Вопрос 27. формирование итогов в электронной таблице. Сводные таблицы.

Сводные(объединенные) таблицы - это таблицы, в которых данные группируются по различным критериям, что позволяет сэкономить силы и время, необходимые для задания формул и функций, анализирующих данные. Причина такой экономии состоит в том, что модуль сводных таблиц располагает встроенными функциями для основных видов вычислений и оценки данных.

Сводная таблица является специальным типом таблицы, которая суммирует информацию из конкретных полей списка или базы данных. При создании сводной таблицы с помощью мастера вы можете задать нужные поля, организацию таблицы ( ее макет ) и тип выполняемых вычислений. После построения таблицы можно изменить ее расположение для просмотра данных под другим углом зрения. Именно возможность изменения ориентации таблицы, например транспонирование заголовков столбцов в заголовки строк и наоборот, дала сводной таблице ее название и делает ее мощным аналитическим инструментом.

Сводная таблица - это так же еще один инструмент обработки больших списков ( баз данных ). Поскольку в этом случае сразу подводятся итоги, выполняется сортировка и фильтрация списков, то сводная таблица является более мощным инструментом обработки данных, который в EXCEL называется мастер сводных таблиц.

Создание сводной таблицы

При создании сводной таблицы можно использовать один из четырех типов источников данных:

список Excel;

внешний источник данных, доступный через Microsoft Query;

несколько диапазонов консолидации ( отдельных списков Excel );

другую сводную таблицу.

Запуск мастера сводных таблиц

Чтобы приступить к созданию сводной таблицы, выберите в меню Данные команду Сводная таблица. Excel запустит мастер сводных таблиц , который будет сопровождать нас в процессе создания таблицы , включающем в себя следующие шаги:

Задание типа источника данных.

Указание местонахождения исходных данных или получение их из внешнего источника с помощью Microsoft Query.

Задание макета таблицы и выбор итоговой функции.

Указание места для размещения таблицы.

Шаг 1 : задание типа источника данных

При установке переключателя Во внешнем источнике данных первого окна диалога мастера сводных таблиц появится изображение ЭВМ , передающей данные на терминал.

Шаг 2 : указание местонахождения исходных данных

После задания типа источника данных нужно нажать кнопку Далее. Мастер сводных таблиц откроет свое второе окно диалога , предлагающее указать место , где находятся исходные данные. Если источником данных является список Excel и перед выбором команды Сводная таблица выделена только одна ячейка в этом списке , то мастер сводных таблиц правильно заполнит это окно диалога. Если исходный список находится в неоткрытой книге Excel , нужно нажать кнопку Обзор в этом окне диалога. После нахождения нужного файла надо ввести имя или ссылку на диапазон , где находится список.

Шаг 3 : задание макета таблицы

После задания исходных данных нужно нажать кнопку Далее , чтобы перейти в окно диалога.

В этом окне диалога мы можем сформировать макет ( структуру ) сводной таблицы и указать , какая информация должна отображаться в теле таблицы. Точнее говоря , речь идет только о начальном макете сводной таблицы , поскольку после создания таблицы ее можно реорганизовать в любое время.

В центре этого окна находится диаграмма макета , на которой показаны три оси таблицы ( строк , столбцов и страниц ) и область данных. В правой части окна диалога отображаются кнопки для каждого поля источника данных. Чтобы задать структуру таблицы , необходимо просто перетащить эти кнопки в различные области диаграммы макета. Если нужно удалить поле из сводной таблицы , следует перетащить его кнопку за пределы этой диаграммы.

По умолчанию мастер сводных таблиц применяет функцию Сумма к числовым значениям в области данных и использует функцию Кол-во значений для нечисловых значений. Чтобы использовать другую итоговую функцию , например Среднее или Максимум , надо дважды щелкнуть на заголовке поля после его перетаскивания в область данных и затем в окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выбрать необходимую функцию. Можно использовать следующие функции :

СУММ ( ) - сумма ;

СЧЕТ ( ) - количество значений ;

СРЗНАЧ ( ) - среднее ;

МАКС ( ) - максимум

МИН ( ) - минимум ;

ПРОИЗВЕД ( ) - произведение;

СТАНДОТКЛОН ( ) - несмещенное отклонение;

СТАНДОТКЛОНП ( ) - смещенное отклонение;

ДИСП ( ) - несмещенная дисперсия;

ДИСПР ( ) - смещенная дисперсия.

