Опишите основные элементы интерфейса пользователя правовой системы
Формирование задания
| № вар. | Номера вопросов из разделов: | |||||||
| 3,23 | 3,21 | 3,9 | 3,23,43 | 3,16 | 3,23 | 3,23 | 3,10, 11,12 |
Введение
3. Что такое рутинные операции? Приведите примеры
21. Каково воздействие современных информационных технологий на профессиональную деятельность коммерсанта?
АРМЫ и информационные системы
3. Что такое автоматизированное рабочее место и как это понятие соотносится с понятием "информационная система предприятия"?
9. Как разделяют информационные системы по характеру использования информации?
3. Информационные сети и сетевые технологии.
Электронный обмен данными
3. В чем отличие глобальных сетей от локальных?
23. Как организуется пересылка файлов по сети?
43. Что такое система EDIFACT? Из каких компонентов она состоит?
4. Технологии документационного обеспечения
управленческой деятельности
3. Что такое документооборот? Какие операции включает в себя документооборот?
16. Что такое контроль документа и как он осуществляется в документообороте?
Базы и банки данных
3. Каковы компоненты современной базы данных? Каково их назначение?
23. Что такое отчет? Какие возможности он предоставляет? Какие типы отчетов существуют? Опишите структуру отчетов.
Системы поддержки профессиональной деятельности
3. Опишите основные элементы интерфейса пользователя правовой системы.
23. Как организуется управление проектами в среде указанного программного средства?
Практические задания на создание базы данных
3. Вам необходимо наладить складской учет товаров на складе. Создайте базу данных, которая бы позволила хранить информацию о договорах (номер, дата, сумма договора, поставщик) и товарах (данные договора, наименование товара, его количество, цена, процент брака, сумма претензии по браку). Отчеты должны позволить получить список товаров на складе, сгруппированный по поставщикам, по видам товаров с подсчетом общей стоимости товаров на складе и сумм претензий к поставщикам. Необходим также отчет, сгруппированный по видам товаров, для конкретного поставщика (определяется запросом).
Практическое задание на применение электронных таблиц
3. Имеется три должности и три кандидата на исполнение обязанностей по этим должностям. Известны оценки трудоемкости работ каждым кандидатом для каждой должности. Совмещение должностей одним кандидатом и распределение обязанностей одной должности между исполнителями исключено. Подобрать оптимальную расстановку кадров. Исходные данные к задаче приведены в табл. 3. Первый индекс коэффициента А является номером должности, второй – номером кандидата. Рекомендуемая форма представления данных показана на рис. 1,в.
10. Предприятие выпускает два вида продукции (А и Б). Продукция имеет спрос, зависящий от погодных условий (холодно – средне – тепло). Объем спроса товаров известен для всех вариантов погодных условий. Мощность предприятия достаточна для удовлетворения всего спроса. Известны себестоимость товара и цена продажи товара. Необходимо спланировать структуру выпуска товара так, чтобы получить максимальную среднюю прибыль. Исходные данные к задаче приведены в табл. 9. Рекомендуемая форма представления данных показана на рис. 7.
| Товар | Цена реализации | Себестоимость | Спрос при погодных условиях | ||
| холодных | средних | тёплых | |||
| А | |||||
| Б |
Рис. 7. Рекомендуемая форма представления данных задачи 10
Таблица 9
Исходные данные к задаче 10
| Параметр задачи | Варианты (первые буквы фамилий) | |||||||||||||||
| А,Л,Х | Б,М,Ц | В,Н,Ч | Г,О,Ш | Д,П,Щ | Е,Р,Э | Ж,С,Ю | З,Т,Я | И,У | К,Ф | |||||||
| Товар А | ||||||||||||||||
| Цена | ||||||||||||||||
| Себестоимость | ||||||||||||||||
| Спрос при погодных условиях | ||||||||||||||||
| холодных | ||||||||||||||||
| средних | ||||||||||||||||
| теплых | ||||||||||||||||
| Товар Б | ||||||||||||||||
| Цена | ||||||||||||||||
| Себестоимость | ||||||||||||||||
| Спрос при погодных условиях | ||||||||||||||||
| холодных | ||||||||||||||||
| средних | ||||||||||||||||
| теплых | ||||||||||||||||
11. Даны два числовых ряда. Качественный анализ показал, что величина Y зависит от величины Х. Необходимо проверить наличие корреляционной линейной зависимости, построить линейное уравнение регрессии и доказать его адекватность. Исходные данные к задаче приведены в табл. 10. Рекомендуемая форма представления данных показана на рис. 8.
| № наблюдения | ||||||||||
| X | ||||||||||
| Y |
Рис. 8. Рекомендуемая форма представления данных задач
12. Вам предлагают три варианта помещения денег в различные проекты. Длительность займа одинакова. Предусмотрен разный способ выплаты процентов. Отберите наилучший по эффективности вариант. Исходные данные к задаче приведены в табл. 11. Рекомендуемая форма представления данных показана на рис. 9.
