Область структуры презентации

Рекомендации по созданию презентаций

Время

• Количество слайдов примерно соответствует длине доклада в минутах. Если у вас слайдов намного больше, чем времени, то вы просто не успеете показать все слайды, либо будете показывать их слишком быстро и аудитория не поймет доклада. Если у вас слайдов слишком мало, то это означает, что вы не эффективно их используете.

• Чаще всего времени не хватает.

• Лучше рассказать полностью об одной теме, чем не успеть рассказать о двух. Вне зависимости от степени важности второй темы.

Доклад

• Повествование должно быть последовательным и логичным.

• Возврат к старому слайду - зачастую не удачное решение.

• Доклад следует делить на разделы.

• Если доклад длится более 15-20 минут, следует перед каждым разделом давать его краткий план.

• В каждом разделе не должно быть более 4-5 параграфов (иначе к тому времени, как вы дойдете до последнего параграфа, аудитория успеет забыть план этого раздела).

• Названия разделов и параграфов должны быть краткими и ёмкими.

• Начинайте доклад с пояснения, о чем вы будете рассказывать.

• Завершайте свой доклад обобщением уже сказанных основных тезисов в более короткой и понятной форме. Люди наиболее внимательны в начале и конце доклада. Итоги - это ваш второй шанс донести главную мысль до слушателя.

Слайд

• Каждый слайд должен иметь заголовок.

• Не полностью заполненный слайд лучше, чем переполненный. Обычно, в слайде должно быть от 20 до 40 слов. Разумный максимум - 80 слов.

• Делайте слайд проще. У аудитории всего около 50 секунд на его восприятие.

• Не стоит переоценивать аудиторию. Делайте доклад более доступным.

• Не показывайте в слайдах то, о чем не будете рассказывать.

• Избегайте сплошной текст. Лучше используйте нумерованные и маркированные списки.

• Не используйте уровень вложения в списках глубже двух. Лучше используйте схемы и диаграммы.

• Используйте краткие предложения или фразы.

• Не переносите слова.

Шрифты

• Используйте не более двух шрифтов (один для заголовков, один для текста).

• Не используйте для заголовков и текста похожие шрифты.

• Не используйте для основного текста и заголовков декоративные, рукописные, готические, моноширинные шрифты.

• Шрифт в схемах и диаграммах должен совпадать с основным шрифтом текста.

• Размер шрифта стоит выбирать так, чтобы на слайде умещалось около 10-15 строк, не более.

• Для смыслового выделения текста используйте цвет или полужирную интенсивность.

Цвета

• Аккуратно используйте цвета. Для добавления каждого нового цвета у вас должна быть веская причина.

• Будьте осторожны в использовании светлых цветов на белом фоне, особенно зеленого. То, что хорошо выглядит у вас на мониторе, плохо выглядит при докладе, поскольку мониторы, проекторы и принтеры по разному представляют цвета. Используйте темные, насыщенные цвета, если у вас светлый фон.

• Используйте контрастные цвета. Нормальный текст должен быть черным на белом фоне, или как минимум, чем-то темным на чём-то очень светлом. Никогда не используйте такие сочетания как "светло-зеленый текст на не-слишком-темно-зеленом фоне".

• Тени уменьшают четкость без увеличения информативности. Не используйте тени только потому что это выглядит "красивей".

• Инверсные цвета (светлый текст на темном фоне) могут стать проблемой в светлых (не затемненных) помещениях. Инверсные цвета также тяжелее воспроизводятся в раздаточном материале и на прозрачках.

Графика

Графика чаще всего раскрывает концепции или идеи гораздо эффективнее текста: одна картинка может сказать больше тысячи слов (бывает и наоборот - одно слово может сказать больше тысячи картин).

• Если есть возможность - вставляйте картинки в каждый слайд. Визуализация сильно помогает аудитории.

• Помещайте картинки левее текста: мы читаем слева-на-право, так что смотрим вначале на левую сторону слайда.

• Графика должна иметь ту же самую типографику, что и основной текст: шрифты, начертание.

• Фотографии вполне могут быть полноцветными, а векторная графика (диаграммы, схемы, графики) должны соответствовать основной цветовой схеме (например, черный - обычные линии, красный - выделенные части, зеленый - примеры, синий - структура).

