Тема: СОЗДАНИЕ ТАБЛИЦ И ПОЛЬЗОВАТЕЛЬСКИХ ФОРМ ДЛЯ ВВОДА ДАННЫХ В СУБД MS ACCESS

Цель занятия.Изучение информационной технологии создания таблиц и пользовательских форм для ввода данных в СУБД Access.

Задание 23.1. С помощью мастера создания таблиц по образцу создать таблицу «Студенты». В качестве образца использовать таблицу «Студенты».

Порядок работы

1. Запустите программу СУБД Microsoft Access и откройте созданную вами БД «Моя пустая база данных».

2. В окне базы данных выберите в качестве объекта «Таблицы». Создайте таблицу с помощью мастера. Для этого выберите команду Создание таблицы с помощью мастера (рис. 23.1) или нажмите кнопку Создать/Мастер таблиц/ОК.

3. В открывшемся диалоговом окне Создание таблиц (рис. 23.2) в качестве образца таблицы выберите «Студенты». Из образцов полей выберите поля (используйте кнопки со стрелками диалогового окна Выбор одного/Всех полей) в указанной последовательности:

Рис. 23.1. Выбор мастера таблиц при создании новой таблицы

Имя, Отчество, Фамилия, Должность, Адрес, Номер телефона, Специализация.

Нажмите кнопку Далее.

4. Задайте имя таблицы – «Студенты». Переключатель установите в положение «Автоматическое определение ключа в Microsoft Access». Нажмите кнопку Далее. В следующем окне Мастер в «Дальнейших действиях после создания таблицы» выберите Непосредственный ввод данных в таблицу. Нажмите кнопку Готово.

5. Мастер автоматически создаст ключевое поле, при этом будет создано новое поле Код студента с типом данных «Счетчик». Откройте таблицу «Студенты» в Конструкторе (Вид/Конструктор) и убедитесь, что слева от имени поля «Код» появился значок ключа – отметка ключевого поля.

6. Перейдите в режим таблицы (Вид/Режим таблицы). Перенесите поле Фамилия левее поля Имя. Для перемещения поля

Рис. 23.2. Выбор полей из образца таблицы «Студенты»

Рис. 23.3. Таблица «Студенты»

выделите его щелчком мыши по названию и мышью за название перетащите поле на новое место.

7. Введите в таблицу «Студенты» восемь записей (строк) по образцу (рис. 23.3).

8. Сохраните таблицу.

9. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 23.2. В той же БД создать таблицу «Студенты и задания» в режиме таблицы.

Порядок работы

1. Выберите команду Создание таблицы путем ввода данных или нажмите кнопку Создать/Режим таблицы – рис. 23.4.

2. Переименуйте поля таблицы, присвоив им имена: Фамилия, Описание задания, Начальная дата, Конечная дата,

Замечания.

Краткая справка. Для изменения имени поля сделайте двойной щелчок мыши по названию поля и введите новое имя.

3. Сохраните таблицу с именем «Студенты и задания».

4. При сохранении программа спросит вас, надо ли создавать ключевое поле? Нажмите кнопку Да для создания ключевого поля, при этом будет создано новое поле Код с типом данных «Счетчик». Откройте таблицу в Конструкторе и убедитесь, что слева от имени поля «Код» появился значок ключа – отметка ключевого поля.

Рис. 23.4. Вид таблицы, созданной в режиме Таблица

5. Скопируйте фамилии студентов из таблицы «Студенты» в таблицу «Студенты и задания». Для копирования перейдите в таблицу «Студенты», выделите поле Фамилия и выполните команду Правка/Копировать, при этом фамилии будут записаны в буфер памяти. После этого откройте таблицу «Студенты и задания», выделите поле Фамилия и выполните команду Правка/ Вставить. Убедитесь, что фамилии появились в поле таблицы «Студенты и задания».

