Решение задачи средствами MS ExceP
1. Вызовите Excel:
• нажмите кнопку «Пуск»;
• выберите в главном меню команду «Программы»; >
• выберите MS Excel.
2. Переименуйте «Лист1» в «Справочник поставщика»:
• установите курсор мыши на ярлык «ЛистЬ (нижняя часть экрана) и нажмите правую кнопку мыши;
• выберите в контекстном меню команду «Переименовать» и нажмите левую кнопку мыши;
• наберите на клавиатуре «Справочник поставщика»;
• нажмите клавишу «Enter».
3. Введите заголовок таблицы «Справочник поставщика»:
• сделайте ячейку А1 активной (установите курсор мыши на пересечении столбца А и строки 1 и нажмите левую кнопку мыши);
• наберите на клавиатуре «Справочник поставщика»;
• нажмите кнопку V в строке формул (установите курсор мыши на эту кнопку и нажмите левую кнопку мыши).
4. Отформатируйте заголовок:
 |
• выделите ячейки А1 -=- D1 (сделайте активной ячейку А1, за
тем нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, пере
местите курсор на ячейку D1) (рис. 1 — здесь и далее в опи
сании инструкции использована собственная нумерация
рисунков); '
• на панели инструментов «Форматирование» нажмите кнопку
5. Отформатируйте ячейки А2 * С2 под ввод длинных заголовков:
• выделите ячейки А2 + С2;
• выполните команду «Ячейки...» в меню «Формат»;
• выберите закладку «Выравнивание»;
• в группе опций «Отображение» установите флажок опции «переносить по словам» (рис. 2);
Рис.2. Задание переноса слов при вводе в ячейку длинных предложений
6. Введите в ячейки А2 -4- D2 информацию, представленную на рис. 3.
7. Организуйте контроль вводимых данных в колонку «Код поставщика»:
• выделите ячейки A3 -^ А7;
• выполните команду «Проверка...» меню «Данные»;
• в поле «Тип данных» нажмите кнопку ГЗЛ (рис.4).
Замечание. Выбор типа данных вводимых значений в списке «Тип данных» позволяет определить, какие условия можно накладывать на значения ячеек. Если для определения допустимых значений требуется ввести формулу, выражение или ссылку на вычисления в другой ячейке, выберите в списке строку «Другой»;57
 |
• выберите «Целое число»;
• задайте в поле «Минимум»: 100 (рис. 5);
• задайте в поле «Максимум»: 105.
Замечание. Если вы хотите видеть на экране все время подсказку о ограничениях ввода в выбранную ячейку (рис. 6), то выбирайте закладку «Сообщение для ввода». Если нужно, чтобы сообщение появлялось только после ошибки, выбирайте закладку «Сообщение об ошибке»;
• выберите закладку «Сообщение для ввода»;
• введите в поля «Заголовок» и «Сообщение» информацию, приведенную на рис. 7. Для обработки допущенных ошибок воспользуйтесь закладкой «Сообщение об ошибке»;
• выберите закладку «Сообщение об ошибке». Если установлен флажок «Выводить сообщение об ошибке», при попытке ввода в ячейку недопустимых значений выдается сообщение об ошибке или запрещается ввод неверных данных. Тип предупреждения, задаваемый в поле «Вид:», определяет действия пользователя в ответ на сообщение о вводе неверных данных в ячейку, для которой заданы ограничения на вводимые значения. Назначение полей «Заголовок» и «Сообщение» было описано выше;
• в поле «Вид:» выберите «Останов» (рис. 8). В случае ввода ошибочных данных на экран монитора выводится сообщение (рис. 9).
При выборе в поле «Вид:» типа «Предупреждение» (рис. 10) в случае ошибки на экран выводится сообщение (рис. П.).
Аналогичные сообщения выводятся на экран при выборе в поле «Вид:» типа «Сообщение» (рис. 12, 13).
8. Отформатируйте ячейки D3 -s- D7 для ввода текстовых символов:
• выделите ячейки D3 + D7;
• выберите команду «Ячейки...» в меню «Формат»;
• выберите закладку «Число»;
• выберите формат «Текстовый»;
• нажмите кнопку «ОК».
