Системное программное обеспечение 7 страница

Стиль оформления - это поименованная совокупность настроек параметров оформления (шрифта, абзаца).

При необходимости оформления абзаца чаще всего пользуются готовым стилем. Это ускоряет процесс набора и обеспечивает един­ство всех абзацев данного стиля. Некоторое количество стилевых за­готовок можно увидеть в поле со списком «Стиль» На панели инст­рументов «Форматирование». Чтобы форматировать один абзац по стилю, достаточно курсор установить в любой точке абзаца, открыть список «Стиль» и щелкнуть по выбранному стилю. При форматиро­вании нескольких абзацев их необходимо выделить.

Если перечисленных стилей в поле «Стиль» недостаточно, мож­но обратиться в меню ФОРМАТ ► СТИЛЬ, которое вызовет диало­говое окно выбора стиля. В списке «Стили» выбрать необходимый стиль (в том же окне находится описание стиля и образец).

Можно создать свой стиль на основе одного из выбранных, для чего нажать кнопку «Создать», которая откроет диалоговое окно «Из­менение стиля». В поле «Имя» ввести имя создаваемого стиля, в поле «Основан на стиле» указать стиль, на котором он основан. Указать стиль следующего абзаца и, нажав кнопку «Формат», указать пара­метры шрифта, абзаца, границы, рамок и т.д.

Созданные стили сохраняются вместе с документом. Если они оказались удачными, имеет смысл сохранить их отдельно от докумен­та в виде шаблона. Тогда их можно использовать в других докумен­тах. Создать шаблон на основе готового документа можно при его сохранении меню ФАЙЛ ► СОХРАНИТЬ КАК и в поле со списком «Тип файла» выбрать «Шаблон документа».

В Word 2000 имеется специальное средство оформления темы. Тема объединяет в себе следующие элементы оформления:

• фоновый узор;

• стили заголовков и основного текста;

• стиль оформления маркированных списков;

• стиль графических элементов (линий).

Доступ в меню осуществляется командой ФОРМАТ ► ТЕМЫ.

Создание формул

Текстовый процессор Word снабжен редактором формул Microsoft Equation 3.0, который позволяет создавать формульные выражения и вставлять их в текст. Формульный редактор запускается через меню ВСТАВКА ► ОБЪЕКТ, в открывшемся окне выбирается объект Microsoft Equation 3.0. Привычный вид экрана меняется на меню ре­дактора формул и панель инструментов «Формула».

Настройка параметров стиля редактора формул выполняется ко­мандой меню СТИЛЬ ► ОПРЕДЕЛИТЬ, вызывающей диалоговое окно, в котором устанавливаются форматные настройки (гарнитура, полужирный, курсив) для текста, функции, символов, чисел и т.д. Если основной текст документа разрабатывается на основе шаблона «Обычный», то хороший внешний вид формул получается при уста­новке размеров кнопкой «По умолчанию».

Для набора формул используется панель инструментов «Форму­ла» (рис 4.7).

Рис. 4.7. Панель инструментов «Формула»

Как видно, она имеет два ряда кнопок: верхний ряд — матема­тические символы, нижний ряд — шаблоны формул. Шаблоны пре­доставляют поля ввода, в которые с клавиатуры набираются необхо­димый текст или символы.

Робота с таблицами, рисунками, чертежами

Таблица представляет собой набор данных, организованных в виде строк и столбцов. Элемент таблицы на пересечении строки и столбца называется ячейкой. Таблицы в Microsoft Word являются очень удобным и наглядным способом представления данных. С по­мощью таблиц организация информации в столбцах упрощается в сравнении с расстановкой табуляторов, а внешний вид улучшается.

Для работы с таблицами удобно использовать панель инструмен­тов «Таблицы и границы», проще всего она вызывается щелчком по

кнопке на панели «Стандартная». Содержимое этой панели час­тично перекрывается содержимым меню «Таблица».

Создание таблицы. Для создания необходимо установить курсор в место, где она будет находиться, зайти в меню «Таблица» и щелк­нуть на строке «Добавить таблицу». Выбрать указателями размер таб­лицы, например, 4 строки и 3 столбца. Там же даются указания по линейным размерам ячеек, они могут задаваться вручную и автома­тически — по умолчанию («Авто»). При этом ширина столбцов бу­дет установлена в зависимости от содержимого ячеек.

