Приклад виконання лабораторної роботи варіант 30

ТЕМА: Створення БД. Створення таблиць.

Мета роботи:

Придбання навиків в роботі з ACCESS по створенню таблиць.

Постановка завдання:

Створити базу даних ВІДДІЛ КАДРІВ, помістивши в неї три таблиці: СПІВРОБІТНИК, СКЛАД СІМ'Ї і ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, що містять інформацію про співробітників підприємства. Опис прикладної області Відділ кадрів підприємства. Аналіз наочної області показує, що для автоматизації роботи Відділу кадрів доцільно створити БД ВІДДІЛ КАДРІВ, що складається з трьох таблиць: СПІВРОБІТНИК, СКЛАД СІМ'Ї, ШТАТНИЙ РОЗКЛАД. Таблиці будуть зв'язані між собою таким чином: Таблиця СПІВРОБІТНИК з таблицею СКЛАД СІМ'Ї зв'язуються по полю Ідент код, а з таблицею ШТАТНИЙ РОЗКЛАД - по полю Должн.

Характеристики таблиці-об'єкту СПІВРОБІТНИК:

• ідентифікаційний код Ідент код (10 символів - тип текстовий );

• прізвище Прізвище ( 20 символів - тип текстовий);

• ім'я Ім'я ( 15 символів - тип текстовий);

• по батькові По батькові ( 15 символів - тип текстовий);

• підлога Пол (1 символ - тип текстовий);

• дата народження Дата рожд ( поле типу дата );

• місце народження Місце рожд ( 15 символів - тип текстовий );

• утворення Образів (15 символів - тип текстовий);

• посада Должн (15 символів - тип Майстер підстановок);

• стаж роботи Стаж роботи (довге ціле - тип числовий );

• сімейний стан Сем полож (7 символів - тип текстовий) ;

• дата зарахування на роботу Дата зач (поле типу дата/час);

• телефон Тіл (8 символів - тип текстовий);

• домашня адреса Адреса (поле-мемо).

Характеристики таблиці-об'єкту СКЛАД СІМ'Ї:

• ідентифікаційний код Ідент код (10 символів - тип Майстер підстановок );

• відношення Відношення (10 символів - тип текстовий);

• прізвище Прізвище (20 символів - тип текстовий);

• ім'я Ім'я (15 символів - тип текстовий);

• по батькові По батькові (15 символів - тип текстовий);

• рік народження Дата рожд (поле типу дата/час). Характеристики таблиці-об'єкту ШТАТНИЙ РОЗКЛАД:

• п/п НПП (довге ціле - тип числовий);

• назва підрозділу Назв подр (30 символів - тип текстовий);

• посада Должн (15 символів - тип текстовий);

• кількість штатних одиниць Кіл ед (довге ціле - тип числовий);

• посадовий оклад Оклад (довге ціле - тип числовий); • фонд заробітної плати за місяць ФЗПМ (довге ціле - тип числовий);

• фонд заробітної плати на рік ФЗПГ (довге ціле - тип числовий);

Опис роботи. Завантажити Microsoft Access, виконавши дії: Пуськ-> Програми -> Microsoft Access (або виконавши клацання на відповідній піктограмі на панелі Microsoft Office). Для створення нової бази даних виконати наступне:

• У вікні Microsoft Access вибрати перемикач Нова база даних, потім - кнопка .

• У вікні, що з'явилося, Нова База даних вибрати диск і відкрити теку в якій створюватиметься нова БД. Потім в розділі Ім'я файлу ввести ім'я створюваної БД ВІДДІЛ КАДРІВ, виконати клацання по кнопці .

• У вікні БД, що з'явилося на екрані, ВІДДІЛ КАДРІВ вибрати вкладку Таблиці, потім - кнопку .

• У вікні Нова таблиця вибрати режим створення таблиці Конструктор, потім клацання по кнопці .

• Створити структуру таблиці СПІВРОБІТНИК: У вікні Конструктора таблиць заповнити відповідні розділи: Ім'я поля, Тип даних, Опис. Для переходу від розділу до розділу використовувати клавішу .