9. Введите информацию, приведенную в табл. 1.
Таблица 1
СПРАВОЧНИК ПОСТАВЩИКА
| Код поставщика | Наименование поставщика | Адрес поставщика | Расчетный счет |
| Заря | Москва | ||
| Аврора | Казань | ||
| Восход | Пермь | ||
| Космос | Тверь | ||
| Азов | Тула | -------------- |
10. Присвойте имя группе ячеек:
• выделите ячейки A3 + D7;
• выберите команду «Имя:» в меню «Вставка»;
• выберите команду «Присвоить»;
• в окне «Присвоение имени» (рис. 14) нажмите кнопку «Добавить»;
• нажмите кнопку «ОК».
 |
| Рис.15. Вид таблицы «Приходная накладная» |
11. Переименуйте «Лист2» в «Приходная накладная».
12. Создайте таблицу «Приходная накладная» (рис. 15).
13. Организуйте проверку ввода данных в графу «Код поставщика» с выдачей сообщения об ошибке.
14. Введите исходные данные (см. рис. 15).
 |
 |
15. Заполните графу «Наименование поставщика» в соответствии с кодом поставщика:
• сделайте ячейку ВЗ активной;
• воспользуйтесь командой «Функция...» меню «Вставка»;
• в поле «Категория:» выберите «Ссылки и массивы»;
• в поле «Функция:» выберите «ВПР» (рис. 16);
• нажмите кноп ку « ОК»;
• введите информацию в поле «Исходное значение», щелкнув по ячейке A3;
• введите информацию в поле «Табл_массив»;
• воспользуйтесь командой «Имя:» из меню «Вставка»;
• используйте команду «Вставить...»;
• выделите «Имя: Код поставщика» (рис. 17);
• нажмите кнопку «ОК» (рис. 18);
• введите информацию в поле «Номер_индекса_столбца» — 2;
• введите информацию в поле «Диапазон_просмотра» — О (рис. 19);
• нажмите кнопку «ОК».
16. Скопируйте формулу в ячейки В4 ■*■ В13:
• сделайте ячейку ВЗ активной;
• установите курсор на маркер в правом нижнем углу (рис. 20);
• сделайте двойной щелчок левой кнопкой мыши.
17. 
Переименуйте «ЛистЗ» в «Фактическое выполнение поставок».
18. Создайте ведомость «Фактическое выполнение поставок»:
• установите курсор в поле таблицы «Приходная накладная»;
• воспользуйтесь командой «Сводная таблица...» из меню «Данные»;
• в окне «Мастер сводных таблиц» (MS Offis 97) {«Мастер сводных таблиц и диаграмм» (MS Offis 2000/ХР)} — шаг 1 из 3 нажмите кнопку «Далее»;
• в окне «Мастер сводных таблиц» (MS Offis 97) {«Мастер сводных таблиц и диаграмм» (MS Offis 2000/XP)} — шаг 1 из 2 нажмите кнопку «Далее»;
• в окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм» (MS Offis 2000/ ХР)} — шаг 1 из 3 нажмите кнопку «Макет».
Чтобы вставить поле в сводную таблицу, его необходимо перетащить в одну из четырех областей: «Страница», «Столбец», «Строка» и «Данные»:
• перенесите в поле «Страница» (необязательное) надпись
«Код материала»;
установите курсор мыши на надпись «Код материала»; нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перенесите в поле «Страница» (рис. 21);
• перенесите в поле «Строка» надпись «Наименов»;
• перенесите в поле «Данные» надпись «Сумма по»;
• нажмите копку «ОК»;
• в окне «Мастер сводных таблиц и диаграмм» — шаг 1 из 3 выберите опцию «Новый лист»;
• нажмите кнопку «Готово» (рис. 22);
• переименуйте лист со сводной таблицей в «Фактическое выполнение поставок».
