. При обосновании внедрения информационной технологии важное значение имеет стратегическое и технологическое соответствие и корпоративная культура организации. Информационные технологии должны меняться и разрабатываться так, чтобы соответствовать потребностям организации и отдельных индивидов. В свою очередь, организация и индивиды также должны совершенствоваться, проходя переподготовку, обучение и планируемые организационные изменения, чтобы уметь извлекать преимущества из новых ИТ.

ГЛАВА 2