Таблица 10
Исходные данные к задаче 11
| № | Варианты (первые буквы фамилий) | ||||||||||
| А,Л,Х | Б,М,Ц | В,Н,Ч | Г,О,Ш | Д,П,Щ | Е,Р,Э | Ж,С,Ю | З,Т,Я | И,У | К, Ф | ||
| Ряд Х | |||||||||||
| 10,0 | 3,00 | 10,00 | 3,00 | 10,00 | 10,00 | 3,00 | 10,00 | 3,00 | 10,00 | ||
| 20,0 | 5,00 | 20,00 | 5,00 | 20,00 | 20,00 | 5,00 | 20,00 | 5,00 | 20,00 | ||
| 30,0 | 7,00 | 30,00 | 7,00 | 30,00 | 30,00 | 7,00 | 30,00 | 7,00 | 30,00 | ||
| 40,0 | 9,00 | 40,00 | 9,00 | 40,00 | 40,00 | 9,00 | 40,00 | 9,00 | 40,00 | ||
| 50,0 | 11,0 | 50,00 | 11,00 | 50,00 | 50,00 | 11,00 | 50,00 | 11,00 | 50,00 | ||
| 60,0 | 13,0 | 60,00 | 13,00 | 60,00 | 60,00 | 13,00 | 60,00 | 13,00 | 60,00 | ||
| 70,0 | 15,0 | 70,00 | 15,00 | 70,00 | 70,00 | 15,00 | 70,00 | 15,00 | 70,00 | ||
| 80,0 | 17,0 | 80,00 | 17,00 | 80,00 | 80,00 | 17,00 | 80,00 | 17,00 | 80,00 | ||
| 90,0 | 19,0 | 90,00 | 19,00 | 90,00 | 90,00 | 19,00 | 90,00 | 19,00 | 90,00 | ||
| 100,0 | 21,0 | 100,00 | 21,00 | 100,00 | 100,00 | 21,00 | 100,0 | 21,00 | 100,0 | ||
| Ряд Y | |||||||||||
| 25,54 | -3,97 | -68,87 | -67,93 | 30,39 | -3,97 | -68,87 | 45,39 | -33,97 | 35,39 | ||
| 28,75 | 5,10 | -49,16 | -49,80 | 11,66 | 5,10 | -49,16 | 61,66 | -44,90 | 21,66 | ||
| 33,58 | 15,8 | -30,71 | -28,28 | -11,26 | 15,86 | -30,71 | 73,74 | -54,14 | 3,74 | ||
| 40,45 | 24,3 | -9,88 | -11,38 | -31,94 | 24,31 | -9,88 | 88,06 | -65,69 | -11,94 | ||
| 47,10 | 34,2 | 9,57 | 8,50 | -50,79 | 34,25 | 9,57 | 104,21 | -75,75 | -25,79 | ||
| 48,59 | 44,3 | 30,12 | 28,58 | -68,72 | 44,29 | 30,12 | 121,28 | -85,71 | -38,72 | ||
| 55,97 | 55,0 | 50,06 | 50,10 | -90,26 | 55,05 | 50,06 | 134,74 | -94,95 | -55,26 | ||
| 60,60 | 64,2 | 69,27 | 68,50 | -111,9 | 64,25 | 69,27 | 148,03 | -105,7 | -71,97 | ||
| 63,71 | 74,2 | 89,33 | 88,31 | -128,9 | 74,15 | 89,33 | 166,09 | -115,8 | -83,91 | ||
| 71,61 | 84,0 | 108,76 | 108,03 | -153,7 | 84,02 | 108,76 | 176,32 | -126,0 | -103,7 | ||
Общие параметры
| Параметры проектов
|
Рис. 9. Рекомендуемая форма представления данных задачи 12
Таблица 11
Исходные данные к задаче 12 раздела 10
| № варианта | Параметр задачи | Варианты (первые буквы фамилий) | |||||||||||
| А,Л, Х | Б,М, Ц | В,Н, Ч | Г,О, Ш | Д,П, Щ | Е,Р, Э | Ж,С, Ю | З,Т, Я | И,У | К,Ф | ||||
| Все | Сумма | ||||||||||||
| Число периодов | |||||||||||||
| Процентная ставка | |||||||||||||
| Способ начисления % | н | к | н | к | н | к | н | к | н | к | |||
| Процентная ставка | |||||||||||||
| Способ начисления % | к | н | к | н | к | н | к | н | к | н | |||
| Процентная ставка в периоды | |||||||||||||
| 1-й или 1-й,2-й,3-й или 1-й,2-й,3-й,4-й | |||||||||||||
| 2-й или 4-й,5-й,6-й или 5-й,6-й,7-й,8-й | |||||||||||||
| 3-й или 7-й,8-й,9-й или 9-й,10-й,11-й, 12-й | |||||||||||||
| 4-й или 10-й,11-й,12-й или 13-й,14-й,15-й, 16-й | |||||||||||||
| 5-й или 17-й,18-й,19-й, 20-й | |||||||||||||
| 6-й или 21-й,22-й, 23-й,24-й | |||||||||||||
Для третьего варианта в строках 2 – 7 столбца "Параметр задачи" тексты "1-й", "2-й", "3-й", "4-й", "5-й" и "6-й" соответствуют числу отчетных периодов равному 3 – 6, тексты "1-й",2-й,3-й", "4-й,5-й,6-й", "7-й,8-й,9-й", "10-й,11-й,12-й" соответствую 12-и отчетным периодам, остальные тексты соответствуют 24-и отчетным периодам.