Таблицы сложной формы рационально создавать на основе про­стой таблицы, редактируя ее потом методом рисования. Для этого на панели инструментов «Таблицы границы» есть инструменты; «Нари­совать таблицу», «Ластик», «Тип линии», «Толщина линии», «Цвет границы», «Границы», «Заливка».

Для установки клавиатурного курсора в таблицу щелкнем на нужной ячейке, после чего возможен ввод в ячейки таблицы текста. Перемещать курсор между ячейками можно клавишами перемеще­ния курсора или мышью, щелкнув на нужной ячейке.

Редактирование и оформление таблицы. Чтобы редактировать таб­лицу, необходимо прежде всего выделить одну или несколько ячеек, где будут производиться изменения. Выделить всю таблицу или ее часть можно, проведя по ним мышью с нажатой левой клавишей, или в меню «Таблица» подобрать нужную опцию выделения.

Для изменения ширины столбца установим курсор мыши на линию разделения столбцов (при этом курсор примет вид двунаправленной стрелки) и перетащим ее вместе с линией на нужное место. Аналогично можно менять высоту ячеек.

Чтобы очистить содержимое строки, столбца или отдельной ячейки, нужно их выделить и нажать клавишу Delete.

Чтобы удалить строку, столбец или отдельную ячейку, нужно их выделить и, щелкнув на соответствующей строке в меню «Таблица», выполнить операцию.

Объединить ячейки можно, выделив их, и в меню «Таблица» щелкнуть на строке «Объединить ячейки». Разбить одну или несколь­ко ячеек таблицы можно так:

• выделить ее;

• щелкнуть в меню «Таблица» на строке «Разбить ячейки»;

• установить параметры разбивки и нажать кнопку ОК.

Когда таблица создана, в нее можно добавить новые ячейки, за­ливку, границы и другие элементы форматирования.

Сортировка данных и вычисления в таблицах. В таблице можно производить сортировку данных по одному или нескольким столб­цам. При сортировке заголовки столбцов обычно не участвуют в про­цессе. Щелкнем по любой ячейке столбца, по которому нужно про­вести сортировку. В меню ТАБЛИЦА ► СОРТИРОВКА введем дополнительную информацию о характере сортировки. Нажмем ОК — действие выполнится.

В таблицах можно суммировать, вычитать, усреднять и произ­водить другие математические действия. Наиболее распространенное из них — это вычисление общей суммы для данных столбца или строки. Кнопка «Автосумма» на панели инструментов «Таблицы и границы» позволяет автоматически посчитать сумму данных, распо­ложенных слева, или сумму данных, расположенных выше указан­ной ячейки.

Таблицу можно преобразовать в текст, задав те или иные разде­лители между данными из бывших столбцов. При этом использует­ся меню ТАБЛИЦА ► ПРЕОБРАЗОВАТЬ В ТЕКСТ.

Создание рисунка. Word позволяет создавать собственные рисун­ки. Средства для их создания дают возможность даже человеку без художественных способностей украшать свои документы рисованны­ми иллюстрациями и чертежами. Для работы с векторными рисун­ками и чертежами в Word разработан ряд инструментов, объединенных в панели инструментов «Рисование». Вызов ее происходит либо как обычно через меню ВИД ► ПАНЕЛИ ИНСТРУМЕНТОВ, либо

нажатием пиктограммы на панели инструментов «Стандартная». Процесс создания векторного рисунка состоит из трех основных действий:

1. Вставка в документ рисованных объектов из набора графичес­ких примитивов, объединенных в пиктограмме «Автофигуры»
(это линии, стрелки, фигуры).

2. Перемещение рисованных объектов по документу, изменение их
размеров.

Видоизменение рисованных объектов, например, можно менять
толщину линии, цвет текста, пропорции и форму примитивов

3. Для того чтобы нарисовать объект, необходимо щелкнуть мышью

на его кнопке на панели инструментов «Рисование», затем с помо­щью протяжки развернуть объект в какой-либо области создаваемо­го рисунка. Для выделения только что нарисованного объекта про­сто щелкнем на нем. Вокруг него появятся маркеры размеров.

Быстро переместить выделенный объект можно с помощью пе­ретаскивания или клавишами управления курсором, более точное перемещение маленькими шагами получается, если клавиши управ­ления курсором сочетать с удерживанием клавиши Ctrl.

