Глава 2. Роль документационного обеспечения в управлении
План
1. Роль ДОУ в современных организациях. Делопроизводственные службы и их место в системе управления.
2. Организационно-правовые документы службы ДОУ. Функции службы ДОУ.
3. Организационные формы службы ДОУ.
Задачи изучения темы:
1) дать представление об организационных формах делопроизводства;
2) рассмотреть типовые задачи и численный состав службы ДОУ;
3) выяснить делопроизводственные и организационные функции службы ДОУ;
4) определить назначение, содержание Положения о службе ДОУ.
Текст лекции:
1. Эффективность документационного обеспечения управления зависит от работы делопроизводственной службы. Обобщенно можно назвать такое подразделение службой ДОУ.
Служба ДОУ – самостоятельное структурное подразделение организации, осуществляющее функции документационного обеспечения управленческой деятельности и подчиненное непосредственно руководителю организации. Делопроизводство ведется в любой организации независимо от ее организационно-правовой формы, характера, содержания деятельности, компетенции, поэтому наличие такой службы желательно.
Сегодня служба ДОУ может иметь разные названия:
· управление делами;
· управление информационно-документационного обеспечения;
· управление делопроизводства;
· управление документационного обеспечения;
· общий отдел;
· канцелярия;
· секретариат.
В организациях небольшого масштаба возможно совмещение нескольких служб в одном структурном подразделении, в маленькой фирме всю работу с документами выполняет секретарь.
В федеральных органах исполнительной власти (министерства, федеральные службы, федеральные агентства) в структуру делопроизводственной службы (управление делами), как правило, входит:
1) приемная министра;
2) секретариат министра;
3) секретариаты заместителей министра;
4) секретариат коллегии;
5) канцелярия.
Канцелярия состоит из структурных подразделений:
1) экспедиция;
2) бюро учетно-справочной работы;
3) сектор, отвечающий за работу с письменными обращениями;
4) бюро правительственной переписки;
5) группа печати и тиражирования документов;
6) отдел контроля;
7) отдел автоматизации (компьютерный центр);
8) архив и др.
В секретариате готовятся документы к докладу, ведется работа с документами, поступающими на имя руководства.
Инспекция при министре контролирует исполнение правительственных документов, распорядительных документов федеральных органов власти.
Секретариат коллегии отвечает за техническое и документационное обеспечение заседаний коллегии.
В исполнительных органах власти и местного самоуправления создаются общие отделы. Структура такой службы может быть следующей:
1) канцелярия;
2) протокольный отдел;
3) приемная;
4) отдел обработки корреспонденции;
5) отдел по работе с обращениями граждан.
Важно в функции какого-то подразделения включить обязанности по совершенствованию документационных процессов и внедрению технических средств.
2. К организационно-правовым документам службы ДОУ относятся:
· положение о службе делопроизводства;
· инструкция по делопроизводству;
· Табель унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);
· Альбом унифицированных форм документов (может быть приложением к инструкции по делопроизводству);
· должностные инструкции на каждого сотрудника, занимающегося делопроизводственным обслуживанием;
· номенклатура дел и другие нормативные акты.
Положение о службе ДОУ – это правовой акт, определяющий порядок образования, права, обязанности и организацию работы подразделения. Типовое положение о службе ДОУ содержится в приложении к ГСДОУ.
Положение о службе ДОУ имеет структуру текста:
1) общие положения;
2) цели и задачи;
3) функции;
4) обязанности;
5) права;
6) руководство;
7) взаимоотношения (служебные связи);
8) организация работы;
9) дополнения и изменения.
Функции службы ДОУ можно разделить на три группы:
1) документирование управленческой деятельности;
2) работа с документами;
3) организационные виды работ.
Положение о службе ДОУ закрепляет функции данного подразделения:
· перечисляются основные направления деятельности;
· указывается периодичность выполнения работ.
В состав типовых входят:
1) технологические функции;
2) организационные функции;
3) контрольные функции;
4) методические функции;
К технологическим функциям следует отнести:
1) осуществление экспедиционной обработки;
2) регистрация входящих, исходящих, внутренних документов;
3) ведение информационно-справочной работы по документам организации;
4) набор текста;
5) копирование, тиражирование, рассылка документов;
6) подготовка документов к отправке.
Организационные функции:
1) подготовка документов к докладу;
2) организация работы архива;
3) повышение квалификации работников делопроизводственной службы;
4) разработка (совместно с другими соответствующими структурными подразделениями) мероприятий по совершенствованию форм и методов работы с документами и др.