Ответы
1. Что такое рутинные операции? Приведите примеры
Рутинные операции (первый класс) являются несложными задачами с определенными процедурами обработки информации при полностью определенных и непротиворечивых данных. Решение задач этого класса не предполагает большого интеллекта, но при ручном исполнении занимает много времени и требует большой аккуратности. Вероятность возникновения ошибок при исполнении этом достаточно высока.
Примерами рутинных операций являются: учетные операции, создание и редактирование документов стандартных форм, документооборот, получение копий документов, стандартных справок, сводок и ведомостей, выполнение типовых расчетов, коммуникационные операции (составление расписаний деловых встреч и совещаний, оповещение, ведение протоколов совещаний и т.д.). Проявление индивидуальности работника в хорошо организованной системе практически сводится к нулю.
2. Каково воздействие современных информационных технологий на профессиональную деятельность коммерсанта?
Для профессиональной деятельности коммерсанта создано великое множество программного обеспечения, облегчающего профессиональную деятельность коммерсанта и выводящую ее на новый уровень. С развитием сетевых технологий появилось такое направление бизнеса, как электронная коммерция, приносящая при правильном использовании огромные прибыли.
В области коммерческой деятельности информационные технологии имеют следующие области применения:
- автоматизация документооборота;
- обеспечение оперативной передачи информации по информационным сетям;
- моделирование деятельности предприятия, оптимизация на этой базе его деятельности и расходов;
- планирование поведения на рынке и выработка стратегии развития;
- управление товарными запасами и финансовыми средствами;
- подбор кадров;
- решение задач маркетинга;
- рекламирование продаваемой продукции и самого торгового предприятия;
- осуществление электронных платежей;
- поиск товаров, потребителей и партнеров;
- постоянное присутствие на рынке независимо от времени года и суток в любой точке пространства.
3. Что такое автоматизированное рабочее место и как это понятие соотносится с понятием "информационная система предприятия"?
Одним из крупных завоеваний информатики является работа со структурированными данными, сводящаяся не к обработке данных по уникальным алгоритмам, а к манипулированию данными: компоновке, группировке, поиску, отбору, обработке по заранее определенным алгоритмам и представлению в виде разнообразных документов данных, хранящихся в одном или нескольких файлах отдельно от форм документов.
Этот шаг позволил перейти к информационным системам – человеко-машинным комплексам, предназначенным для сбора, передачи, хранения, защиты, обработки и представления информации различным пользователям.
Частным случаем информационной системы является автоматизированное рабочее место (АРМ), которое также является человеко-машинным комплексом, предназначенным для сбора, решающим те же задачи, что и информационная система, но ориентированным на решение узкого класса задач, характерных для конкретного рабочего места пользователя. Таким образом, информационная система предприятия состоит из множества АРМов, связанных каналами связи в единую информационную сеть предприятия.
4. Как разделяют информационные системы по характеру использования информации?
По характеру использования информации информационные системы разделяют следующим образом:
1. информационно-поисковые
2. информационно-решающие
2.1 управляющие
2.2. советующие
Информационно-поисковые системы обеспечивают ввод информации, ее хранение и поиск без сложных преобразований имеющейся информации. Информационно-решающие системы перерабатывают информацию по определенному алгоритму.