19. Создайте ведомость «Сумма поставок по дням»:
• установите курсор в поле таблицы «Приходная накладная»;
• воспользуйтесь командой «Сводная таблица...» из меню «Данные»;
•' перенесите в поле «Страница» (необязательное) надпись «Код материала»;
• перенесите в поле «Строка» надпись «Наименов»;
• перенесите в поле «Строка» надпись «Дата пос»;
• перенесите в поле «Данные» надпись «Сумма по»;
• нажмите копку «ОК»;
• нажмите кнопку «Готово» (рис. 23);
• переименуйте лист со сводной таблицей в «Поставки по дням».
2. Фильтрация и группирование данных.
Поле сводной таблицы играет роль фильтра данных. Каждое поле имеет команду «Все», используемую для отображения всех возможных значений поля.
Используя сводную таблицу «Фактическое выполнение поставок», получите данные для кода материала 1001:
• сделайте активной страницу «Фактическое выполнение поставок»;
• нажмите кнопку правее поля «Код материала»;
• выберите код материала 1001 (рис. 24).
Изменение структуры сводной таблицы.Сводные таблицы эффективно используются для анализа: в них можно быстро вставлять, перемещать, удалять поля. Можно перемещать поля прямо в сводной таблице.
Контрольный пример
| НАИМПОСТ | СПРАВОЧНИК ПОСТАВЩИКОВ | |||
| Код поставщика | Наименование поставщика | Адрес поставщика | Расчетный счет | |
| Заря | Москва | 11111111111Л1 | ||
| Аврора | Казань | |||
| Восход | Пермь | ЗЗЗЗЗЗЗЗ'ЗЗЗЗЗЗ | ||
| Космос | Тверь | |||
| Азов | Тула | |||
| СПРАВОЧНИК МАТЕРИАЛОВ НАИММАТ | ФАКТИЧЕСКОЕ ВЫПОЛНЕНИЕ ПОСТАВОК ФАКТРЕЗ | |||||
| Код материала | Наименование материала | Единица измерения | Наименование поставщика | Сумма поставок С, | ||
| Краска | кг | Аврора | 7.00 | |||
| Лак | кг | Восход | 10.00 | |||
| Цемент | т | Заря | 12.00 | |||
| Кирпич | шт | Космос | 13.00 | |||
| Стекло | м2 | Общий итог | 42.00 | |||
| ПРИХНАКЛ | ПРИХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ | |||||
| Код поставщика / | Наименование поставщика | Код материала к | Наименование материала | Дата поставки d | • Сумма поставки фактическая | |
| Заря | Краска | 5.09.05 | 5.00 | |||
| Заря | Краска | 5.09.05 | 7.00 | |||
| Аврора | Цемент | 6.09.05 | 3.00 | |||
| Аврора | Стекло | 7.09.05 | 4.00 | |||
| Восход | Краска | 7.09.05 | 2.00 | |||
| Восход | Лак | 7.09.05 | 3.00 | |||
| Восход | Цемент | 7.09.05 | 5.00 | |||
| Космос | Кирпич | 8.09.05 | 1.00 | |||
| Космос | Стекло | 8.09.05 | 2.00 | |||
| Космос | Стекло | 9.09.05 | 5.00 | |||
| Космос | Стекло | 8.09.05 | 5.00 | |||
СУММА ПОСТАВОК ПО ДНЯМ
СУММРЕЗ
| i^yivnvireo | |||
| Дата | Наименование поставщика | Сумма поставки фактическая D/d | |
| 5.09.04 | Заря Всего | 12.00 12.00 | |
| 6.09.04 | Аврора Всего | 3.00 3.00 | |
| 7.09.04 | , Аврора Восход Всего | 4.00 10.00 14.00 | |
| 8.09.04 | Космос Всего | 8.00 8.00 | |
| 9.09.04 | Космос | 5.00 | |
| Общий итог | 42.00 |
 Приложение ФОРМА ДОКУМЕНТА «ПРИХОДНАЯ НАКЛАДНАЯ» Предприятие --------------- | ||||||||
| Вид операции | Код поставщика | Наименование поставщика | Склад-получатель | Код затрат | ||||
| « — »--------------- | 2005 г. | |||||||
| Код материала | Наименование материала | Единица измерения | Количество. | Цена | Сумма | |||
| отправлено | получено | |||||||
| Получил _ |
Контрольные вопросы
1. В, чем разница между позадачным и процессным подходами к созданию информационных систем?
