Ведение учета аффилированных лиц

В соответствии с частью 3 статьи 56 Закона о хозобществах общество определяет круг аффилированных лиц и в порядке, установленном им, письменно уведомляет их об этом и ведет учет таких лиц.

Порядок ведения учета аффилированных лиц целесообразно закрепить в уставе общества либо ином локальном нормативном правовом акте, утверждаемом общим собранием (далее - ЛНПА). Таким ЛНПА может стать Положение об аффилированных лицах.

На практике обязанности, связанные с учетом аффилированных лиц, предполагают:

- составление предварительного списка аффилированных лиц (далее - список);

- уведомление этих лиц об их статусе, обязанностях;

- получение от них необходимой информации;

- составление итогового списка;

- поддержание списка в актуальном состоянии.

Назначение лица, ответственного за выполнение обязанностей, связанных с учетом аффилированных лиц.

Для того чтобы работа по учету аффилированных лиц велась должным образом (своевременно и в соответствии с законодательством), следует назначить лицо, ответственное за выполнение соответствующих функций (далее - корпоративный секретарь).

Обязанности корпоративного секретаря не предусмотрены квалификационными характеристиками должностей Единого квалификационного справочника должностей служащих (ЕКСД). Однако они могут быть возложены на работника общества. Например, это может быть юрисконсульт. Функции корпоративного секретаря целесообразно закрепить в должностной инструкции работника.

Обратите внимание! Запрет возлагать ведение учета аффилированных лиц на одного из аффилированных лиц (например, директора общества) отсутствует. Вместе с тем в интересах общества назначать корпоративного секретаря из числа лиц, не являющихся аффилированными

Получение информации об аффилированных лицах.

Работа корпоративного секретаря по выявлению аффилированных лиц (составлению списка) может быть организована следующим образом.

1. На основании норм законодательства (часть 1 статьи 56 Закона о хозобществах) составляется примерный список.

Пример.

В соответствии с абзацем 2 части 1 статьи 56 Закона о хозобществах члены совета директоров являются аффилированными лицами общества. Следовательно, на основании протокола общего собрания акционеров об избрании членов совета директоров можно включить избранных лиц в примерный список.

Примечание. О перечне аффилированных лиц общества см. путеводитель по

корпоративным процедурам "Порядок совершения хозяйственными обществами

сделок с заинтересованностью аффилированных лиц", пункт 1.1 этапа 1.

2. Затем указанным в примерном списке аффилированным лицам направляются уведомления и запросы (анкеты) с предложением предоставить информацию, необходимую для определения круга аффилированных лиц этого общества (часть 3 статьи 56 Закона о хозобществах). К тому же законодательство возлагает на отдельных аффилированных лиц обязанность предоставлять некоторую информацию (части 4, 6 - 8 статьи 56 Закона о хозобществах).

Пример.

Содержание уведомления:

"В связи с тем что Вы избраны членом совета директоров ООО "А", Вы являетесь аффилированным лицом ООО "А" (абзац 2 части 1 статьи 56 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII "О хозяйственных обществах"). Аффилированными являются лица, способные прямо или косвенно определять решения или оказывать влияние на их принятие обществом.

В связи с этим предлагаем Вам заполнить прилагаемую анкету. Сведения из Вашей анкеты необходимы для составления списка аффилированных лиц ООО "А". Не позднее 14 дней с момента получения настоящего уведомления и анкеты просим Вас собственноручно и разборчиво заполнить ее и направить анкету заказным письмом по адресу: г. Минск, ул. Золотая, д. 88, комн. 11.

Также уведомляем Вас о том, что в соответствии с частью 11 статьи 57 Закона Республики Беларусь от 09.12.1992 N 2020-XII "О хозяйственных обществах" в случае причинения хозяйственному обществу убытков в результате осуществления им сделки, в совершении которой имеется заинтересованность его аффилированного лица, такое лицо несет перед хозяйственным обществом ответственность в размере убытков, причиненных им этому обществу. При этом, если аффилированное лицо, заинтересованное в сделке, получило вследствие совершения этой сделки доходы, хозяйственное общество вправе требовать возмещения наряду с другими убытками упущенной выгоды в размере, не меньшем, чем такие доходы".

Пример.

Выдержка из анкеты аффилированного физического лица:

"Членом каких органов управления каких юридических лиц Вы являетесь?

Учредителем (участником) каких юридических лиц Вы являетесь?

Перечислите своих близких родственников (с указанием степени родства).

В каких сделках общества вы можете быть заинтересованы?"

Обратите внимание! Как правило, не все физические лица и даже должностные лица организаций понимают суть понятия "аффилированное лицо", его права, обязанности и возможности. Поэтому анкету помимо вопросов полезно снабдить достаточно подробными пояснениями. Это в последующем сократит время на уточняющие беседы и / или переписку

3. После получения ответов от лиц, включенных в предварительный список, составляется список.