Интегрированные информационные системы обеспечивают автоматизацию всей деятельности фирмы от проектирования продукции до ее сбыта. Информационные системы организационного управления обеспечивают автоматизацию выполнения функций управленческого персонала, в которые входят оперативный контроль и регулирование, оперативный учет и анализ, оперативное и перспективное планирование, бухгалтерский учет, управление сбытом и Т.Д. Информационные системы ТП (технологического процесса) автоматизируют функции производственного персонала, а системы САПР (автоматизации проектирования) - функции инженеров-проектировщиков, конструкторов и т.д.
5. В чем отличие глобальных сетей от локальных?
Вычислительные сети принято подразделять на два класса: локальные вычислительные сети (ЛВС) и глобальные вычислительные сети (ГВС).
Подлокальной вычислительной сетью понимают распределенную вычислительную систему, в которой передача данных между компьютерами не требует специальных устройств, а достаточно электрического соединения компьютеров с помощью кабелей и разъемов. Так как электрический сигнал ослабевает (уменьшается его мощность) при передаче по кабелю, и тем сильнее, чем протяженнее кабель, то, естественно, длина проводов, соединяющих компьютеры, ограничена. Поэтому ЛВС объединяют компьютеры, локализованные на весьма ограниченном пространстве. Обычно длина кабеля, по которому передаются данные между компьютерами, не должна превышать в лучшем случае 1 км. Указанные ограничения обусловили расположение компьютеров ЛВС в одном здании или в рядом стоящих зданиях. Обычно службы управления предприятий так и расположены, что и определило широкое использование в них для реализации процессов обмена локальных вычислительных сетей.
Глобальные сети объединяют ресурсы компьютеров, расположенных на значительном удалении, таком, что простым кабельным соединением не обойтись и приходится добавлять в межкомпьютерные соединения специальные устройства, позволяющие передавать данные без искажения и по назначению. Эти устройства коммутируют (соединяют, переключают) между собой компьютеры сети и в зависимости от ее конфигурации могут быть как пассивными коммутаторами, соединяющими кабели, так и достаточно мощными ЭВМ, выполняющими логические функции выбора наименьших маршрутов передачи данных. В глобальных вычислительных сетях, помимо кабельных линий, применяют и другие среды передачи данных. Большие расстояния, через которые передаются данные в глобальных сетях, требуют особого внимания к процедуре передачи цифровой информации с тем, чтобы посланные в сети данные дошли до компьютера-получателя в полном и неискаженном виде. В глобальных сетях компьютеры отдалены друг от друга на расстояние не менее 1 км и объединяют ресурсные возможности компьютеров в рамках района (округа) города или сельской местности, региона, страны и т.д.
Отдельные локальные и глобальные вычислительные сети могут объединяться, и тогда возникает сложная сеть, которую называют распределенной сетью.
6. Как организуется пересылка файлов по сети?
Для работы с сетью необходимо наличие специального сетевого программного обеспечения, которое обеспечивает передачу данных в соответствии с заданным протоколом. Протокол коммуникации — это согласованный набор конкретных правил обмена информацией между разными устройствами передачи данных. Имеются протоколы для скорости передачи, форматов данных, контроля ошибок и др. Протоколы коммуникации предписывают разбить весь объём передаваемых данных на пакеты — отдельные блоки фиксированного размера. Пакеты нумеруются, чтобы их затем можно было собрать в правильной последовательности. К данным, содержащимся в пакете, добавляется дополнительная информация примерно такого формата:
| Адрес получателя | Адрес отправителя | Длина | Данные | Поле контрольной суммы |
Контрольная сумма данных пакета содержит информацию, необходимую для контроля ошибок. Первый раз она вычисляется передающим компьютером. После того, как пакет будет передан, контрольная сумма повторно вычисляется принимающим компьютером. Если значения не совпадают, это означает, что данные пакета были повреждены при передаче. Такой пакет отбрасывается, и автоматически направляется запрос повторно передать пакет.
При установлении связи устройства обмениваются сигналами для согласования коммуникационных каналов и протоколов. Этот процесс называется подтверждением установления связи (англ. HandShake — рукопожатие).
В сети Интернет передаваемые данные разбиваются на небольшие порции, называемые пакетами. Каждый пакет перемещается по сети независимо от других пакетов. Сети в Интернет неограниченно коммутируются (т.е. связываются) друг с другом, потому что все компьютеры, участвующие в передаче данных, используют единый протокол коммуникации TCP/IP(читается "ти-си-пи / ай-пи"). На самом деле протокол TCP/IP — это два разных протокола, определяющих различные аспекты передачи данных в сети:
· протокол TCP (Transmission Control Protocol) — протокол управления передачей данных, использующий автоматическую повторную передачу пакетов, содержащих ошибки; этот протокол отвечает за разбиение передаваемой информации на пакеты и правильное восстановление информации из пакетов получателя;
· протокол IP (Internet Protocol) — протокол межсетевого взаимодействия, отвечающий за адресацию и позволяющий пакету на пути к конечному пункту назначения проходить по нескольким сетям.