Шаг 4 : указание места для размещения таблицы

В окне диалога , укажем место , где будет располагаться сводная таблица.

Чтобы поместить таблицу на новом рабочем листе , установим переключатель Новый лист. В противном случае установим переключатель Существующий лист и введем имя диапазона на ссылку.

После нажатия кнопки Готово Excel почти без промедления создает сводную таблицу. Если таблица основана на внешних данных , Excel сначала выполнит запрос , а затем построит сводную таблицу.

Когда выделение находится в пределах сводной таблицы , то по умолчанию Excel выводит на экран панель инструментов Сводные таблицы. Если мы не видим этой панели инструментов , в меню Сервис выбираем команду Настройка и затем устанавливаем флажок Сводные таблицы.

Excel также позволяет нам воспользоваться некоторыми специализированными средствами которые находятся на панели инструментов сводной таблицы.

Таблица

Таблица. Сводная ведомость зарплаты за полугодие

2. Реорганизация сводной таблицы

Чтобы реорганизовать сводную таблицу, необходимо просто перетащить один или несколько заголовков полей. Например , чтобы переместить поле с оси столбцов на ось строк , достаточно перетащить его заголовок из области столбцов в область строк. Кроме транспортирования строк и столбцов можно также изменять порядок отображения полей по оси столбцов или строк сводной таблицы.

Сортировка элементов

Microsoft Excel предлагает новое средство , названное автосортировкой, которое предоставляет большой контроль над сортировкой данных в сводных таблицах. Автосортировка позволяет упорядочить элементы полей на основе соответствующих значений данных.

По умолчанию автосортировка выключена для всех полей сводной таблицы , и для упорядочивания элементов полей можно использовать привычную команду Сортировка из меню Данные или кнопки Сортировка по возрастанию и Сортировка по убыванию на стандартной панели инструментов. Если автосортировка включена, то для этой цели используется окно диалога сводной таблицы.

А) Сортировка элементов поля с помощью значений данных

Чтобы отсортировать элементы поля с помощью соответствующих значений данных , надо выполнить следующие действия:

Выделить любой элемент поля или кнопку поля , которое необходимо отсортировать.

Нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы ( или выбрать команду Поле в меню Сводная таблица ).

Нажать кнопку Далее.

Эти шаги приведут в окно диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы.

Б) Сортировка элементов поля по заголовкам

Если автосортировка поля отключена, то можно использовать обычные команды сортировки Excel до упорядочивания элементов этого поля по их заголовкам.

Но если для интересующего поля отключена автосортировка , то в таком случае необходимо открыть окно диалога Дополнительные параметры поля сводной таблицы для этого поля с помощью процедуры , «Сортировка элементов поля с помощью значений данных».

Затем выполним одну из приведенных ниже инструкций:

В секции Параметры сортировки этого окна диалога установим переключатель Вручную. Дважды нажмем кнопку ОК , чтобы вернуться в сводную таблицу , и за тем используем обычные команды сортировки Excel.

В секции Параметры сортировки установим переключатель По возрастанию или По убыванию в зависимости от требуемого порядка сортировки. Затем в раскрывшемся списке С помощью поля выберем имя сортируемого поля.

В) Использование нестандартного порядка сортировки

Если сортировка по возрастанию или по убыванию не устраивает , можно задать пользовательский порядок сортировки с помощью вкладки Списки окна диалога Параметры. Пользовательский порядок сортировки можно задать с помощью простой замены заголовков элементов поля.

Когда вместо одного заголовка элемента вводится имя другого существующего заголовка элемента , то Excel рассматривает это действие как команду перестановки двух заголовков. Нестандартный порядок сортировки сохраняется при обновлении и реорганизации сводной таблицы.