Для изменения цвета линий объекта щелкнем на списке кноп­ки «Цвет линии» на панели инструментов «Рисование» и выберем цвет; чтобы изменить цвет заливки объекта, щелкнем на списке кнопки «Цвет заливки» и выберем цвет заливки.

Для изменения толщины или стиля линий объекта выделим объект, а затем щелкнем на кнопке «Тип линии» или «Тип штриха» соответственно.

Для добавления надписи щелкнем на кнопке «Надпись». Затем щелкнем в том месте документа, где будет¹ располагаться надпись, введем текст в текстовом окне, по окончании этого — щелкнем мы­шью где-нибудь в документе за пределами текстового окна.

Еще одно полезное свойство предоставляет пиктограмма «Формат объекта». Выделив объект и нажав эту кнопку, мы вызыва­ем диалоговое окно «Формат автофигуры».

В нем можно установить цвет заливки, сделать ее полупрозрачной или отказаться от нее вовсе, т.е. получить только линию по кон туру (например, был круг - станет окружность). Можно установить цвет и толщину линии, а можно от нее отказаться вообще, что часто применяется в надписях, чтобы они не получались в рамках. Во вкладке «Размер» показываются размеры объекта при печати на принтер. Изменяя значения размера в «Формате автофигуры», мы изменяем объект, и это делает возможным создание небольшого чер­тежа в масштабе.

4.3. Электронные таблицы

Решение ряда экономических задач часто приводит к обработке прямоугольных таблиц данных разных типов (текстовых, числовых). Применение средств алгоритмических языков высокого уровня ока­залось во многих случаях не эффективно. Текстовые процессоры дают возможность ведения и форматирования таблиц, но они плохо при­способлены для вычислений. Вышеуказанные причины вызвали по­явление программ, называемых электронными таблицами, объединя­ющими в себе возможности:

• текстовых процессоров по созданию и форматированию таблиц;

• математической обработки табличных данных;

• визуализации результатов в форме таблиц, диаграмм, графиков.
История развития программ обработки электронных таблиц на­считывает около двадцати лет, налицо огромный прогресс в этой
области программного обеспечения. Примерами программ электрон­ных таблиц являются Lotus 1-2-3 (Lotus), Microsoft Excel. В настоящее
время наибольшее распространение получил программный комплекс
Microsoft Excel. Далее мы подробно рассмотрим его. Современные
программные продукты этого вида имеют:

• калькуляционный (вычислительный) модуль, с помощью кото­рого происходит обработка данных (текстовых или числовых) в
таблицах;

• модуль диаграмм для создания презентационной графики, кото­рый позволяет на основе числовых данных, полученных с помо­щью калькуляционного модуля, создать диаграммы различных
типов;

• модуль базы данных, реализующий доступ к внешним базам дан­ных.

Электронные таблицы можно использовать для решения задач учета, составления бланков, планирования производства, расчета налогов и заработной платы, учета кадров и др. Благодаря мощным математическим функциям, имеющимся в электронных таблицах, с их помощью можно решать множество задач в области естественных и технических наук.

4.3.1. Общие сведения о табличном процессоре Excel

Документом Excel является рабочая книга — это файл с произ­вольным именем и расширением .xls. Рабочая книга состоит из ра­бочих листов (в количестве от 1 до 256, каждый имеет свое имя). Один из рабочих листов является активным, т.е. в настоящий момент с ним работает пользователь. Рабочий лист представляет собой-таблицу, в которой может содержаться до 65536 строк и до 256 столбцов. Стро­ки нумеруются числами (от 1 до 65536), столбцы - латинскими бук­вами А, В, С, ..., Y, Z, АА, АВ, АС, .., AZ, ВА, ..., IV.

Ячейки. На пересечении столбцов и строк находятся ячейки. Каж­дая ячейка имеет адрес, состоящий из указания столбца и строки, на пересечении которых она находится, например Al, B5, АВ234. Ад­реса ячеек используются при обращении к их содержимому. Одна из ячеек является активной, она выделяется черной рамкой, в правом нижнем углу которой находится маркер заполнения (черный квадра­тик). Ввод данных производится в активную ячейку. Перемещение активной ячейки осуществляется клавишами управления курсором: , PageUp, Page Down, Home, End или щелчком мыши.