Схема передачи информации по протоколу TCP/IP такова: протокол ТСР разбивает информацию на пакеты и нумерует все пакеты; далее с помощью протокола IP все пакеты передаются получателю, где с помощью протокола ТСР проверяется, все ли пакеты получены; после получения всех пакетов протокол ТСР располагает их в нужном порядке и собирает в единое целое.
Каждый компьютер, подключенный к сети Интернет имеет два равноценных уникальных адреса: цифровой IP-адрес и символический доменный адрес. Присваивание адресов происходит по следующей схеме: международная организация Сетевой информационный центр выдает группы адресов владельцам локальных сетей, а последние распределяют конкретные адреса по своему усмотрению.
IP-адрес компьютера имеет длину 4 байта. Обычно первый и второй байты определяют адрес сети, третий байт определяет адрес подсети, а четвертый — адрес компьютера в подсети. Для удобства IP-адрес записывают в виде четырех чисел со значениями от 0 до 255, разделенных точками, например: 145.37.5.150. Адрес сети — 145.37; адрес подсети — 5; адрес компьютера в подсети — 150.
Доменный адрес (англ. domain — область), в отличие от цифрового, является символическим и легче запоминается человеком. Пример доменного адреса: barsuk.les.nora.ru. Здесь домен barsuk — имя реального компьютера, обладающего IP-адресом, домен les — имя группы, присвоившей имя этому компьютеру, домен nora — имя более крупной группы, присвоившей имя домену les , и т.д. В процессе передачи данных доменный адрес преобразуются в IP-адрес.
7. Что такое система EDIFACT? Из каких компонентов она состоит?
При рассмотрении глобальных сетей отмечалось, что кроме сетей общего доступа существуют специализированные сети. К таковым сетям относятся и сети передачи служебной информации учреждений коммерции, управления и транспорта. Эти сети называются сетями электронного обмена данными. В практике менеджмента наиболее часто используется система EDIFACT.
В апреле 1989 г. 44-я сессия Европейской Экономической Комиссии ООН объявила десятилетие 1990-2000 г.г. десятилетием масштабного внедрения в международную торговлю универсальной системы электронного обмена данными в управлении, торговле и на транспорте (EDIFACT /ООН). Эта система в организационном плане является набором правил построения стандартных элементов электронного обмена данными и включает в себя комплекс стандартов, справочников и руководств по электронному обмену данными между самостоятельными компьютеризированными электронными системами.
Основными компонентами являются:
- Синтаксические правила EDIFACT (стандарт ISO 9735);
- Руководство по составлению сообщений;
- Руководство по применению синтаксиса;
- Справочник элементов внешнеторговых данных;
- Список кодов;
- Справочник составных элементов данных;
- Справочник простых элементов данных;
- Справочник стандартных сегментов;
- Единые правила проведения обмена данными по сети электросвязи;
- Пояснительный материал.
Стандартные элементы обмена образуют иерархическую систему
(рис. 1), в которую входят:
Все стандартные элементы дополняются сегментами (наборами) данных. Размещение данных может строиться по сложной схеме с вложением внутрь главных сегментов подчиненных сегментов.
Например, фрагмент стандартного сообщения таможенной декларации выглядит следующим образом:
UNH:данные'BGM:данные'CST:1+данные'LOC:1+данные'
DTM:1+данные'TDT:1+данные'DCR:1+данные'
TOD:1+данные'FTX:1+данные'UNT+данные'
В этом примере жирным курсивом выделены заголовки стандартных сегментов:
|
|
Комбинация символов ":1" везде указывает, что данные вложены в сегмент и находятся на первом уровне иерархии, но для сегмента FTХ комбинация указывает на то, что данные вложены в сегмент TOD (первый уровень иерархии) и находятся на втором уровне. Подробный разбор структуры сообщений не входит в задачу настоящего издания.