2. Приведите структуры информационной системы при позадачном и процессном подходах к ее построению.
3. Приведите пример типового бизнес-процесса.
4. Какие типы бухгалтерских информационных систем вам известны?
5. Приведите связь подсистемы бухгалтерского учета и подсистемы экономического анализа.
6. Какова структура системы автоматизации аудиторской деятельности?
7. Каковы основные функции систем MRP и MRP II?
8. Каковы функции систем ERP и ERP II?
9. Перечислите функциональные подсистемы ИС MBS-Navisin.
10. Какие средства описания бизнес-процессов вам известны?
11. Каковы последствия невыполнения принципов развития и совместимости в процессе создания ИС и чего следует ожидать?
12. Назовите этапы компьютерного решения задачи, а также средства обоснования целесообразности применения компьютера.
13. Каким образом можно оценить пригодность готового программного продукта для решения экономической задачи?
14. Каким -образом экономический показатель можно использовать для написания расчетных формул?
15. Какие формы представления алгоритма вам известны?
16. Каким образом определяются затраты на ИС?
17. Что такое невидимые и неконтролируемые затраты на ИС?
18. Объясните разницу между информационной моделью решения задачи и диаграммой потоков данных.
19. С какой целью осуществляется описание структуры первичных и результирующих документов?
Задачи
Задача 2.1. Для планового отдела необходимо определить нормативную трудоемкость годовой производственной программы по профессиям и разрядам. Для этого следует рассчитать два показателя:
1) нормативную трудоемкость годовой производственной программы по изделиям;
2) нормативную трудоемкость годовой производственной программы по профессиям и разрядам.
Первый показатель рассчитывается путем умножения годовой производственной программы изделий на нормативную трудоемкость единицы изделия в разрезе профессий и разрядов, а второй равен сумме нормативной трудоемкости производственной программы по изделиям.
Входная информация: код изделия, код профессии, код разряда, трудоемкость по профессии и разряду, годовая производственная программа.
Результирующая информация: код изделия, трудоемкость годовой программы по изделию, трудоемкость годовой программы по профессии и разряду.
Укажите формулу для расчета.
Задача 2.2. Для отдела снабжения необходимо ежемесячно рассчитывать недопоставку материалов каждым поставщиком. Расчет выполняется путем подсчета общего количества материалов, поставленного каждым поставщиком за месяц, затем сравнивают это количество с планом и определяют процент поставки.
Входная информация: код поставщика, код материала, дата поставки, единица измерения, количество, план поставки.
Результирующая информация: код поставщика, код материала, единица измерения, факт, план, процент выполнения плана.
Укажите формулу для расчета.
71
Литература
1. Брага В.В., Левкин А.А. Компьютерные технологии в бухгалтерском учете на базе автоматизированных систем. — М.: Финстатинформ, 2001. — С. 53—63.
2. Информационные технологии управления / Под ред. Г.А. Титоренко. — М.: ЮНИТИ, 2003. — С. 84—142.
3. Калашян А.Н., Каляное Г.Н. Структурные модели бизнеса. DFD-техно-логии. — М.: Финансы и статистика, 2003. — С. 11—30.
4. Ойхман Е.Г., Попов Э.В. Реинжиниринг бизнеса: Реинжиниринг организаций и информационные технологии. — М.: Финансы и статистика, 1997. — С. 16—20,98—112.
5. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Компьютеризация аудиторской деятельности. - М.: ЮНИТИ, 1996. — С. 8—29.
6. Романов А.Н., Одинцов Б.Е. Автоматизация аудита. — М: ЮНИТИ, 1999. — С. 9—25.
7. Соколова Г.Н. Информационные технологии экономического анализа. — М.: Экзамен, 2001. — С. 6—45.
8. Черемных СВ., Семенов И.О., Ручкин B.C. Структурный анализ систем: /DFF-технологии. — М.: Финансы и статистика, 2001. — С. 66—72.
9. Экономическая информатика: Введение в экономический анализ информационных систем. — М.: ИНФРА-М, 2005. — С. 34—46.