Диапазоны. Иногда в Excel требуется работать не с одной ячей­кой, а с группой ячеек в виде прямоугольника, такая группа назы­вается диапазон. Прежде чем работать с диапазоном, следует его вы­делить. Выделяется диапазон протягиванием мышью по диагонали диапазона. Выделенный диапазон на рабочем поле показывается инверсным цветом, вокруг него располагается рамка с маркером заполнения, как на активной ячейке.

Элементы управления. Окно Excel (рис 4.8) содержит заголовок, строку меню, панели инструментов «Стандартная» и «Форматирова­ние», рабочее поле, строку состояния. Назначение этих элементов аналогично назначению таких же элементов Word.

Рис. 4.8. Окно Excel

Панели инструментов Excel можно настраивать: добавлять и уда­лять кнопки (пиктограммы команд), создавать новые панели инст­рументов, а также отображать, скрывать и перемещать существую­щие панели инструментов, совершенно аналогично Word.

Главное меню и панель инструментов «Стандартная» имеют ко­манды «Открыть» и «Сохранить», которые работают так же, как и в вышеописанных программных продуктах. Файл может сохраняться в формате «Книга Microsoft Excel». Это его основной формат (.xls),

но параллельно могут использоваться формат шаблона (.xlt), ряд фор­матов, связывающих Excel '2000 с его старыми версиями, а также ряд форматов, позволяющих связать Excel с базами данных. При сохра­нении файла в Excel можно установить пароль.

Табличный процессор Excel ведет протокол всех действий, по­следние шестнадцать запоминает и в любой момент позволяет отме­нить несколько последних действий нажатием кнопки

Работа с окнами. Иногда необходимо одновременно просматри­вать различные части большой таблицы, например строку заголов­ков таблицы и какую-либо ее часть. Для этого следует разделить окно таблицы на подокна: устанавливаем указатель мыши на горизонталь­ный или вертикальный движок разбиения (рис. 4.9) (он примет вид двунаправленной стрелки) и перетягиваем его в нужное место. Каж­дая область будет иметь свою полосу скроллинга для перемещения по таблице.

Рис. 4.9. Разделение окна таблицы на подокна

Excel представляет пользователю многооконный интерфейс. Это значит, что одновременно могут быть открыты несколько окон, в которых будет отображаться одна и та же книга (например, разные страницы) или разные рабочие книги. Делается это с помощью меню ОКНО команды НОВОЕ. В этом. случае в заголовке окна после име­ни рабочей книги через двоеточие указывается номер нового окна. Например, первое окно рабочей книги будет называться КНИГА: 1, второе будет названо КНИГА:2.

Одновременно на панели задач появятся кнопки открытых окон, что дополнительно облегчит переход от одного окна к другому. Зак­рыть окно можно обычным щелчком на кнопке «крест» в заголовке. Для возврата к однооконному изображению необходимо развернуть активное окно на весь экран, щелкнув на кнопке восстановления окна.

Иногда требуется зафиксировать одну часть таблицы, например, заголовок, чтобы он всегда присутствовал на экране. Для фиксации только вертикальных (горизонтальных) заголовков следует выделить строку ниже заголовков (столбец справа от заголовков), обратиться в меню ОКНО ► ЗАКРЕПИТЬ ОБЛАСТИ. Для одновременной фик­сации и вертикальных, и горизонтальных заголовков необходимо выделить ячейку, по которой следует зафиксировать заголовки (все строки выше выделенной ячейки и все столбцы слева от выделен­ной ячейки будут зафиксированы), затем меню ОКНО ► ЗАКРЕ­ПИТЬ ОБЛАСТИ.

Работа с листами в Excel. Принцип работы с листами напоми­нает обычную работу с деловыми блокнотами в офисе. В каждом рабочем блокноте можно поместить всю информацию, относящую­ся к одной теме, и хранить ее в одном файле, что повышает нагляд­ность рабочих документов.

Корешки отдельных рабочих листов одной рабочей книги рас­положены в нижней части экрана (именной указатель листов), по умолчанию они называются «Лист 1», «Лист 2», «Лист 3»; щелкая по ним мышью, можно переходить с одного листа на другой. Корешок активного рабочего листа маркируется белым цветом.

