Переговоры с кандидатом по телефону. Приглашение на интервью
Теперь немного теории. Я расскажу вам о том, как необходимо вести себя при разговоре по телефону.
Цель человека, отвечающего на звонки, — пригласить кандидата на собеседование, если он соответствует требованиям вакансии.
Продукт человека, отвечающего на звонки, — лучшие кандидаты, пришедшие в компанию для собеседования.
Таблица 3.5 Список программ для ведения базы данных кандидатов
| Программа | Описание | Плюсы | Минусы | Цена | ||||
| Word | Проще выражаясь, это проводник с определенной системой папок. Сначала создаются папки с наименованием сферы деятельности - это 1-й уровень, затем в каждой из сфер создаются папки с наименованием должностей -это 2-й уровень. В необходимую папку вы складываете файлы-резюме с ФИО соискателя и датой поступления, например: Иванов_ Иван_Иванович_15.01.2006.с1ос. | Простота в использовании; не требует специальной подготовки; легко приспособить для выполнения любых задач; легко внести любые дополнения или изменения | Низкий уровень защиты -папки можно просто удалить с ПК, их может повредить вирус; при небрежном обращении быстро захламляется разными резюме; отсутствие возможности детального поиска; все процессы нужно осуществлять вручную; не видно, какие резюме в работе и кто из кандидатов рассматривает предложения | |||||
| Excel | В этой программе можно вести только краткую информацию о кандидатах. Вы создаете файл с наименованием сферы деятельности, затем листы с названиями вакансий и вносите в поля информацию о кандидате. Можно вносить свои оценки и коммен-тарии | Позволяет обзорно видеть протекание работы с кандидатами; проста в обращении; легко изменяется и дополняется | Нет полного резюме кандидата; информация не может одновременно вноситься более чем одним пользователем; низкий уровень защищенности; все записи ведутся вручную | |||||
| Access | Более продвинутый вариант для БДС. Имеет возможности сетевого использования и поиска. Разрабатывается программистом на основании запросов компании. БДС в этой программе достаточно разнообразны от самых простых до перенасыщенных информацией | Возможность сетевого использования; возможность поиска по параметрам и событиям; автоматизированы некоторые функции | Нет четкого стандарта программы; нет защиты; при большом объеме информации становится неактуальной | Определяется разработчиком БДС | ||||
| The Bat | Почтовая программа, в которой есть раздел «Адресная книга». В ней вы можете вести БДС. Сначала вы заводите адресную книгу на конкретную должность, в нее заносите кандидатов и их резюме. Путем несложных настроек почтовая программа превращается в удобный инструмент хранения информации о кандидатах, облегчающий работу с ними | Позволяет создать отдельную ячейку для каждого кандидата; есть возможность простого поиска; можно работать по сети; удобна при отправке писем; позволяет заносить полную информацию о кандидате | Неспециализированна, поэтому при больших объемах может замусориться; нет специальной защиты, кроме резервного копирования; нет единой БДС всех соискателей, а только отдельно по каждой адресной книге; резюме могут дублироваться | 50 долл. лицензионная | ||||
| 1С: 7.7 | Программа расчета зарплаты и учета персонала. При доработке программистом может стать очень интересной программой с большими возможностями. Необходимые дополнения: параметры поиска и формирование отчетов | Возможность дополнительного программирования; быстрый поиск; возможность экспорта информации в Excel; удобство пользования | Нужна адаптация под конкретные задачи, так как рассчитана только на ведение кадрового делопроизводства; для пользования несколькими специалистами нужна сетевая версия | |||||
Продолжение
Всем известно, насколько важно первое впечатление. В нашем случае оно складывается при первом контакте — телефонном звонке. Проявляя уважение к собеседнику, мы показываем, насколько он важен для нас. Все начинается с хороших манер.
Услуга — это действие по оказанию помощи другому человеку. Мы оказываем услугу кандидату — с одной стороны, а руководителю, для которого нанимаем сотрудника, — с другой.
У вас перед глазами должно быть четкое описание вакансии и требований к кандидату. Будьте готовы дать ему исчерпывающую информацию о том, как найти ваш офис. Разговор с одним кандидатом не должен превышать трех минут.
При ответе на звонки необходимо учитывать следующие факторы.
1. Положительный настрой. Настрой — это определенная направленность мыслей и чувств. То, как вы говорите не менее важно чем то, что вы говорите. Ваша интонация во время телефонного разговора более важна, чем приличной беседе. Звучит ли ваш голос заинтересованно, дружелюбно, искренне? Или в нем чувствуется антагонизм или скука? Не наводит ли он на мысль, что вы делаете человеку одолжение, разговаривая с ним? Мы обязаны быть заинтересованными, искренними, любезными и дружелюбными.
2. Скорость. Телефонную трубку нужно брать на третьем звонке (если он в тональном режиме). Это правило было испытано на практике, и все говорит о том, что ему было бы полезно следовать. Общаясь по телефону, не говорите слишком медленно или слишком быстро. Хорошо зарекомендовавший себя на практике метод — обратить внимание на скорость общения клиента и стараться придерживаться такого же темпа со своей стороны. Это позволит вам общаться «на одной волне». Общаясь по телефону, нельзя повышать голос или заставлять собеседника слишком долго ждать. Будьте вежливы и компетентны!