Контрольные функции:
1) контроль за качеством оформления документов;
2) контроль за сроками исполнения документов;
3) контроль за делопроизводством в структурных подразделениях;
4) обобщение информации о ходе и результатах исполнения документов;
5) систематическое информирование руководителя организации о работе подразделения;
6) контроль за хранением документов и оперативным использованием документной информации.
Методические функции:
1) разработка номенклатуры дел, инструкции по делопроизводству и других нормативно-методических документов;
2) проектирование Табеля и Альбома унифицированных форм документов;
3) участие в проведении экспертизы ценности документов и др.
Должностной и численный состав службы ДОУ включает три категории работников:
1) руководители;
2) специалисты;
3) технические исполнители.
Наименования должностей и квалификационные требования к работникам установлены Квалификационным справочником должностей руководителей, специалистов и других служащих.
К категории руководителей относятся должности:
1) управляющий делами;
2) заведующий канцелярией;
3) заведующий общим отделом;
4) заведующий протокольным отделом;
5) начальник секретариата;
6) заведующий экспедицией и др.
В категорию специалистов отнесены должности:
1) документовед;
2) помощник руководителя;
3) инспектор по контролю за исполнением поручений;
4) инспектор;
5) секретарь коллегии и др.
Технические исполнители составляют следующую категорию служащих:
1) экспедитор;
2) делопроизводитель;
3) стенографистка;
4) технический секретарь;
5) курьер;
6) секретарь-стенографистка;
7) секретарь руководителя и др.
3. Создание службы ДОУ сопровождается выбором ее организационной формы. Существуют три организационные формы:
1) Централизованная. В этом случае операции по работе с документами осуществляются одним специализированным структурным подразделением или секретарем фирмы. Централизованная форма организации службы ДОУ удобна для небольших организаций.
2) Децентрализованная. Данная форма предполагает создание в каждом структурном подразделении организации собственной службы ДОУ. Такая служба независимо от центрального подразделения делопроизводства выполняет всю работу с документами. Данная организационная форма используется в учреждениях, имеющих территориально разобщенные структурные подразделения.
3) Смешанная. Такая организационная форма делопроизводственной службы является наиболее распространенной. Часть операций выполняется центральной службой, а какие-то виды работы с документами ведутся в структурных подразделениях.
Выбранная организационная форма службы ДОУ закрепляется в положении о данном структурном подразделении, инструкции по делопроизводству организации.
Выводы по теме:
1) Основные требования к службам документационного обеспечения содержит ГСДОУ.
2) В последнее десятилетие в терминологии ДОУ практикуется определение «документационный менеджмент». Документационный менеджмент – это система управления документацией организации и персоналом, несущим ответственность за работу с документами, комплекс организационных мероприятий, направленных на эффективное управление документационно-информационными процессами. Традиционно служба ДОУ в организации обеспечивает решение задач информационного менеджмента. Управление документацией представляет основное направление деятельности в рамках информационного менеджмента.
3) На организационном уровне при создании службы ДОУ важно решить следующие вопросы:
· выбор оптимальной организационной формы делопроизводства;
· разработка организационной структуры службы ДОУ и определение ее конкретного наименования;
· разграничение функций между структурными подразделениями и должностными лицами службы делопроизводства;
· нормирование труда работников службы ДОУ, определение ее численного и должностного состава;
· выбор оптимальной технологии работы с документами и закрепление ее в инструкции, стандартах по делопроизводству;
· рациональная организация рабочих мест, их автоматизация;
· повышение общей культуры работы с документами.
4) Важной составляющей работы службы ДОУ является создание информационно-справочных массивов, баз данных, содержащих полную информацию о документах. Одна из основных функций данного подразделения заключается в обеспечении быстрого поиска сведений о том, где находятся нужные документы, как организован ход исполнения конкретного документа или в каких документах можно найти ту или иную необходимую для управления информацию.
Для функционирования информационно-поисковой системы (ИПС) службе ДОУ необходимо обеспечить:
· регистрацию и индексацию документов в организации;
· формирование и постоянную актуализацию информационно-поисковых массивов (ИПМ) – баз данных;
· получение на основе данных в составе ИПС достоверных сведений о документах организации, в том числе состоящих на оперативном хранении.
Таким образом, функциональное назначение службы ДОУ заключается в оперативной деятельности по документационному обеспечению управления организацией, учреждением, органом государственной власти или местного самоуправления.
Служба ДОУ решает задачу оптимизации форм и методов работы с документами на основе единой информационной политики и современных технологий обработки документационной информации. Данное подразделение осуществляет контроль за соблюдением установленного порядка работы с документами структурными подразделениями и должностными лицами организации.