• У розділі Тип даних для зміни типу розкрити вікно вибору типу, виконавши клацання по кнопці розкриття списку, потім виконати клацання в рядку, що містить відповідний тип.

• При цьому в нижній частині екрану в розділі Властивості поля з'являється інформація про даний тип поля. При необхідності туди можна вносити зміни, виконавши клацання у відповідному рядку, видаливши попереднє значення, ввівши нове. Додатково можна задати формат поля, умову на значення і т.д.

• Після створення структури таблиці необхідно задати ключове поле. Зазвичай, поле, використовуване як ключовий, розташовується в таблиці першим. Для створення ключового поля виділити поле, виконавши клацання зліва від імені поля на смузі виділення. Виконати Правка -> Ключове поле або виконати клацання по піктограмі Ключове поле або виконати клацання по піктограмі Ключове поле. Зліва від імені поля з'явиться зображення ключа.

• Поле Должн вибрати як індексованого. Для цього в розділі Властивість поля вибрати рядок Індексоване поле. Виконати клацання по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Так (Допускаються збіги).

• Після створення структури таблиці зберегти її. Вибрати Файл -> Зберегти або Зберегти як... У вікні Збереження об'єкту вибрати В поточній базі даних, потім ввести ім'я для збереження створеної таблиці: СПІВРОБІТНИК, потім - . Аналогічним чином створити структуру таблиці СКЛАД СІМ'Ї.

• Для поля Ідент код доцільно вибрати тип Майстер підстановок. Це дозволить полегшити заповнення даними цього поля. Після вибору типу Майстер підстановок відкриється перше діалогове вікно Створення підстановки. У цьому вікні вибирається спосіб, яким стовпець підстановки набуде своїх значень: з таблиці або запиту. Потім клацання по кнопці . У наступному діалоговому вікні вибирається таблиця, що містить стовпець підстановки. Потім клацання по кнопці . У наступному вікні вибирається поле, використовуване як стовпець підстановки і клацанням по кнопці переноситься у вікно Вибрані поля. Клацання по кнопці . Наступне вікно містить повідомлення про те, які дії виконати із стовпцем у разі потреби. Потім клацання по кнопці . У наступному вікні виконати клацання по кнопці . З'явиться повідомлення про те, що перед створенням зв'язку необхідно зберегти таблицю. Для цього виконати клацання по кнопці .

У розділі Тип даних буде вказаний тип Текстовий, тобто тип, відповідний типу поля підстановки з таблиці СПІВРОБІТНИК.

• У таблиці СКЛАД СІМ'Ї необхідно вибрати поле Ідент код як індексоване поле. Для цього в розділі Властивість поля вибрати рядок Індексоване поле. Виконати клацання по кнопці розкриття списку і вибрати рядок Так (Допускаються збіги).

• При збереженні таблиці відмовитися від створення ключового поля. Створити структуру таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, включивши в неї вказані поля і вибравши для них відповідні типи.

• Як ключове поле вибрати поле Должн. Заповнення таблиць. Заповнення таблиць доцільно починати з таблиці ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, оскільки поле Должн цієї таблиці використовується як стовпець підстановки для заповнення відповідного поля таблиці СПІВРОБІТНИК.

• У вікні Бази даних вибрати потрібну таблицю

• Виконати клацання по кнопці .

• На екрані з'явиться структура БД в табличному вигляді

• Заповнення проводиться по записах, тобто вводиться інформація для всього рядка цілком

• Перехід до наступного поля здійснюється натисненням клавіші <Tab>.

• При заповненні першого рядка слідом за нею з'явиться новий порожній рядок. Для заповнення поля МЕМО в таблиці СПІВРОБІТНИК натиснути комбінацію клавіш <Shif+F2>, заздалегідь встановивши курсор в полі МЕМО. Після введення або редагування даних в цьому вікні клацнути по кнопці .

