Техническое оснащение современного офиса

Оглавление

Ведение………………………………………………………………………4

1.Техническое оснащение современного офиса………………………..5

2.Концепции офисных технологий……………………………………....8

2.1Офис как информационная система…………………………………..11

2.2Офис как коммуникативная система………………………………….12

2.3Офис как социально техническая система…………………………....13

3.Офисные средства организационной техники…………………...…15

3.1. Копировально-множительная техника………………………………15

4.Технические средства офиса и организация рабочих мест…….....16

4.1Организация автоматизированных рабочих мест……………………19

4.2Рациональные условия труда……………………………………….....21

Заключение………………………………………………………………..23

Список используемой литературы……………………………………..24

Введение

На сегодняшний день материальной базой для внедрения новых управленческих технологий является современный офис. Современная концепция офисной деятельности сформировалась относительно недавно - к началу 80-х гг. ХХ в. До этого речь шла только о конторской деятельности, а ее оптимизация связывалась с механизацией, а затем и автоматизацией ряда вспомогательных, большей частью рутинных управленческих операций (в первую очередь делопроизводственных).

Бурное развитие техники, программного обеспечения, средств коммуникации привело к изменению основного содержания офисной деятельности. В настоящее время в ее основу положено широкое использование компьютерных информационных технологий и современных технических средств. Богатейший опыт высокоразвитых стран и российский опыт последних лет наглядно свидетельствуют: офисная деятельность (т. е. управленческая деятельность, основанная на использовании современных технологий, оснащенная современными средствами оргтехники) способствует повышению производительности управленческого труда, качества принимаемых решений, улучшению управляемости и прогнозируемости бизнеса. Наличие у фирмы современного офиса является наглядным подтверждением ее респектабельности и надежности.

В нашей стране развитие офисной деятельности и ее теоретическое осмысление связано со становлением новых социально-экономических отношений. За последние годы в России образовалось множество новых фирм, больших и малых, ориентированных на работу в условиях рынка. Перед ними стоят проблемы обустройства своего офиса. Созданием современных офисов озаботились также государственные организации и предприятия.

Длительное время с начала 1970-х гг. в отечественной литературе используется понятие "средства организационной техники" как средства механизации и автоматизации управленческого труда. Традиционно понятие "офис" обозначает место, где проходит работа управленческого персонала организации. Словарь иностранных слов переводит слово "офис" как "контору", "канцелярию", причем применительно к зарубежной практике. Термины офис и офисная деятельность применительно к отечественной практике появляются в литературе в середине 1990-х гг. В этот же период предлагается весьма важное для классификации деление современного офиса на три составляющих: офисные помещения, технические средства и программное обеспечение, базовым из которых является офисное помещение, или офисное здание.

Техническое оснащение современного офиса

После аренды помещения возникает вопрос его технического оснащения. Каковы сегодня требования технического оснащения современного офиса? Что обязательно должно присутствовать в офисе и без чего все-таки можно обойтись (сэкономить)? Об этом мы и поговорим. Приведем лишь краткий список необходимого для оснащения конторского помещения:

ü столы по количеству персонала. Бухгалтеру желательно выделить самый большой стол. Хорошо иметь стол для клиентов, особенно если их ожидается много;

ü стулья для персонала и посетителей;

ü компьютеры (минимум одна штука);

ü принтер. Возможен один на офис при использовании сетевого варианта;

ü факс;

ü копировальный аппарат. До определенного момента может быть заменен факсом либо принтером с приставкой копирования, либо сканером с соответствующей программой;

ü вместо факса, принтера, копира и сканера можно использовать многофункциональный центр (подробнее далее по тексту);

ü кассовый аппарат (по потребности);

ü настольный бухгалтерский калькулятор;

ü часы настенные (обязательно!);

ü канцелярские принадлежности: ручки, карандаши, ластики, линейки, клей канцелярский, корректор текста, текста выделитель (маркер), скрепки канцелярские, стиплер, скобы к стиплеру;

ü бумага офисная (формат А4), бумага для факса, тетради для записей.

Это список действительно необходимого назван кратким, так как все вышеуказанное действительно должно быть в офисе. Далее список можно расширять до бесконечности.

