Этапы формирования кадровой политики
Не каждая организация может похвалиться тем, что она выработала и последовательно реализует определенную кадровую политику. Чаще всего управление персоналом ограничивается текущей, оперативной работой, то есть руководители разного уровня и специалисты кадровой службы не идут впереди событий, а как бы постоянно стараются догнать уходящий поезд. С таким положением вещей можно мириться лишь в том случае, если руководство организации не претендует на постановку и реализацию долгосрочных целей или не имеет достаточных ресурсов.
Процесс разработки и подготовки к реализации кадровой политики складывается из ряда последовательных этапов. Можно выделить следующие этапы выработки кадровой политики:
• Проведение анализа наличной ситуации и подготовка кратко-, средне- и долгосрочных прогнозов развития предприятия.
• Определение ключевых принципов, приоритетов и положений кадровой политики. Прогноз численности и качественной структуры кадров.
• Официальное утверждение кадровой политики организации.
• Этап пропагандирования. Информирование коллектива о разработанной кадровой политике и сбор мнений.
• Установление каналов обратной связи между руководством и персоналом.
Содержание работы на разных этапах разработки кадровой политики более подробно представлено в таблице 1-1.
Таблица 1- 1.
Этапы формирования кадровой политики
| Этапы | Форма представления результата | Ответственные исполнители |
| • Проведение анализа наличной ситуации и подготовка кратко-, средне- и долгосрочных прогнозов развития предприятия | Аналитические отчеты Служебные записки Прогнозы | Соответствующие подразделения организации Временные целевые/проектные группы/команды Внешние консультанты, эксперты |
| • Определение ключевых принципов и положений кадровой политики • Прогноз численности и качественной структуры кадров | Аналитические материалы Прогнозы Результаты исследований | Высшее руководство Отдел управления персоналом Временные целевые/проектные группы/команды Внешние консультанты, эксперты |
| • Официальное утверждение кадровой политики организации | Планы, программы, положения | Высшее руководство |
| • Этап пропагандирования Информирование коллектива о разработанной кадровой политике и сбор мнений и предложений | Информационные материалы, сообщения на собраниях, совещаниях, по радио, в многотиражке и на досках объявлений | Высшее руководство Руководители функциональных подразделений Отдел управления персоналом Целевые/проектные группы |
| • Установление каналов обратной связи | Сбор предложений и другие формы обратной связи | Отдел управления персоналом |
В рамках кадровой политики определяются основные приоритеты и идеология работы с персоналом, которые на этапе реализации получают практическое воплощение в виде конкретных мероприятий в работе с персоналом.
Кадровое планирование
К кадровому планированию можно приступать лишь после определения общей кадровой политики компании. К адровое планирование является составной часть ю планирования на предприятии. Оно может выполнять стоящие перед ним задачи только в том случае , если будет рассматриваться в этом контексте. Если кадровое планирование рассматривать изолированно, оно не даст желаемого результата , поскольку на решения по кадровым вопросам существенное влияние оказывают другие планы предприятия: план производства, план научно-исследовательских работ, план оборота, финансовый план. Но при этом если другие планы предприятия не учитывают кадровые решения, то это может при водить к нежелательным последствиям. Поэтому кадровое планирование с самого начала должно учитывать все многообразие деятельности организации .
Многие организации обходят кадровое планирование стороной. В этом случае поиск и отбор персонала не планируется заранее и осуществлеются лишь в тот момент, когда организация сталкивается с необходимостью заполнения тех или иных вакансий. При этом трудно избежать некоторых распространенных ошибок: набор недостаточного или чрезмерного числа работников определенной специальности; запаздывание в обеспечении необходимыми кадрами процесса организационных изменений и др.
Кадровое планирование направлено на определение количественной и качественной потребности в персонале для реализации организационных целей. Эта потребность определяется с учетом выработанной кадровой политики и стратегии организации. Важной частью этого направления работы является сбор и анализ информации для определения будущей потребности организации в человеческих ресурсах и их возможных источников . человеческих ресурсов и будущую потребность в них . После определения потребности в персонале можно разрабатывать стратегии по поиску и привлечению привлечению необходимых человеческих ресурсов.
При планировании работы по укомплектованию организации персоналом следует учитывать как количественную, так и качественную потребность в кадрах. и И нформацию количественного и качественного характера чаще всего получают в результате анализа из различных отчетов и документов и дополняют сведениями, полученными в ходе интервью с руководителями разного уровня , опросов персонала вопросниковобзоров , обсуждений, в которых принимают участие различные категории работников , и т.п.
Можно выделить следующие количественные и качественные характеристики персонала организации: П оказатели состояния кадров
* Списочная численность
* Среднегодовая численность
* Явочная численность
* Коэффициент выбытия (текучести)
* Возрастная и половая структура коллектива
* Квалификационная структура
* Соответствие квалификации кадров профилю работы и др.
Количественная потребность в кадрах – это потребность в определенном числе работников разных специальностей. Для определения количественной потребности в персонале используют следующие подходы:
• метод, основанный на учете времени, необходимого для выполнения работ (численность рабочих определяется из произведения коэффициента пересчета явочной численности в списочную на дробь, в числителе которой время, необходимое для выполнения производственной программы, а в знаменателе полезный фонд времени одного рабочего);
• расчет численности персонала на основе данных о трудоемкости рабочего процесса;
• метод расчета численности работников по нормам обслуживания;
• метод расчета по рабочим местам и нормативам численности (где норматив численности определяется из дроби, в числителе которой объем работы, а в знаменателе норма обслуживания);
• статистические методы, позволяющие увязать потребность в персонале с объемами производства, трудоемкостью работ и др.;
• методы экспертных оценок: простая экспертная оценка (когда потребность в персонале оценивается руководителем соответствующей службы) и расширенная экспертная оценка (когда потребность в персонале оценивается группой экспертов).
