Проектирование сложных отчетов

В предыдущей главе вы научились создавать простые отчеты - хорошо отформатированные распечатки, компонующие данные в одну таблицу. Простые отчеты — прекрасная вещь для создания твердой копии, более отшлифованной, чем простая распечатка листа данных. Как уже известно из предыдущей главы, простые отчеты предоставляют возможность детально­го форматирования, необходимого для выделения важных столбцов и значений, кроме того, в простых отчетах изящно обрабатываются большие текстовые поля без потери пространст­ва на листе и без обрезания данных.

Простые отчеты — великолепное средство программы Access, но они статичны, строги и просты. Главное их ограничение — структура отчета. Независимо от того, как вы формати­руете или упорядочиваете данные в простом отчете, программа Access всегда представляет их в виде таблицы. В реальной жизни может возникнуть необходимость представления от­печатанных данных в иной форме. Возможно, вам понадобится преобразовать данные в сче­та клиентов, списки посещаемости класса или почтовые этикетки. Все эти отчеты выпол­няют одну и ту же задачу — извлекают данные из таблицы и затем организуют их на печатной странице, но ни для одного из них не подойдет стандартный отчет с его простой табличной структурой.

В этой главе вы увидите, как создавать разнообразные, более специализированные отче­ты, использующие идеи, изложенные в предыдущей главе, и дополненные несколькими но­выми приемами. В процессе изучения вы обратитесь к режиму Конструктора,узнаете, как добавлять изображения и контуры, и научитесь устанавливать разрывы страниц в длинных распечатках. Вы также узнаете, как использовать группировку для анализа данных и вычис­ления промежуточных итогов.

Улучшение отчетов в Конструкторе

Конструктор— это режим, который освобождает ваши отчеты. Как вы узнали в предыду­щей главе, Конструкторобеспечивает иное представление отчета. В отличие от Режима макетав Конструкторевы не увидите никаких данных отчета. Вместо этого перед вами предстанет проект вашего отчета, сообщающий программе Access о том, как формировать отчет. С помощью этого представления можно делать то, что практически невозможно в лю­бом другом режиме.

Рассмотрим простой отчет с перечнем товаров, созданный в предыдущей главе. Пере­ключившись в режим Конструктора,можно увидеть, что делает отчет действующим (рис. 11.1). Для перехода в Конструкторщелкните правой кнопкой мыши заголовок вкладки и выбери­те режим Конструктор.

Рис. 11.1.Окно Конструктораразделено на пять разделов. Каждый из них сообщает программе Access о том, как конструировать фрагмент отчета. Раздел Область данных— самая важная часть. Когда запускается выполнение отчета (с помощью печати или отображения в Режиме макета),Access повторяет раздел Область данныхдля каждой строки. Программа заполняет поля в разделе Область данныхзначениями из соответствующей записи

Примечание

Странная сетка из линий и точек, которую вы видите в Конструкторе,предназначена для того, чтобы помочь вам выровнять разные части отчета. Как вы увидите, пользователи часто при­меняют Конструктордля размещения данных в точно заданной позиции, поскольку автомати­ческого выравнивания разных фрагментов отчета не существует.