Для заповнення даними поля Должн в таблиці СПІВРОБІТНИК використовувати список поля підстановки, розкриваючи його клацанням миші по кнопці розкриття списку. Вибір потрібної посади проводиться клацанням миші у відповідному рядку. Аналогічно заповнюється даними поле Ідент код в таблиці СКЛАД СІМ'Ї. Після заповнення таблиць даними встановити зв'язок між таблицями :

• Вибрати команду Сервіс -> Схема даних або вибрати піктограму Схема даних. З'явиться вікно Схема даних, що містить діалогове вікно Додавання таблиці. Вибрати таблицю СПІВРОБІТНИК, потім виконати клацання на кнопці , для додавання таблиці у вікно Схема даних. Повторити дію для кожної таблиці, що бере участь в установці зв'язку. Для створення зв'язків між таблицями СПІВРОБІТНИК і СКЛАД СІМ'Ї помістити поле Ідент код з таблиці СПІВРОБІТНИК, на відповідне поле таблиці СКЛАД СІМ'Ї з'явиться діалогове вікно Зв'язку. Для автоматичної підтримки цілісності БД встановити прапорець Забезпечення цілісності даних. Встановити також прапорці Каскадне оновлення зв'язаних полів і Каскадне видалення зв'язаних полів. Виконати клацання на кнопці . У вікні Тип відносин буде вказаний тип одін-ко-многим. Відповідним чином зв'язати таблиці СПІВРОБІТНИК і ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, вибравши для зв'язку поле Должн і встановивши ті ж прапорці. Потім закрити вікно Зв'язку. При запиті на збереження зв'язку виконати клацання на кнопці .

У вікні БД вибрати таблицю ШТАТНИЙ РОЗКЛАД, відкрити її в режимі Таблиці. Видалити посаду "статистик". Відкрити таблиці СПІВРОБІТНИК і СКЛАД СІМ'Ї і переконатися в тому, що з таблиць зник співробітник, що посідав цю посаду, а також відомості про його сім'ю. Відновити видалену інформацію у всіх таблицях.

Таблица 1

МЕМО-поле у таблиці СПІВРОБІТНИК

Адрес

ул.Гв.Широнинцев 21,кв.30

пер.Хрустальный 8

ул.Светлая 14,кв.55

ул.Артема 24, кв.1

ул.Героев труда 28-Б,кв.76

пр.Правды 44, кв.55

пер.Короленко 2, кв.1

ул. Революции 6, кв.2

ул.Пушкинская 54,кв2

ул.Иванова 5, кв.2

пр. Косиора 162, кв161

пр.Гагарина 117, кв.20

Таблица 2
Таблица-объект СКЛАД СІМ'Ї

Идент код	Отношение	Фамилия	Имя	Отчество	Дата рожд
	отец	Старченко	Николай	Иванович	12/01/1917
	мать	Старченко	Людмила	Яковлевна	25/12/1920
	сын	Архипов	Дмитрий	Сергеевич	01/091988
	муж	Царев	Петр	Алексеевич	14/11/1948
	муж	Каменев	Александр	Иванович	15/02/1952
	дочь	Безродная	Алла	Владимировна	24/06/1991
	мать	Садчикова	Мария	Ивановна	29/04/1930
	дочь	Бронзова	Инна	Станиславовна	15/12/1998
	сын	Мапошенко	Игорь	Юрьевич	22/06/1992
	сын	Мапошенко	Владимир	Юрьевич	23/08/1995
	дочь	Строкова	Юлия	Олеговна	28/07/1985
	дочь	Строкова	Наталия	Олеговна	14/03/1990

Таблица 3
Таблица-объект ШТАТНИЙ РОЗКЛАД

Нпп	Назв подр	Должн	Кол ед	Оклад	ФЗПМ	ФЗПГ
	Дирекция	бухгалтер
	Дирекция	гл.бухгалтер
	Дирекция	директор
	уч.кафедра	диспетчер
	уч.кафедра	доцент
	уч.кафедра	зав.кафедрой
	Дирекция	зам.директора
	уч.кафедра	методист
	Дирекция	начальник ОК
	уч.кафедра	преподпватель
	уч.кафедра	статистик
	уч.кафедра	Специалист