Продумать оснащение офиса и сумму затрат на него надо уже во время составления бизнес-плана. В нем вы должны предусмотреть величину вложений на оборудование конторы. От нее и отталкивайтесь. Планируйте и покупайте только то, что вам нужно. Не стесняйтесь покупать б/у. Это касается, прежде всего, оргтехники и мебели. Определитесь, для чего вам необходимы компьютеры и сколько. Не пытайтесь купить самые лучшие. Возьмите самые подходящие. Компьютеры устаревают так быстро, что можно купить весьма хорошую машину за относительно небольшие деньги. А самая новая крутая машина через полгода станет самой обычной. Учитывая, что на основной части компьютеров только печатают письма и приказы и установлена программа серии «1С» (наиболее распространенная программа бухгалтерского и складского учета), покупать надо самый простой. Ни в коем случае не берите компьютеры с мультимедиа. Звук только будет отвлекать вас от работы (доказано, в тишине работается гораздо эффективнее). Дополнительно появится соблазн поставить игрушку, и все, делами заниматься уже некогда. Наиграетесь дома, когда появятся деньги. А персонал вообще до конца проконтролировать невозможно, поэтому не вводите его в искушение!

Сейчас все большее распространение начали получать так называемые многофункциональные устройства. Это один аппарат, который совмещает в себе в различных сочетаниях функции факса, принтера, сканера, копировального аппарата. Бывшие в употреблении экземпляры пока редкость. Недостатком можно считать только то, что дешевые модели оснащаются струйным печатающим устройством. Фактически это струйный принтер. При большом количестве печатаемых (копируемых, получаемых) документов затраты на картриджи с чернилами будут велики. При большом документообороте выгоднее становится лазерная печать. С лазерной печатью они уже ощутимо дороже. Все это необходимо будет сравнить и посчитать вам самостоятельно. Что лучше, удобнее, выгоднее. И, конечно, кроме вас, никто не может решить, что наиболее подходит вашему делу: отдельные устройства или многофункциональный центр. Бывшую в употреблении мебель подобрать можно, только необходимо этим заниматься. Из канцелярии покупайте только необходимое и в необходимом количестве.

К оргтехнике в широком смысле можно отнести любые приборы, устройства, технические инструменты и приспособления, машины, мебель и т.п., начиная от карандашей и точилок для них и кончая вычислительными машинами и системами. В более узком смысле слова под оргтехникой часто понимают лишь технические средства, используемые в делопроизводстве для создания информационных бумажных документов, их копирования, размножения, обработки, хранения, транспортирования, и средства административно-управленческой связи. Офисная организационная техника (оргтехника) - технические средства, применяемые для механизации и автоматизации управленческих и инженерно-технических работ. Организационная техника составляет материальную базу прогрессивных систем управления. Слабое использование оргтехники в управлении приводит к снижению производительности труда и эффективности работы управленческого персонала, к недопустимым задержкам при решении оперативных вопросов, а часто и к неверным их решениям ввиду отсутствия необходимой информации, и к другим отрицательным последствиям. С чего начинается любой бизнес, и большой, и малый? С чего начинаются организация и деятельность любой фирмы, и производственной, и коммерческой? С деловых бумаг! Множество различных договоров, юридических бумаг, служебных инструкций, бухгалтерских бланков, рекламных проспектов и афиш, технических заданий и технической документации, не говоря уже о визитках, этикетках и т.д. и т.п. Море бумаг различного назначения. Именно бумаг. Хотя идея безбумажного делопроизводства родилась уже лет 20 назад и захватила умы многих специалистов по информатике, деловой мир еще и сегодня насыщенной именно бумажной информацией. Опрос многих фирм США в 1994 г. показал, что в 40% из них 95% всей деловой информации хранится в бумажном виде, в 55% - бумажная информация составляет 50 - 95% и только 5% всех обследованных компаний смогли перевести свыше 50% информации в электронный формат. В целом в этих фирмах 92% информации хранится на бумаге, 5% - на микрофильмах, 2% - на магнитной ленте и 1% - на дисках. При этом, по оценке экспертов, сотрудники деловых фирм теряют до 15% документации и тратят до 30% рабочего времени на поиски нужного документа. В связи с вышесказанным правомерен вывод: актуальность традиционной, ориентированной на "бумажную информатику" техники остается весьма высокой. Средства оргтехники для офиса солидной фирмы могут включать в свой состав, например, такие устройства и оборудование: персональный компьютер, организационный автомат, телефонные и радиотелефонные аппараты, мини-АТС, директорский коммутатор, громкоговорящее телефонное переговорное устройство, пейджинговую систему, телетайп, факсимильный аппарат, копировальный аппарат, изограф, диктофоны, проекционную аппаратуру, адресовальную машину, маркировальную машину, ламинатор, штемпелевальный аппарат, машину для уничтожения документов, конвертов скрывающую машину, сшиватель документов, картотечное оборудование, стеллажи и шкафы для хранения документов, сейф, тележку и др.