Листы можно добавлять, удалять, переименовывать. Команды этих операций находятся в меню ПРАВКА, ВСТАВКА, но более удобно воспользоваться контекстным меню именного указателя ли­стов. При переименовании рабочих листов запрещается использовать следующие символы: квадратные скобки [ ], двоеточие :, слеш пря­мой /, слеш обратный \.

Рабочий лист или рабочую книгу можно защитить от изменений паролем, для этого надо зайти в меню СЕРВИС ► ЗАЩИТА ► ЗА­ЩИТИТЬ ЛИСТ (или ЗАЩИТИТЬ КНИГУ).

Работа со столбцами и строками таблицы. Изменение высоты строки или ширины столбца производится следующим образом. Кор­ректируемая строка или столбец таблицы должны быть выделены. В меню ФОРМАТ ► СТРОКА выбирается одно из подменю следу­ющего уровня, содержащее пункты: ВЫСОТА, АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ, СКРЫТЬ, ОТОБРАЗИТЬ (аналогичные пункты есть и в меню СТОЛБЕЦ). ВЫСОТА позволяет установить высоту выделен­ных строк в пунктах. АВТОПОДБОР ВЫСОТЫ устанавливает высо­ту по высоте содержимого. Команда СКРЫТЬ скрывает строки, не удаляя их, применяется для скрытия промежуточных вычислений. Снова отобразить скрытые строки можно командой ОТОБРАЗИТЬ, предварительно выделив две строки, между которыми находится скрываемые строки. Коррекцию размеров ячеек можно выполнить и с помощью мыши. Для этого указатель мыши нужно установить на границу между номерами строк (или столбцов). При этом указатель мыши приобретает вид двунаправленной стрелки (рис. 4.10).

Рис. 4.10. Коррекция размеров ячеек

Если нажать теперь левую кнопку мыши и, не отпуская ее, сдви­нуть указатель мыши, то можно увидеть штриховую линию, которая показывает смешение границы строки. Переместим эту линию в нуж­ную позицию и отпустим кнопку мыши, в таблице появится новая граница строки. Если дважды щелкнуть мышью по нижней границе строки (столбца), то высота (ширина) этой строки (столбца) будет автоматически скорректирована по ее содержимому.

4.3.2. Создание таблиц

Ввод данных в ячейку и в диапазон. В любой ячейке Excel может содержаться текстовая строка, число или формула. Тип данного оп­ределяется автоматически при вводе. Если ввод начинается со знака равенства, то процессором это понимается как формула. Далее мы подробно опишем правила построения формул, сейчас же заметим, что формулы содержат обычные арифметические операторы, напри­мер, + (плюс), - (минус), * (умножить), / (разделить). Кроме того, они могут использовать специально встроенные функции, которые облегчают процесс вычисления.

Число вводится в привычном виде со знаком или без него, в качестве разделителя целой и дробной части, может быть точка или запятая в соответствии с настройками Windows. Любая прочая по­следовательность символов понимается как текстовые данные.

Редактирование содержимого ячейки можно произвести двойным щелчком по ячейке. При этом она переводит ее в режим редактиро­вания содержимого, т.е. в поле ячейки появляется курсор, измене­ния вносятся с клавиатуры, как в текстовых редакторах. Завершаем редактирование нажатием клавиши Enter или щелчком на пиктограм­ме НИ в строке формул.

Автозаполнение. Если необходимо продублировать какое-либо данное (числовое или текстовое) в ряд смежных ячеек в строке или столбце, то можно ввести одно данное, затем перетащить маркер за­полнения ячейки с введенным данным по строке или столбцу, про­изойдет автоматическое копирование содержимого ячейки.

Иногда требуется заполнить смежные ячейки не одинаковыми, но похожими данными, например, «1 блок», «2 блок», «3 блок» или «ряд 1», «ряд 2»., «ряд 3». Делается это также с помощью маркера заполнения, т.е. в ячейку вводится первое данное («1 блок»), затем ячейка протягивается за маркер заполнения.

Копирование ячеек, содержащих данные. Чтобы скопировать содер­жимое ячейки или диапазона, нужно активизировать ячейку или вы­делить диапазон, вызвать меню ПРАВКА ► КОПИРОВАТЬ или пра­вой кнопкой мыши вызвать контекстное меню пункт КОПИРОВАТЬ, активизировать ячейку, являющуюся началом диапазона, куда долж­ны быть скопированы данные, меню ПРАВКА ► ВСТАВИТЬ или контекстное меню пункт ВСТАВИТЬ, затем нажать клавишу [Enter].