Качественная потребность в кадрах - это потребность в работниках определенных специальностей, определенного уровня квалификации. Для определения качественной потребности в персонале используют различные подходы. Среди них можно выделить следующие:
• профессионально-квалификационное деление работ на основе производственно-технологической документации;
• анализ положений об отделах, должностных инструкций и описаний рабочих мест;
• штатное расписание подразделений организации ;
• анализ документации, определяющей профессионально-квалификационный состав исполнителей для выполнение конкретных видов работ.
При определении потребности в персонале следует учитывать предполагаемое плановое (переводы, командировки, учеба) и естественное выбытие кадров(болезни, декретные отпуска, увольнение по собственному желанию).
Руководству многих организаций приходится также решать вопрос о той доле , которую составляют руководители от общего числа работников руководителей от общего числа работников . В недалеком прошлом проводились целые кампании по сокращению раздутого управленческого аппарата. Сейчас ситуация несколько иная. Бурное технологическое развитие многих предприятий, идущее несмотря на затянувшийся кризис, предъявляет новые требования к образовательному и квалификационному уровню работников. Рабочих мест для низкоквалифицированных и малообразованных людей становится все меньше и меньше.
Многие организации стремятся оптимизировать численность руководителей и специалистов . Для решения этой задачи следует выявить Часто вопрос состоит не в выявлении лишних руководителей, а должностные позиции с нечеткими должностными обязанностями, не имеющие определенных задач, обязанностей и ответственности. Решить эту задачу можно, проведя анализ организационной структуры предприятия, выявляя случаи дублирования рабочих функций.
К адровое планирование обычно проходит в три этапа:
• Информационно-аналитический этап. На этом этапе производится сбор необходимой информации, ее обработка и анализ , изучение кадровой ситуации, определение тенденций и вероятных вариантов ее развития.
• Этап разработки проекта кадрового плана. На этом этапе проводятся исследования альтернативных проектов кадрового плана , оценка их эффективности с точки зрения целей , стоящих перед организацией, и выработанной кадровой политики . Это наиболее трудоемкий этап , он требует высокого профессионализма работников кадровых служб.
• Утверждение плана. В плане указываются количественные и качественные показатели , определяющие организационн ую структуру и численность штатов организации и ее подразделений .
При кадровом планировании важной задачей является определение издержек , связанных с процессом комплектования штатов . В еличина этих издержек весьма существенна; в структуру этих затрат включаются заработная плата, расходы на обучение и повышение квалификации работников, отчисления на социальное страхование, выплата всевозможных пособий, техника безопасности, оплата отпусков и больничных , выплаты по инвалидности, социальное обеспечение, медицинское обслуживание и др.
Кадровое планирование, являясь составной частью управления предприятием в целом, предполагает отслеживание изменений в профессионально-квалификационной структуре кадров и, главное, призвано выявлять будущие тенденции в развитии рабочей силы и определять будущие качественные и количественные требования к ней на более ранней стадии, чем это было раньше.
Ответственность за принятие решений в области кадрового планирования лежит на руководстве организации . Именно руководство должно переводить кадровое планирование в плоскость конкретных решений. Как правило, руководители предприятия принимают решения по наиболее важным целям и определяют те приоритеты в работе с людьми , которые призваны способствовать успешной реализации организационной стратегии.
Одним из важных элементов планирования потребности организации в кадрах является привязка потребности в дополнительной рабочей силе к временному графику развития организации . Практически это можно рассматривать как перспективы развития кадрового потенциала фирмы или предприятия.
Изменения во внешней среде и изменения технических, экономических и организационных условий внутри предприятия обусловливают необходимость определения будущей потребности в кадрах. При этом для того, чтобы понять тенденцию количественных и качественных изменений в кадровом составе, часто используют экспертный опрос. Одной из задач кадрового планирования является определение потребности на замещение руководящих кадров , которая определяется с помощью прогнозирования движения (ротации) руководящих кадров по различным причинам.
Выбор продолжительности планового периода (краткосрочная , среднесрочная или долговременная перспектива) определяется как общими задачами развития предприятия или фирмы, так и особенностями подготовки различных категорий рабочей силы.
При планировании потребности в кадрах полезно ответить на следующие вопросы:
• Как увязана выработанная стратегия предприятия с количественными и качественными характеристиками имеющегося персонала?
• Насколько обоснованы расчеты количественной и качественной потребности в новых работниках?
• Можно ли установить четкие временные ориентиры процесса удовлетворения потребности организации в кадрах?
• Есть ли в организации утвержденная программа удовлетворения выявленной количественной и качественной потребности предприятия в персонале?
Потребность и готовность организации к введению систематического кадрового планирования возрастает по мере увеличения ее размеров и повышения сложности ее деятельности. Ошибки в планировании потребности предприятия в кадрах, а также ошибки на разных стадиях организации работы по удовлетворению этой потребности могут привести к значительным финансовым потерям (связанным, например, со срывом выполнения производственных планов, планов поставок, с набором чрезмерного числа новых работников и др.) .