3. Группировка данных

Мастер сводных таблиц автоматически группирует элементы внутреннего поля для каждого заголовка внешнего поля и , если требуется , создает промежуточные итоги для каждого элемента внутреннего поля. Но иногда удобнее группировать элементы иным способом , например , собрать месячные элементы в квартальные группы или множество чисел в большие числовые категории.

Excel предлагает несколько вариантов группировки элементов.

А) Группировка числовых элементов

Чтобы сравнить числовые элементы поля выделим любой элемент поля и нажмем кнопку Группировать на панели инструментов Сводные таблицы.

В окне диалога Группировать введем необходимые значения в поля Начальная с , По и С шагом .

Б) Группировка элементов по временным диапазонам

Чтобы сгруппировать элементы поля по временным диапазонам , выделим любой элемент в поле Дата , нажмем кнопку Группировать на панели инструментов Сводные таблицы и заполним окно диалога.

Excel обеспечивает достаточную гибкость при группировке элементов поля дат. В списке С шагом окна диалога Группирование можно задать временной интервал от секунды до года. Если стандартных интервалов не достаточно , можно указать любое количество дней . Кроме того , можно создать две и более группировок одновременно , выделив несколько элементов в списке С шагом .

В) Использование общих и промежуточных итогов

По умолчанию Excel генерирует общие итоги для всех внешних полей сводной таблицы и промежуточные итоги для всех внутренних полей за исключением самого внутреннего поля. Можно как удалить создаваемые по умолчанию итоги , так и сгенерировать промежуточные итоги для самых внутренних полей.

Общие итоги

При использовании нескольких полей данных мастер сводных таблиц генерирует отдельные общие итоги для каждого из этих полей. Общие итоги всегда используют ту же функцию , что и поле данных , для которых они вычисляются.

Например , если таблица использует функцию Сумм , то эта же функция используется и для вычисления общих итогов. Если бы вместо функции Сумма использовалась функция Среднее , то вместо «общих сумм» мы получим « общее среднее».

Чтобы создать сводную таблицу без общих итогов, в окне диалога Мастер сводных таблиц - шаг 4 из 4 нажмем кнопку Параметры. Затем снимем флажки Общая сумма по столбцам и /или Общая сумма по строкам. Если нужно удалить общие итоги из существующей сводной таблицы , выберем команду Параметры в меню Сводная таблица на панели инструментов Сводные таблицы. Затем снимем флажки Общая сумма по столбцам и / или Общая сумма по строкам.

Промежуточные итоги

По умолчанию Excel создает промежуточные итоги для всех полей, помещенных в область столбцов и строк сводной таблицы , за исключением самых внутренних полей.

Как и в случае общих итогов , Excel генерирует одну строку промежуточных итогов для каждого поля данных сводной таблицы , и по умолчанию промежуточные итоги создаются с помощью той же функции , которая используется для вычисления поля данных.

Но в случае промежуточных итогов можно изменить используемую по умолчанию итоговую функцию и даже применить несколько итоговых функций. Можно так же отменить создание промежуточных итогов для определенных полей.

Чтобы изменить используемую по умолчанию итоговую функцию или применить несколько функций , выполним следующие действия:

Дважды щелкнем на заголовке поле. Вместо этого можно выделить заголовок поля и нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.

В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы выберем одну или несколько функций и нажмем кнопку ОК.

Чтобы удалить промежуточные итоги для поля, проделаем следующее:

1. Дважды щелкнем на заголовке поле. Также можно выделить заголовок поле и нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.

2. В окне диалога Вычисление поля сводной таблицы установим переключатель Промежуточные итоги в положении Нет и нажмем кнопку ОК.

Но если позднее мы снова решим вывести в таблице промежуточные итоги , то сделаем так:

Дважды щелкнем на заголовке поле. Кроме того , можно выделить заголовок поле и нажать кнопку Поле сводной таблицы на панели инструментов Сводные таблицы.