Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.

УЧЕБНО-МЕТОДИЧЕСКИЙ КОМПЛЕКТ ПО ДИСЦИПЛИНЕ

«ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО ОБСЛУЖИВАНИЯ»

КОНСПЕКТ ЛЕКЦИЙ

ПО ДИСЦИПЛИНЕ

ОРГАНИЗАЦИЯ СЕКРЕТАРСКОГО

ОБСЛУЖИВАНИЯ

Конспект лекций по курсу "Организация секретарского обслуживания " соответствует рабочей программе курса и требованиям образовательного стандарта по подготовке специалистов специальности 032001, блоку дисциплин ДС.01.07.

Лекционный курс представлен 25 лекциями продолжительностью по 2 часа каждая. Курс читается в 3-м семестре.

Эффективное лекционное обучение предполагает использование компьютерной мультимедийной техники, в частности видеопроекторов, для демонстрации примеров документов, структурных схем и видеосюжетов секретарской практики.

Составитель лекций: к.т.н., доцент Анатолий Вадимович Печерский,

кафедра "Информационное обеспечение управления и производства",

раб. тел.: 36-82-39, E-mai: [email protected]

Перечень лекций

Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике. 8

1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. 8

1.2 Требования к секретарской профессии в современной России. 16

1.3 Вопросы для самопроверки. 18

Лекция 2 Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике. 18

2.1 Описание организации. 18

2.2 Преимущества организационных схем: 19

2.3 Главные обязанности руководителя: 20

2.4 Вопросы для самопроверки. 20

Лекция 3. Профессиональные требования к секретарю, Должностная инструкция. 20

3.1 Обобщенные основные обязанности секретаря руководящего работника 21

3.2 Должностная инструкция секретарю.. 22

Лекция 4. Знания, умения, личностные качества секретаря-референта. Коммуникативные функции секретаря и технические средства коммуникаций. 25

4.1 Знания и умения секретаря-референта. 26

4.2 Деловые и личные качества секретаря. 29

4.3 Коммуникабельность. 33

Лекция 5. Коммуникативные функции секретаря (Методы обмена информацией в офисе) 35

5.1 Методы обмена информацией. 35

5.2 Технические средства электронного офиса. 38

Лекция 6. Нормативно-методическая база работы секретаря. 42

6.1 Документационное обеспечение. 42

6.2 Федеральный закон Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации». 45

6.3 Федеральный закон "Об участии в международном информационном обмене". 46

6.4 Закон Российской Федерации "О государственной тайне". 46

Лекция7 Нормативно-законодательная база делопроизводства. «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах». 47

7.1 «Основы законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах», 47

7.2 Федеральный конституционный закон «О Государственном гербе Российской Федерации». 48

7.3 Федеральная целевая программа "Электронная Россия (2002 -2010 годы)" 49

7.4 Федеральный закон "Об электронной цифровой подписи". 49

7.5 Закон Российской Федерации "О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных". 50

Лекция 8 Нормативно-законодательная база делопроизводства. Правила подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации. 52

Лекция 9. Организация работы секретаря; рабочее место. 56

9.1Правильная организация работы.. 57

9.2 Рациональное планирование времени и работы.. 58

9.3 Организация эффективной работы в офисе. 59

Лекция 10. Рациональная организация работы секретаря. 61

9.4 Непосредственное облегчение работы руководителя. 62

9.5 Организация рабочего места секретаря. 63

9.6 Рабочее место секретаря-референта. 64

9.7 Цветовое решение и освещение. 69

9.8 Озеленение. 71

Лекция 11. Планирование рабочего дня секретаря. 74

11.1 Заповеди секретаря. 75

11.2 Примерный рабочий план секретаря на день. 78

Лекция 12. Работа секретаря по составлению и оформлению документов. 80

12.1 Течение срока исполнения документа. 80

12.3 Общие требования к составлению и оформлению документов. 82

12.4 Требования к тексту документа. 83

12.5 Текст документа, как правило, состоит из двух частей. 84

Лекция 13. Типовая технология работы с документами. 87

секретарем. 87

13.1 Различают централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. 87

13.2 Обработка входящих документов. 88

13.3 Обработка исходящих документов. 90

13.4 Внутренний документооборот. 92

Лекция 14. Организация архивного хранения документов секретарем. 98

14.1 Архив документов. 98

14.2 Архивное хранение документов. 100

Лекция 15. Планирование секретарем поездок руководителя офиса. 102

15.1 Организация поездкок руководителя. 102

15.2Предварительные программы. 103

Лекция 16. Оформление документов на поездку руководителя. 107

Командировочное удостоверение (Приложение) 110

Лекция 17. Бездокументное обслуживание посетителей и сотрудников офиса. Профессиональные навыки общения секретаря. 114

17.1 Общение. 114

17.2 Приемы делового спора. 117

Лекция 18. Роль секретаря в подготовке и проведении совещаний. 121

18.1 Классификация совещаний. 121

18.2 Подготовка к совещанию.. 124

Лекция 19. Проведение совещания. 127

19.1 Организация совещаний. 127

19.1.1 Создание рабочей группы.. 127

19.1.2 Список участников. 127

19.1.3 Оповещение участников совещания. 128

19.1.4 Гостиницы.. 131

19.1.5 Транспорт. 131

19.1.6 Культурная программа. 132

19.1.7 Подготовка помещения. 132

Лекция 20. Проведение совещания. 132

20.1 Обслуживание совещаний. 133

20.2 Документирование совещаний. 136

20.3 Протокол. 136

20.4 Компьютерные технологии в подготовке и проведении совещаний. 143

Лекция 21. Безопасность труда в офисе. 145

21.1 Безопасная работа в условиях офиса включает: 145

21.2 От работодателя требуется обеспечение: 145

21.3 В обязанности работников входит: 146

21.5 Опасности, требующие внимания: 147

Лекция 22 Пожарная безопасность. 147

22.1 Противопожарная практика включает: 147

22.2 Использование оборудования. 149

22.3 Опасности, требующие внимания: 150

22.4 Оказание первой помощи. 150

22.5 Указания по текущему уходу и обслуживанию электронного оборудования 150

22.6 Безопасная работа в условиях офиса включает. 151

Лекция 23 Обязанности секретаря в чрезвычайных ситуациях. 152

23.1 Типовая инструкция. 152

23.2 Противопожарная практика включает следующие пункты. 153

23.3 Опасности, требующие внимания. 155

Лекция 24. Защита информации в работе секретаря-референта. 157

Лекция 25 Должностные обязанности секретаря по проведению работ по профилактике возможного проявления терроризма на территории организации. 159

25.1Возможные угрозы жизнедеятельности персонала организации. 159

25.1.1 Угрозы со стороны входящей корреспонденции секретарю.. 159

25.1.2 Угрозы по телефону и в письменном виде. 161

25.2 Действия секретаря при возникновении угрозы террористического акта 165

25.3.1 Эвакуация. 165

Как быть с домашними животными?. 166

Семейный план. 168

Лекция 1.Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике.

1.1 Роль секретаря-референта в структуре документационного обеспечения управления. 3

1.2 Требования к секретарской профессии в современной России. 5

1.3 Структуры организаций, организационные схемы и их применение в секретарской практике. 7

1.4 Вопросы для самопроверки. 9

Наши рекомендации