3. Громкость, ваши сообщения должны доходить до слушателя, преодолевая расстояние. При правильно выбранной громкости слушатель может комфортно воспринимать ваши слова, не напрягая и не отдергивая голову от трубки. Удостоверьтесь в том, что собеседник может слышать вас не прилагая усилий. Я уверен, что вы знаете, каково это — пытаться понять человека, который бормочет что-то себе под нос. Удостоверьтесь в том, что собеседник правильно вас понял.
Итак, у вас сформировался список кандидатов, с которыми нужно провести интервью, вам необходимо узнать, насколько они заинтересованы в смене работы. Для приглашения кандидатов я использую несколько вариантов:
• телефонный звонок;
• письмо по электронной почте;
• SMS с бесплатного сайта.
Кандидаты обычно указывают в резюме мобильные и домашние телефоны. Звонок на домашний телефон лучше сделать вечером, так как днем кандидат находится на работе либо на других собеседованиях. Оптимальное время для звонка — с 19 до 22 часов.
В приложении 3 вы найдете пример телефонных переговоров с найденными вами кандидатами, а в приложении 4 — с кандидатами, откликнувшимися на размещенную вами вакансию.
Примеры я привожу в двух вариантах. Вариант 1 — это мой личный жизненный опыт, основанный на принципах ведения таких переговоров в компании «Форум-НТС», а второй — развернутый — основан на стандартах ведения переговоров в западных компаниях.
Из приложения 5 вы узнаете, как правильно отправлять предложения по SMS и электронной почте.
После того, как вы пообщались с кандидатом по телефону и выяснили ряд вопросов, обязательно запишите полученную
информацию. Также запишите свое мнение о кандидате — впоследствии вы сможете сопоставить эти данные и принять решение об отборе или отсеве соискателя.
Давайте разберем, какие сложности могут возникнуть в процессе телефонных переговоров с кандидатом и что необходимо делать в таких случаях.
1. Кандидат получает тот же оклад, который предлагаете вы, но обладает высокой квалификацией и хочет сменить работу. Расскажите ему про нематериальные преимущества компании, а также про то, что оплата уточняется на собеседовании с непосредственным руководителем и напрямую зависит от квалификации кандидата.
2. Ваш кандидат недостаточно квалифицирован или, наоборот, слишком квалифицирован для этой вакансии. Необходимо сразу сказать кандидату о том, что вашему клиенту необходим специалист, обладающий другим опытом. Затем постарайтесь получить от него информацию о специалистах, которых он может пореко- \ мендовать. Сообщите кандидату, что обязательно будете иметь J его в виду и регулярно извещать обо всех новых вакансиях.
3. Кандидат плохо идет на контакт, медлителен, не проявляет сильной заинтересованности. Возможно, у него есть интерес, но существуют серьезные причины для того, чтобы отклонить ваше предложение (работает долго на своем месте работы, неудобно добираться до новой работы, обещали повышение зарплаты и др.).
Сделайте так, чтобы он почувствовал — эта работа уплывает от него:
Судя по всему, вы прекрасно устроены. Боюсь, что только потеряю время, если представлю вас моему клиенту.
Добивайтесь от него рекомендаций. Убедите его в том, что он заинтересован вашим предложением. Если он по-прежнему колеблется, посоветуйте:
^
..« Подумайте об этом дома. И если мое предложение все еще будет вас интересовать, /позвоните завтра утром - я представлю вас моему клиенту.
Кандидат обладает информацией о специалистах, которые могут претендовать на вакансию, но хочет предложить им вакансию сам. Поясните ему:
Я располагаю информацией, которая может повлиять на решение этого человека, у вас же ее нет.
Или:
Я понимаю, что вы о нем заботитесь, но учтите, может быть, он не хотел бы, чтобы вы знали о его планах. Я не скажу ему, откуда мне стало известно его имя. Так как я могу его найти?
/ Зачем же вам обременять себя моей работой?!
Или:
Не отнимайте у меня возможность обрадовать человека.
Кандидат опасается что, информация о смене работы может стать известна не только вам, но и его руководителям.
Иван Иванович, конфиденциальность - первая заповедь моей профессии. Если я не буду ее соблюдать, то потеряю всех своих клиентов. Я не сделаю ничего такого, что может поставить под угрозу ваше положение.
Добейтесь доверия, опишите вашу позицию и дайте основные сведения о компании:
Вопрос: «Как называется компания?» Кандидат может заявить вам, что он хорошо знает свою отрасль и все компании, работающие в ней. Он также может сказать, что уже бывал на собеседованиях во многих из них.
Ответ. «Компания просила соблюдать конфиденциальность и не упоминать названия до собеседования рекрутера с кандидатом». Вопрос: «Откуда вам известно мое имя?»
Ответ. «О вас прекрасно отозвался человек, который высоко ценит вас и вашу работу. Он просил пока не называть его имени».
Или:
«Моя работа заключается в том, чтобы находить лучших людей в отрасли. А такого выдающегося человека, как вы, найти нетрудно». у
Или:
«От одного из-"наших ассистентов, чья работа состоит в том, чтобы находить таких людей, как вы».
На этом этап первичных переговоров заканчивается, и мы переходим к оценке кандидата и самому важному этапу — интервью.