Форматирование ячеек. Форматирование в Excel предполагает ряд действий по установке: форматов данных, параметров шрифтов и выравнивания, границ, заливки.

Форматируемые ячейки или диапазон должны быть выделены, затем меню ФОРМАТ ► ЯЧЕЙКИ вызывает диалоговое окно «Фор­мат ячейки», имеющее шесть вкладок: ЧИСЛО, ВЫРАВНИВАНИЕ, ШРИФТ, ГРАНИЦА, ВИД, ЗАЩИТА устанавливаются необходимые параметры.

Вкладка ЧИСЛО позволяет установить формат ячейки как чис­ловой. В поле «Числовые форматы» приведены различные типы фор­матов, которые выбираются щелчком мыши или с помощью клавиш управления курсором. Опишем числовые форматы.

«Числовой» — устанавливает число знаков после запятой, при необходимости разделитель групп разрядов (три разряда - пробел, начиная от запятой) удобен для представления чисел с фиксирован­ной запятой, применимы все арифметические операции.

«Денежный» — как числовой, но число сопровождается знаком валюты р., $, €, ¥ и т.д. С точки зрения общего формата запись в ячейке 12,34$ является текстом, но если формат ячейки объявлен как денежный, то это число, с которым могут производиться арифмети­ческие действия. Удобен формат для денежных расчетов.

«Финансовый» — то же, что и денежный, но выравнивание в столбцах происходит по запятой; удобен тем, что длина записи чис­ла отражает ее величину, это снижает вероятность ошибки при про­смотре документа.

«Дата» — позволяет отобразить дату по одному из шаблонов. Дата есть число дней, прошедших от 1-го января 1900 г. С датой можно работать как с числом, т.е. если в ячейке А1 содержится дата 01.05.04, а в ячейке В1 мы наберем формулу = А1 + 1, то результат получит­ся 02.05.04, но если ячейку А1 переформатировать в числовой фор­мат, то получится 38108, т.е. количество дней, прошедших с 1-го ян­варя 1900 г.

«Время» — служит для отображения времени по одному из пред­лагаемых шаблонов. Допустима арифметика, но надо помнить, что время — это доля суток от 0 часов, т.е. число 0,25 в формате «время» даст 6 часов утра, 0,5 — 12 часов.

«Процентный» - число в ячейке умножается на 100 и добавля­ется символ %.

«Дробный» — число представляется в виде обыкновенной дроби

(приближенно) по шаблону.

«Экспоненциальный» — число представляется в виде мантиссы и порядка; удобен для приближенных вычислений с плавающей за­пятой в различных научно-технических расчетах.

«Текстовый» — содержимое, каким бы оно ни было, восприни­мается процессором как текст. Арифметические операции недопус­тимы.

«Дополнительный» — то же, что и текстовый, но текст форма­тируется по маске (образцу): номер телефона, почтовый индекс и т.д.

Вкладка ВЫРАВНИВАНИЕ. Некоторые команды этой вкладки дублируются на панели инструментов «Форматирование», техника аналогична Word.

Вкладка ШРИФТ аналогична диалоговым окнам выбора шриф­та Word.

Вкладка ГРАНИЦА - позволяет установить толщину, форму, цвет линий границ любых ячеек. Сначала устанавливается «тип линии» и цвет, затем указывается, к каким границам выделенного диапазона их применить.

Вкладка ВИД - определяет цвет и узор заливки ячеек.

Вкладка ЗАЩИТА — позволяет снять защиту с выделенного диа­пазона. Обычно это делается перед тем как защищать весь лист, т.е. если на рабочем листе сделаны расчеты, то с исходных данных за­щиту снимают, а весь лист с формулами и промежуточными резуль­татами защищается (меню СЕРВИС ► ЗАЩИТА ► ЗАЩИТИТЬ ЛИСТ..).

4.3.3. Работа с формулами, диаграммами, списками

Формулы

Ввод формул. Возможность работы с формулами и встроенными функциями является важнейшей особенностью электронных таблиц. Логика использования табличного процессора требует применять формулы везде, где значения одних ячеек зависят от значений дру­гих, так как если значения ячеек с исходными данными изменяют­ся, то автоматически изменяются значения всех зависимых ячеек.

