Деловой разговор по телефону.
Деловой разговор по телефону - неотъемлемая часть работы любого бизнесмена. По телефону назначаются и переносятся встречи, обговариваются условия работы, ведется профессиональный диалог.
Несколько советов, как правильно построить разговор по телефону, так чтобы он был максимально успешным.
Во-первых, основная цель вашего звонка - передать свою заинтересованность. Вы должны показать,что с нетерпением ждете встречи с партнером и вам действительно есть, что обсудить с ним. Старайтесь вести разговор живо, энергично, сразу сообщать о том, что вы хотите рассказать при личной встрече (разумеется, коротко, не раскрывая деталей).
Во-вторых, помните, что ваш телефонный звонок по времени должен быть коротким, максимально 2-3 минуты. Ведь вашей основной задачей является только назначить встречу, а не рассказать о вашей компании или продукте. Постарайтесь обрисовать ситуацию как можно более емко в 1-2 предложениях. Известно, что только при аудиальном контакте внимание человека быстро теряется, и скорее всего, о вас быстро забудут как об источнике утомительного шума.
В-третьих, прежде чем позвонить вашим партнерам, напишите примерный текст диалога бумаге. Это поможет вам не только не сбиваться в процессе разговора, но и спасет вас от неприятных пауз и затруднений, если вы вдруг забудете слово или фразу на английском.
1. Начало разговора.
В самом начале разговора будет очень логичным представиться и поприветстовать человека на другом конце телефонной линии.
Hello, my name is ….
Здравствуйте, меня зовут…
Good morning I’m ….
Доброе утро, это ….
May I speak to …?
Можно поговорить с ….?
I’m calling on behalf…
Я звоню от .... (имени, компании).
I’d like to arrange an appointment.
Я бы хотел назначить встречу с….
2. Процесс обсуждения встречи.
Здесь уместны будут вежливые предложения времени встречи, обсуждения возможностей сторон, упоминания других участников предполагаемой встречи.
I’m calling to fix/arrange/agree another time.
Я звоню, чтобы перенести нашу встречу.
Michel and Ana are tied up/busy/unavailable this week.
Михаил и Анна не могут на этой неделе.
Do you mind if we postpone it/move it back/put it back to next week?
Как Вам следующая неделя?
Which day are you thinking of/do you have in mind/do you want?
Какой день Вы предлагаете?
Does Wednesday sound good/suit you/look ok?
Вам подходит среда?
How about/ Are you free on/Can you make Thursday?
Вас устроит четверг?
Which would be best/convenient/OK for you?
Какой день Вам удобен?
We can make it/’re free/’re available after lunch.
Мы свободны после обеда.
That sounds fine/great/good.
Отлично.
The appointment is/So that’s/We can confirm Thursday at two o’clock.
Итак, мы встречаемся в четверг в 14.00.
3. Конец разговора.
Здесь уместно не только прощание, но и извинения, а также просьбы.
Could you tell him that…please?
Не могли бы вы сказать ему, что…?
Sorry to have troubled you.
Извините, что побеспокоил.
Can I take a message?
Что-нибудь передать?
Thanks, I’ll call back later.
Спасибо, я перезвоню.
Обозначение проблем
| It’s really bad line. | Здесь плохая связь. |
| The line just went dead. | Разъединилось. |
| This line is so poor. | Очень плохая линия. |
| This is such a terrible line. I can’t hear a thing. | Я ничего не слышу – ужасная связь. |
| The reception is absolutely terrible from the train. | В поезде ужасный прием. |
| Sorry, it’s too noisy here today. | Извините, здесь сегодня очень шумно. |
| I can’t hear. The traffic is too loud. | Я не слышу, здесь очень шумное движение. |
| I need to recharge my mobile. My battery’s very low. | Мне нужно подзарядить телефон – аккумулятор почти сел. |
| I must have got the wrong number. | Должно быть, я ошибся номером. |
Решение проблем
| Sorry, can you speak up? | Простите, вы могли бы говорить громче? |
| Let’s put the phone down. | Давайте положим трубки. |
| Try calling again later. | Попробуйте перезвонить позже. |
| Let me call you back in five minutes. | Давайте я перезвоню вам через 5 минут. |
| Try him on extension 376. | Попробуйте добавочный номер 376. |
| How about sending me it by email? | Может быть, вы пришлете мне это по электронной почте? |
| Hang up and ring the other number. | Наберите другой номер. |
Рекомендательные письма.
Наличие рекомендательных писем (Reference Letters) предоставляет вам большие преимущества при поиске работы.
Во-первых, вы знаете, какое мнение о вас составили ваши коллеги и руководители. Во-вторых, потенциальному работодателю будет удобнее прочитать рекомендательное письмо вместо того, чтобы лично связываться и лишний раз беспокоить одного из ваших поручителей. Всегда есть риск, что вашему поручителю просто не смогут дозвониться, либо полученная информация не удовлетворит работодателя. В этом случае вы можете лишиться возможности получить работу в данной компании.
Если вы уволены в связи с сокращением производства или какими-то экономическими проблемами предприятия, то получить рекомендательное письмо крайне необходимо. В нем должны быть объяснены причины увольнения и отсутствие претензий к вашей работе.