Практические занятия для опытных пользователей. Фильтры в противоположность запросам

Фильтры в противоположность запросам

Если вы часто применяете фильтры, то наверняка столкнулись с проблемой. Программа Access сохраняет только один набор фильтров — фильтры, которые применяются в дан­ный момент. Другими словами, после применения отличающегося фильтра ваш исход­ный фильтр исчезает и нужно снова формировать его с нуля в следующий раз, когда он понадобится. В большинстве случаев задать фильтр повторно нетрудно. Но если вы приложили значительные усилия, формируя наилучший набор условий фильтрации, и знаете, что захотите использовать их позже, их уничтожение огорчает.

Если вы оказались в подобной ситуации, значит, вы чрезмерно увлеклись фильтрами. Вместо того чтобы полагаться на фильтры для отображения интересующей вас инфор­мации, лучше создать отдельный запрос многократного использования. Как и фильтры, запросы позволяют увидеть подмножество ваших данных, сформированное на основа­нии определенных условий. В отличие от фильтров запросы могут содержать более сложную логику, они могут не включать ненужные вам столбцы, и программа Access со­храняет их как отдельные объекты БД, поэтому вы всегда можете повторно использо­вать их позже. Вы начнете применять запросы в главе 6.

Поиск

Access предоставляет также средство быстрого поиска (quick search), позволяющее прове­рить лист данных на наличие заданной информации. В то время как фильтрация помогает извлечь важные записи, поиск больше всего подходит для обнаружения единственной детали,

спрятанной в грудах данных. Фильтрация изменяет внешний вид листа данных, скрывая некоторые записи, а поиск оставляет все как есть. Он привлекает ваше внимание к данным, которые вы хотели видеть.

Самый быстрый вариант поиска — поиск с помощью поля, расположенного рядом с эле­ментами управления для переходов между записями (рис. 3.13). Просто введите в него текст, который хотите найти. Пока вы вводите, в таблице автоматически высвечивается пер­вое совпадение. Можно нажать клавишу <Enter> для поиска следующих совпадений.

Рис. 3.13. Приведен пример поиска слова "bobblehead" (кукла-болванчик). Если найдено совпадение, можно продолжить поиск — просто нажать клавишу <Enter> для перехода к следующему совпадению. В данном примере нажатие клавиши <Enter> отправляет программу Access к полю Descriptionследующей записи

Выполняя поиск, программа Access просматривает таблицу, начиная с первого ноля пер­вой записи. Затем она перемещается слева направо, исследуя каждое поле текущей записи. Если достигнут конец и не найдено ни одно совпадение, поиск продолжается в следующей записи, проверяются все ее поля и т. д. Когда достигнут конец таблицы, поиск прекращается.

Если вы хотите изменить алгоритм поиска в программе Access, следует использовать команду Найти(Find).

1. Выберите на ленте Главная→Сортировка и фильтр→Найти(Home → Sort & Filter → Find) или просто используйте сочетание клавиш <Ctrl>+<F>.

На экран выводится диалоговое окно Поиск и замена(Find and Replace) (рис. 3.14).

2. Наберите искомый текст в поле Образец(Find What) и затем задайте остальные параметры поиска, которые хотите использовать.

o Образец(Find What) — текст, который вы ищите.

o Поиск в(Look In) — позволяет выбрать между поиском во всей таблице или в одном поле.

Рис. 3.14.Диалоговое окно Поиск и замена— отличное средство охоты за потерянной информацией

o Совпадение(Match) — позволяет определить, должны ли значения полностью сов­падать с образцом. Используйте значение Поле целиком(Whole Field) для задания точного совпадения. Используйте значение С начала поля(Start of Field), если вы хо­тите найти совпадения с начальной частью поля (например, "bowl" (шар) и "bowling" (боулинг)), или значение С любой частью поля(Any Part of Field), если хотите найти искомый текст в любом месте поля (в этом случае "bowl" совпадает с "League of extraordinary bowlers" (лига выдающихся игроков в боулинг)).

o Просмотр(Search) — задает направление просмотра записей программой Access: Вверх (Up), Вниз(Down), Все(All).

o С учетом регистра(Match Case) — если флажок установлен, находятся только те совпадения, в которых совпадают заглавные и строчные буквы. Поэтому строка "банан" не совпадает со строкой "БАНАН".

o С учетом формата полей(Search Fields as Formatted) — установка этого флажка оз­начает, что программа Access ищет значение, совпадающее с форматом значения (образца) на листе данных. Например, число 44 может отображаться в поле с денеж­ным типом данных как $44.00. Если вы ищете 44, то всегда найдете его. Но если вы ищете форматированное представление $44.00, то найдете совпадение только если установлен флажок С учетом формата полей.Вочень больших таблицах (с тысячами записей) поиск может идти быстрее, если сбросить данный флажок.

Примечание

Если вы сбрасываете флажок С учетом формата полей,следует выбрать поиск в одном поле в параметре Поиск в(Look In). Если же поиск ведется во всей таблице, нужно искать форма­тированные значения.

3. Щелкните мышью кнопку Найтидалее (Find Next).

Программа Access начнет поиск с текущей позиции. Если вы применяете стандартное направление поиска (Вниз),Access перемещается слева направо в текущей записи, а за­тем переходит от записи к записи от начала таблицы к концу, пока не найдет совпадение.

Когда программа Access находит совпадение, она выделяет его цветом. Вы можете щелк­нуть мышью кнопку Найтидалее (Find Next) для поиска следующего совпадения или кнопку Отмена(Cancel) для прекращения поиска.