| СЕАНС | ||
| Запуск | Соединение | Окончание |
| СОЕДИНЕНИЕ | ||
 Обмен | . . . |  Обмен |
| ОБМЕН | |||||||
| UNA | UNB | ' |  Функциональные группы | или |  Сообщения | UNZ | ' |
| ФУНКЦИОНАЛЬНАЯ ГРУППА | ||||||
| UNG | ' | Сообщение | . . . |   Сообщение | UNE | ' |
| СООБЩЕНИЕ | |||||||
| UNH | BGM | ' |  Сегмент данных | . . . |  Сегмент данных | UNT | ' |
| СЕГМЕНТ ДАННЫХ |
     Метка+Элемент данных+. . .+Элемент данных' |
| МЕТКА | ПРОСТОЙ ЭЛЕМЕНТ ДАННЫХ | СОСТАВНОЙ ЭЛЕМЕНТ ДАННЫХ | ||||
| Код:Значение | Значение | КОМПОНЕНТНЫЙ ЭЛЕМЕНТ | : | КОМПОНЕНТНЫЙ ЭЛЕМЕНТ | ||
 |  | Значение | Значение |
| ЗНАЧЕНИЕ |
Рис. 1. Иерархия стандартных элементов обмена данными
(жирным курсивом показаны служебные сегменты, апостроф (') – указатель конца сегмента)
Все стандартные элементы дополняются сегментами (наборами) данных. Размещение данных может строиться по сложной схеме с вложением внутрь главных сегментов подчиненных сегментов.
В техническом плане система EDIFACT первоначально представляла собой достаточно разветвленную сеть электронной почты с терминалами, оборудованными конверторами сообщений пользователей в стандартные сообщения EDIFACT. В настоящее время происходит "дрейф" системы в сторону применения технологий Internet.
В России система EDIFACT внедрялась фрагментарно и в полном объеме, судя по учебной литературе, полностью не внедрена. Для ее внедрения была создана Ассоциация ПЭПИ (пользователей электронной пересылки информации), в которую вошли Правительство, министерства, отвечающие за торговлю и транспорт. Деятельность этой организации и накопленный ей опыт освещаются в специальных журналах, в частности, в журнале "Сетевые технологии".
8. Что такое документооборот? Какие операции включает в себя документооборот?
Деятельность любой организации, любого человека в настоящее время неразрывно связана с различного рода документами.
Документом называется информация, оформленная по установленному образцу и представленная на бумажном носителе.
Документооборотом называется весь комплекс операций, сопровождающих существование документа в организации: создание, редактирование, регистрация, учет, рассылка исполнителям, контроль исполнения, хранение, сдача в архив и уничтожение. Создание и редактирование документа не требуют особенных комментариев.
9. Что такое контроль документа и как он осуществляется в документообороте?
Контроль документов предполагает учет лиц, которым поручена работа с документом, проверку сроков исполнения документа (включая и подготовку ответа на документ). Учет документов предусматривает наличие трех журналов: "Входящая корреспонденция", "Исходящая корреспонденция", "Поручения руководителя". Кроме того, целесообразно иметь журнал "Внутренние документы", в котором регистрировать все актуальные для организации документы – приказы, распоряжения, положения и т. д. Все указанные журналы, по существу, являются файлами, хранящими данные, которые наиболее удобно представлять в табличном виде. Поэтому в профессиональных и непрофессиональных системах документооборота журналы моделируются таблицами различных баз данных (например, Access), в том числе и в среде табличного процессора Excel.
10. Каковы компоненты современной базы данных? Каково их назначение?
База данных в Access может содержать объекты различных категорий (всего таких категорий шесть). Каждой из категорий отвечает своя вкладка окна базы данных: Таблицы, Запросы, Формы, Отчеты, Макросы и Модули.
- Таблицы. Это основная категория объектов в реляционной СУБД, поскольку вся информация хранится в базе данных в виде таблиц. Каждая таблица состоит из записей (строк) и из полей (столбцов). Работа с таблицей выполняется в двух основных режимах: в режиме конструктора и в режиме таблицы.
- Запросы. Объекты этого типа служат для получения данных из одной или нескольких таблиц. Отбор нужных сведений производится на основе формулируемых критериев. Фактически с помощью запросов создаются новые таблицы, в которых используются данные из уже существующих таблиц.
- Формы. Этот тип объектов используется в основном для удобного ввода данных. Форма представляет собой как бы бланк, который следует заполнить.
- Отчеты. Объекты-отчеты предназначены для отображения данных в виде, удобном для просмотра. На основе отчета может быть создан документ, который будет распечатан.
- Макросы. Макросами называют «макрокоманды», которые запускаются простым нажатием нескольких клавиш и могут выполнять такие действия, как открытие таблиц и форм, выполнение опций меню, управление окнами и др. Пользователь может создавать свои макросы для последовательностей часто применяемых им операций.