6. Перейдите в режим Конструктор {Вид/Конструктор) – (рис. 23.5). Установите для полей Начальная дата и Конечная дата тип данных – «Дата/Время», формат поля – Краткий формат даты, маску ввода – Краткий формат даты (рис. 23.6).

7. Введите данные в таблицу «Студенты и задания» по образцу, представленному на рис. 23.7.

Рис. 23.5. Задание типа данных – Дата/Время

Рис. 23.6. Создание маски ввода даты

Рис. 23.7. Конечный вид таблицы «Студенты и задания»

8. Выполните текущее сохранение таблицы «Студенты и занятия» и закройте таблицу.

В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 23.3. В той же БД создать автоформу в столбец по таблице «Студенты».

Краткая справка. Форма – это объект базы данных, отображающий данные из таблиц или запросов. Форма предназначена в основном для ввода данных.

Порядок работы

1. Выберите объект базы – Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите вид формы: «Автоформа: в столбец»; в качестве источника данных укажите таблицу «Студенты» (рис. 23.8). Сохраните созданную форму с именем – «Студенты».

Рис. 23.8. Создание автоформы таблицы «Студенты»

2. Используя кнопки работы с записями в нижней части окна, перейдите на последнюю запись, затем на первую запись.

3. Введите две новых записи с использованием формы «Студенты» (рис. 23.9). Для ввода новой записи используйте кнопки работы с записями в нижней части окна (правую кнопку).

Рис. 23.9. Автоформа «Студенты»

4. Сохраните созданную форму с именем «Студенты». В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 23.4. В той же БД создать форму с помощью мастера форм на основе таблицы «Студенты и задания».

Порядок работы

1. Для создания формы мастером выберите объект базы – Формы. Нажмите кнопку Создать, в открывшемся окне Новая форма выберите вид формы – «Мастер форм»; в качестве источника данных укажите таблицу «Студенты и задания».

Рис. 23.10. Выбор полей при создании формы мастером форм

2. Выберите поля – Фамилия, Описание задания, Конечная дата (рис. 23.10) (для выбора полей используйте кнопки Выбор одного/всех полей между окнами выбора);

внешний вид формы – в один столбец;

стиль – официальный;

имя формы – «Студенты и задания».

3. В режиме формы (Вид/Режим формы) добавьте несколько записей. Для перехода по записям и создания новой записи используйте кнопки в нижней части окна.

4. Сохраните созданную форму с именем «Студенты и задания».

5. Мастером форм на основе всех полей таблицы «Студенты и задания» создайте форму «Студенты и задания 1». Сравните внешний вид созданной формы с формой «Студенты и задания». Введите три новых записи, пользуясь формой «Студенты и задания».

Дополнительные задания

Задание 23.5. В той же БД создать таблицу «Итоги сессии» с помощью мастера создания таблицы со следующими полями: «Фамилия», «Группа», «Экономика», «Философия», «Математика», «Примечания».

Порядок работы

1. Поля выбирать самостоятельно из разных образцов, применяя возможность переименования полей.

2. Выполнить автоматическое создание ключевого поля при сохранении таблицы. В режиме Конструктор проверить тип созданных полей.

3. Скопировать фамилии студентов из таблицы «Студенты». Ввести в режиме таблицы пять записей в созданную таблицу «Итоги сессии». Просмотреть таблицу «Итоги сессии» в режиме Предварительный просмотр и разместить ее на одном листе. Вероятно, вам придется задать альбомную ориентацию листа и уменьшить размеры полей. Сохраните таблицу. В случае необходимости создайте резервную копию БД на дискете.

Задание 23.6. Создать ленточную и табличную автоформы по таблице «Итоги сессии».

Ввести несколько записей, используя созданные автоформы.

Задание 23.7. В БД «Контакты» ввести пять произвольных записей в таблицу «Контакты», используя форму «Контакты».

Задание 23.8. В БД «Заказы на работы» ввести пять произвольных записей в таблицу «Сотрудники», используя форму «Сотрудники».

Практическая работа 24