Как известно, ввод формулы начинается со знака равенства и сопровождается дублированием набора в строке формул, завершает­ся нажатием клавиши Enter, после чего в ячейке появляется резуль­тат вычисления (при настройках процессора по умолчанию), а саму же формулу теперь можно увидеть в строке формул, если активизи­ровать ячейку.

Формула может содержать числовые константы, ссылки (адреса ячеек, содержимое которых участвует в вычислениях), функции. Ука­занные элементы между собой могут соединяться знаками арифме­тических операций, скобки могут изменять принятый в арифметике порядок действий.

Например, пусть в ячейке А1 содержится число 10, в ячейке В1 число 20, в ячейку С1 введем формулу =А1 + В1+2. После заверше­ния ввода (нажатие Enter) в ячейке С1 появится результат сложения чисел, содержащихся в ячейках А1 и В1, увеличенный на 2, т.е. 32. Если изменить число, хранящееся в ячейке А1, например заменить на 20, то наличие формулы в ячейке С1 автоматически изменит ее значение на 42.

Ссылки А1 и В1 в формуле можно делать, непосредственно вво­дя с клавиатуры текст формулы или после знака равенства сделать щелчок по ячейке А1 (в формуле появится ссылка А1), набрать знак + , сделать щелчок по В1, снова +, набрать 2.

Автозаполнение ячеек формулами. Активизируем ячейку С1 из предыдущего примера и протянем ее за маркер заполнения вниз по столбцу. В ячейку С2 автоматически введется формула =А2+В2+2, в СЗ =АЗ+ВЗ+2 и т.д. При протягивании по столбцу номер столбца увеличивается. Вернемся в ячейку С1 и протянем ее по строке, по­лучим: в ячейке D1 =В1+С1 , в El =C1+D1 и т.д., при протягива­нии по строке номер строки увеличивается. Таким образом, при про­тягивании формулы ссылки А1 и В1 модифицируются, такие ссылки называются относительными. Чтобы ссылки не модифицировались при протягивании по строке, ее следует записать как С$1; запретить модификацию по столбцу можно, применив ссылку $С1. Ссылка бу­дет неизменна при любом протягивании в виде $С$1. Такие ссылки называются абсолютными.

В длинных математических расчетах по формулам, как правило, исходные данные содержатся в ячейках, которые в дальнейшем ис­пользуются как абсолютные ссылки. Весьма неудобно было бы по­стоянно помнить, в каких ссылках какие параметры находятся (на­пример, в $С$1 находится параметр b, в $D$147 - к и т.п.). Для этого в Excel есть возможность переименования абсолютных ссылок. Меню ВСТАВКА ► ИМЯ ► ПРИСВОИТЬ вызывает диалоговое окно, в ко­тором можно абсолютную ссылку переименовать. В том же меню при необходимости можно удалить уже существующее имя.

Ссылки на другие листы и книги. Для обращения к значению ячей­ки, расположенной на другом рабочем листе, нужно указать имя это­го листа вместе с адресом соответствующей ячейки. Например, нахо­дясь на листе 1, можно ввести в ячейку А1 формулу =ЛИСТ4!ВЗ+1 для обращения к ячейке ВЗ на рабочем листе ЛИСТ4. Если в названии листа есть пробелы, то оно (название) заключается в кавычки. Свя­зывание двух ячеек можно упростить, для чего на листе 1 в ячейке А1 набрать знак = , затем через корешок обратиться к листу 4 и щелкнуть по ячейке ВЗ.

Копирование ячеек, содержащих формулы. Техника копирования, перемещения, удаления ячеек, содержащих формулы, такая же, как и ячеек, содержащих данные (см. 4.2.2.) Но если в формуле содер­жатся относительные ссылки, то при копировании и перемещении они модифицируются. Рассмотрим на примере. Пусть в ячейке СЗ содержится формула = A1+$B1+C$1+$D$1. Перенесем или скопи­руем ее в ячейку Е6, т.е. на два столбца правей и на три строки ниже. Тогда все относительные адреса формулы в ячейке Е6 увеличатся на два по столбцу, на три по строке. В результате в ячейке Е6 получим формулу =C4+$B4+E$1+$D$1.