- Модули. Этот тип объектов представляет собой программные модули, написанные на языке VBA. Модули – это обычно процедуры для обработки событий или выполнения вычислений. Разбиение на модули облегчает процесс составления и отладки программы.
11. Что такое отчет? Какие возможности он предоставляет? Какие типы отчетов существуют? Опишите структуру отчетов.
Отчеты. Объекты-отчеты предназначены для отображения данных в виде, удобном для просмотра. На основе отчета может быть создан документ, который будет распечатан.
 |
В отчете можно группировать данные в любом порядке, получать итоговые значения и другие статические величины, а также помещать в него графические диаграммы, рисунки, графику, а также содержимое полей МЕМО.
Существуют следующие типы отчетов:
· Ленточные отчеты - данные располагаются в виде строк и столбцов с группированиями и итогами. Их разновидности включают отчеты с итоговым и групповым суммированием.
· 
Отчеты в столбец - данные распечатываются в виде формы с возможным включением итогов и графиков.
· Отчеты для рассылки - создаются шаблоны писем.
· Почтовые наклейки - создаются наклейки для конвертов.
Существует три вида структуры отчета:
Ø В столбец;
Ø Табличный;
Ø Выровненный.
Стили отчетов:
Опишите основные элементы интерфейса пользователя правовой системы.
Система «Гарант» представляет собой справочную систему, обеспечивающую поиск и работу с различными документами правового характера. В систему входят нормативные документы, комментарии и разъяснения, судебная и арбитражная практика, реже толковые словари . Для бухгалтера особенно интересным может оказаться словарь «Финансы, налоги, бухучет». В системе «Гарант» имеются следующие виды поиска: по реквизитам, по ситуации, источнику опубликования, классификатору, по словарю терминов.
Система имеет механизм периодического обновления информационных баз, поэтому вы всегда будете в курсе последних изменений в законодательстве. Работая в системе «Гарант», вы открываете необходимые вам документы, просматриваете их на экране монитора и при необходимости печатаете на принтере. В систему встроен мощный механизм поиска, позволяющий эффективно искать в информационной базе различные документы.
В системе «Гарант» имеется целая группа малых и больших информационно-правовых блоков, из которых пользователь может выбрать необходимые ему по роду деятельности и составить индивидуальный комплект, в котором будет осуществляться сквозной поиск документов.
Комплект «Гарант-Максимум» включает все блоки по федеральному законодательству и один блок регионального законодательства. В данный комплект входят документы по всем разделам законодательства: уголовное, административное и международное право, а также судебная и арбитражная практика и многое другое. Некоторые специальные информационные блоки не имеют на сегодняшний день аналогов в других СПС. Среди них «Законодательство в схемах», «Проекты законов», «Комментарии к законодательству», «Законодательство России на английском языке».
При обновлении комплекта производится полная актуализация информационного банка данных. Таким образом, пользователь всегда работает с последней версией документа, но при желании может перейти по ссылке в предыдущую редакцию. Компания «Гарант» имеет более 230 представительств в 120 городах, поэтому новые версии СПС «Гарант» предоставляются одновременно пользователям в Москве и по всей территории России и СНГ.
Существующие специализированные комплекты ориентированные на руководящий состав организации; бухгалтеров, аудиторов, финансистов, юристов и т. д. Бухгалтеру большую помощь в работе оказывает ряд блоков системы «Гарант», одним из которых является «Бухучет и аудит». Кроме того, в комплекты бесплатно по желанию пользователя Гаранта записывается блок «Архивы Гаранта».
При запуске информационной базы «Гарант» открывается основное меню, в котором представлены главные возможности системы. Из меню можно перейти к разделам правовой и экономической информации, произвести поиск документов, обновить информационный банк.
Блок экономической информации содержит новости законодательства, бизнес-справки и календарь бухгалтера, в котором приведены сроки основных платежей в бюджет, а также производственный календарь, где дана информация о количестве рабочих дней в отчетных периодах.
Раздел «Формы документов» содержит типовые формы документов (договоры, бланки, доверенности, формы бухгалтерской ; статистической отчетности), а также образцы деловых бумаг.
Если известны реквизиты документа, то для его поиска можно воспользоваться карточкой запроса, в других случаях вам поможет поиск по ситуации или поиск по классификатору.
Бизнес-справки — это обобщенная в виде таблиц, наиболее часто используемая информация (динамика индекса инфляции, официальные курсы валют, ставки налога на доходы физических лиц и др.). В разделе бизнес-справок организован быстрый перевод к формам документов в формате MS Word и MS Excel.