• Как и в случае текста, вы должны объяснить все элементы графики.

Анимация и переходы

• Используйте анимацию для пояснения динамики системы. алгоритмов и т.д.

• Не используйте анимацию для привлечения внимания аудитории.

• Не используйте эффекты смены слайдов, как например "диссоциация", если только у вас нет на это веских причин.

Понятие о презентации и слайдах

Подобно тому, как текстовые файлы программы Microsoft Word называют документами, документы программы PowerPoint имеют специальное название – презентации. Если документы Microsoft Word состоят из отдельных страниц, то презентации состоят из одного или нескольких слайдов. Каждый слайд может содержать самую разнообразную информацию. В процессе создания презентации слайды можно переставлять, удалять, добавлять новые или просто менять содержание существующих слайдов. Сама презентация является файлом, который вы создаете в программе PowerPoint. Каждую презентацию можно сохранить как отдельный файл на диске. Эти файлы имеют специальное расширение .ppt, которое автоматически добавляется в конце имени файла Презентация – способ представления информации. Мультимедийная презентация создается для поддержки доклада и должна быть, прежде всего, информативной. Информация должна быть представлена в наиболее наглядной и убедительной форме. Для этого используют графику, видео и звуковую информацию. Основные идеи отражаются в текстовых фрагментах. Они обычно небольшие. Виды презентаций Презентации со сценариями (ориентированы на поддержку доклада для большой аудитории). Интерактивные презентации, выполняющиеся под управлением пользователя. Непрерывно выполняющиеся презентации. Презентации могут преследовать различные цели. В соответствии с этим можно выделить следующие виды презентаций: Торговые и маркетинговые презентации (позволяют за короткое время представить товар и заключить сделку, предоставить основные сведения о компании). Обучающие презентации. Сопровождение научных докладов. Этапы создания презентации Что же надо учитывать при создании презентации? Этап 1 Сначала надо понять, а что собственно вы собираетесь презентовать? Обратите внимание! Демонстрировать созданную вами презентацию можно на мониторе компьютера, на проекционном экране, Web-странице в Internet, а также с помощью прозрачных транспарантов или стандартных 35-миллиметровых слайдов. Может быть, вы хотите рассказать о себе? О своем классе? Или продемонстрировать свои исследования в какой-либо области (например, на Всемирной конференции в Новом Орлеане)? А, может, вы хотите сделать интересный обучающий материал (например, кроссворд, алфавит в картинках…), которым смогут воспользоваться уче­ни­ки и учителя вашей (да и других) школ? Это очень и очень важно, ведь только тогда, когда вы определитесь, для чего создается презентация, вы сможете понять, где же она будет демонстрироваться. Этап 2 После того, как вы определились, чего же вы, собственно говоря, хотите, необходимо все свои задумки нарисовать. Да, да, да! Именно нарисовать — взять листочки (идеально подходят самоклеящиеся бумажки), которые будут служить прототипами слайдов, и на них набросать то, что вы хотите видеть на слайде. Очень было бы хорошо, если бы вы сразу продумали, будет ли какая-нибудь анимация на том или ином слайде. Например – на слайде 3, где будут слова «Трусишка Зайка серенький под Елочкой скакал» очень хотелось бы, чтобы Заяц на самом деле проскакал… Зачем это нужно? Во-первых, вы легко сможете подсчитать, сколько слайдов вам необходимо создать. Во-вторых, вы наглядно увидите, с какого на какой слайд вы будете переходить. Например, в процессе демонстрации слайдов вам необходимо вернуться к ранее показанному слайду или предоставить выбор перехода с одного слайда на другой… В-третьих, вы будете четко представлять, подойдет ли вам стандартная разметка слайда или вам надо будет делать собственную. В-четвертых, вы поймете, что вам необходимо подготовить заранее – какие картинки, какая музыка и т.д. вам могут понадобиться… В-пятых, вы спокойно сможете сориентироваться в выборе эффектов анимации. Этап 3 Непосредственно редактирование и оформление слайдов. То есть наполнение слайдов текстами, добавление необходимых изображений, таблиц, диаграмм… Этап 4 Добавление мультимедийных эффектов — звуков, настройка анимации. Настройка интерактивности – работа с управляющими кнопками, создание и настройка гиперссылок. Этап 5 Проверка работоспособности презентации. Упаковка для транспортировки к месту проведения презентации или вывод на печать. Запуск и завершение работы PowerPoint PowerPoint запускается так же, как и любое другое приложение пакета Microsoft Office: Щелкните мышкой на кнопке Пуск (Start), которая находится в нижнем левом углу экрана Windows. В открывшемся списке найдите пункт Все Программы (All Programs) и наведите на него указатель мыши. Справа появится меню прог­рамм, установлен­ных на вашем компьютере. Найдите в нем пункт Microsoft Office и пере­местите на него указатель мыши – раскроется перечень программ, входящих в данный пакет. Щелкните на пункте Microsoft PowerPoint 2003. Приложение PowerPoint будет запущено и откроется его главное окно. Совет Для того чтобы быстрее и удобнее было запускать программу Microsoft PowerPoint 2003, на рабочем столе Windows можно создать соответствующий ярлык. Фактически такой ярлык — это кнопка, предоставляющая доступ к этой программе. Если дважды щелкнуть левой клавишей мыши по ярлыку, то сразу откроется приложение Microsoft PowerPoint 2003. Для создания ярлыка на рабочем столе Windows необходимо проделать следующее: В меню Пуск (Start) выберите пункт Все Программы (All Programs) Microsoft Office. Наведите указатель мыши на пункт Microsoft PowerPoint 2003. Нажмите правую кнопку мыши и перетащите данный пункт меню на рабочий стол, удерживая правую клавишу мыши нажатой. Отпустите правую клавишу мыши. Появиться предложение скопировать (Copy Here) или переместить (Move Here) ярлык на рабочий стол. Выберите пункт скопировать (Copy Here) – ярлык скопируется на рабочий стол. Если в дальнейшем вы удалите ярлык с рабочего стола, то запустить программу можно будет вышеописанным способом. На созданном ярлыке в его нижней части будет помещена черная стрелочка внутри белого квадрата, как показано на рисунке справа. Завершить работу с Microsoft PowerPoint 2003 можно несколькими способами (при этом закрываются все презентации, с которыми вы работали!): Щелкнуть по кнопке Закрыть в правом верхнем углу окна PowerPoint. Дважды щелкнуть на значке PowerPoint в левом верхнем углу окна. Нажать комбинацию клавиш {Alt+F4} Вверх Основные элементы интерфейса программы PowerPoint Сразу после запуска программы PowerPoint на экране во всей своей красе раскрывается окно новой презентации:

Панели инструментов

Если вы запустили PowerPoint первый раз, то у вас на экране присутствует две панели инструментов – Стандартная и Форматирование, которые располагаются сразу же после строки меню. Стандартная панель инструментов предназначена для работы с файлами, а панель инструментов Форматирование – для работы с внешним видом текста.

Панель инструментовСтандартная

Панель инструментовФорматирование

По умолчанию в самом низу экрана располагается еще одна панель инструментов – Рисование. Она содержит кнопки, отвечающие за добавление изображений на слайды.

Панель инструментовРисование

Любую панель инструментов можно скрыть и вновь отобразить на экране. Например, если в ходе работы над презентацией вам потребуется создать много различных таблиц, то удобней всего будет работать с ними, если у вас на экране будет отображена панель инструментов Таблицы и границы.

Чтобы отобразить любую панель инструментов на экране, проделайте следующее:

• В меню Вид выберите пункт Панели инструментов. Откроется список всех панелей инструментов, которые вы можете отобразить на экране. В этом списке галочкой помечены те панели инструментов, которые уже отображены на экране.
• Щелкните на названии той панели, которую вы хотите отобразить (в нашем примере это Таблицы и границы), и она немедленно появится на экране.

Область структуры презентации

3. С левой стороны от панели слайдов находится особая область, имеющая две вкладки, – она называется областью структуры презентации.

1. На вкладке Структура текст слайда отображается в виде структуры. В этой области хорошо начинать запись содержания — фиксировать идеи, планировать их представление и перемещать слайды и текст.

На вкладке Слайды можно посмотреть слайды в презентации в виде эскизов во время редактирования. Эскизы облегчают перемещение по презентации и просмотр эффектов изменений проекта. Также можно добавить, удалить слайды и изменить их порядок.