В 2001 г. компания «Гарант» совместно с «Консэко Пресс» (разработала и начала активно внедрять проект «Законодательство в схемах», который содержит более 2000 схем, а также «Законодательство в схемах. Налоги и бухучет», который на сегодняшний день содержит порядка 1000 схем и таблиц.
Довольно часто возникает ситуация, когда при обращении ж той или иной СПС пользователь не знает формальных реквизитов документа, ему известна только рассматриваемая проблема. В таком случае найти нужную норму права без мощной системы поиска по ситуации практически невозможно. В СПС «Гарант» эту задачу решает двухуровневый словарь ключевых слов («Энциклопедия ситуаций»).
В системе «Гарант» предусмотрена возможность отбора группы документов в соответствии с условиями, определенными пользователем. Эта функция называется фильтрацией. Также в системе имеется толковый словарь «Бизнес и Право», содержаний основные бизнес-термины (на русском и английском языках), их толкования и перечисления названий документов, в которых эти термины присутствуют.
Для сохранения единого поискового пространства в системе «Гарант» выдержан единый принцип классификации. Одними из самых заметных особенностей классификатора являются его глубина и степень детализации на каждом уровне. К примеру, дл рубрики «Бухгалтерский учет, аудит, статистическая отчетность» классификатор имеет глубину в шесть уровней, при этом на каждом уровне находится довольно большое число подуровней. Это позволяет конкретизировать запрос при поиске информации по определенной теме.
Система «Гарант» характеризуется полноценной гипертекст вой структурой, благодаря которой пользователь может установить все взаимосвязи между документами. В среднем на каждый документ приходится 10—15 ссылок.
В сети Интернет на сервере фирмы «Гарантом» представлено российское законодательство.
13. Как организуется управление проектами в среде указанного программного средства?
Программное средство MS Project 98 дополняет офисный пакет MS OFFICE предназначено для планирования множества работ, выполняемых различными исполнителями. Множество работ разбивается на подмножества тематически связанных работ. Эти подмножества называются проектами. Программное средство позволяет создавать вложенные проекты. Таким образом, можно открыть большой проект работ на длительный срок (например, на год) и, вкладывая в него множество подчиненных проектов, вести планирование работ в течение всего указанного срока.
Работы в проекте могут быть трех видов: с фиксированной длительностью, фиксированным объемом и фиксированным количеством исполнителей. Разумеется, как и в реальной жизни, проекты и работы имеют разную значимость, которая учитывается параметром "Приоритет". Работы могут быть прерваны в плановом порядке и перенесены на следующие сроки. Прерывание работ осуществляется с помощью календаря и посредством назначения ресурса на работу.
Для выполнения работ необходимы ресурсы. Программное средство MS Project предусматривает возможность планирования ресурсов двух типов: "люди и оборудование" и "Деньги". Описание стоимости трудовых ресурсов включает следующие данные: общие; график рабочего времени; оплату труда; дополнительные. Для исполнителей можно назначать разные степени загрузки на каждом виде работы (равномерно, пик в начале, пик в конце, пик в середине). Таким образом, можно планировать не только работу, но и определять потребности для ее выполнения в людских, материальных и денежных ресурсах.
В основе методологии планирования лежит сетевая модель планирования работ. Поэтому представление работ выполняется несколькими способами: диаграммой Ганта (линейной диаграммой) и диаграммой PERT (сетевым графиком) и календарным графиком работ.
Рабочее окно программы MS Project приведено на рис. 2. Оно традиционно для приложений MS Office имеет меню команд, панели управления (верхние и в левой части окна), рабочее поле (темно-серого цвета) и строку статуса внизу окна. На рис. 5 на рабочем поле помещено окно проекта с именем Project1.
Рис. 2. Окно программного средства MS Project
Реализуемая с помощью программы MS Project технология управления работами предусматривает следующие действия:
· определение проекта;
· построение плана;
· мониторинг и управление проектом;
· закрытие проекта (подведение итогов).
Список литературы
1. Ершов Б.Л. Программные средства офисного назначения . Учебное пособие. Иваново, 2003
2. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник. – М.: Экономист, 2005
3. Ершов Б.Л. Основы информационных технологий в управлении . Учебное пособие. Иваново, 2009
4. Информатика: Учебник/ Под. ред. проф. Н.В. Макаровой. – М.: Финансы и статистика, 2001
5. Овчаренко Е. К., Ильина О. П., Балыбердин Е. В. Финансово - экономические расчеты в Excel. М.: Информационно – издательский дом «Филинъ», 1998. – 184 с.
6. Фролов И. М. Энциклопедия Microsoft Office 2003. М.: ЗАО «Новый издательский дом», 2004, 912 с.